“十四五”時期科技檔案現(xiàn)代化管理的思路

文/北京市科學(xué)技術(shù)研究院 延競文

科技檔案作為重要的信息資源，在傳統(tǒng)檔案管理模式下無法滿足信息時代快速發(fā)展的需要。因此，在科技檔案管理工作中，實體檔案數(shù)字化有著極其特殊又重要的意義。近年，國家出臺了《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，迫切要求發(fā)展檔案事業(yè)，提高檔案的利用率。本文結(jié)合科技檔案，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理中存在的問題，提出推進科技檔案現(xiàn)代化管理高質(zhì)量發(fā)展的思路。

一、科技檔案現(xiàn)代化管理的重要性

科技檔案是具有保存價值的原始記錄，反映和記載單位的科學(xué)技術(shù)活動，是人類認識自然及改造自然的各項成果。更是維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)。當(dāng)今科技迅速發(fā)展，數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)需求不斷升高，新一代信息技術(shù)加速應(yīng)用到科技檔案領(lǐng)域中。科技檔案作為重要的信息資源，在傳統(tǒng)檔案管理模式下已不能滿足信息時代快速發(fā)展的形式，逐漸從實體檔案向數(shù)字化檔案衍生。

在“十四五”規(guī)劃中明確指出信息化與檔案事業(yè)各項工作深度融合，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、提升智能化水平以及檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型。針對當(dāng)前的形勢與挑戰(zhàn)，科技檔案管理走向現(xiàn)代化成為我們發(fā)展的目標(biāo)。

（一）科技檔案現(xiàn)代化管理可以提升保存能力。傳統(tǒng)歷史材料在保存過程中易受損，修復(fù)能力有限，信息數(shù)字化時代，現(xiàn)代化存儲手段使歸檔材料更加多樣化，比如照片利用計算機技術(shù)掃描進行文獻數(shù)字化處理，有效延長了保存期限。

（二）科技檔案現(xiàn)代化管理可以提高工作效率，優(yōu)化檔案管理。科技檔案匯集著大量、豐富的，各個領(lǐng)域的知識，海量的信息資源使檔案的歸檔工作更加繁瑣，重復(fù)性工作多，工作強度大。而利用計算機技術(shù)、OCR技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）等現(xiàn)代化手段進行整理歸檔并形成新型檔案信息形態(tài)，可達到事半功倍的效果和更好利用的目的。

（三）為科研工作者提供了高效數(shù)據(jù)支持。科研工作者利用現(xiàn)代化手段可從繁重的立卷中解脫出來，集中精力開發(fā)和利用信息資源、檔案資源，快捷進行文獻、數(shù)據(jù)、專題匯編等，提高檔案利用率并減輕管理人員的工作強度。想從根本上解決科技檔案的使用方式、方法與服務(wù)利用之間的矛盾，只有加快推進檔案現(xiàn)代化管理的步伐，更好地促進社會發(fā)展。

二、科技檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理存在的問題

（一）科技檔案現(xiàn)代化管理制度不完善。由于科技檔案管理制度不健全，影響并制約科技檔案邁入現(xiàn)代化管理的步伐。無論是現(xiàn)代化管理的規(guī)章制度，還是管理人員行為規(guī)范，都必須建立一套科學(xué)合理的管理制度，符合現(xiàn)代化管理的要求。例如，數(shù)字信息不可靠，信息泄露風(fēng)險高、檔案完成程度不夠，網(wǎng)絡(luò)受到攻擊以及硬盤損壞等問題導(dǎo)致信息丟失，要防止類似安全威脅，需對檔案管理過程中各個環(huán)節(jié)都制訂完善的管理制度，并嚴(yán)格依照規(guī)定操作。

（二）科技檔案現(xiàn)代化管理意識不強，管理經(jīng)費投入不足。一方面，實體檔案傳統(tǒng)管理模式根深蒂固，觀念陳舊落后，人、財、物投入不足，難以實現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。從目前狀況看，對科技檔案數(shù)字化建設(shè)工作不夠重視，沒有嚴(yán)格按照國家檔案局規(guī)劃實施管理，跟進步伐，沒有樹立科技檔案現(xiàn)代化管理目標(biāo)，無法促進其未來可持續(xù)發(fā)展。另一方面，國家財政部門對該項發(fā)展扶持資金有限，由于領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理事業(yè)發(fā)展的重視程度與實現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理經(jīng)費的注入成正比。因此，目前多數(shù)企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對其經(jīng)費投入不足，導(dǎo)致缺乏基礎(chǔ)建設(shè)、缺少檔案室管理系統(tǒng)，沒有安全可靠的管理環(huán)境，如未購置立體檔案柜、高速掃描儀、圖片圖像處理軟件等數(shù)字化發(fā)展過程涉及的相關(guān)專業(yè)設(shè)備，很難實現(xiàn)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子文件并歸檔，有些單位雖購置了部分設(shè)備，但沒有從根本上解決問題，無法滿足日常工作需求。

（三）科技檔案管理缺少技術(shù)手段，檔案利用率低。信息化時代，信息化管理已經(jīng)成為提高工作效率的重要手段。由于計算機技術(shù)軟件差別較大，導(dǎo)致軟件兼容性不強，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無法支持發(fā)揮其作用，數(shù)據(jù)在傳輸過程中受限。此外，信息化基礎(chǔ)建設(shè)設(shè)施設(shè)備落后，科技檔案現(xiàn)代化管理環(huán)境受限，多數(shù)檔案仍然停留在原始的管理模式下，如電子檔案存儲介質(zhì)與設(shè)備不足導(dǎo)致電子存儲覆蓋少，采集、整理、分析仍靠人工完成，缺乏可靠性。目前尚未實現(xiàn)檔案信息分享的網(wǎng)絡(luò)化，絕大多數(shù)科技檔案文獻僅限于“藏”，沒有達到真正的利用層次，檔案利用率非常低，失去管理的意義和作用。

（四）科技檔案現(xiàn)代化管理安全隱患高。計算機信息技術(shù)使科技檔案數(shù)字化管理大大優(yōu)化了工作效率，使信息查閱搜索、電子科技文件管理更加便捷。但是，隨之而來的，伴隨著較高的網(wǎng)絡(luò)安全隱患。首先，如數(shù)字化科技檔案遭到網(wǎng)絡(luò)病毒或黑客攻擊，科技檔案的信息安全隨之遭受侵害。目前，大多數(shù)檔案管理人員不是專業(yè)人員，缺乏檔案數(shù)字化技術(shù)，無法意識到科技檔案現(xiàn)代化管理的重要性和信息的安全性，出現(xiàn)安全隱患無法及時處理或排查，導(dǎo)致重要的科技檔案信息泄露。其次，多數(shù)單位的信息系統(tǒng)建設(shè)依賴于外包公司，因外包公司人員復(fù)雜、流動性較大等不穩(wěn)定因素，導(dǎo)致即使簽訂保密協(xié)議也無法充分保障信息的安全性。再次，科技檔案信息化載體一般包括硬磁盤、磁帶、光盤等多種介質(zhì)備份，而多數(shù)電子產(chǎn)品容易受灰塵、劃痕等有害的環(huán)境因素影響，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息無法讀取，造成丟失信息的風(fēng)險，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)丟失，則給單位帶來無法挽回的損失。除此之外，部分企事業(yè)單位檔案室堆放大量雜物，給檔案管理工作造成安全隱患。總而言之，科技檔案現(xiàn)代化管理是一項閉環(huán)工作，無論哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響其后續(xù)工作的進展。

（五）人才隊伍有待提升，缺乏科技檔案現(xiàn)代化復(fù)合型人才。實現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理的必要條件之一，是培養(yǎng)和提升人才隊伍。人才不僅需要熟練掌握科技檔案管理流程，還需要熟練掌握信息化技術(shù)與計算機自動化程序的操作手段。然而，目前科技檔案管理人才素質(zhì)有待提升，由于檔案管理人員多數(shù)存在年齡偏大的狀況，這類人群無法熟練操作檔案數(shù)字化系統(tǒng)，對現(xiàn)代化設(shè)備不熟悉，對檔案數(shù)字化管理模式不熟悉，難以適應(yīng)數(shù)字化管理流程。同時，缺少崗位知識的培訓(xùn)提升。現(xiàn)代化管理手段技能匱乏，造成科技檔案管理和利用率較低，管理亂象頻出。

三、科技檔案邁向現(xiàn)代化管理的思路

（一）提高科技檔案現(xiàn)代化管理意識，完善檔案治理機制。科技檔案管理層應(yīng)嚴(yán)格按照《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》落實總體要求。以檔案法為基礎(chǔ)，科技檔案管理辦法、管理制度將不斷完善，沒有規(guī)矩不成方圓，科技檔案現(xiàn)代化管理無論是哪一層級政策、條例、標(biāo)準(zhǔn)、細則、規(guī)定，編纂制訂都是最基礎(chǔ)、最重要的工作。一方面，提高科技檔案管理人員的現(xiàn)代化管理意識，打破傳統(tǒng)管理模式邁向現(xiàn)代化管理，積極加強創(chuàng)新意識，開發(fā)科技檔案資源。為使科技檔案現(xiàn)代化管理有章可循，有法可依，不斷完善科技檔案治理機制，落實各級領(lǐng)導(dǎo)主體責(zé)任，強調(diào)各級政府職責(zé)，完善并修訂檔案法管理體制與工作機制，加強部門協(xié)作、行業(yè)協(xié)同，規(guī)劃管理檔案工作。另一方面，全面落實檔案工作責(zé)任制度、優(yōu)化各層管理工作考核機制。完善科技檔案法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，修訂科技檔案法配套法規(guī)、規(guī)章、行政規(guī)范性文件，加快科技檔案的開發(fā)利用，加強電子檔案，科技檔案等安全保護及風(fēng)險控制。嚴(yán)格按照法律要求執(zhí)法，加強法律意識、加強科技檔案監(jiān)督管理工作。利用“互聯(lián)網(wǎng)+”管理手段建立治理新模式。

（二）加強科技檔案現(xiàn)代化管理安全保護工作。在科技檔案管理過程中，數(shù)字化檔案管理是未來發(fā)展趨勢，大力推進“增量電子化”，促進實體檔案和數(shù)字化檔案融合發(fā)展，提升傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率。利用數(shù)字化管理手段優(yōu)化工作效率，制訂健全的科技檔案保密制度規(guī)范是關(guān)鍵。首先，提升科技檔案現(xiàn)代化管理人員的安全保密意識，有責(zé)任有擔(dān)當(dāng)，如有外包人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，建立全程監(jiān)督檢查管理機制，嚴(yán)格把控每一個環(huán)節(jié)。對于聘用外包公司，要從公司性質(zhì)、安全保密、規(guī)模、社會信用等方方面面嚴(yán)格審查。科技檔案是一項嚴(yán)密性很高的工作，加強科技檔案日常管理工作，規(guī)范現(xiàn)代化管理檔案的系統(tǒng)應(yīng)具備的功能，重視基礎(chǔ)建設(shè)、加強技術(shù)防護、保密管理、做到全過程監(jiān)管、排查風(fēng)險、把握細節(jié)。機密檔案被利用時，需逐級審批管理。收錄、保存、調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)按照嚴(yán)格規(guī)定流程辦理，須指定領(lǐng)導(dǎo)審批、嚴(yán)格履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。其次，應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的軟硬件設(shè)施設(shè)備。加強科技檔案網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)和數(shù)字資源安全保密防御體系，科技檔案信息系統(tǒng)安全風(fēng)險評估要實時監(jiān)測，提升網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警能力。管理人員應(yīng)定期檢測并殺除網(wǎng)絡(luò)病毒，加強防御軟件，避免科技檔案遭到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊。對于外部設(shè)備接入，要嚴(yán)格把控其安全性，防止網(wǎng)絡(luò)病毒攜帶等惡意插件。與此同時，科技檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)存儲管理計算機密碼應(yīng)定期更換，設(shè)置強等級的密碼。再次，根據(jù)科技檔案管理規(guī)定明確要求，檔案室應(yīng)配置防水、防火、防蟲、防盜、防潮、監(jiān)控等管理設(shè)備，創(chuàng)建安全可靠的環(huán)境，定期檢查檔案室內(nèi)外部安全狀態(tài)，規(guī)避安全風(fēng)險。最后，檔案信息資源應(yīng)進行實時完整備份，對于重要電子檔案信息應(yīng)采取異地異質(zhì)備份，加強備份新途徑的探索，對于備份工作實施全過程安全監(jiān)控，保障科技檔案數(shù)字信息資源的安全。

（三）加大科技檔案現(xiàn)代化工作經(jīng)費投入和信息化基礎(chǔ)建設(shè)力度。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出要加快推進檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理的前提條件是加大力度推進信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善信息化保障發(fā)展機制。第一，科技檔案領(lǐng)導(dǎo)層加大經(jīng)費投入，構(gòu)建信息化系統(tǒng)，加強專用局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及設(shè)施設(shè)備配備，配置高效實用的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，如為管理人員配備平板A3掃描儀、平板A4掃描儀、大幅面掃描儀、快速掃描儀、縮微膠片掃描儀、彩色膠片掃描儀、音頻視頻數(shù)字化設(shè)備、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝影機等檔案數(shù)字化與輸入設(shè)備。關(guān)鍵性領(lǐng)域打造專項建設(shè)，提升傳統(tǒng)檔案的信息化能力。第二，加強科技檔案電子文件歸檔和電子檔案移交。嚴(yán)格按照電子文件歸檔相關(guān)規(guī)定，建立完善歸檔、移交、接受制度。科技檔案電子文件歸檔過程中切實做到可靠、規(guī)范。第三，推進檔案信息資源共享平臺建設(shè)。當(dāng)今時代更加注重信息和資源的共享。海量的信息數(shù)據(jù)分析提取，使科技檔案更有針對性地為科研工作者服務(wù)，應(yīng)確保平臺具有全面性、先進性、安全性、穩(wěn)定性等特點。實現(xiàn)資源無障礙傳輸、操作便捷、用戶體驗感良好。促進檔案信息資源共享規(guī)模、質(zhì)量和服務(wù)水平同步提升。

（四）重視培養(yǎng)科技檔案現(xiàn)代化管理人才。現(xiàn)代化管理趨勢下，科技檔案管理工作需不斷加強管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，管理人員的綜合能力直接影響科技檔案管理全過程。首先，加強科技檔案管理人員選拔培養(yǎng)制度與力度，制訂詳細嚴(yán)格的招聘標(biāo)準(zhǔn)，吸引高素質(zhì)人才。其次，建設(shè)檔案專家?guī)欤嵘萍紮n案專業(yè)化管理能力，培養(yǎng)管理人才。加大現(xiàn)有科技檔案管理崗位負責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)力度，提高科技檔案管理人員綜合素質(zhì)。加強師資隊伍建設(shè)，促進檔案教育培訓(xùn)和互聯(lián)網(wǎng)融合發(fā)展。完善人才評價機制，促進人才評價與人才培養(yǎng)有效銜接，將評價機制有效融合到檔案管理過程中。這樣才能使科技檔案邁入現(xiàn)代化管理，做好科技檔案服務(wù)工作。

四、結(jié)語

“十四五”時期，科技檔案作為重要信息資源，對黨和國家各項事業(yè)的基礎(chǔ)性、支撐性作用日益凸顯。全面落實好《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智能升級是關(guān)鍵。機遇與挑戰(zhàn)并存的時期，只有更好地將實體檔案和數(shù)字化檔案相結(jié)合，才能生動反映新時代取得的歷史性成就，對社會發(fā)展和科技強國建設(shè)起到基礎(chǔ)性、支撐性作用。建設(shè)國家記憶工程，展現(xiàn)中國力量、中國精神、中國效率，實現(xiàn)“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)。