建筑工程資料管理常見問題及管理對策

原路祥

(山西潞安工程有限公司，山西 長治 046102)

在工程項目建設期間及后續(xù)驗收期間，需使用工程資料為各項環(huán)節(jié)的展開提供科學的理論依據。在建筑業(yè)不斷發(fā)展的背景下，工程資料管理工作的重要作用愈加顯著，加強工程資料管理已成為推動我國建筑業(yè)健康發(fā)展的重要方法。

1 工程資料主要內容

工程項目建設環(huán)節(jié)涉及多道工序，工程資料內容十分復雜繁瑣，涉及多個步驟的。在工程資料內容劃分過程中，可根據不同階段劃分為前期準備階段資料，中期建設階段資料、后期完工階段資料及整理階段資料。

1.1 前期準備階段資料

在工程項目前期建設過程中，資料內容涵蓋勘測資料、測繪資料、評估資料、圖紙資料與圖像視頻資料等，各類資料內容能夠為后續(xù)建設環(huán)節(jié)的展開提供科學的理論依據。

1.2 中期建設階段資料

在工程項目中期建設階段，資料內容涵蓋各建設階段的材料檢查資料、工序檢查資料、工序驗收資料、總結資料及商談資料等，工程項目建設環(huán)節(jié)產生的各項信息均需納入至資料范圍之內。

1.3 后期完工階段資料

完工階段資料具有總結性的作用，其中涵蓋完工圖紙資料、檢測資料、驗收資料、協商資料及影音圖像資料等，能夠為工程項目驗收環(huán)節(jié)提供完整的數據內容。

1.4 整理階段資料

整理環(huán)節(jié)的工程資料與后期交付密切相關，不但應做好工程項目建設環(huán)節(jié)涉及的各個資料的整理工作，還應將已經整理完成的資料轉交給相關單位，其中涵蓋各工程資料驗收資料及圖紙內容等。

2 工程資料管理工作的重要意義

2.1 初期階段中工程資料管理工作的重要意義

在工程建設前期階段，最先生成的資料內容是立項文件，該文件能夠對項目審批環(huán)節(jié)進行記錄，是后續(xù)招投標環(huán)節(jié)及預算編制環(huán)節(jié)展開的依據。其次，預算設計招標文件資料是勘察設計環(huán)節(jié)展開的依據，勘察設計資料是建設環(huán)節(jié)展開的依據。從此中我們不難看出，在工程項目建設工作展開前就已經生成了大量的資料內容，這就使得做好初期階段的資料管理工作顯得極為重要。

2.2 質量控制工程中資料管理工作的重要意義

工程資料對于工程項目建設質量產生的重要影響不容忽視，是建設環(huán)節(jié)管控過程中極為重要的一項管理內容。在工程項目建設質量管理期間，應從人員、材料、機械、工藝及環(huán)境角度出發(fā)，做好相應的質量管理工作。從人員角度出發(fā)，工程資料管理人員是工程項目建設現場不可缺少的重要技術人員，應經過系統(tǒng)專業(yè)的培訓且持證后方可上崗，以此提高資料管理工作的有效性。從材料角度出發(fā)，各種材料具備的出廠證明、檢測報告及使用說明是工程資料中不可缺少的重要構成部分。從機械角度出發(fā)，機械配置表、使用操作說明及現場調度是工程資料中不可缺少的重要構成內容。從工藝角度出發(fā)，施工程序、施工方法及施工流程的記錄為施工日志，施工日志是極為重要的工藝方法資料內容。從環(huán)境角度出發(fā)，在建設工作展開前、建設工作實施過程中及后續(xù)均需做好拍照及錄像工作，確保項目現場的環(huán)境變化能夠得到體現。總之，上述五個方面的管理工作均與工程質量控制密切相關。

2.3 安全管理中工程資料管理工作的重要意義

在工程項目建設期間，安全管理工作的最終要求是對建設環(huán)節(jié)存在的風險隱患進行預測及預防，以此避免安全事故發(fā)生。在工程項目建設現場安全保障體系擬定、實施及改進期間會產生大量的工程安全資料，資料內容既是安全工作展開的前提，又是檢驗安全管理工作成果的標準。工程安全資料的收集及整理與建筑單位的安全管理工作執(zhí)行情況密切，工程安全資料是建設現場安全生產的記錄及指導，也是判斷安全生產責任制度能否得到落實的一項重要考核標準，還能夠為安全管理工作展開提供分析材料，可準確掌握工程項目建設安全管控工作落實情況，便于針對各環(huán)節(jié)擬定相應的安全保障措施。由此可見，工程資料管理對安全管理工作產生的重要影響也不容忽視。

2.4 造價管理中工程資料管理工作的重要意義

不同工程項目結構特點、建設規(guī)模與建設標準存在著明顯的差異，且建設條件、氣候特征及建設工期也存在著顯著的不同，這就使得工程造價存在著顯著的區(qū)別。在工程項目投資工作展開前，應做好預算編制工作。預算是工程項目建設期間，各建設階段涉及的指標與費用收取標準，是新建項目、改建項目、擴建項目與投資額確定的基礎文件。

2.5 完工驗收后工程資料管理工作的重要意義

工程資料內容是建設環(huán)節(jié)的準確反映，能夠對各環(huán)節(jié)的聯系及規(guī)律進行明確，與工程管理工作密切相關。工程管理的實施必須由資料支持，工程資料是工程項目檢查環(huán)節(jié)、驗收環(huán)節(jié)及維修環(huán)節(jié)展開的理論依據，能夠為設計環(huán)節(jié)及規(guī)劃環(huán)節(jié)的實施提供科學的參考價值。資料內容可反復使用，工程資料具有顯著的利用價值，不難看出工程資料管理對后續(xù)驗收環(huán)節(jié)產生的重要作用。

3 工程資料管理過程中存在的不足

3.1 資料管理人員能力問題

現階段，在建筑單位實施工程資料整理及收集過程中，部分資料管理人員仍缺少一定的執(zhí)行能力，使得建設環(huán)節(jié)涉及的材料、機械及人員的調動信息無法得到準確的記錄，進而導致信息資料出現不完善的現象，重要信息及關鍵信息未得到準確的記錄。此外，在資料整理環(huán)節(jié)中，部分建筑單位未做好資料管理人員素質提升，加之內部缺少專業(yè)的資料管理部門，使得后續(xù)各項建設活動、管理活動及驗收活動過程中缺少完善的資料保障，甚至還會出現資料丟失的現象，影響各項管理工作及活動的實施，導致工程延后的問題出現，使建筑單位受到嚴重的經濟損失、資源損失及信息損失。

3.2 管理制度問題

受建筑單位能力影響，部分建筑單位仍未建設內容完善的資料管理制度。由此可見，資料管理制度不完善是資料收集及整理過程中存在的主要問題，資料管理無法與工程建設實際情況協同推進，嚴重時還會導致資料出現丟失現象，影響工程資料管理工作水平，延誤工程建設進度及成效。

3.3 認識程度問題

在早期階段工程資料管理便實現了推廣與普及，但仍有部分建筑單位未給予工程資料收集及管理工作足夠的認識，使得工程資料在管理過程中，規(guī)范化及標準化水平未得到提高。受認識程度因素制約，資料管理人員水平也與預期要求存在著一定的距離。由于缺少足夠的認識程度，導致工程資料管理人員在收集過程中及管理過程中具有較強的隨意性，使得資料價值及意義無法得到體現。

3.4 后續(xù)存儲問題

工程資料管理后續(xù)存儲問題是指，在工程項目建設期間，各項資料信息收集完成后，未根據規(guī)范及要求做好相應的裝訂、存儲及保管，使得工程資料內容極為混亂，甚至出現丟失問題。工程資料內容具有極強的嚴謹性，所以在工程資料歸納存檔期間，應嚴格按照規(guī)范標準落實各項工作，不可出現任何錯誤。但現階段，建筑單位工程資料保存工作不恰當的現象極為普遍，資料內容及頁碼排序不當、文件混亂的現象時有發(fā)生，且證件原件及復印件時常共同存放，這就會導致后續(xù)調取過程中操作極為復雜，十分麻煩。部分建筑單位甚至還會出現文件丟失及錯裝的現象，使工程建設環(huán)節(jié)展開受到影響，進而導致嚴重的經濟損失出現。

4 提高工程資料管理工作質量的幾點建議

4.1 強化資料管理人員綜合素質

工程資料管理工作對工程項目建設管理產生的重要作用不可忽視，建筑單位應充分認識到人才培養(yǎng)工作的重要作用，通過積極組織工程資料收集方法培訓及教育活動的方式，強化工程資料管理人員信息收集能力及后續(xù)管理能力，確保其在日常資料整理環(huán)節(jié)當中，能夠積累相關工作經驗，為后續(xù)各項工作的展開提供有利的條件。此外，為強化工程資料管理人員綜合能力，建筑單位還應強化工程資料管理人員培養(yǎng)，加大資金投入力度，在建筑單位內建設內容完善的信息收集及處理系統(tǒng)，通過定期組織工程資料管理及收集培訓的方式，使工程資料管理人員能夠在日常工作當中提高自身工程資料收集能力、存儲能力、管理能力，豐富自身工作經驗。工程資料是工程項目建設環(huán)節(jié)中產生的數據內容，能夠對工程項目建設質量及經濟效益產生直接的影響。在工程資料管理過程中，應強化資料管理人員綜合能力培養(yǎng)，這是極為重要且不可缺少的。

4.2 完善管理制度

在工程資料管理過程當中，應建設內容完善的管理制度，這是具有積極現實意義的。建筑單位應根據工程項目實際情況及企業(yè)具體特征，完善現有工程資料管理制度內容，優(yōu)化資料管理體系及資料收集環(huán)節(jié)。管理人員還應做好資料收集工作、人員管控工作、約束工作與指導工作，確保其能夠科學合理的對各項資料進行收集與管理，以此降低人為因素及各類風險問題對工程資料收集環(huán)節(jié)展開產生的不利影響。資料管理人員還應根據工程實際資金支出狀況及建設狀況等各項問題，做好工程資料內容整合及傳輸工作，按照各項指標對各項數據信息進行收集。管理人員通過資料管理及收集優(yōu)化的方式，對資料管理人員提出一定的要求及指導，還可通過建設內容完善責任制度的方式，給予工作態(tài)度良好且業(yè)績突出的資料管理人員一定資金獎勵。還應將資料管理工作落實情況與建筑單位管理規(guī)章制度相互融合，使工程資料管理人員能夠對各項資料信息進行檢查及保密，以此為后續(xù)各環(huán)節(jié)展開提供信息保障。

4.3 養(yǎng)成良好的管理意識

養(yǎng)成良好的工程資料管理意識是強化工程資料收集及整理環(huán)節(jié)質量的一項主要方式，所以應加強內容完善的工程資料法律法規(guī)體系優(yōu)化，利用一系列的宣傳手段，強化資料管理人員思想意識，確保其能夠自覺主動的對自身行為進行約束，提升資料管理人員工程資料管理理念。在工程項目建設前期階段，建筑單位應加強資料管理法律法規(guī)宣傳，通過召開專業(yè)指導及集中培訓等方式，做好相應的宣傳教育工作，強化工程資料管理工作價值及意義宣傳。此外，還應積極組織資料管理人員做好相應的學習工作，使其明確建筑資料管理工作的重要性，強化其責任意識，為提升工程項目建設質量，打造良好企業(yè)形象提供有利的條件。

4.4 加強技術記錄及收集

科學完善的工程技術資料內容能夠對工程項目建設質量起到直觀的反映，所以各資料內容應嚴格按照工程項目推進情況展開收集及整理，由專業(yè)人員負責工程技術資料管理內容，做好資料內容逐項收集工作及質量評定等記錄，確保工程項目資料內容的整理工作與歸檔工作能夠與工程項目實施情況協調推進，使內容更加連貫。在工程項目建設期間，及時對各項數據信息進行梳理。當出現錯誤現象時，應做好相應的補救。在竣工后，應使資料內容更加完整準確。技術人員還應對各項數據信息及資料進行審查，避免出現延誤的現象，導致資料內容出現錯誤問題。項目部應由專業(yè)人員做好資料收集及檢查工作，當出現信息缺少或遺漏現象時，應做好相應的補充工作。當資料內容出現問題時，還要及時核查并改正。

4.5 做好資料內容分類

工程項目建設環(huán)節(jié)是一個復雜系統(tǒng)的工作內容，所以文件涉及多個領域。在工程資料管理期間，應做好細化工作，根據不同種類的實際情況，采取針對性的管理方法，以此使工程資料收集環(huán)節(jié)及管理環(huán)節(jié)有序展開，還能夠便于后續(xù)查詢工作的實施，確保內容更加準確無誤?？筛鶕C械文件、監(jiān)理文件及資料文件等管理要求，展開工程資料劃分，分類進行存儲，避免資料出現混淆的現象，確保后續(xù)資料調取環(huán)節(jié)及查詢環(huán)節(jié)穩(wěn)步推進。此外，還應重點做好工程資料裝訂工作。在工程資料收集完成后，應及時對其進行整理及裝訂，避免資料內容出現丟失或缺少的現象。

4.6 做好資料內容后期整理

工程資料整理完成后并不意味著管理工作已經全部完成。在工程項目建設期間，受多種主觀及客觀因素影響，資料查詢工作是極為常見的，資料調取工作時有發(fā)生，這就使得資料管理人員應充分掌握各資料內容的存放位置，明確工程資料去向，及時找回工程資料內容，這對于提高工程資料管理工作水平所起到重要的作用也不容忽視，能夠從根本上確保工程資料內容的完整性。

4.7 強化資料管理信息化水平

在工程項目建設期間，加強先進管理技術應用及強化工程資料管理信息化水平，對于提升工程資料管理工作質量所產生的重要影響不可忽視。在工程資料收集及整理期間，建筑單位應加強先進管理技術引進，通過科學有效的方法對工程資料信息化管理手段進行完善。第一，應根據建筑企業(yè)實際情況，做好資料管理技術優(yōu)化工作，強化工程資料管理技術創(chuàng)新及引進，加大資金投入力度，建設內容完善的技術引進制度，確保工程資料管理技術能夠實現及時的創(chuàng)新及調整。第二，在新時代背景下，工程資料管理工作的網絡化水平及電子化水平已經得到了顯著提升，這不但能夠使資料管理工作效率得到明顯的提高，還能夠強化資料管理工作質量及水平，使資料管理環(huán)節(jié)更加直觀化、便捷化。為了充分發(fā)揮出先進資料管理技術的重要作用及價值，應加強技術掌握更為徹底及綜合素質更高的資料管理人員引進。建筑單位可與當地高校展開長期人才供應協議，使當地高校通過成立專業(yè)課程的方式，培養(yǎng)針對性的資料管理人才。資料管理信息化發(fā)展是未來發(fā)展的必然方向，只有確保管理技術及管理人才的先進性，才能夠使資料管理信息化水平得到提升，使資料管理工作的重要價值得到體現。此外，建筑企業(yè)還應建設內容完善的內部資料信息化管理系統(tǒng)，利用信息管理系統(tǒng)及資料管理技術協調應用的方式，提高建筑企業(yè)工程資料管理水平。在日常管理過程中，加強先進技術及系統(tǒng)應用，以此使資料內容能夠得到系統(tǒng)全面的管控。

5 結語

總體而言，在工程項目建設期間，工程資料管理涉及多個環(huán)節(jié)及階段，是一個復雜繁瑣的工作內容，且資料內容十分龐大，這就對資料管理人員的能力提出了更高的標準。資料管理人員應養(yǎng)成認真負責的工作態(tài)度，做好資料前期收集環(huán)節(jié)、中期整理環(huán)節(jié)及歸納環(huán)節(jié)與后期調取環(huán)節(jié)的管控工作，不可出現任何錯誤問題。工程資料管理對于推動建筑企業(yè)健康發(fā)展具有積極的現實意義，一旦資料管理過程中出現遺漏，將會使工程建設進度及質量受到嚴重的影響，甚至還會威脅建筑單位品牌形象及經濟利益，所以應強化工程資料管理工作水平，養(yǎng)成良好的管理意識及理念，確保工程資料內容的全面及完整，使各道工序穩(wěn)步推進，強化建筑單位經濟效益，使建筑單位在激烈的市場競爭中占據有利的位置。