基于ERP的企業內部控制研究

譚 政 濟南市投資控股集團有限公司

在新時代背景下，各行各業面臨著非常嚴峻的形勢，企業若想實現持續健康發展，就需要加強內部控制，有效降低各種風險因素。企業資源計劃(Enterprise Resource Planning，ERP)是一種新興管理模式，其是以信息技術為依托，可以實現產供銷等多環節的信息共享與資源整合。目前，ERP已經在各行各業得到廣泛應用，將ERP與企業內部控制有機結合起來，可以實現企業內部控制水平的提升。

一、ERP

ERP是在制造資源計劃(Manufacturing Resource Planning，MRP-II)基礎上產生的一種新型管理模式，除了MRP-II的各項功能包括生產資源計劃、采購、制造、銷售、財務等之外，ERP還具有產品數據管理、質量管理、人力資源管理、業務流程管理、實驗室管理、定期報告以及存貨、運輸與分銷管理等功能。ERP的特點主要包括：(1)ERP面向銷售，可以快速響應市場變化。ERP具有供應鏈管理功能，主張分銷商、制造商以及供應商之間建立良好的伙伴關系，為企業后勤管理提供有力保障；(2)從生產制造計劃層面進行考慮，ERP支持連續流程制造、離散制造等多種生產方式的混合管理模式，同時也支持JIT與MRP的混合管理模式；(3)ERP高度重視企業生產經營規劃中人作為一種資源的重要作用，對人的培訓成本進行了重點考慮；(4)對ERP進行分析發現，其將產品數據管理PDM的功能包含在內，并在此基礎上，增加了對設計數據與過程的管理，同時加強了生產管理系統與CAM、CAD系統的集成；(5)ERP提高了對企業流程與工作流程的關注與重視，通過工作流程，可以實現企業制造、分銷、財務、人員的集成，同時也可以為企業過程重組提供良好的保障；(6)ERP有機結合了先進的計算機技術，如第四代語言、圖形用戶界面、數據倉庫、多數據庫集成、面向對象技術、客戶/服務器分布式結構等，應用價值非常高；(7)ERP注重財務管理，財務管理體系相對完善，為價值管理的實施提供了良好的支持，有利于實現企業信息流、資源流以及物流之間的有機結合。

二、內部控制與ERP的聯系

(一)企業內部控制中ERP是重要要素

企業在應用ERP的時候，需要建立規范、可行的管理機制，而在建立管理機制的過程中，需要綜合考慮企業內部控制制度、權責分配制度以及內部機構設置、治理結構等方面的內容。動態化采集供應鏈的相關信息，實現供應鏈管理信息和業務共享集成，對內部控制的相關數據進行及時收集、有效傳遞，為企業經營生產提供精確的指導，對企業物流、資金流進行動態化管控，從而做到事前計劃、事中管控、事后分析。

(二)企業內部控制中ERP是有效工具

企業在應用ERP之前，需要優化、改進其現有運營流程，以確保ERP應用之后，操作流程、控制范圍以及實施目標與內部控制保持相同。從這一方面考慮，ERP是企業開展內部控制的工具與載體。當今時代背景下，企業面臨的形勢日趨復雜，在求生存謀發展的過程中，應不斷對內部控制進行優化與完善。為了更好地發揮ERP的作用，要進行適當調整，從而為企業內部控制提供更好的服務。

(三)企業內部控制中ERP是主要對象

受到主觀意識的影響，企業在實際應用ERP的時候不可避免地存在一定的不足之處。如果使用ERP系統的時候出現錯誤操作，則會導致數據出現誤差，造成嚴重的后果。如果企業在開展內部控制的過程中出現差錯，則可能導致發生重大決策失誤，給企業帶來巨大的損失。在企業內部控制中，ERP是重要組成部分之一，加強風險測評，可以減少誤差風險，保障內部控制的效果。

三、基于ERP的企業內部控制實施策略

(一)完善制度體系

對企業內部控制的實際情況進行調查發現，目前雖然很多企業已經應用了ERP，但卻尚未建立有效的制度體系，同時在業務流程方面也存在一定的問題。具體來說，很多企業只是針對財務部門制定了相應的內部控制制度，但卻未制定信息管理制度，導致企業在內部管理方面陷入了混亂的局面。在實際應用ERP系統的時候，無法和其他信息系統實現信息傳遞，導致企業經營、財務信息無法結合，未建立有效的約束機制，使得信息質量難以得到有效確保，從而無法為經營管理決策提供有效依據。面對這樣的現象，基于ERP的企業內部控制，必須建立完善的制度體系，以確保內部控制的有效開展。

1.制定崗位制度

基于ERP的企業內部控制中，為充分發揮ERP的作用，應建立相應的崗位制度。具體來說，應根據人力資源、供應鏈、生產制造、管理會計以及財務會計等崗位職能的不同，將ERP系統分為多個不同的模塊，在此基礎上，各部門充分考慮企業崗位職責、崗位職能以及組織架構等因素，對工作內容進行合理劃分，開展數據處理、業務處理。

2.建立操作制度

基于ERP的企業內部控制中，針對ERP系統，應建立具有可行性、科學合理的操作制度。操作制度大體上是由操作規范、操作人員職責以及注意事項三部分組成。各崗位操作人員在實際操作ERP系統的時候，應根據被分配的模塊、其流程操作圖以及具體權限等開展操作，不可出現違規操作的行為。為保障信息安全，各操作人員必須嚴格遵守保密規定的要求，嚴禁將ERP系統中的相關信息透露給其他單位、部門或者個人。

3.建立安全制度

基于ERP的企業內部控制中，為保障ERP系統的可靠運行，應建立完善的安全制度。在制定安全制度的時候，應明確ERP系統的安全目標，合理選擇安全策略。同時，為保障安全制度的切實落實，應明確不同部門、員工的職責，采用日志管理方式，嚴格禁止非授權行為、越權行為。

4.建立培訓制度

基于ERP的企業內部控制中，內部控制質量也在一定程度上受到人的影響，加強人員培訓有著重要的意義。為確保培訓工作的順利開展，應建立科學的培訓制度。培訓制度需要涵蓋培訓形式、考核方式、培訓規則以及激勵措施等方面的內容，以確保培訓工作的質量，使操作人員可以熟練掌握ERP的相關知識與技能，從而實現對ERP的有效應用，提高企業內部控制水平。

5.制定信息反饋制度

基于ERP的企業內部控制中，信息反饋也是一項重要的工作內容。有效的信息反饋制度，可以幫助企業及時掌握員工的意見與建議，充分挖掘、發揮全體員工的聰明才智，為企業內部控制的優化與改進工作提供更多的可行性建議。信息反饋制度包括合理化建議與意見的范圍界限、反饋形式與渠道、審核流程、效果反饋與獎勵。

(二)保障信息安全

企業內部控制中，在對ERP進行實際應用的過程中，通常比較關注ERP系統的功能，不重視信息安全方面的問題。但對ERP系統進行分析發現，其包含的很多數據信息，如產品信息、人力資源數據、供應商信息、客戶信息、人員信息、企業組織架構、財務數據、供應鏈數據等，都是企業的核心信息，具有非常重要的價值。如果因為受到各種原因的影響，而使ERP系統出現損壞，便可能導致信息數據被破壞、泄露，進而給企業帶來嚴重的損失。為避免這樣的情況，應做好對ERP系統的保護，從而確保信息安全。

1.加強信息安全控制

企業在實際應用ERP系統的時候，應根據企業安全目標，并結合ERP系統的實際情況，加強基礎信息設施建設，構建科學的信息安全架構，對安全區域進行科學劃分，對安全設施進行合理規劃，加強網絡監控，以保障信息安全。

2.做好信息安全管理

為保障信息安全，企業應充分考慮內部控制要求、崗位職責以及企業組織架構等情況，對ERP信息角色與權限進行自定義；加強對信息安全技術的應用，對ERP系統進行全面檢查，找出并消除其中的隱患與故障，保障ERP系統的運行安全、穩定。安排專門審計人員，負責定期審計信息安全。對ERP系統中的數據信息進行定期檢查、分析、審計、維護、備份。開啟ERP系統的日志功能，對操作行為進行準確記錄。

3.應用信息安全技術

結合最新技術，對ERP系統進行不斷升級，及時修補ERP系統的漏洞，為ERP系統增加新的功能，提高ERP系統的操作性、穩定性。對數據庫安全、登錄安全、服務器安全實施安全技術。對ERP系統的身份認證技術進行改進與升級，保障操作人員權限、身份的一致性。靈活采用加密與解密技術、安全監測技術、病毒監測與殺毒軟件等，提高ERP系統的安全性，為ERP系統配備防火墻系統，避免木馬、病毒入侵。

(三)加強績效考核

基于ERP的企業內部控制中，通過有效的績效考核，可以發現企業內部控制、ERP系統的問題。但對企業實際運行情況進行調查發現，目前其在績效考核方面還存在著一定的問題，包括ERP所涉及的流程崗位職責不明確、沒有將風險控制效果與內部控制執行情況納入績效考核范圍、績效考核標準不統一、績效考核指標不當、績效考核數據來源不明確、績效考核方法不合理等。面對這樣的現象，必須提高對績效考核的重視，健全績效考核。

1.應充分考慮ERP系統的實際情況，建立績效考核組織，設置科學、可行的年度考核流程、月度考核流程以及績效計劃流程，為具體考核對象指定具體的考核目標、考核指標，并做好對績效考核結果的評價，建立基于流程和責任的績效考核指標體系、績效考核評價體系、績效考核結果應用體系，以充分發揮績效考核的作用。

2.在開展績效考核的過程中，可由ERP系統對各流程操作數據進行自動化采集、計算，并在此基礎上，生成績效報表，績效管理人員以及普通員工可以通過ERP系統對績效結果進行實時查看，同時通過ERP系統員工也可以對績效結果提出申訴。

(四)提高應用水平

基于ERP的企業內部控制中，為實現內部控制質量的提升，應提高對ERP系統的應用水平。第一，企業內部控制中，針對不同階段，在啟動ERP系統之前，應制定不同的應用目標，并確保目標的可量化性，以確保目標的實現。第二，組建ERP項目組，采取ERP項目監理制。企業應嚴格按照規章制度的要求，加強對ERP項目的監管，做好各方的溝通，以實現通力合作。第三，應結合企業實際情況，對ERP系統進行合理選擇。基于ERP的企業內部控制中，內部控制質量在很大程度上受到ERP系統的影響。對企業內部控制需求進行分析，根據企業發展現狀、現有問題、生產模式等，對市場上的ERP系統產品進行綜合比較，選擇合適的ERP系統。第四，及時收集ERP系統的相關數據，并進行整理、匯報。在基于ERP的企業內部控制中，是對企業信息的整合，信息的承載與表達需要依靠大量數據才能完成，通過及時收集、整合ERP系統的相關數據，可以為ERP項目提供良好的支持，使其成功實施。

四、基于ERP的企業內部控制的優勢

(一)有利于優化內部控制環境

企業內部控制中，通過有效應用ERP系統，可以實現內部控制環境的優化。針對ERP系統，在充分考慮企業內部控制制度、權責分配制度、內部機構設置、治理結構等因素的基礎上，構建科學的用戶權限管理機制。

(二)有利于擴大內部控制范圍

企業內部控制中，通過應用ERP系統，可以推動企業規模的增加，也使內部控制的流程更加繁瑣、層次更加復雜，而在內部控制的管控內容更加復雜的情況下，其控制范圍也會得到擴大。

(三)有利于提升智能化水平

企業內部控制中，通過應用ERP系統，可以擺脫對人員的依賴，在ERP系統中納入內部控制點之后，可以使流程數據和操作自動識別、篩選、監控，從而使得數據處理和存儲更加集中、自動、智能。

五、結語

綜上所述，企業內部控制中應用ERP系統，有利于優化內部控制環境、健全內部控制制度、擴大內部控制范圍、提升智能化水平、完善內部控制模式。針對ERP系統，企業應完善制度體系、保障信息安全、加強績效考核、提高應用水平，以充分發揮ERP系統的作用，提高內部控制質量。■