人事檔案信息化管理的整合研究

劉卓 張萌

摘 要：信息化時代的到來，改變了我國各個與領域的生產模式和人們的生活習慣，信息技術、互聯網技術等融入社會經濟的發展中，體現出諸多的技術優勢。人事檔案的管理工作與信息化技術的整合已經受到不同領域的高度重視，人事檔案管理工作必然要結合先進的信息技術，實現轉型，提高管理效率，發揮人事檔案的積極作用。本文對人事檔案信息化管理的重要作用進行了探討，結合人事檔案信息化管理的現狀，分析人事檔案信息化管理的整合策略。

關鍵詞：人事檔案；信息化；管理；整合

隨著我國社會經濟的快速發展，人事檔案管理工作面臨著時代的挑戰，要結合數字技術、信息技術，加大對人事檔案的創新轉型，構建起全新的管理模式。將信息化技術引進人事檔案管理系統中，實現對人事檔案管理模式的創新，升級人事檔案管理的新形式，在觀念創新、手段更新中，有針對性地對檔案資料進行分類管理，降低人工操作的工作量，緩解工作人員的壓力，對資源配置進行優化，促進人事檔案管理的信息化建設與發展。

一、人事檔案信息化管理的重要作用

“互聯網+”已經成為21世紀一種新的經濟形態，大數據技術、物聯網技術相互組合，構建起網絡技術平臺，影響著人們的工作和生活，在“互聯網+”的時代背景下，面臨著時代的發展機遇，人事檔案管理工作有必要革新發展觀念、管理觀念，加大投入力度，特別是我國國民經濟快速發展，社會上的工作崗位數量、崗位類型均有所增長，社會的就業率不斷提高，人員流動性大。在人事檔案管理工作信息化建設中，能夠更全面、準確地了解人才的基本信息，展現人才的各方面能力，包括人才的工作經驗、專業技能水平、品德思想，使企業在人才篩選中，利用人事檔案的信息化平臺，更準確、全面地了解人才，篩選企業發展所需要的人才。

人事檔案的信息化建設和管理，還是一種保護人才的手段，因為和其他檔案相比，人事檔案具有諸多的價值優勢，更加真實、可靠，在考試、出國、就業、退休等各個領域，均能夠保護人才信息，科學、有效地落實對人才資源信息的保障目標。互聯網時代的企業建設和發展，在人才管理的信息化建設與改革中，加快了信息化建設進程，改變紙質檔案的管理模式，促進紙質檔案向電子檔案的轉化，針對人事檔案進行信息化處理、數字化管理，建立起功能完善的信息系統。

二、人事檔案信息化管理的現狀

1.信息化管理觀念落后

現代社會背景下，人事檔案管理工作要加快信息化建設，但目前在人事檔案管理的信息化建設實踐中，仍舊存在一些問題和不足有待完善，包括人們在意識層面對檔案管理信息化建設的重要性缺少正確認知，忽視檔案管理工作的重要性。在思想上不重視人事檔案，人事部門將更多的時間和精力放在了人才的招聘、選拔、培訓等具體工作事務中，對人事檔案管理重要性認識不足，僅僅將其作為一項常規性業務。在落后的人事檔案管理觀念中，信息化建設、信息化管理的重要意義被忽視，人事檔案的利用率不足，電子技術、信息化技術在企業的人事檔案管理中的應用不夠普及，將人事檔案管理中不遺漏、不泄露、可查檔作為唯一的工作目標，難以將人事檔案的內在價值挖掘出來，用于推動企業更好的長足建設與發展。

2.專業人才缺失

人才支持是一個企業發展中必不可少的資源，在企業人事檔案信息化建設和管理實踐中，人才資源缺失，對人事檔案信息化建設和管理工作的實踐產生了負面影響，導致人員素養不高。只有在專業人才的保障作用下，人事檔案管理工作才能真正與時俱進，適應時代發展需要，最終促進人事檔案管理工作的信息化轉型。企業目前普遍存在一個問題，那就是缺少專業型人才，檔案內容質量低，尤其是人事檔案工作單調、乏味，很多都是連續性、重復性的工作，表面輕松，實際對于人員的專業能力和細心程度有著較高要求。

企業在人事檔案管理方面對人才提出了嚴格要求，必須要組建起一支專業型的檔案管理人才隊伍，提高人才的知識儲備能力，加快信息化建設的腳步。很多企業人事檔案管理工作是由其他崗位人員兼職的，例如參與人事檔案管理工作崗位的人員，是由檢察部門、科技部門的人員兼職的，專業能力不足，缺少對檔案管理的高度重視。在時間和精力方面，人員始終處于超負荷運轉的狀態，對人事檔案管理工作造成負面影響。專業人才的缺失阻礙了人事檔案管理工作模式的轉型，限制了人事檔案管理信息化水平的提高，對企業運行和高質量創新發展產生一定程度的制約。

3.技術手段單一

互聯網時代，檔案管理工作加快了信息化建設的步伐，但目前在信息化技術手段的應用中存在一定問題，信息化開發力度有限，檔案管理工作的手段和方法落后、單一。很多人事檔案管理人員缺少專業知識，人事檔案管理的培訓不足，難以把握正確的信息化發展方向，導致人事檔案的信息化管理模式落伍，管理手段單一，并長期處于落后狀態。甚至有些企業在人事檔案的信息化管理中，缺少專業的設備設施，對于人事檔案的管理中防火、防潮的重要性缺少關注，保管措施落實不到位。部分企業的人事檔案管理還停留在被動狀態，缺少對人事檔案信息的開發和有效利用，管理水平不足，人事檔案管理人員的主動意識差。有了人事檔案的使用需求時，才會去查詢人事檔案，以簡單、基本的信息為主，例如個人簡歷、黨團信息，對人才的挖掘、選拔等，均缺少對人事檔案的有效運用。在人才資源的利用上，實效性、全面性不足，缺少對人才人事檔案信息的深度分析，究其根本，這都是由于人事檔案管理的手段落后導致的，人事檔案的信息化管理方法有待完善。

三、人事檔案信息化管理的整合策略

1.創新人事檔案信息化管理觀念

在人事檔案管理的信息化建設和實踐探索中，重視組織建設，企業的管理層要將信息化建設納入企業發展的規劃中，在人事檔案管理中引進先進的信息技術，特別是在檔案中詳細記載著相關人員的工作經歷，包括思想品德工作、技術水平等，用于企業的考核、干部選拔，均需要參考人事檔案資料的內容展開各項工作。因此人事檔案管理人員要重視人事檔案信息的及時更新，加強對人事檔案管理的信息化建設，保證工作人員檔案的詳細、完整、準確。立足于新時代的發展現狀、發展趨勢，將先進的信息技術、科學技術引進人事檔案管理工作中，分類檔案信息，提高對檔案的整理和利用效率。及時更新信息，以此規劃和分配人才資源。人事檔案管理人員要提高自身的思想認識，創新工作觀念，在信息化建設的道路上，逐步探索出人事檔案管理的新模式，提高人事檔案管理的信息化水平和企業的管理水平、管理效率。

2.加強人才建設

人才資源的支持是人事檔案管理工作中的重要資源，也是信息化建設中的主要力量，專業性的人事檔案管理人才，有助于推進人事檔案管理的信息化轉型和創新，企業的管理層要立足于長遠發展的角度，針對人事檔案管理人員加強培訓力度，建立完善的培訓和再教育機制。在服務性的工作種類中，納入人事檔案管理工作，站在服務視角，提高人事檔案管理崗位工作人員的職業能力、專業技能水平。人事檔案管理工作的整個過程，都是由人事檔案管理人員操作的，企業要在人事檔案管理人員的專業技能、實踐操作、理論知識、信息化技術各個方面，加強培訓力度。展開系統性的知識培訓、技能培訓，提高人事檔案管理人員的綜合能力，強化其信息化意識，提高信息化素養，學會運用多種軟硬件進行人事檔案管理工作實踐，提高人事檔案管理工作的信息化水平。

及時進行信息分享與共享，針對人事檔案管理工作中存在的難點、重點，要及時突破，邀請行業內的專家學者，結合人事檔案管理的信息化建設中所需要的技術技能、基礎知識，展開技術指導、知識共享、案例講解等實踐活動，提高企業的人事檔案管理工作水平。培養起一支現代化、具有較強專業能力和良好綜合素質的人事檔案管理人才隊伍，在日常的人才培養和管理中，促使人事檔案管理人員強化責任意識，培育相關人員吃苦耐勞的精神，參與實踐和培訓活動，提升服務意識，強化團隊的專業能力。在信息技術支持下，提高信息技術的應用水平，參與現代化的技術培訓，通過參觀、學習、借鑒同行業同領域的先進經驗，在直觀的學習和提升中，在信息化建設中實現對人事檔案管理的轉型目標，促進企業更穩定的長足發展。

3.創新人事檔案管理手段

信息化時代，人事檔案管理工作要在信息化手段創新和方法改革中，創建健全的人事檔案管理機制，加快信息化建設的腳步，首先，要結合企業的實際運行情況、發展目標、工作需求，建立起人事檔案管理機制，在信息化技術、大數據技術、互聯網平臺的支持和應用中，準確、全面地收集信息、核對信息，提高對檔案信息的保管水平，落實權責分明的責任制。建立起功能完善的人事檔案信息化管理機制，使內部的人事檔案管理人員強化責任意識，真正加入到對人事檔案管理工作的創新實踐探索中，提高人事檔案管理工作水平和管理效率。引進信息化技術，開發和建設信息化平臺，用于人事檔案的管理創新，信息化建設前提條件就是要利用信息化平臺，展開各項工作，建立起信息化平臺數據庫，完善人事檔案管理資料的內容。加大資金投入、技術投入，在資源規劃和資源管理中，引進先進的軟硬件設備，建設起數據庫平臺，考慮到整體平臺的功能性、完整性，保證各工作環節之間相互銜接，創建便捷的條件，引進先進的信息化設備，優化人事檔案管理模式，進行人事檔案管理的信息化建設工作，提高信息化管理水平，整合和籌集資金，建設信息化辦公場地，安裝專業的設備設施，營造良好的信息化工作環境。

人事檔案管理工作要加強對人事信息的備份和管理，在信息系統建設中，要以人事檔案數據的全面性、準確性為切入點，實現人事檔案信息資源的數據化，改變傳統的工作方式，提高人事檔案管理水平。突破紙質材料記錄的陳舊模式，在數據化系統中，進行對人事檔案的管理，實現電子化、信息化的轉型，保證人事檔案信息的完整性，在信息錄入中，使用計算機技術，使大量文字轉換成數據格式，借助數據平臺、信息技術，提高人事檔案管理的現代化水平。建立完善的管理系統，要將其作為重要的載體，完善信息查找功能、信息整合功能，因為信息化的人事檔案管理系統，要滿足人們對信息的查找需要，避免出現信息混亂的問題。同時要在信息的整合和管理中，借助基礎的軟硬件設備應用，簡化信息化人事檔案管理系統的操作，全面、準確的錄入人事檔案信息數據。在存儲、調取、查閱、分析等功能中，提高人事檔案資源的利用率，促進人事檔案管理的信息化、現代化轉型與發展。

4.加強資金投入

在人事檔案的信息化管理中，要加強資金投入，在資金支持下，配置完善的基礎設備設施，包括軟件基礎設備設施、硬件基礎設備設施等，例如網絡通信設備、大型服務器、掃描設備，均屬于硬件設備設施中必不可少的，人事管理的信息化建設要依據完善的硬件設備支持，加強預算投入，提高基礎設備設施建設水平。結合人力資源管理的需要，人事檔案管理工作要在信息化建設中，立足于實際的工作需求，及時更新軟件，引進先進的軟件設備，加強信息化建設有效性，提高信息化建設和管理水平。經過長時間的實踐探索，將人事檔案信息化管理中存在的不足之處進行及時改進，強化檔案管理人員的服務意識，借助充足的軟硬件設備支持，為廣大職工提供服務。

在搜集和整理信息資源檔案過程中，要借助軟硬件設備的支持，為用人單位提供全面、準確的查詢服務、資料信息，防止出現人事檔案信息化管理片面化的問題，構建起信息平臺，全面覆蓋到各個環節和運行階段，提高人事檔案的使用效率。并借助先進的信息技術、互聯網平臺，增進學校、企業等相關部門之間的合作交流，及時交換信息，提高信息管理質量與效率。加快檔案的信息化建設，投入更多的硬件建設資金、軟件開發資金，形成良好的人事檔案管理信息化建設環境與氛圍，強化信息化管理和服務效率，提高人員的綜合素養。

四、結論

綜上所述，現在社會背景下，企業的管理工作實踐愈發重視對人事檔案的管理，結合先進的科學技術手段，人事檔案的管理要在信息化建設和信息化管理實踐中，逐漸轉型和創新。加大資金投入力度和人才資源的支持，在信息化建設中，立足于企業的實際現狀，重視檔案管理的信息化建設，創建起人事檔案管理的新模式，在信息化技術的支持下，促進人事檔案管理工作的轉型和升級。將人事檔案信息化管理的積極作用發揮出來，提高企業的管理水平，促進企業更高效的運轉和發展。

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（作者單位：1.山東省淄博市第一醫院；2.淄博市衛生健康事業發展中心）