企業采購業務內部控制問題研究
——以M 公司為例

王明月

（南京林業大學 經濟管理學院，南京 210037）

引言

隨著經濟的不斷發展，社會的政治、文化和法律環境都為企業提供了更加便利與公平的經營環境。在這種環境下，企業能夠在更大程度上消除外部不良競爭的影響，擁有較為有利的發展環境。而隨著市場的不斷細化，越來越多的企業出現在細分市場中，在創造了新的市場機遇的同時也對企業自身的發展提出了挑戰。面對競爭的廣度和深度的擴大、消費者需求及技術的進步等新的情況，企業的成本控制問題便逐漸進入了公眾的視野。

而要做到對企業采購成本的控制，其中重要的一環便是優化采購環節的內部控制。如果企業在采購業務中存在過多漏洞，會使采購成本產生不必要的增加，從而對公司利益造成損害。在這種情況下，完善自身的采購業務的內部控制制度，更有利于降低企業發展過程中的風險，從而為公司的發展打好基礎。

一、M 公司及采購業務特點簡介

M 公司位于遼寧省，是集研制、開發、制造、銷售為一體的專業閥門及智能化流量控制裝置生產經營企業。公司生產方式以單件小批生產為主，注冊資本為1億元，現有資產總額約為4.1 億元，員工規模約為260 人。

公司采購業務呈現如下特點：在采購內容方面，公司的采購業務以原材料采購業務為主，偶爾會發生外包業務和產成品的采購業務；在采購方式方面，公司主要以比價采購為主，即在較為固定的合作供應商之間進行詢價、比價；在采購種類方面，公司需要采購的原材料種類較少，而產成品的采購則根據具體合同的需要不同而有不同的種類。

二、M 公司采購業務內部控制流程出現的問題

M 公司的采購業務流程包括供應商管理階段、采購計劃階段以及采購實施階段。在這一流程中，公司技術部會根據處于供應鏈下游的企業發布的招標信息制圖，由銷售部估計銷售價格，并將該價格報到招標單位。公司如果成功得到該項目，則會根據之前的報價簽署合同，同時采購部會根據生產車間提供的材料定額并結合公司相應材料的庫存數量進行采購。此時，公司進行采購的對象通常是在前階段通過詢價比價方式確定的供應商。采購的物資經由供應商運抵企業后，由倉儲管理人員與采購員一同辦理入庫交接程序，同時對采購材料的數量和質量進行核查，最終形成入庫單據，核收入庫。

通過對M 公司采購業務內部控制的相關調研和深入分析，發現公司采購業務內部控制流程存在以下問題。

（一）采購源頭方面的問題

公司的主要生產方式以單件小批生產為主，這也說明公司采購原材料等物料時主要以供應鏈下游的客戶合同為依據購買。然而，公司銷售部僅僅依據過往經驗與之前的采購價格等信息提交報價，并未與采購部形成有效溝通，這在一方面導致了公司計算的材料需用量的準確度降低，另一方面，銷售部掌握的采購單價未必是市場上的現行價格，公司報出的價格就難以保證原材料價格的時效性。在市場價格高于報價并難以更改合同價格的情況下，就會不可避免地為公司帶來一定的損失。

此外，公司未能進行有效的供應商管理。公司在采購時通常使用某些固定的供應商，這就導致即使出現更優秀的供應商，公司也未必能及時發現；一旦供應商提供的產品存在重大質量問題，公司可能面臨著工期延后的風險。

（二）采購招標及采購預算方面的問題

對于一些需要大批訂購材料的情況，公司通常以招標的形式對原材料進行采購。然而，在招標采購的過程中，投標企業可能會出現圍標等不規范行為。而目前公司尚無針對這種行為的對策。如果這種行為發生的次數過多，也將會變相提高格式的采購價格，對公司的收益造成不利影響。

在采購預算方面，公司在有采購需求時會在經常交易的多家供應商進行詢價，由此形成采購的預期心理價格區間；如果之前的供應商提供的價格大抵在區間之內，公司則會直接與供應商簽訂采購合同。這種情況下公司所收集到的信息未必完整。同時，公司接收采購價格的信息的過程也有些被動，這將不利于公司對采購價格的及時掌握。

（三）采購員報批與上級批復方面的問題

公司目前還存在采購員與供應商相勾結、獲取不正當利益，損公肥私的情況。具體來講，公司的采購人員較少，而且進行采購的供應商比較固定，在這種情況下，采購員與相對固定的供應商形成關系的可能性便會在較大程度上增加。而一旦采購員與供應商形成所謂的“同盟”關系，并在向企業報價審批的時候在原來的價格基礎上進行增加，就會在損害企業經濟利益的情況下為采購員自身與供應商帶來收益。

同時，由于公司對管理者缺乏相應的績效激勵，導致管理層對于采購員上報的采購價格等信息不甚敏感，甚至存在管理者不了解、不關心采購市價的情況。在這種情況下，就在一定程度上縱容了采購人員的不規范行為，不利于公司的發展。

（四）采購材料過程的問題

1.公司雖然對一些單價較高、占用資金額較高的原材料設置了采購定額，然而，對于一些低值易耗品來說，由于單位產品中低值易耗品的價格較低，就導致公司對其缺乏重視，也難以做到相應的采購成本的控制與監管，這也在一定程度上放縱了員工對低值易耗品的浪費行為。

2.在采購人員計算需要采購的原材料數量時，往往是到倉庫與倉庫管理人員進行交流核對。然而，公司的倉庫管理人員核對庫存數量的頻率約為一個月1 次，這就有可能導致某些原材料存在盤盈或盤虧，而倉庫管理人員卻未能及時發現的情況。此時采購員進行采購，就容易因日后原材料不夠而需要多次購買或因購買數量過多而浪費，增加公司的采購成本。

（五）材料入庫、儲存及質檢方面的問題

在公司采購原材料并由運輸公司運抵企業后，由公司的采購員和倉管人員一同辦理交接手續，并同時進行數量及初步的質量檢查。在這一過程中，并沒有銷售方企業的監督交接過程，因此此程序存在一定的舞弊的可能，且容易與銷售方產生糾紛。

在原材料入庫的過程中，由于企業的倉儲場地面積限制及使用便利，公司會將占用空間較大的材料在生產車間就地存放。一些作為生產產品的主要材料，需要經常來回取用，且需要較大量的加工。這時，要做到材料的取送均經過倉庫顯然會降低企業的生產效率。顯然，對于公司來講，保證生產效率更加重要，然而，由于生產車間的工人缺乏相關意識，在缺乏有效管理的情況下，就會出現工人用后即扔的情況，即使余料尚能使用也會有工人拿新材料進行加工，從而產生大量的不必要的損耗，甚至于余料不夠生產使用而反復購買的情況，這也無形之中增加了公司的采購成本。

另外，不同于較為基礎的原材料的質量檢驗，公司采購的部分產成品的檢驗需要在加工時才能做到，而此時如果采購的成品有質量問題，就難以在第一時間同供應商溝通或獲得賠償。這樣一來，就有可能出現公司自己為供應商失誤負責的現象。這不僅會增加公司的加工成本，還有可能影響公司的生產進程，進而影響公司的經濟利益。

三、M 公司采購業務內部控制優化措施

（一）建立健全相關的內部控制約束制度

公司在一些采購業務流程方面欠缺完善的內部控制制度保障和風險監控機制，這就使得公司難以及時處理業務流程中可能存在的差錯。因此，公司應建立健全采購業務相關的內部控制制度，規范采購業務流程，防范可能發生的風險。

同時，對于公司采購原材料的成本市價提升從而導致企業因此造成經濟利益損失的情況，企業可以根據利潤率等指標設置相應的止損點，到達或將要到達止損點時及時進行處理，如放棄生產或與供應商進行溝通改價等。止損點的設置應充分考慮機會成本與違約成本，同時結合相應的市場情況及利率水平等因素。

（二）提高公司內員工的相關素質

公司中從管理層到采購人員再到生產人員的內部控制意識均應得到提升。管理人員對報價的公允與否并不關心，采購人員的損公肥私問題，生產人員領用材料缺乏節約意識，以及公司個別原材料的存儲問題至今未得到解決，這些都反映了公司亟須提高員工的內部控制意識。公司可以在保證內部控制制度與機制完善的情況下，通過會議等方式提高公司各級員工對內部控制的重視程度，針對需要加強內部控制的環節的員工進行重點培訓，同時明確獎懲措施，加大懲罰力度與違規成本，促使員工對相關制度進行學習與遵守。

（三）公司應加強內部的信息溝通與傳遞機制建設

針對公司內部各部門的信息不對稱問題，對于較為簡單的信息傳遞，公司可以利用ERP 系統進行優化改進，將相關信息整合于一個整體的綜合信息框架，使得公司內部相關聯的部門實現信息關聯與共享；對于比較復雜的信息傳遞，公司可以以舉行例會的方式在會上對相關信息進行交流，從而提高信息的利用效率，進而在一定程度上節約溝通成本，進而在源頭上實現公司采購成本的節約。

（四）公司應建立并完善供應商的評價與管理制度

公司可以利用現有的金蝶ERP 系統中的供應商管理系統進行日常評價與管理，或者由采購部門設立供應商評價系統，同時在日常經營中重視對供應商各類評價參數的收集與評估，觀察供應商的得分表現，最終在需要進行采購時選擇更加合適的供應商進行合作，避免供應商選擇的局限性。

（五）公司應加強原材料入庫等環節的管理

一方面，公司應加強原材料驗收入庫時的程序的完善，驗收貨物時不僅僅需要采購員與倉庫管理人員一起交接，供應商也應與前者一起完成交接程序。在質量檢驗階段，加強與供應商之間的交流，明確責任分界，保證公司的相關權益不被損害。另一方面，公司在原材料入庫后應定時、多次進行盤點，同時加強原材料的領用管理，確保已入庫的原材料賬實相等。同時，對于直接存放在生產車間的材料，公司應及時采取相應措施，如安排車間管理人員對車間用料進行監督、認真核查廢料等方式對浪費情況進行控制。

結語

內部控制的優化是企業發展的必經之路，加強采購業務的內部控制更是企業降低成本、提高效益的必然選擇。公司采購業務內部控制的優化不僅有利于增強企業的管理水平，還可以為企業節約一定的生產資源，降低企業的采購和經營成本，同時提高企業的生產經營效率；在企業經營的中后期更是可以為企業樹立良好的企業形象，幫助企業快速形成品牌價值。公司應針對自身現存或未來可能面臨的風險優化自身的制度，提高自身的信息溝通能力，完善供應商的評價管理，收集更多的原材料采購信息，為企業的未來發展做好準備。