新形勢下醫院人事檔案管理工作的幾點思考

戚 霽 趙金幣 琚 理

（華北理工大學附屬醫院 河北 唐山 063000）

0 引言

社會經濟成熟化發展，相應促進醫療衛生體制深化改革，需要關注醫院的人事檔案管理工作，深入分析檔案管理存在的問題，并且將其納入醫院管理內容中。醫院經營管理中過程中，產生的資料信息非常多，需要優化整合資料信息，形成檔案管理模式。在醫院各類檔案中，人事檔案管理的作用顯著。醫院的人事檔案管理，可以反映出醫護人員的學習經歷、工作經歷等，詳細記錄個人信息，真實性與準確性強，能夠為醫院的日常活動、人事調配提供參考。利用人事檔案管理，可以充分利用人力資源。在經濟與技術支持下，醫院的人事檔案管理落后，無法匹配現代管理方式與方法，需要深度挖掘人事檔案管理的不足，以創新管理思路，優化完善人事檔案管理，實現醫院的可持續發展。

1 醫院的人事檔案管理現狀

社會信息化發展趨勢下，對醫院的信息化管理要求提升。然而分析實際發展可知，小規模、經費緊缺的醫院，仍然采用人工檔案管理方式。在檔案管理思路上，多集中在保管、整理等工作內容，沒有認識到檔案管理工作的系統性。在人事檔案管理工作中，系統性屬于突出屬性，不會受到單位規模、管理質量、內部組織模式的影響。在具體實踐中，醫院的人事檔案資料，在本院檔案室進行1～2 年保管與維護，之后匯集到專業檔案單位進行保管。在存儲與維護過程中，應當保證資料文件的完整歸檔，優化設計檔案分類標準，合理安排移交時間與方式。上述內容成為醫院的檔案管理重點，且各類事項具備系統關聯性。部分人事檔案管理流程、落實方法、執行標準不合理，則會對上下游管理環節造成影響。所以，醫院要正確認識到人事檔案管理的價值，不能只關注文件資料保管與整理，需要關注到管理工作流程、管理制度等要求。

1.1 人事檔案管理認知不足

我國醫療事業的發展速度加快，并且取得重大突破。人事檔案管理，是醫院經營管理的重要組成部分，系統性非常強，會影響醫院的未來發展。當前，領導層不太關注人事檔案管理工作，認為該項工作地位不高，且難度小，所以管理人員只是收集、整理檔案。由于思想認知不到位，致使醫院的人事檔案管理工作發展不前，對醫院發展的制約影響大。

1.2 人事檔案管理的安全保護不足

當前，我國多數醫院處于發展狀態，需要投入大量人力、物力、財力，用于硬件管理設施建設。當前，醫院人事檔案管理的保護設備陳舊，部分機構未設置檔案室，將檔案室、辦公室融合在一起，不注重檔案管理的保護處理。醫院開展人事檔案管理時，不注重防水、防火、防盜處理，導致人事檔案缺損、遺失。如果人事檔案處于危險保管狀態，則無法保障檔案管理的嚴謹性、科學性。醫院不注重人事檔案管理的安全保護，導致人事檔案資源破損，對檔案長期使用的影響大。

1.3 人事檔案管理工作單一

醫院缺乏完善的人事檔案管理制度，屬于醫院的普遍問題。人事檔案管理人員多為非專業人員，以行政人員兼職管理為主，致使人事檔案管理工作的敷衍問題較多。在工作實踐中，不注重收集、整理人事檔案資源，無法保障資料文件的真實性。人事檔案管理采用封閉的管理模式，影響檔案核查工作的開展。部分機構將檔案進行裝袋存檔，不注重保密保護，也不注重檔案資料審核，影響了人事檔案管理工作的價值，危害醫院的未來發展。

2 新形勢下的醫院人事檔案管理管理對策

2.1 轉變傳統管理理念

醫院的領導人員、檔案管理人員，需要認識到人事檔案管理信息化建設的重要性，實行全面信息化建設，樹立新形勢下的信息化意識，從而發揮出帶頭作用。改變傳統的人事檔案管理理念，將人事檔案管理作為重要內容，納入制度化管理軌道，遵循國家政策、法律規定，促進人事檔案管理的信息化改革，建立專職管理隊伍，以提升工作質量，提供人力、財力、物力保障。

2.2 人事檔案管理的信息化改革建設

第一，深入調查與了解，掌握單位人事情況，正確判斷人事檔案管理的形勢與困境，聯合調研結果，制定人事檔案管理的信息化建設與規劃，既要包括綱領性目標，也要具備指導實踐、指導價值的目標。科學規劃人事檔案管理的信息化建設，建立專業的人事檔案管理隊伍，優化配置設計管理方法、工作監督體系，有序開展信息化建設工作。第二，掌握信息化發展趨勢，合理應用大數據技術、“互聯網+”技術、云計算技術，結合人事檔案管理工作，開發信息化管理系統。通過信息化方式，可以科學管理與應用人事檔案的信息，以提升人事檔案管理效率與質量。第三，建立人事文檔管理系統：開展人事檔案信息管理時，遵循科學分類標準，建設文件管理系統，例如，文檔建立時間、內容、存儲時間等，確?？焖僬覍こ鑫募Y料。第四，主動學習其他醫院的檔案管理經驗，聯合本單位實際情況，確保數據庫建設的延展性與實用性，加強數據庫的可修改能力、更新能力。此外，建設數據庫之后，注重分類整理數據庫的信息，定期維護和更新數據庫，注重數據備份。

2.3 建設人事檔案管理專業隊伍

醫院為了加強人事檔案的信息化管理成效，需要以科學化、現代化管理為指導，建立綜合素質強、業務專業的管理隊伍。同時，注重人事檔案管理的人才引進與培養，引入專業對口的管理人才，也可以通過內部競聘防護，調動和激發管理人員的工作積極性。此外，注重組織人事檔案管理人員參與培訓、外出學習等，邀請專業人員、業內專家，以講座方式開展培訓。也可以派遣人事檔案管理人員輪訓學習、外出交流，加強管理人員的現代化管理理念，掌握現代管理手段，從而促進人事檔案管理隊伍的信息化發展。

2.4 建立和完善人事檔案管理機制

除現代科技支持、提升管理人員素質能力外，還需要建立信息化管理機制，包括以下內容：第一，保證人事檔案管理、網絡技術人員的信息交流、意見溝通暢通。人事檔案管理人員，將工作目標、成效需求，傳輸到網絡技術人員手中，確保網絡技術人員設計信息化系統時，可以滿足管理人員的工作需求、流程要求等。注重提升二者的工作配合度，有助于提升人事檔案管理的信息化建設作用。第二，醫院聯合自身發展，優化設計工作績效考核機制、獎懲機制，既可以提升人員工作積極性、工作效率與質量，還可以監督和規范技術人員、管理人員的行為，確保人員可以明確自身在信息化建設中的工作內容、價值意義、行為準則等。

2.5 注重人事檔案的收集和管理

為了全面收集和管理人事檔案，維護檔案內容的完整性，需要提升檔案管理人員的工作積極性。第一，定期收集和歸檔資料。由于醫院的醫護人員、干部人員較多，每年需要開展培訓、考核、職稱任免等工作，工資與福利待遇發生變化，都需要檔案管理人員收集相關信息，便于后期使用。第二，注重補充和完善歸檔資料。醫院內部人員比較多，開展人事檔案管理時，涉及到較多工作內容，要求管理人員遵循要求補充檔案，比如按照職工類型分類，接收新入人員的人事檔案，新建職工檔案。管理人員注重與職工、相關部門合作，優化完善內部人才檔案。針對不主動提供檔案的部門，則應當追蹤收集，補充檔案信息，以免由于檔案不全所致職工權益限制問題，對員工實際利益造成影響。第三，注重整理人事檔案。檔案整理分為以下步驟：其一，辨別檔案信息材料。完成檔案收集后，針對內部無效檔案資料，為了確保檔案信息清晰度，需要做好甄別處理，歸檔處理有價值的信息。管理人員檢查檔案內容的真實性、同名不同人問題等。同時，檢查材料的簽字蓋章情況，加強檔案資料的存儲價值。其二，檔案技術加工。檔案資料整理期間，會接收到褶皺、破損材料。為了確保資料的長時間存儲，管理人員要做好加工處理。針對破損材料，在保障內容完整性的同時，做好剪裁處理，并且粘貼在公文紙上，以免后續裝訂影響材料內容。其三，分類排序檔案。在人事檔案中，包括職工工作經歷、學歷培訓、工資職稱審批材料。為了確保材料使用的便利性，要求管理人員分類處理檔案材料，遵循不同材料性質與類型，優化排列組合，確保使用準確性，以免破壞其他資料。其四，將檔案資料上傳至計算機。在現代科技支持下，檔案管理方式日益升級，以計算機技術存儲檔案，既可以確保檔案使用的便捷性，也可以加大檔案信息保護力度，減少破壞影響。人事檔案部門，要設計專業的管理軟件，加強檔案管理效果。其五，注重裝訂和驗收紙質檔案。完成檔案處理后，注重檢查和驗收檔案，保證檔案分類的正確性、材料真實性，之后入庫存儲。

2.6 注重檔案管理的保密工作

為了防止檔案內容泄漏，導致人事檔案損毀，管理部門需要注重人事檔案的保密管理。在管理實踐中，注重加強檔案管理人員責任心。檔案保密工作，屬于人事檔案管理的基礎，要求管理人員嚴格劃分檔案保密度，能夠規范和控制自身言行，以免由人員泄漏檔案信息。管理人員注重提升自身素質能力，能夠主動學習檔案管理知識，以加強管理技能，提升人事檔案的保密效果。現代技術的快速發展，醫院檔案信息存儲在計算機系統內，當信息被泄漏，則會傷害單位人員。由于人事檔案包含大量隱私信息，職工信息會被惡意使用。信息管理部門，針對計算機數據庫，優化設計安全保護程序，以免通過網絡平臺泄漏檔案信息。其一，醫院要重視內部信息保護，加大硬件保護設施的建設投入。管理部門應用防范性系統軟件，定期殺毒處理，以免不法分子入侵系統內部。針對檔案管理人員，應當實行權限管理，以免無關人員使用檔案資料。其二，提升安全管理人員的水平，加強網絡技術實力，以教育培訓方式，提升管理人員的計算機操作能力。同時，設置網絡程序，嚴禁隨意安裝軟件，從而避免軟件內出現木馬病毒。其三，分級處理人事檔案材料，遵循保密等級分類保管。針對不同級別員工，設置對應的防范技術，維護醫院內部資料安全，以免出現信息泄漏問題。其四，由于人事檔案資料的保密性要求高，所以需要引入專業的安全系統。通過建設數據庫系統，為醫院選人、用人、決策制定提供參考，所以要確保數據庫建設實用性。

2.7 注重人事檔案資料的開發利用

按照醫院的人事檔案管理標準，實行目標化建設，加強服務意識，分析人事檔案的科學布局，從而明確科研、教育、醫療的工作范圍。遵循高效編制標準，科學處理和編制人才信息，完善人事檔案的資料編制與存儲，制定人才信息開發標準，匯編護具資源內容，提升人力資源信息技術水平，為人才信息提供科學開發與管理。按照臨床醫學科研服務標準，正確認識到檔案反饋信息、利用管理價值，以滿足醫院的人才技術管理標準，規范化管理科研、教育、醫療等工作的需求，以加強檔案綜合應用價值，提升社會整體發展效益。

3 結語

綜上所述，在醫院檔案管理工作中，應當遵循“以人為本”理念，立足于時代發展要求，實行現代化、信息化的人事檔案管理。人事檔案管理人員，要注重提升自身知識水平與素質能力，以匹配現代社會發展需求，聯合醫院的工作特點與發展態勢，可以吸引高質量人才，以加強醫院的綜合實力。