水利工程施工內業資料整理分析

顏莉

(甘肅省水利水電工程局有限責任公司，甘肅 蘭州 730030)

水利工程施工內業資料是評判工程質量登記、施工驗收和交付的重要保證。施工內業資料是施工企業在工程里根據國家行業和企業內部管理制度所創建的文本、圖片形式的記錄，并需要存檔的材料。這些材料可以作為水利工程在完工后的評估參照憑據，這對以后工程運營和建設提供了有效的保證和依據，雖然這些年我國水利工程大量建設投入，水利部門也強化了工程實施的資料管理，各項規章制度也在逐步完善，但目前水利工程施工工作中，還是會暴露出資料整理的各項問題。

1 水利工程內業及內業資料的意義和作用

水利工程內業指的是工程資料文件的記載、整理和歸納的工作。水利施工內業資料通過文字、影音等方式記錄水利工程實施里所產生的各種文件的組合。它在水利工程施工時候與被施工雙方都認同的方式進行內容記錄，從原理上可以完整的記錄整個施工過程。內業資料表現了水利施工中各個狀態和職責，可以準確的體現施工時的狀況，進而發現施工過程中的問題。

內業資料在整個施工過程里起到實時追蹤的作用。水利工程項目可以分為：施工前、施工中和完工后。施工前要經過現場勘探、申請許可和搭建臨時設施等方面工作。對內業資料員來說在這個過程中需要準備相關手續和材料。而在施工中所產生的內業資料則更為繁多，每一個步驟都需要做好相關記錄。完工后的驗收是工程的最后部分，內業資料要包含音像資料等各種形式，要能反映出各個環節工作的現場原貌，以提供一個完整的現場施工記錄情況，也是對文本資料的有效補充。

2 水利工程施工內業資料管理中的問題

2.1 管理不規范、制度不明確

在做水利工程資料管理時，由于缺乏規范意識、資料管理制度不完善促使工作人員在整理過程中沒有依據，并沒有制定相應文檔管理制度，不清楚如何處理才是恰當的，雖然有些工程單位建立了制度，但并不全面、更不明確，最終就是材料返工重新整理，消耗的時間成本和人力成本。一個完整的施工項目要有很多個部門共同完成，比如安全管理部、生產施工部、設備科、業務部等，每個部門都有自己的文件管理檔案，但大多數工程并沒有確切的分工，頂多委派一名資料員來處理整個項目的資料整理存檔，這就導致了文件缺乏可靠性和完整性。如果單位的資料管理人員不穩定，時常換人，避免不了資料丟失或文件無法交接的情況產生。

2.2 文件不能按時處理

由于當前水利工程的大量投入，這就促使施工企業資料管理員缺乏，一個資料管理員通常接手多個項目的資料管理工作。每當出現工作人員缺乏的狀況時，資料員還要充當其他部分工作。這就導致資料管理員工作繁雜，即使工程項目已完工，但資料員的文檔工作還沒有完成。等到完工驗收的時候，只能憑記憶來處理資料，要是原始文件沒有處理到位，那么項目文件難以達到前后的一致性。

一般工程項目施工時長都不短，加上工資待遇等一些原因，從項目的初始到終結，這期間更換了不下四位資料管理員，這就導致資料整理銜接的斷檔，等到驗收時候，資料管理員對于很多不是自己整理的文檔情況不知情，這就給內業資料整理帶來很多困擾。

2.3 項目規劃不嚴謹、資料填寫不專業

每當工程施工前都要進行項目的劃分，但在項目劃分階段，通常會出現以下問題：1）項目劃分沒有依據流程進行區分和呈報；2）劃分出來的單元稱號、部分名字以及單位名稱同工程合同以及施工圖不相符合；3）沒有針對項目合同和施工圖紙做出全面的解析，釀成遺漏；4）施工內容在施工過程里有所改變，而項目劃分并沒有及時更新內容并上報確認和存案。這類問題的出現，對日后的資料整頓、核收、審查都造成了不良后果。

水利項目工程一般工期都很長，而資料管理者很多都是臨時聘任的，不具備專業性，也不能保證長期工作。多數資料人員沒有接受過職業培訓，對資料管理工作了解的不夠充分，當進行填報的時候會出現下列問題：1）沒有足夠的專業知識儲備，不清楚報表中需要填寫詳細內容的意思，只會仿造例表隨便填寫；2）在做數據優化時，并沒有按照制度去改寫，而是隨手填報；3）在審定表格填報時，沒有依照施工進展去填報，導致出現很多疏漏的出現；4）在評判質量等級時，與填寫的數據不統一；5）工作人員并沒有按照規則去簽字，而是代簽。

2.4 沒有人才選拔機制

內業資料整理工作是一項繁雜的、周密的、嚴謹的、仔細的工作，沒有較強的責任心和使命感，沒有任勞任怨的品質是難以擔當這項工作的。內業管理人員的素養的好壞，直接影響到內業資料工作的好壞，進而反映到整個施工項目的質量。所以，選用文化素養優異的、認真堅守本職工作的人員從事此項工作是做好內業工作的先決條件。工程從開始到結束的內業資料都十分重要，需對整體施工過程進行全面記錄，確保資料可以保證上下銜接，這一工作妥善執行，需了解內業資料正確整理方式，在整理以及歸檔過程中，其會對工程產生較大影響，工作也具有復雜性，因此需要管理人員深刻認識這一問題，重點提升員工的基礎素質，確保工作可規范化進行。從業人員本身需具備較強工作意識以及責任心，其會有益于工作開展，并且工程內業資料整理需較強的人員需求量，施工人員在人員選擇上也會出現盲目選擇，人員水平良莠不齊的情況。多數內業資料從業人員并不是專業的畢業生或者是剛畢業的大學生，工作經驗不夠充足，工作重視程度不夠，難以正視這一工作，因此后續內業資料整體難以正常進行，整理難度較大。

2.5 沒有端正內外業的關系，工作無法順利開展

有部分內業工作管理員認為這份工作單調無味，成天亂忙，工作內容無意義，還不被其他部門所理解，沒有外業吃香，導致工作積極性低下、沒有工作事業心和成就感。而很多外業工作人員覺得內業工作是內業管理人的事，與我何干，對內業工作毫不關心、態度冷漠、不理解不合作，甚至把自己的分內之事也都變相推給了內業工作人員，釀成互相推責、工作不融洽。對此，要明確內業管理和內業工作任務，端正雙方的職責，互相理解和支持，為內業工作提供良好的工作氛圍也是搞好內業管理工作的前提保障。

2.6 建設單位不夠重視

在水利工程建設過程中，特別是在現階規模較小的工程中，施工單位往往只注重施工質量，不過多考慮工程文件采集工作，通常會出現以下情形：1）工作已經開始，資料管理人員還沒有就位，原始材料收集不及時，日志記錄不完善；2）原材料檢查有疏漏，檢驗批次不足；3）文件整理所需的范式、參考文件、相關制表等缺乏，導致使用的文檔不規則等問題。

2.7 項目內容整體性不夠充足

現階段，水利工程開展過程中，資料整理缺乏統一性形式，多數單位均存在自身的套制式表格，并沒有形成統一性的形式。在不同區域管理中差異性較大，表格內容相差較遠，缺乏統一性的管理理念。施工單位需結合自身工作理解填寫表格，過程中會存在項目漏填以及重復填寫的情況，后期資料整理過程中難度較大，難以對實際工作情況進行反映。

2.8 工程管理與檔案整理聯系不夠密切

相關施工單位針對內業資料整理重視程度不夠，竣工后查閱資料過程中存在不完善不合理的情況，難以真實反映工程實際情況。部分工程中存在隱蔽工程，資料不夠完整，竣工后采集照片，難以反映工程實際情況。內業資料需要與工程進度保持一致，竣工后，資料整體存在困難，工程具體情況反映缺乏真實性。

2 加強水利工程內業資料管理的方法

2.1 健全的制度與規范化管理

一般內業管理制度包括計劃報表制度、數據處理制度、文件檔案管理制度、會議制度等等。采用明確清晰的規章制度，設立獎懲機制。施工單位將文件材料的收集整理和工程品質的建立視為同等重要，在施工的初始階段，就該選派專業人員負責建立文檔整理的規范制度，各個建設單位都應該此為依照，實施資料的整頓和匯總。施工企業要按期對資料進行審核，倘若工程有多個施工標定，按期舉行評比，針對文檔整理標準的、準確的，企業要給予相應的獎勵。通過建立健全的制度體系，照章行事、科學規范，促使內業管理工作走向標準化。

2.2 為資料管理者提供職業培訓

專業的資料管理人員是做好內業資料整理工作的必要前提，擁有專業的水利工程資料員才能把資料管理工作依據規范化的標準做到位。鑒于參與項目的各方人員中有許多工程技術人員，而施工單位文件檔案管理人員缺乏，人員設置不全的狀況，通過組織各建設單位相關員工學習資料管理知識，并制定相適應的標準，現場指揮、按時檢查，使施工順利進行，其中文檔的內容、樣式、封裝、綁定和歸檔都以標準化的方式進行。通過培訓使員工在工作上更具有責任感，能及時熟悉現場環境，熟知施工流程，并積極參與水利工程系統化專業培訓。

2.3 注重原始資料的歸納和匯集

原始資料包括工程日志、監管日志、測量日志和原材料工廠材料證明等，特別是一些重要部件的原始記錄，包括其中的隱秘和關鍵要點記錄的數據，要做到細致和完善。此類數據對于補充內業資料檔案非常關鍵。原始資料是完工后的資料重要組成部分。在項目開始時，我們必須注意原始文件數據的收集和積累。要保存好各種原始文件的記錄而且要詳細。通過對施工日志完整的記錄，在今后工作中如果發現問題可以提供關鍵的資料憑證。內業資料管理員在記錄過程中要記錄當天的天氣狀況以及工程變更的人員、施工機械、施工部件、施工進展等，記錄要準確、詳細。登記記錄也應是持續的，要堅持每天記錄。

2.4 注意項目劃分和資料的申報

在項目拆分前，要充分了解施工合同和施工圖紙，并遵守流程進行區分和上報。如果工程內容在施工過程中發生變化，應及時處理。上報建設單位并向質量監督單位備案。如有變動內容涉及到關鍵部分或重大隱蔽工程的，應當通知監理單位再次進行確認。所有內容的填寫和簽字應確保其準確性和標準化。相關的負責人要仔細核實內容填寫的嚴謹性、合理性和準確性。背景材料的填筑必須及時，否則不能真正反映施工的質量，也不可能確保整個工程的質量，一旦出現問題，難以追究責任人，后果難以想象。

2.5 隱蔽工程檢查記錄的注意事項

隱蔽工程檢查記錄的填寫要與技術審查和質量檢查的工作結合進行，并按照規定填寫項目名稱、位置、隱蔽檢查項目、檢查意見、檢查員、檢查日期等。當涉及內容變更和需要協商的部分應詳細闡述并記錄其依據，以方便項目后續清算提供參考。隱蔽的檢查記錄中不能有未解決的問題存在，文件說明要清晰明了。

2.6 文件組織應與項目施工過程同步

數據整理與項目建設同步進行，是確保項目數據的準確性和完整性基本保障。因此，可采取以下措施來管理工程數據：一、在簽署相關合同時，同時提議數據存檔的需求，并對文件的數量和質量、準確性和完整性以及交付方面制定明確規定。二、在核實項目進度和質量時，對文件收集和整理進行查閱。第三，在初步驗收過程中，歸檔資料必須提前驗收，及時報告并糾正遇到的問題。第四，在工程驗收之前，特別調動各部門相關工作負責人，組成數據檔案小組按照規定要求進行集中整理和歸檔，確保符合驗收要求。

2.7 文件檔案的整理要實施標準化

在驗收完成期間，要對資料文件進行保存和裝訂。

1）項目開工文件：①開工命令；②開工請求；③施工隊組織機構、施工計劃、方案和程序（包括施工部門報驗有關的材料）；④設備檢查清單；⑤進場人員檢查報告（含項目總監或總工的變更請示和函復）；⑥施工放樣單；⑦滿足技術工程、圖紙審核報告和設計交底；⑧材料驗收報告（包括合格證和質量檢驗報告）；2）項目管理相關文件：①施工單位的營業執照和資質；②停工、返工和復工相關文件報告；③事故管理文件；④設計更改；⑤與施工建設相關的會議紀要；⑥竣工相關文件；⑦建立施工管理部通知和其他材料（如各種通知等）；3）工程質量相關資料：單項工程質量評估、工程檢驗表回執、施工自查初始表；4）項目驗收資料：質量評議文件：羅列順序為項目報告，單位、分部；單位和分部的工程簽收；5）工程計量和結算文件：包括增收、核減的各式報告，單裝訂；6）工程管理報告：附件：施工大事件，可一起合訂；7）施工日記：單獨封裝；8）影音資料（相片、錄音記錄、視頻記錄、光碟、U盤等）；9）竣工圖：單獨封裝；10）交付材料清單（一式三份，蓋章并簽字）。

文件封裝時要采用三孔一條線綁定，孔間距7cm。注意裝訂時，線不能壓字；文件紙張要一致，為A4規格，裝訂高度一般為0.5～1.5cm，最大厚度不要超過2cm。如果超過2cm，要多批裝訂，但要標識出該批文件為一個整體；各類材料必須設有封皮，蓋章并附上對應的目錄，目錄必須覆蓋在頁面上，在底部標注頁碼；在做文件交接時，施工部門應提供可查閱的完整清單。

2.8 保證樣式統一

制度是確保工程正常運行的重要因素，發揮著關鍵性的作用，現階段，工程樣式表格種類相對較多，避免各個區域工作產生沖突，需結合工程實際情況，對表格樣式進行調整，保證統一性和完善性，制定完善的水利工程建設用表，整體工程凸顯規范性，資料收集合理。此種范本需與現代化需求相適應，與這一含工業的發展和進步予以符合。表格樣式中需具備統一的簽名位置，確保內業資料整體合理化，工作更加簡易和便捷，節省人力成本。

3 結語

在水利工程項目施工中，內業資料整理是一項繁雜、細微、關鍵的工作，也是施工過程中不可或缺的，它是工程核收的基礎，是項目問題發現的追查根據，因此內業資料管理人員一定要高度重視、沉著并謹慎看待，確保其準確性和完備性。這是一項嚴謹繁瑣的系統工程，工程質量的好壞取決于各參建方的關注程度。本人以為只要各部門領導予以重視、職責劃分明確、規范執行，確實做到工程進度與資料管理同步實行，那么工程項目的管理水平也就獲得極大提高，進而更好的服務于水利項目建設并提高經濟效益。