醫院檔案管理中6S精細化管理的應用

文/韓云飛

醫院檔案管理工作具有數據資料龐大、繁多等特點，在醫院檔案管理中開展6S 精細化管理對提升醫院整體服務質量具有促進意義。

6S精細化管理理念主要是針對粗放式管理的一種精細化管理理念，而在檔案管理工作中開展6S精細化管理，主要包括檔案管理工作的整理、清掃、清潔、整頓、安全及素養6項內容。

由于醫院所涉及的檔案管理工作數量龐大、內容繁雜，因此在開展檔案管理過程中，需要積極將6S精細化管理理念融入日常管理工作中，確保相關檔案收集、整理、存儲及利用等工作能得到高效、規范展開，進而促使醫院整體醫療服務質量得以提高。

現階段醫院檔案管理存在的問題

醫院檔案管理意識不強

相對于其他社會組織機構開展檔案管理，醫院的檔案管理工作要更為負責，對相關資料、數據的時效性、準確性、真實性要求更高，不僅要保證醫院的各項數據資料、醫療物質等能維持正常工作開展，還要對醫院人事檔案、經營管理檔案等資料進行管理和維護。

因此，在醫院中開展檔案管理工作，將各項檔案信息進行歸檔、管理，具有十分重要的意義。但在實際檔案管理過程中，由于部分管理人員不重視醫院的檔案管理工作，常導致相關管理工作長期處于混亂管理狀態中，并且由于對檔案管理工作不重視，部分檔案管理人員在開展檔案信息資料收集、管理、歸檔等工作時，懶散、隨意，并未按照相關制度進行管理，進而導致醫院檔案管理工作混亂，或導致整體檔案管理效率不高等情況發生。

醫院檔案管理制度不規范

當前，醫院在進行檔案管理時，雖制定了部分制度，但有些管理制度仍沿襲傳統老舊的管理制度，或是流于形式，并未嚴格按照相關制度進行檔案管理工作。尤其是在邊緣檔案資料管理過程中，大部分管理工作人員會認為不需要歸檔，進而導致檔案資料無法正常開展。

同時，由于相關管理制度不健全，在實際檔案管理過程中，還存在著較多不合理借閱等行為，如部分醫務人員在出現緊急事件需要調閱檔案時，無法根據相關借閱制度進行完善手續再借閱，且在借閱后未能及時做好補辦借閱手續等，進而導致整個借閱工作混亂，出現相關資料遺失、保管不到位等現象，嚴重影響醫院整體檔案管理工作的開展。

醫院檔案配套設施不完善

近年來，互聯網技術逐漸得以運用到醫院檔案管理中，能解決部分檔案資料管理難題，但醫院相關檔案資料同樣爆炸式增長，且在實際檔案管理工作中，進行紙質檔案管理仍占據大部分日常檔案管理工作。因此，在開展檔案管理工作中，若相關配套設施不夠完善，受到硬件、軟件條件的影響，便會導致醫院檔案管理工作無法實現信息化、電子化管理，且由于部分醫院信息系統與檔案信息管理系統存在一定的接口問題，便會直接導致醫院信息系統無法有效收集相關資料、信息進行電子存檔，進而造成醫院內部檔案信息無法實現資源共享等。

此外，從檔案管理電子數據化角度進行分析，醫院相關檔案資料錄入工作難度大，但在實際管理工作中，仍有部分醫院檔案資料是通過人工進行錄入及識別，缺少相應的錄入設備及智能識別設備，出現信息化技術管理落后等情況，進而導致醫院整體檔案管理工作效率不高。

部分檔案管理人員綜合素質不高

在醫院中開展檔案管理工作，對相關管理人員要求相對較高，不僅需要具備基本的檔案管理知識、技能，還需要具備相關的醫療知識、信息化技術等。

但現下由于受到醫院檔案管理人員選拔、培訓工作開展、用人機制等多種因素的影響，導致部分檔案管理人員綜合素質不高，無法滿足現代檔案管理工作需求。同時，由于部分醫院不重視檔案管理人員的專業性培養，缺乏相應的培訓機制及培養機制等，便導致醫院檔案管理工作不具有培養優秀人才及吸引優秀人才的能力，進而無法有效保障檔案工作開展及無法引進外部新鮮血液，導致醫院檔案管理工作效率不高。

醫院工作方法不科學

醫院檔案管理工作數量巨大，種類繁多，并且在開展檔案管理工作中需要根據不同類型的檔案采取不同的管理流程，以確保相關檔案管理工作的有效性及真實性。這便會直接導致醫院檔案管理工作無法有效地進行規范，以及具有統一的參考標準等。在此情況下，檔案管理工作出現不科學、不規范等現象，加大了檔案管理工作的難度。

例如，由于醫院部分科室工作繁忙，對檔案的報送工作并不積極，而相關的檔案管理人員缺乏檔案收集、積極管理工作的態度等，便會直接導致醫院檔案管理工作出現延誤、收集不完全等，致使相關人員無法及時了解檔案資料，進而出現工作延誤及無法保障醫院醫療服務水平等。

6S 精細化管理應用策略

醫院檔案的整理與分類

6S精細化檔案管理強調在實施管理的過程中進行整理與分類，因此醫院在開展檔案管理工作時，首先需要根據醫院實際檔案管理需求，對檔案管理類型分類及等級劃分，如根據檔案資料的重要性確定保存檔案資料年限，以及資料廢棄的相關標準等，以有效節省檔案管理資源，確保相關管理工作能正常開展。其次是根據檔案資料的價值來進行歸檔及分類，重點保存、管理價值較高的部分檔案，并建立相應的標準，以確保相關檔案管理工作能正常開展。

具體的管理標準可以從以下幾方面進行劃分：一是將醫院相關管理部分簽發文件歸為一類，如決策文件、研究項目文件、會議文件等；二是醫院相關運營檔案資料歸為一類，如醫院管理制度文件、財務文件及發展歷史文件等；三是將醫療檔案資料歸為一類，如患者資料、醫院診療資料及科研資料等；四是將醫院基礎建設資料歸為一類，如相關醫療器械、設備購買清單，設施建設合同，以及藥物購進記錄等；五是醫療器械、設備使用、維護及保養記錄，以及藥物使用記錄等。

完善醫院檔案管理制度

完善醫院檔案管理制度可以從以下幾方面開展：首先是明確醫院檔案管理歸納、收集機制，尤其是需要加強對醫院檔案管理收集的效率，積極推動醫院各科室有效使用信息管理系統，錄入相關檔案資料，減輕檔案管理部門工作負擔。

其次是做好檔案管理工作與醫院業務工作的有效銜接，根據相關檔案資料的分類，進行有效的劃分，以及與業務管理工作有效融合，在減輕檔案工作負擔及難度的同時，積極增強檔案管理工作的效率。

最后是在醫院開展業務管理過程中，對不同的檔案需求存在較大差異，因而在根據不同檔案資料進行合理的分類及歸檔以后，要建立相應的管理制度，以確保檔案管理工作的有效性。例如，根據醫院的行政檔案資料、業務檔案資料及財務檔案資料等，制定相應的管理標準，并在管理過程中嚴格要求相關人員按照相關標準進行執行，以確保管理工作的有效性，能夠有效服務各項管理工作。

完善檔案管理相關設備

在完善相應的管理制度，確保相關管理人員能積極按照相關規定開展管理工作后，醫院需要積極完善檔案管理工作中相關的設備、設施，以通過完善的設備、設施等，來保障相關管理工作能夠得到有效、快速的整理與歸檔。

一是硬件設施的建設、完善，積極做好醫院檔案管理電子信息化轉型，完善電子資源信息系統，并及時更新相關檔案管理設備、機械，確保檔案管理工作的效率。

二是完善醫院軟件檔案管理建設，主要從檔案管理技術的更新與發展方向入手，不斷地加強電子檔案信息化系統，形成完整的模塊化，以積極提升醫院檔案管理的效率，確保檔案工作能夠高效開展。

同時，在醫院軟件設施中，還需要加強醫院醫療信息系統及檔案管理信息系統的接口建設，確保相關檔案管理工作能夠與醫院業務活動得到有效對接，進而有效地收集與整理醫院相關檔案管理工作，保證醫院檔案管理工作的有效性、時效性。

積極提升管理人員素質

高素質的管理人員是開展檔案管理工作的重要保障，因此在醫院開展檔案管理工作當中，要積極重視對相關檔案管理人員進行培養，積極提升相關管理人員綜合素質、專業技能等。

其一，加強檔案管理人才隊伍的建設。根據醫院檔案管理實際發展需求，定期組織相關管理人員學習，培訓相關檔案管理技術，如常見的醫療知識、信息技術等，以積極提升相關檔案管理人員的專業技能。

其二，根據醫院長遠發展目標需求，積極培養高素質、高技能型人才。不僅需要完善檔案管理人員職位晉升制度，從內部挑選、培養合格、高素質的管理人才，還需要通過有利的條件積極吸納外部優秀、高素質的檔案管理人才，并且積極通過引進外部新鮮血液來提升醫院檔案管理工作人員的活力，激發其競爭意識，促使其積極參與到檔案管理工作中，不斷地提升自身綜合實力，更好地開展醫院檔案管理工作，服務于廣大群眾。

加強檔案管理安全工作

醫院的相關檔案資料數據，對醫院的發展與建設有著直接的影響，因此在相關檔案管理工作中，要積極做好安全管理工作，確保相關檔案資料數據的安全。

首先是做好紙質檔案的安全管理工作，通過嚴格制定相關檔案管理、借閱、審查、調取、記錄等制度，確保相關紙質檔案在借閱使用過程中不會出現檔案丟失、被盜等情況，并且積極做好紙質檔案存儲工作、環境、消防及蟲蛀等安全工作，防止外部環境過潮、蟲蛀、失火等情況發生，導致檔案資料損害、遺失。同時，積極利用現代化技術做好相關紙質資料備份工作，防止紙質資料遺失、損害后得不到恢復等情況發生。

其次是做好相關電子檔案資料安全工作，建立健全醫院電子檔案管理資料庫，定期檢查及更新相關管理技術、系統，并利用防火墻技術，以及設置相應的查閱、調取權限等，確保相關檔案資料的安全，不被惡意盜取及信息泄露等。例如，在使用U盤或移動U盤等設備調取相關檔案資料時，需要嚴格進行記錄及存檔，以確保相關調取行為能夠得到監督及追溯，并設置外部網絡調取相關檔案資料的權限，積極做好外部網絡訪問隔離等，在對外部網絡訪問權限加以限制的基礎上，最大限度上降低外部網絡對電子檔案的威脅，以確保相關電子檔案資料的安全。

圖1 現階段醫院檔案管理存在的問題

圖2 6S 精細化管理應用策略

做好相關檔案資料保存工作

做好檔案資料保存是醫院開展檔案管理工作的重要內容。首先是醫院在進行檔案管理工作時，要定期做好紙質檔案的清掃工作，確保檔案室時刻干燥整潔，使紙質檔案得以有效保存。

其次是根據醫院相關檔案管理制度、檔案管理流程，定期整理相關檔案資料，不僅要積極做好紙質檔案資料的電子備份，確保相關檔案數據的安全性，還要積極利用現代化技術，將電子檔案進行有效的分類及篩選檢查工作，以確保相關檔案信息能夠正確歸類、管理，進而保障相關檔案資料能為醫院正常開展業務活動提供服務。

最后是積極做好醫院無效檔案及有效檔案的清掃工作，不僅需要根據檔案的重要性、保存年限等，清理已失去參考價值的檔案資料，還需要積極做好有效檔案的保存工作，設置相應的管理、保存期限，以確保相關檔案管理資源能得到合理、有效地利用。