基于高校評估加強教學檔案管理建設
——以吉首大學張家界學院為例

吳倩倩

吉首大學張家界學院 湖南張家界 427000

教學是高校工作的中心，評估是檢驗高校教學工作的重要手段，評估的重點是對學校教學整體質量的考察，教學質量的考察會分解到每一個評估指標點，而每一個評估指標點都需要教學檔案作為支撐材料加以佐證。所以分析教學檔案管理的現狀以及存在的問題，建立健全教學檔案管理體系顯得尤為重要。

一、教學檔案與評估的關系

教學檔案是評估過程中，對高校教學管理、師資力量、教學研究、教學質量、人才培養目標、人才培養模式、人才培養質量等最直觀的展現，為評估提供評審依據，對評估結果的客觀性、合理性、真實性產生重大影響。高校教學檔案一般包括教學文件、專業建設、課程和教材建設、師資建設、教學條件、教學研究、實踐教學、教學質量監控、學生培養質量等內容，是教學管理過程中最原始的資料記錄，能反映教學水平的真實狀態。評估專家通過翻閱、查詢原始教學檔案，以此為依據對高校的教學管理水平、教學質量作出較為客觀、合理、準確的評價，高校也可依托于教學檔案的基礎數據為今后的教學改革、專業建設、人才培養模式的轉變提供依據。所以，應高度重視教學檔案管理建設，以便應對并順利通過高校各項評估。

在湖南省新增學士學位授權學科專業評估指標體系中，一級指標五個：定位與規劃、師資隊伍、教學條件、教學運行與管理、培養質量。二級指標21個：(1)定位與規劃：專業定位與規劃、培養方案；(2)師資隊伍：整體結構、師德師風、主講教師、師資培養與教學水平、學科水平；(3)教學條件：實驗室建設、實習基地建設、教材建設、信息資源建設；(4)教學運行與管理：教學研究、理論教學、實踐教學、教學管理、質量監控；(5)培養質量：思想道德與身心素質、基本理論與基本技能、畢業論文(設計)、學生滿意度、生源與就業。核心指標10個：培養方案、整體結構、主講教師、實驗室建設、實習基地建設、理論教學、實踐教學、質量監控、思想道德與身心素質、畢業論文(設計)。獨立學院轉設評估、普通高等學校本科教學工作合格評估、本科教學工作審核評估等高校評估都與新增學士學位授予權學科專業評估一樣，以各項具體的指標為依據，而各項指標所對應的教學檔案材料是支撐最終評估結果的重要數據。

二、教學檔案的作用

(一)教學檔案是高校評估的重要原始依據

本科教學工作合格評估指標一級指標有七個：辦學思路與領導作用、教師隊伍、教學條件與利用、專業與課程建設、質量管理、學風建設與學生指導、教學質量；本科教學工作審核評估指標一級指標也是七個：辦學方向與本科地位、培養過程、教學資源與利用、教師隊伍、學生發展、質量保障、教學成效；新增學士學位授予權學科專業評估指標一級指標有五個：定位與規劃、師資隊伍、教學條件、教學運行與管理、培養質量。通過指標對比，高校各項評估所涉及教學工作是相同的，只是各指標點的劃分不同，對教學檔案提取和整理側重點不一樣。教學檔案伴隨著教學過程而產生，是最原始、最真實的教學過程的還原，是教學管理過程、教學質量、培養效果展現于人前的載體。由于其原始性、真實性、有效性，通過對教學檔案的分析，不僅可以反饋出教師教學狀態、學生學習效果，還能對整個學校教學綜合水平進行準確的定位和評估，是高校評估的重要原始依據。

(二)教學檔案為以評促改提供基礎數據

我們知道，無論是教師的教學能力，還是學校的教學管理能力，都是一個不斷提升的過程，通過不斷地吸取以往教學管理中的經驗，從形成的教學檔案資料中分析、總結發現存在的問題加以修正，從而不斷提升改進教學各項能力。教學檔案將涵蓋的學校本科教學工作、教學成果等基礎數據，如教學管理隊伍結構、教師學歷學位職稱結構、本科生數量、師生比、課程開設情況、實驗開出率、教改科研情況、學生參與創新創業活動的比例、就業率等進行梳理整合對標評估指標體系，得出評估結論，清晰反映學校本科教學工作水平的狀態以及存在的問題，為之后學校深化教學改革提供基礎數據，達到以評促改的目的。

三、評估過程中教學檔案現狀及存在的問題

2016—2020年，學院先后迎來了土木工程、美術學、軟件工程等專業新增學士學位授予權學科專業評估。在迎接評估過程中，按照評估指標體系梳理教學檔案，形成新增學士學位授予權學科專業評估自評報告及支撐材料，新增學士學位授予權專業順利通過了評估。教學檔案在評估中發揮了重要的作用，但也發現教學檔案管理工作中存在問題。

(一)教學檔案管理制度體系不健全，管理思路不清晰

長期以來，學院缺乏科學、規范、完善的教學檔案管理制度體系。大多數只規定了歸檔的材料內容，即使制定了相應的教學檔案管理制度，也存在執行落實不到位、制度未根據當前的教學檔案情況進行及時更新等情況。在檔案管理的過程中，學院缺乏明確有效的管理思路及長遠對于教學檔案管理的規劃。需要評估時，教學管理部門才將工作重點轉移到教學檔案的收集、整理準備上。評估結束后，教學檔案的管理、收集、整理又會松懈。教學檔案管理往往分散于教學管理部門以及各個院系，管理職責不分明，沒有形成管理體系，容易導致教學檔案收集不完整、不及時。造成這一原因除了管理職責不分明，還有一個很重要的原因，就是教學檔案管理人員缺乏，檔案管理人員多為教學管理者兼任，教學管理者身兼數職，既要完成正常的教學管理還有行政事務需要處理，對于教學檔案的收集、整理、歸檔，難免會有疏漏。且針對教學檔案管理人員關于檔案管理的培訓少之又少，檔案管理知識儲備匱乏，檔案管理人員很大程度上是依據自身對于教學檔案的理解完成收集、整理、歸檔，不利于教學檔案的規范管理。

(二)教學檔案材料規范性差，檔案材料缺失嚴重

在日常工作中，學院對于教學檔案的歸檔要求、格式標準、需歸檔材料的界定、歸檔材料保存時間等規范不一、不明確、隨意性大，往往導致提供者不知道提供什么材料，檔案管理者不知道收取什么材料，只能憑借教學檔案管理者對教學檔案的理解進行收集、整理、歸檔。評估需要調取教學檔案時，才發現符合標準要求的材料少之又少，面對評估就需要重新投入大量的人力物力，對教學檔案材料進行重新補充、整理。教學檔案材料歸檔要求不規范，使得提交者和歸檔者對于材料把控不準確，加之部分教師因教學工作繁忙遺忘或者其他原因，在規定的時間內沒有按時提交歸檔材料，事后又沒有及時補充。而教學檔案管理人員對教學檔案的重要程度認識不夠，自身兼顧事項太多，在收集、整理、歸檔時出現疏漏，導致教學檔案材料缺失嚴重。

(三)教學檔案材料不符合標準，無法滿足評估需求

在整理評估指標指標點對應的支撐材料過程中發現，有的教師因教學任務重以及其他原因，造成提交的材料會有不完整的情況發生。由于教學管理人員因兼顧事項太多，對于提交上來的教學檔案材料沒有辦法一一進行核查整理，教學檔案材料不符合標準，主要表現在：(1)同一份或者同類材料同一個人書寫前后不一致、不統一；(2)內容填寫缺失，出現漏項、空項的情況，有的缺少落款、有的缺少簽名、有的缺少蓋章、有的缺少日期等各種情況。除了上述教學檔案材料不符合要求外，還有就是教學部門在教學管理活動中，只注重是否完成了教學活動，不重視過程材料收集，完成后也未及時形成總結性的教學檔案材料。遇到評估時，只能臨時對缺失或者零散的教學檔案材料進行補充、整理，也給評估工作造成了困難。

(四)教學檔案管理手段落后，信息化體系建設不健全

教學檔案管理手段落后，表現在檔案管理體系不健全，教學檔案分類不科學、不規范或者沒有做分類，在評估材料提取時，二級指標指標點所需的支撐材料的原始數據就容易存在缺失、沒有歸檔或者歸檔不規范，又需要重新投入人力物力對材料進行補充。且信息化體系建設欠缺，信息化程度不高，目前教學檔案的管理主要還是依靠教學管理人員人工進行收集、整理、歸檔，收集的檔案材料以紙質材料數據收集為主。這樣就導致教學檔案管理人員工作量大，效率低，出現材料缺失、遺漏成為常態，不利于教學檔案管理、無法滿足高校教學發展的需求。檔案存儲的環境和空間對于檔案的存儲都存在影響，而學院對于教學檔案管理很難做到檔案館存儲檔案的狀態，如果存儲環境潮濕或者其他情況，會導致教學檔案損壞；檔案材料存放空間有限，存在定期需要將超過一定年限的材料銷毀，以便存放新的教學檔案材料，這也導致教學檔案材料的完整性欠缺。

四、教學檔案管理建設對策

(一)健全教學檔案管理制度體系，理清教學檔案管理思路

建立健全并不斷完善修正教學檔案管理的各項規章制度，是教學檔案規范化管理的前提。規范化管理需制度先行，為了在評估中發揮教學檔案應有的作用，需要制定一整套科學、合理、有效的管理辦法以及操作手冊來實現教學檔案的有序管理。而在教學管理體系中，目前大多數高校實行的是三級管理制度，一級基層教學組織；二級院級教學管理部門；三級校級教學管理部門。為保障教學檔案管理體系化，結合學院實際情況，可采用四級教學檔案管理體系，一級為教師，原始材料提供者，對檔案原始性、真實性、準確性負責；二級為系部，整理審核教師提供的材料，對系部提交的材料負責；三級為二級學院教學管理部門，整理審核系部提交材料，對二級學院提交的材料負責；四級為學院教學管理部門，整理審核二級學院提交的材料，整合全院數據。通過逐級整合審查體系，將分散的教學檔案納入統一的管理體系中。同時，做好教學檔案建設的督查，落實管理制度的執行。

(二)明確責任分工、提高教學檔案管理人員綜合素質

教學檔案管理不是一個人或者幾個人能夠完成的工作，需要自上而下，全員配合。根據專業教師、系主任、教學負責人、教務管理人員職能分工，明確規定哪些材料需要進行歸檔，誰負責收集，誰負責審核，何時完成教學檔案的整理歸檔，明確對應的責任人，且做到每件事情都有跡可循。在條件允許的情況下，設立專門的教學檔案管理人員，構建更為合理的教學檔案管理隊伍。隨著高校教學檔案信息化的建設，教學檔案管理人員面臨著更多挑戰。學院需提高檔案管理重要性的認識、增強教學檔案管理意識、加大檔案管理業務培訓。另外，根據學校評估需求，有針對性的組織評估檔案管理知識培訓，提升教學檔案管理工作質量。

(三)制定統一規范，嚴把質量關

根據國家對于教學管理規定，結合學院的實際情況，制定教學檔案管理標準規范，形成一套科學合理、標準的教學檔案管理流程，這種規范流程可以詳細到歸檔材料的命名，如下表。學院在一段時間內可能會面臨多種評估，如：獨立學院轉設評估、普通高等學校本科教學工作合格評估、普通高等學校本科教學工作審核評估、新增學士學位授予學科專業評估等。這些評估工作都是階段性的，而常規的教學檔案管理是常態化的，且是對整個教學活動形成的最原始痕跡，評估所需的檔案體系不能代替整個教學活動的全過程材料。我們在制定教學檔案管理規范時，需要理清常規教學管理與評估的關系，要以常規教學檔案歸檔規范、分類規范為基礎，結合各類評估的要求，建立更為合理、規范、系統的教學檔案管理體系。教學檔案材料提交，要分層審核，嚴把質量關。教學檔案內容的填寫、整理、分類、貼標，每一個環節都要做到準確、工整、規范。

教學檔案電子檔材料歸檔命名規范表

(四)加快推進教學檔案管理信息化體系構建

教學檔案是教學活動的全過程呈現，包括教師檔案、學生檔案、教學研究檔案、教學設施設備檔案、實踐教學檔案等。在面臨各項評估時，如果還是采取人工方式從這些海量的教學檔案材料中提取、整理評估指標指標點所對應的支撐材料，不僅煩瑣、效率低下，還可能會出現各種問題。在當前大數據時代背景下，加快推進教學檔案管理信息化體系構建勢在必行。目前，學院正在推行信息化校園建設，利用此契機將教學檔案管理納入信息化校園建設體系，開發出教師業務模塊和學生模塊。教師業務模塊包含：教師個人信息，教改科研項目、教改科研論文、個人獲獎、課堂教學、教學改革、指導創新創業項目等數據；學生模塊包括：學生個人信息、學生成績、學生獲獎、畢業信息、就業情況及就業后續跟蹤等數據。既可以作為數據收集也可以進行數據分析，為教學評估、教學改革提供數據支撐。除此之外，對于原始的紙質檔材料，通過掃描、拍照等形式將傳統的紙質材料轉換成電子檔案，便于長期保存。

結語

教學檔案管理是一項復雜且十分重要的系統工程。教學檔案源于平時的積累，要在平時的工作中規范、認真、扎實地做好檔案收集、整理工作。在“以評促建、以評促改、以評促管、以評促強、評建結合、重在建設”的指導下，不斷提高教學檔案管理水平，加快教學檔案管理體系建設，推進教學改革，更好地應對學院的各項評估工作。