企業檔案管理的拓展與創新

徐 睿，薛井紅

（北京航天長峰股份有限公司，北京 100854）

0 引言

新時期，企業在檔案管理工作中需要借助新思想、新理念，將服務意識、信息化管理意識融入企業檔案管理工作中，并借助新思想、新思路來提高檔案管理工作的質量和效率。

1 企業檔案管理存在的問題與不足之處

1.1 檔案管理意識不強

當前，企業在經營發展過程中往往只關注在短時間內能產生經濟效益的項目，而對諸如檔案管理以及企業文化建設等長期性的經營管理活動并不重視，且企業往往將資源投放到能夠提升生產力的管理工作中，未能對檔案管理相關事項進行相應的優化、革新，也未能將檔案管理工作與經濟建設工作進行有效融合。造成這一現象的根本原因是企業高層管理者未形成正確的檔案管理意識，在企業管理中不注重檔案管理工作的創新與發展。

1.2 改革意識不強

現階段，大部分企業在經營發展過程中往往將檔案管理工作當作一項附屬工作，并且采用老一套的工作管理流程、管理體系來管控檔案管理工作，在思想認知上具有片面性。同時，大部分企業現有的管理體制過于單一，檔案管理工作模式具有封閉性，服務手段欠缺，使得現有的檔案管理工作人員缺乏主觀能動性，工作管理模式停滯不前，無法適應新時期企業發展改革的新要求。

企業在檔案管理工作中需要打破陳舊的思想認知，摒棄過往落后的條條框框，在新的市場經濟環境下革新檔案管理模式、管理思想。然而，部分企業在檔案管理工作中存在定式思維，且檔案工作者在工作創新、工作管理方面還未實現思想上的轉變，從而使得檔案管理工作無法得到優化。此外，部分檔案管理人員在工作管理過程中只強調相應的管理原則，按照既定的框架開展檔案管控工作，在思想上患得患失，在工作管理方面畏首畏尾，生怕在發展改革過程中出現過錯、失誤。部分檔案管理工作者害怕承擔風險，認為只要在工作中不出現意外，便是完成了自身的工作職責，因此部分企業檔案管理工作者在管理工作中片面強調經驗繼承、思想繼承以及觀念繼承理論，對過往的經驗、做法不進行優化創新，采取按部就班的工作管理策略，以至于在工作創新期間邁不開步子，不具備創新思想、創新文化。

1.3 創新意識不強

企業在檔案管理過程中需要謀求新思路、新思維來適應當前市場經濟發展改革的局勢。但是，部分企業內部的檔案管理部門在長時間一成不變的工作思想下形成了定式思維，無法為企業創造更高的經濟效益，提供有效服務。比如，在現階段企業檔案管理工作中，檔案管理工作人員需要具有信息化管理意識和管理技能，這樣才能采用信息化手段高效開展相關工作。但是，數據調研分析表明，大部分企業仍以傳統的紙質檔案方式開展檔案管理工作，檔案管理部門未配備專業的檔案管理系統，甚至缺少必要的掃描儀等數字化轉換設備，這使得企業檔案管理工作面向數字化、信息化發展轉型受到較大制約。此外，部分檔案管理工作者意識落后，在工作中墨守成規，缺乏必要的創新意識。

1.4 工作主動性不強

在新時期的檔案管理工作中，由于各主體單位對相關工作缺乏全面完整的認知，未能將服務意識貫徹落實到整個檔案管理工作中。大部分檔案管理工作人員認為在企業內部開展檔案管理只需要實現檔案的儲存管理，沒有充分認識到檔案數據的實際價值在于“使用”，而不僅是儲存管理；更沒有結合數字化、信息化管理思想，將服務意識融入檔案管理工作。此外，當前企業內部檔案管理部門也缺乏先進的檔案信息化管理手段，在對相關檔案資料進行查詢利用時，缺乏必要的文檔檢索系統，致使檔案管理人員需要在海量的數據中通過最原始的數據搜索方式來尋找需要的檔案資料，極大地降低了檔案資料的管理和利用效率。以上種種現象都會阻礙檔案管理工作的拓展和創新，相關人員無法通過便捷的方式開展檔案管理工作，嚴重抑制了其工作主動性。

2 新時期企業檔案管理的拓展與創新

2.1 思想上的創新

2.1.1 數字化管理思想的形成

在社會經濟快速發展革新的時代，企業在檔案管理工作中缺乏足夠多的經驗，唯有借助新思想、新理念來開展相應的檔案管理創新，才能夠實現檔案工作的全面拓展和革新。鑒于此，檔案管理人員以及企業高層領導干部應當解放思想、糾正觀念，大膽嘗試、大膽創新，在工作中不斷摸索，推動企業內部檔案管理工作向數字化、信息化方向轉型，積極增添相應的數字化、信息化檔案管理設備設施，如掃描儀、檔案管理信息系統等，有條件的可以建設數字檔案室（館）。在此過程中，企業需要培養一批具備良好信息素養的檔案管理人才，這些管理人才應當掌握基本的信息技術，精通數字管理知識，能夠改善與優化現有的檔案管理工作結構，提高自身工作管理效率，并且能夠參照當前數字化、信息化檔案發展建設需求，實現工作模式、工作機制的創新。

2.1.2 模式創新，無紙化改造的完成

在網絡化、數字化時代，檔案管理工作者需要具備較強的數據安全法律意識，在檔案管理工作中加大對數據信息安全的管控力度，確保企業在檔案管理進程中能夠有效地維護自身合法權益，保障自身生產資料以及商業機密的安全。在當今數字化、信息化環境下，檔案管理工作得到了進一步的改善和優化，同時檔案數據資料的傳遞、傳輸也更加安全可靠，實現了基礎數據共享，這提高了企業內部各部門、各機構借閱檔案資料的速度和效率。但是，企業在進行檔案管理工作數字化發展轉型時，不能盲目照搬他人經驗，應當在這一過程中適當地借鑒其他單位以及機構的數字化檔案管理工作經驗，積極吸取其他單位的教訓，同時在檔案管理作業中對年代久遠的紙質檔案進行數字化轉換，并將其存儲在數據庫中。總之，在數字化、信息化時代，企業在檔案管理工作中要想實現相應的管理創新，則應當在思想觀念以及思想認知層面實現相應的改善、優化，借助過往豐富的工作管理經驗，提高檔案管理工作的數字化水平。同時，企業還需要根據內部檔案資料的重要程度，對各項檔案資料采取分類管控手段，盡可能地對原本的紙質文檔進行無紙化改造。

2.2 服務機制創新

通過上文的分析可以看出，現階段企業檔案管理工作還未實現拓展，具體來說，檔案管理工作還未實現檔案資料的高效使用。大部分檔案管理工作人員在檔案管理期間需要具備基本的服務意識，而不僅僅是在檔案管理工作中單方面實現對數字文檔的歸檔保管。新時期的檔案管理工作者應當在日常工作中進一步開闊視野，對現階段檔案工作服務管理模式進行創新、優化、完善，拓寬自身的服務面以及服務領域，更新服務方式，完善服務措施，最大限度滿足企業在經營發展、革新過程中對基礎數據文檔的使用需求，及時為企業高層領導干部在決策、管理過程中提供必要的數據支撐。此外，檔案管理工作者還應當遵循客觀發展規律，在工作期間大膽實踐、創新，嘗試完善企業內部檔案管理工作多元化服務模式。總之，檔案管理工作人員應當在工作過程中不斷深化自身服務意識、管理意識，為企業內部各單位、各部門提供必要的文檔數據支持。

2.3 管理手段創新

隨著社會信息化、數字化進程不斷推進，企業在經營發展過程中會產生大量的電子文件，這對企業的檔案管理工作提出了更高的要求。管理人員應當在當前檔案管理工作中完成對檔案館、檔案部門的建設。在網絡環境下，企業應當將網絡建設工作作為實現檔案現代化發展革新的一項常規性管理工作，積極借用新技術開創檔案管理工作的新局面。此外，高層管理者應當充分認識到相關工作的重要性，在思想上給予重視，認識到企業在檔案網絡建設管理工作中應該承擔的義務和職責。

檔案工作的創新管控應當依托健全的工作機制，避免在管理期間存在盲目性。企業還應當在工作中加大對法律法規的宣傳力度，確保各項檔案管理工作做到有法可依，促進檔案管理工作以及管理制度向程序化、規范化方向發展。此外，企業在檔案管理工作中還應當制定行之有效的崗位管理制度，明確檔案管理工作崗位的紀律，形成一套體系化、完整化的工作管控機制，確保檔案管理工作者能夠按照既定的框架、流程，參照現有的規章制度，穩定高效地開展相關建設工作。總之，企業除了需要對現有的軟硬件設施進行信息化升級建設，還需要借用高質量、高效率的內部人員管理制度，明確現有的檔案管理工作要求，指導檔案管理工作人員在現有的規章制度下開展相應的檔案管理工作。

2.4 管理技術創新

2.4.1 建立完善的服務體系

企業在經營運作過程中無時無刻不在產生檔案資料，然而部分企業在檔案管理工作中還沿用過往落后的手工檔案抄寫錄制方式，這種結合紙質文檔開展檔案管理工作的模式效率低下，并且部分紙質文檔的保存時間相對較短，容易出現資料缺失的情況。在信息化時代，企業檔案管理工作應當實現技術創新和優化，需要構建一個完整的網站服務體系助推檔案管理工作的開展。此外，鑒于檔案管理工作所涉及的管控內容相對較多，在建設檔案電子管理系統時，企業檔案管理人員需要依托企業內部的局域網建設檔案數據庫，同時還需要將內部局域網與外網進行有效隔斷處理，避免內網資料被非法竊取，使得企業在檔案數據管理工作中進行檔案搜尋以及拓展使用時具備高效性、便捷性。

2.4.2 完善檔案共享管理制度

為了最大限度消除企業內部各單位機構在生產管理過程中所存在的“信息孤島”現象，企業應當積極完善檔案共享管理制度。企業可以建立電子文檔中心，對企業生產管理過程中所涉及的管控性文件，如法律條款、企業制度；對分散性文件，如企業的基礎建設信息、各項管控合同；對企業內部的財務檔案，如財務報表、會計賬簿等相關數據文檔進行統一化管控。而對于人力資源以及人事信息，也需要進行專項管理。企業內部的檔案資料類型相對較多，實施必要的分類管理尤為重要。

企業內部的檔案管理工作不應只由檔案管理部門執行，企業其他部門也應當積極參與其中，不斷豐富文檔中心內部的檔案資料。在該環節，企業應當根據每一個部門的工作職責、工作職能，向其分配特定的檔案管理權限，使其在自身權限范圍內完成數據文檔的儲存、管理、查閱和使用，盡可能降低企業檔案管理工作的難度。為了提高各部門在檔案管理工作中的銜接度，企業需要構建一個集成化的管理系統，該系統主要起到信息樞紐以及信息連接的作用，將整個系統連接到企業內部的檔案管理機構以及企業各生產管理部門。同時，電子文檔中心還包含不同部門的管理權限、管理接口的認證，企業內部各部門人員需要根據自身工作管理需求參與檔案建設工作，共同優化企業內部的數據庫資料，實現對檔案文件的定向管控。總之，新時期企業在實現檔案管理工作拓展創新的過程中，一方面需要借助集約化思想對各部門的文檔數據進行數字化、電子化管理；另一方面需要適當地下放權限，將企業內部各部門人員充分納入檔案管理工作，進一步豐富企業內部的檔案資料儲備。

3 結語

新時期，企業在檔案管理工作中需要不斷地拓展創新，在現有的工作管理環節融入新思想、新思路，優化現有的工作開展形式，確保當前的檔案管理工作具有明確的管理重心和管理方向。此外，在數字化、信息化時代，企業在開展檔案管理工作時還應當實現數字化轉型發展，對現有的數字化檔案中心、資料庫以及各類硬件系統進行購置和建設，以此提高企業檔案管理工作的信息化水平和管理效率。