大數據時代檔案數字化轉型的思考

文/西安人才市場有限公司 劉夢潔

檔案以其自身世代相傳的作用與價值，注定成為一項亙古通今的文化事業；作為人類社會實踐活動最直接的真實記錄，包含具體數據、資料，以文字、照片等形式出現在檔案記錄中，這些真實可靠的數據、資料作為重要的社會信息資源，具有重要的社會價值。從事檔案工作以來，我帶團隊完成了5個項目的人事檔案整理、審核工作，分別為新華保險、陸港集團、北京銀行、金泰恒業、體育學校。在檔案審核中，我們秉承認真、嚴謹、公平、公正的態度進行了“三齡兩歷”的審核，從年齡、黨齡開始，逐一核查，務求檔案材料的真實性和可靠性。整理完成的紙質檔案，我們裝訂成冊，在檔案室統一保存。但是紙質檔案的保存需要特定的環境和溫度。隨著翻閱次數的增加，紙張會有一定的破損，影響到檔案內容的真實性。因此，將紙質檔案轉化為電子檔案是必然趨勢。

一、檔案數字化轉型是大數據時代的必然趨勢

（一）數字化轉型是檔案更好地服務大局的需要。檔案工作承擔著為黨管檔、為國守史、為民服務的職責。當前，隨著國家大數據戰略的推動實施，加快完善數字基礎設施，推進數據資源整合，加快數字中國建設進程，相應地需要檔案管理加快數字化轉型進程。

（二）數字化轉型是實現檔案更高社會價值的需要。檔案數字化轉型較之傳統檔案管理體現出更高的社會價值。其一，提高經濟效益。檔案數字化轉型呈現出經濟環保的性質，對原檔案文件進行掃描，將紙質檔案中的文字、圖片的數據以數字化的形式儲存于計算機信息系統中，節省了儲存的實體空間，檢索快捷方便，實時同步備份，維護方便安全，極大減少了保管存儲費用、保管占用空間和查閱時間，實現了電子化檔案管理功能。其二，提高辦公效率。數字化轉型能使檔案資料及時歸檔，方便利用，并借助計算機的網絡化特點便利地為全單位、區域、甚至更大范圍利用，讓檔案發揮更大的社會價值，從而創造更多的效益。其三，增強檔案原件的保護。紙質檔案存放時間長久，紙張難免會破損、部分印跡模糊不清，會對檔案原件的完整性和真實性產生一定影響。將紙質檔案轉變為數字化檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑可以保證原件的真實性和有效性。

（三）數字化轉型開發利用檔案資源的需要。檔案工作作為一項守護歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的事業，需要加大綜合開發利用的力度。其一，對接和服務政府數字化轉型。實現網絡平臺上檔案資源的共建共享，可以滿足社會各界對檔案的準確性、時效性、查閱便捷性等服務。其二，滿足便捷為民服務。我國是人口大國，具有檔案數量大、種類繁多、形式多樣的特點，只有加快檔案數字化轉型，通過互聯網、局域網、政務網進行高效檢索、儲存閱讀電子檔案、提高檔案業務部門的管理服務水平，為檔案面向社會各界提供更為全面便捷的服務，能更有效地提高檔案的利用率。

二、新形勢下加強檔案數字化轉型的對策

（一）加強宣傳，營造檔案轉型濃厚氛圍環境。檔案數字化轉型是一項涉及面廣的系統性工程，只有營造出社會各界支持檔案數字化轉型濃厚的氛圍環境，才能夠更好地動員全社會力量關注檔案數字化轉型工作。營造有利于檔案數字化轉型的濃厚氛圍，吸引廣大員工準確認識檔案數字化轉型的內涵，動員全員共同參加，奠定滿足我國人口眾多，檔案數量大、種類繁多、形式多樣的檔案數字化轉型的基礎，推動檔案數字化轉型有條不紊地持續推進。

（二）重視人才，培養一支復合型高素質員工隊伍。推進檔案數字化轉型需要擁有一支高素質檔案人才隊伍，著力提升檔案員工隊伍的整體素質，通過完善檔案人才隊伍的機制建設，加大力度培養人才。其一，要站在檔案事業長遠發展的高度，把人才培養作為檔案員工隊伍建設的一項重要內容。其二，引進人才。要重視引進不同知識結構的能熟練掌握計算機、網絡應用技術的特殊人才，合理配備、熟練使用檔案數據管理和系統維護，利用引進人才的專長經驗提高檔案數字化工作效率，少走彎路。其三，要注重定期對檔案數字化工作人員進行業務和軟件應用技能培訓，不斷提高其業務素養，以更好地勝任所承擔的檔案數字化工作，促進檔案數字化轉型有條不紊持續推進，長遠科學發展。

（三）完善機制，提升檔案數字化轉型的科學化水平。檔案數字化轉型具有長期性、艱巨性和復雜性的特點，且各地各單位情況各不相同，需要統籌部署實施。其一，制訂規劃，梯次推進。明確檔案數字化轉型發展方向和發展步驟，按照“科學規劃、集中管理，分步實施、遞層推進，持續發展、注重實效”的方針，遵循“規劃—建設—適應—發展”的思路，制訂具體計劃和清晰目標。明確目標任務，按照增量檔案誰產生、誰負責的原則，加快檔案數字化進度。其二，加大資金投入，完善基礎設施。檔案數字化轉型離不開技術支撐和資金保障，要加大對基礎設施和人力、物力、財力的投入力度，結合數字城市和大數據中心建設，注入必要資金，購置先進的掃描儀、備份磁盤、檔案系統管理軟件等設施，完善與檔案數字化建設相匹配的檔案基礎設施建設。其三，健全制度，規范管理。要結合檔案數字化轉型工作實際，制訂完善檔案數字化標準、電子檔案管理、網絡及安全保密等方面的管理規定，建立和完善相關規章制度，按照國家標準建設統一的檔案信息管理系統，以需求為導向制訂檔案信息資源共享目錄；以服務社會和民生為重點，探索完善區域內檔案信息資源共享工程。其四，資源共享，高效利用。按照《檔案法》《保密法》《政府信息公開條例》的要求，科學設定各級各類檔案公開級別，建立檔案信息資源網上公開標準體系，謀劃檔案數字化遠程利用方式和系統，推動檔案信息網絡互連互通，打造檔案信息網絡共享平臺，實現檔案信息資源的及時利用與共享。

（四）堅守底線，奠定檔案數字化轉型的安全基礎。安全保密是檔案工作的底線，對于檔案數字化來說尤為重要。其一，強化保密教育。要加強對檔案數字化工作人員的安全保密教育，重點從檔案數字化的重要性、常見的失泄密情形、保密管理要求等方面開展教育，確保檔案安全，堅決避免各類安全保密事故的發生。其二，強化安全監管。一方面，加強硬件設備的安全管理，對存儲涉密數字化檔案資料的計算機等信息設備采取物理隔離、數據備份、保密等級劃分措施，做好周期性維護；另一方面，對參與檔案數字化工作的人員做好身份審核、登記等工作，審查相關人員涉密背景，對承擔檔案數字化工作的人員具體安排要嚴格記錄在案，相關數字化資料的查閱、復制、打印等操作要有記錄，做到“有據可查”，確保監管的可追蹤性。檔案數字化加工過程應當嚴格控制檔案實體及數字化加工成果的知悉范圍，不得擅自復制、留存。將保密工作和日常業務工作相結合。其三，強化檔案原件安全。檔案數字化工作中要做好交接手續，嚴格清點相關文件資料，確保不丟件、不錯件。涉密或需要嚴格控制知悉范圍的檔案數字化加工，原則上應當在委托方提供的場所進行，其他非涉密檔案數字化加工，可在自有場所進行。

三、檔案數字化加工具體的操作流程

（一）檔案整理。檔案工作人員拿到檔案后，首先要對檔案進行黏貼、分類整理，包括對檔案進行統一編號，核對檔案頁碼，對可拆訂的做拆訂處理，以便掃描時批次處理。如果發現折皺不平影響后期掃描質量的文件，應進行相應處理；如果文件存在破損，應先進行技術修復并做好標注；對于文件破損嚴重不能修復掃描的應做好區分標注。

（二）著錄標引（文書檔案與人事檔案著錄順序不同）。將整理后的檔案，按照國家標準《檔案著錄規則》結合甲方檔案著錄的具體要求，將案卷目錄和卷內目錄的原始數據、主題標引、分類標引錄入軟件數據庫里。

（三）檔案掃描。檔案掃描是紙質檔案實現數字轉化的關鍵步驟。原件的掃描與存儲格式應完全按照國家檔案管理的統一標準要求掃描，對實際掃描卷數、每卷的頁數要做好登記。在數字化過程中對檔案進行拆卷掃描，每一步都要注意對檔案原件的保護，防止人為造成檔案原件的污染、破損、斷裂甚至失竊等無法挽回的損失。

（四）圖像檢查和處理。掃描完成后，應采用自動化處理和人工處理相結合的方式，逐張檢查圖像質量，包括圖像順序與檔案原件是否一致，有無漏掃、重張等情況，圖像有無黑邊、折角以及圖像偏斜度、清晰度、失真度等，發現不符合圖像質量要求時及時進行調整改正，確保圖像順序正確、質量完美。

（五）全文OCR識別。掃描處理完成后，需將數字圖像利用專業的識別軟件進行全文OCR（OCR 把圖片識別成文字）如果用戶對識別成功率有嚴格要求，還需另外進行人工校對，校對結束后將版式還原及轉換成雙層PDF文件格式，雙層PDF可以編輯文字內容，可實現無障礙的全文檢索。

（六）數據掛接。借助系統軟件對數據庫中的目錄數據與對應的紙質檔案數字圖像進行匹配掛接，并逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與紙質檔案數字圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與實際掃描數量的一致性、數字圖像是否能正常打開等，以實現目錄數據與數字圖像的準確關聯。

四、結語

本文圍繞檔案數字換轉進行探討，提出相應的思路，以適應新形勢下檔案管理工作發展的需要，對推動檔案數字化轉型工作可持續發展具有參考意義。