淺談如何做好單位文書檔案管理工作

張曉瓊

摘 要：一個單位的檔案記錄了本單位的發展，檔案是單位工作的記載，是單位發展和管理的資源。在信息技術高速發展的今天，做好本單位檔案工作尤為重要。如何做好單位的文書檔案管理工作，是值得我們共同研究的新課題。在單位的文書檔案管理工作中，要做好檔案規劃、落實檔案管理規定、指派專人負責，使文書檔案的時效性、規范性、安全性和實用性更好地應用于工作。

關鍵詞：單位；文書；檔案管理

一、當前單位文書檔案管理現狀

1.缺少規范的文書檔案管理制度。單位的文書檔案放置沒有專門的檔案室，各個科室的文檔各自保存在自己辦公室，沒有形成統一的管理制度，查閱起來不方便，效率低下，直接影響了各個部門的工作效率。

2.缺乏檔案管理專職人員。單位有業務科、危房科、監察科、辦公室等四大科室，資料保存量巨大、分類復雜，只是簡單地將檔案管理工作交由辦公室工作人員，由于辦公室人員也有自己的工作，根本沒有時間將各類文書檔案進行整理、分類并歸檔，可能導致文件的丟失。

3.檔案管理人員缺乏專業知識。本單位的文書檔案管理人員由辦公室工作人員兼任，缺乏系統的檔案管理知識、管理經驗、管理意識，影響了文件的歸檔工作。

二、造成單位文書檔案管理現狀的原因

1.檔案管理意識不夠強。文書檔案管理首要的前提是單位領導思想的高度重視，但是，單位領導往往都對本單位業務工作重視，對各類文件、資料、報表等檔案工作的整理和管理不夠重視，認為此項工作不是本單位工作重點，并不需要在檔案管理這項工作上下功夫，單位各科室也一樣，平時對文件、資料不整理，根據自己的工作需要，哪里順手哪里放，真正等到需要檢查時才抓緊準備，缺乏檔案管理意識。

2.檔案管理制度不規范。沒有建立健全本單位的檔案管理工作機制，各科室文件查閱處理后不能夠及時上交檔案管理人員，管理人員也未及時督促收集，發放文件時也未進行登記，待需要查找檔案時，往往記不起誰拿走了，是否歸還，檔案管理制度不夠規范。

3.檔案管理知識不貫徹。從單位領導到職工都對文書檔案管理不夠重視，檔案管理人員平時也沒有專業系統地學習過文書檔案管理工作的《檔案法》《檔案管理條例》《城建檔案管理條例》等相關法律法規和專業知識，檔案管理業務知識和水平不強，不能徹底地將文書檔案管理知識融會貫通。

三、如何做好單位文書檔案管理工作

1.建立健全管理制度。結合本單位工作實際情況，建立登記制度。主要建立了單位收文登記本、發文登記本、印章登記本；建立單位職工會議記錄本、單位領導會議記錄本、單位黨員會議記錄本；建立職工花名冊，黨員花名冊、干部花名冊、工人花名冊、專業技術人員花名冊；建立單位職工工資臺賬、養老保險臺賬、醫療保險臺賬、住房公積金臺賬等。

2.檔案管理專人專職。單位各科室檔案管理要有專人負責，實行“周整理、月匯總、季上交”方式上報單位專職檔案管理人員，由檔案管理人員對各科室檔案進行分類、分盒、分柜保存。專職檔案人員將每類檔案運用標題、編號、目錄等方式進行裝訂保存，各科室如需借閱查看的，實行“誰借閱、誰負責”的登記制定，查看完成后，及時歸還檔案，由檔案管理人員核對后歸檔銷號。

3.加大專業知識學習。在單位的文書檔案管理工作中，只有提高自己的檔案業務素質，學會應用現代化文書檔案管理方法，才能做好本單位的文書檔案管理工作。積極參加檔案業務培訓，進一步提高業務水平，提高在單位檔案管理工作中實際遇到問題的解決能力。認真學習《檔案法》《檔案管理條例》《城建檔案管理條例》等法律法規，按照檔案整理標準及要求，工作中確保單位檔案的完整性和真實性。

四、用心傾力做好單位文書檔案管理工作

1.做好材料收集及分類。材料收集工作，首先，把辦公室文件柜中的文件收集起來。其次，通知各個科室把現有文件整理出來，統一收集到辦公室，統一歸檔。因為站建設規劃許可證和施工許可證的檔案、站危房改造科室檔案最多、最亂，我們特別著重整理。

2.檔案歸檔判斷。歸檔時，因為工作人員沒有經過系統培訓，對歸檔不歸檔還有很多疑問。最后參照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案管理保管期限規定》（國家檔案局令第8號）的歸檔范圍和不歸檔范圍，才進入了歸檔程序。

先把本單位不歸檔的文件整理出來：首先，把單位發文和收文重復的文件只保留一份，其余不歸檔；其次，把上級來文、同級來文、下級來文及非隸屬單位給本單位不需辦理的文件材料，不歸檔；局機關任免、獎勵非本單位工作人員的文件材料等不歸檔；最后是本單位未生效文件不歸檔，如本單位代主管局起草的未成為正式文件的稿本等。

對本單位歸檔的文件要求：對收集來的歷年文書文件、資料，我們按照來文文件的年份、級別、行政單位等把本單位的文件分為：文書檔案、站建設規劃許可證和施工許可證的資料檔案、站危房改造資料檔案。

對于站文書檔案按照上級來文檔案、同級來文檔案、下級來文檔案、通知匯報文件檔案按照不同年度采用文件盒分類歸檔，每份文件都經過認真登記編號。將歸檔范圍中的歸檔文件以“類”為單位固定在一起即單“類”裝訂，最后放入文件盒內并填寫好檔案盒封面。經與領導協商，專門購買了文件柜，征用一間辦公室用作檔案室。并且對查閱、轉進轉出的檔案嚴格把關，履行登記手續。

3.人事檔案管理。人事檔案管理工作的好壞直接影響到單位職工工作的效率和質量，涉及每個干部職工的切身利益。為做好單位人事檔案工作，單位專門成立了人事科，對人事檔案進行專業化整檔，人事檔案專人負責。

首先，人事檔案建立了紙質檔案。紙質檔案在建立過程中，針對個人存在的問題，按照人事檔案歸檔要求，結合單位實際，按照單位人員身份如專業技術人員、管理人員、工勤技能人員整理。

（1）單位專業技術人員5人。檔案歸檔中按照第一類整理專業技術人員錄用表；第二類整理報考各類院校入學登記表、畢業登記表；第三類整理專業技術人員任職資格審批表；第四類整理專業技術人員職務變動工資審批表、歷年工資變動審批表；第五類整理歷年考核登記表。第六類專業技術人員參加繼續教育學習成績單表；第七類按照個人實際情況整理存在的其他資料。

（2）單位管理人員4人。單位管理人員屬于學生安置，在檔案歸檔中按照第一類整理管理人員錄用表；第二類整理報考各類院校、入學登記表、畢業登記表；第三類整理管理人員任職資格審批表；第四類整理管理人員職務變動工資審批表、歷年工資變動審批表；第五類整理歷年考核登記表。

（3）單位工勤技能人員22人。單位工勤技能人員身份的人員居多，大多數屬于軍人復轉安置人員，結合檔案歸檔中按照第一類整理工勤技能人員復轉安置表；第二類整理工勤技能人員服兵役期間的所有登記表，第三類整理工勤技能人員任職資格審批表；第四類整理工勤技能人員職務變動工資審批表、歷年工資變動審批表；第六類整理歷年工勤技能人員考核登記表。

以上紙質檔案購買文件夾、文件盒、文件柜，一人一檔存放。

其次，建立電子檔案。購買電腦、掃描儀等電子設備設施，為單位人事檔案做好準備工作，確保檔案管理者對工作更好、更快地開展。而且，電子檔案方便、簡單，減少了檔案管理者人為翻閱紙質檔案對原始檔案的破壞，確保了原始人事檔案的完整性。減少了檔案管理人員的工作量，為查閱節省了時間。

人事檔案日常的收集、整理和裝訂工作紛繁復雜，2020年度共歸入個人人事檔案材料30件，受理借閱、查詢檔案20人次。建立了單位職工信息數據庫，目前已基本實現了人員基本情況、經歷綜述、學歷變化、職稱演變、工資變動等重要內容的信息化管理。既能查閱個體信息，又能提供職工干部隊伍整體情況。在調資、辦理退休等工作中，為單位與各部門提供了準確的干部人事的信息。

4.村鎮項目建設規劃許可證和施工許可證的檔案管理。2005年，我站建設規劃許可證和施工許可證的資料存檔還沒有形成，資料管理混亂。為做好資料檔案歸檔工作，購置了存放資料和圖紙的檔案柜。并認真學習《中華人民共和國城鄉規劃法》《中華人民共和國建筑法》等法律法規。并聘請局檔案館同志到我站指導工作，按照基建檔案整理的要求，詳細核對，針對存在的材料不齊全、簽寫不規范、圖紙缺少等問題，及時找建設單位、施工單位進行修正和完善。

為站建設規劃許可證和施工許可證的資料購置了存放檔案和圖紙的專用檔案柜，做好存檔工作，方便以后查閱。

5.農村建筑能效提升工程檔案管理。根據省住建廳《陜西省關中地區農村既有居住建筑節能改造實施方案（2019-2021年）》、市住建局、市財政局《關于下達2020-2021年度清潔取暖農村既有建筑能效提升工作任務的通知》（市建發〔2020〕128號）、《關于下達農村建筑能效提升工作任務的通知》（市建發〔2020〕40號）《關于印發西安市清潔取暖試點城市建設工作方案的通知》精神，我站完成了我區農村居住建筑整體節能改造200戶；采用改造主臥外窗并增設主臥保溫門/窗簾的方式改造3000戶；采用門窗縫隙封堵方式改造7000戶。既有建筑以增設主臥保溫門簾的方式實施能效提升改造，又有辦公樓等10個街辦的公共建筑立面和屋面保溫提升改造。改造過程中前期、中期、后期紙質資料和影響資料全部按照驗收標準收集，驗收工程結束后，單位按照資料檔案管理要求存放于文件柜內，開存放在我站檔案室，便于以后工作查閱。

6.監察檔案管理。依據2014年9月10日臨潼區住建局《關于進一步明確臨潼區建筑管理處和臨潼區村鎮建設管理站工作職責的通知》（臨建發〔2014〕43號）精神，臨潼區村鎮建設管理站按照《中華人民共和國建筑法》《西安市村鎮建設條例》，受住建局委托，接受市住建局村鎮建設處的業務指導，負責對我區行政區域內集體土地上的村莊、街道辦事處管轄的農村區域進行的基礎設備設施、公共設備設施、企業生產經營性設備設施、村民住宅等村鎮建設管理工作。對于日常巡查發現未取得建筑工程施工許可手續，且擅自開工建設的，立即啟動立案程序，做好調查取證（做好現場勘查、筆錄詢問），采取停工措施，告知為法人決定處罰有關事項以及依法享有的權利，執行處罰事項。建立《臨潼區集體土地上違法建設查處工作臺賬》，按照檔案管理要求，健全案件登記表、立案審批表、勘驗筆錄、調查筆錄、調取相關證據登記、初步處理意見、擬行政處罰決定書、擬行政處罰告知筆錄、陳述筆錄、審結報告、案件調查終結報告、案件處理審批表、行政處罰決定書、送達回證行政處罰案件結案報告等相關檔案資料，確保卷宗內容詳實準確。

7.危房改造檔案資料分類及管理。近年來，我區農村危房改造任務依然艱巨，尤其是2016年以來，危房改造工作納入脫貧攻堅范疇之后，無論是上級的會議文件要求、農戶的危房改造施工質量、技術人員的監督管理、農戶檔案資料的管理都進行了提級升檔，為此，做好農村危房改造檔案管理顯得尤為重要，在農村危房改造檔案資料分類和管理方面，我們應當按照各級住建部門要求以及檔案管理規定，結合工作實際，加大對檔案的分類及管理。

一是關于上級部門農村危房改造文件資料檔案的管理。單位的危房改造資料檔案工作，首先要摸清底數，分類統計，逐村逐戶對農村一般居民和低保戶、五保戶、優撫對象等特困居民現有住房和家庭情況進行摸底排查，分類統計，準確掌握本轄區內各類農村居民危房情況和相關數據。按照省市的要求和標準，對補助對象的資料嚴格審核，建立了正式文件和電子文檔兩種形式存檔，全年危房改造涉及23個街辦鄉鎮、170個行政村，危房改造545戶，資料已全部完善，并購置檔案柜進行存檔，及時解決了我區困難群眾建房的渴求，也為上級來我站檢查危房改造工作做好準備。

二是關于農村危房改造農戶檔案的管理。農村危房改造農戶檔案資料應當按照工作實際需要和省住建系統統一要求的檔案管理標準進行分類和歸檔，主要可分為18項，由基本信息、農村貧困戶危房改造審批表、農村危房改造申請書、農村危房改造承諾書、戶主身份證復印件、戶口薄復印件、民主評議材料、農村危房改造對象公示證明、農村危房改造認定表、農村危房改造申報審批表、危房改造（前、中、后）照片、農村危房改造協議、施工資質資格復印件、農村危房改造質量安全檢查記錄、農村危房改造竣工驗收表、農村危房改造貧困戶危房改造驗收卡、農村危房改造范圍安全性評定意見表和補助資金兌付證明組成。每一項內容都要按照農戶危房改造的實際情況填寫，注意期間的時間邏輯關系，確保每一個環節的連貫性、實效性。

三是關于鞏固脫貧攻堅成果后評估資料的管理。鞏固拓展脫貧攻堅住房安全有保障成果，提升脫貧質量和成色，接續推動鄉村全面振興，落實“四個不摘”總要求過程中，在檔案資料分類及管理方面，我們應當從緊扣責任落實、政策落實和工作落實三個環節，切實做好檔案資料的留存保存工作。

責任落實方面：為解決脫貧戶和低收入群體住房安全有保障，制定的《臨潼區農村住房安全動態監測機制》《臨潼區鞏固拓展脫貧攻堅住房安全有保障成果同鄉村振興有效銜接工作實施方案》《關于做好農村低收入群體等重點對象住房安全保障工作的實施方案》《臨潼區農房抗震改造試點工作實施方案》等相關文件，按照文件的出臺時間做好分類存檔，并進行專項留存。

政策落實方面：根據《臨潼區農村危房改造防范返貧分級預警和動態幫扶機制實施辦法》要求，督促指導各街辦落實三級預警機制，并結合全省開展的農村房屋安全隱患排查整治工作，對已脫貧的5395戶、2戶邊緣戶、3戶脫貧不穩定戶和2戶突發嚴重困難戶房屋安全情況的排查臺賬和過程性資料進行留存，尤其是2016年以來實施危房改造的529戶建檔立卡戶的房屋查看情況以及影像資料，要進行分類歸檔，專柜存放，標注標清所屬街辦、責任人、排查時間等，確保賬賬相符，存取方便，有一定的實用性。

單位的文書檔案管理工作是單位工作重要組成部分，反映了一個單位工作的真實面貌。檔案管理工作采用科學管理的工作方法，才能適應文書檔案管理發展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值，只有充分認識、重視檔案管理工作，才能指導和服務于我站的檔案管理工作。

參考文獻：

[1]王 慧.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理研究[J]辦公室業務，2017

[2]周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作理[J]辦公室業務，2013

（作者單位：西安市臨潼區村鎮建設管理站）