建立企業內部控制的信息溝通系統

冉 明 成都軌道交通集團有限公司

隨著我國信息化水平的提升，信息溝通系統開始被廣泛地投入到我國的各類企業當中，系統發揮出的效用也十分顯著，有必要就信息溝通系統進行深入地探究。結合當前信息溝通環境下企業會計信息系統內控的變化狀況，做好各項風險防范基礎處理工作，構建更完整的內部控制管理體系，盡可能地消除各類安全隱患，減小企業的經營風險系數，使得企業的經營管理能力變得更強，不斷提升市場競爭實力。利用信息溝通系統，給企業內部管理搭建出一個更為專業化的信息平臺，有利于及時溝通并解決企業內部控制過程中出現的各類問題。交通運輸類企業在我國的經濟發展中扮演著重要的角色，其因產業鏈條較長、技術要求較高、資本運作較復雜且監管趨嚴而更需要加強適應外部環境發展和調整變化，并要求在建立和優化內外部信息系統方面更具靈活性，從而需要根據市場變化和業務變化修訂和調整內外部信息系統與溝通要求。現代社會已進入信息化的時代，自從國家對交通運輸業推行營改增政策，國家對交通運輸行業發展動態進行高效的數據化監控，企業任何不規范行為都將被監控以及2020年疫情以來極嚴重影響交通運輸企業發展，急切地要求交通運輸企業建立和優化信息與溝通管理模式。外部環境的變化使得交通運輸企業信息管理更具挑戰性，稍有不慎將面臨外部監管風險和內部信息管理安全風險。規范的信息與溝通管理辦法有利于交通運輸企業更加有效地應對國家政策和社會發展變化。

一、規范交通運輸企業財務信息系統與溝通的必要性

(一)保障信息的及時性及溝通的有效性

因信息存在時效性，及時有效的信息很可能為公司提供發展機遇，如何建立篩選和甄別有效信息成為企業管理的重點和難點。信息及時性是指在人們需要時擁有的信息。有效的溝通從廣義上的定義是信息的縱向和橫向的傳遞與反饋。同時，與外部關系諸如與客戶、供應商、消費者、監管部門等也需要有效的溝通。信息溝通過程中發現的問題，應當及時報告并加以解決。

(二)保障信息內容的真實性和完整性

信息的真實完整有利于充分保證信息的可靠性，從而使管理者做出有效的決策。信息系統不僅處理企業的內部信息，還包括與經營決策和對外報告相關的外部事件、外部行為和條件等。如果企業信息系統有缺失、無法發揮信息的功能和作用，那么很有可能影響公司經營的正常有序進行。信息真實性應當包含對信息的來源進行判斷，及時并詳細地記錄內容，并對偽造的信息予以鑒別，使其避免虛假記錄。信息完整性當包含保證信息的一致性，同時做好恰當的分類，并防止數據被非法用戶篡改，不存在重大遺漏。

(三)保障信息決策的有用性

充分有效的信息將提高企業管理層決策的有效性和科學性，提高企業的核心競爭力。如果信息傳遞不通暢、不及時，很可能導致決策失誤，甚至制定的決策無法有效執行。企業建立有效的信息系統與溝通，提高信息決策的有效性，這要求建立完善信息系統建設和溝通管理辦法，應當包括記錄整個過程信息以及管理層履行職責對公司經營業務和資產負債及投資者權益的影響。管理層所需要的經營報告相關的信息系統應當與企業的業務管理過程相匹配。業務流程信息包括本企業客戶溝通、招投標、采購、過程、后期服務等一系列活動。與經營報告相關的信息系統所生成信息的質量，對管理層能否做出恰當的經營管理決策有重大影響。

(四)保障企業資產的安全與完整

資產作為企業經營管理的重要資源，是企業實現戰略目標的物質基礎。信息系統建設有利于企業做好事前計劃、事中控制、事后反饋，保障企業資產安全與完整。企業資產安全貫穿企業經營管理全過程，建立有效的信息系統與溝通管理辦法，有利于加強公司資產管理體系建設，及時反饋經營管理過程存在的問題和管理缺失，強化資金安全管控，避免公司資產流失，防止經營數據資料被盜取，落實相關人員的責任，降低企業的經營管理風險。企業應當加強對信息系統過程維護和升級、訪問權限、數據錄入與使用、網絡安全管控等方面的管理，保證信息系統運行的安全和穩定。企業可以通過財務資料、聘請專家獲得分析報告、行業內部刊物等渠道獲取行業內部信息；也可以通過行業協會、業務往來單位、領先企業的市場調研以及有關監管部門等渠道獲取外部信息。綜合分析運用內部信息和外部信息，促進企業發展，保障企業資產的安全與完整。

二、基于信息溝通系統環境下企業內部控制存在的問題

(一)認識不統一導致溝通成本增大

信息溝通系統的使用會使得企業原本的操作模式以及結構產生改變，同時還會增設一些管控的環節，這就使得原本內控缺乏、管理透明度較差的企業無法較好地運行信息溝通系統。大多數的企業在使用信息溝通系統的過程中，其所遭遇到的干擾性因素都比較強烈，實際的實施效果較為薄弱，隨著時間的流逝，產生的不良影響也會越發顯著。產生該問題的主要原因就是由于企業內部對先進管理工具的認知和使用缺乏一定的統一性，互相不配合的問題也比較嚴重，導致企業內部控制更加混亂。

(二)缺乏信息化人才

信息溝通系統的管理平臺具有較強的信息化特性，在實際的實施過程中，要求企業的操作人員需要具有較強的計算機以及網絡知識，只有這樣才可以較好地應對企業的發展以及變化，滿足信息溝通系統各項模塊的管理要求。想要較好地應對管理要求的變化，就需要二次開發人員，做好系統的維護工作。但是在實際的工作中，大多數企業內部的信息化人才數量都比較少，雖能借助培訓以及招聘的形式處理該問題，但同時也會大幅增加企業的運營成本，使得信息溝通系統的推進實施工作難度加大，以致后續數據的維護和安全也無法保證，不能完全達到系統運行的要求標準，其預期的內控效果也會大打折扣，甚至導致整個項目的半途而廢。

(三)信息溝通系統與內部控制脫節

信息溝通系統的應用會給企業內部管控工作的開展帶來較大的影響，它可以使得企業內控工作進展得更為規范和透明，這就要求系統在使用時期，必須和企業內部管控流程較好地融合在一起，讓其在業務流程、控制節點等層面保持高度的一致性。現階段，雖然我國大多數企業都已經陸續開始實行了信息溝通系統，但是對系統流程的構建還不能和內部管控較好地融合在一起，可能會出現多人管卻無人負責，或者誰都不管的矛盾現象，導致企業管理秩序反而混亂，內控標準不統一。

(四)忽略流程梳理工作

企業管理者過度關注銷售目標的實現。在企業的實際發展過程中，大多數企業內部管理工作會把實現銷售目標作為唯一導向，忽視了相關部門在經營過程中的流程梳理工作，并未很好地將事前統籌防控、事中跟蹤矯正、事后應對總結工作進行合理地融合，這些問題會直接導致生產安全隱患和稅務、法律風險存在，使得企業內部控制工作形同虛設。

(五)忽視系統安全管理

企業的眾多管理工作中，安全管理是保證企業可持續發展的重要工作之一，所以在整體管理過程中應當時刻健全安全管理理念，培養居安思危的安全意識。通過不斷更新網絡技術來對實際的管理工作進行技術升級。但很多企業管理者對安全問題往往存在僥幸心理，重視程度不夠，未能及時地進行維護管理，沒能檢測出系統存在的漏洞，導致系統運行中出現數據泄露，甚至丟失，給企業造成無法彌補的傷害。

三、加強信息與溝通，建立健全信息管理的措施

(一)全面加強信息與溝通對企業發展的意識建設

交通運輸企業項目管理是動態的，要求公司所有人員的工作及思想協調統一。對于公司的高層決策者，應意識到信息與溝通的重要性，加強信息溝通意識將提高信息溝通的有效性，有利于管理者充分分析內外部環境的變化以及自身資源能力的適應性，從而做出有效的決策。而作為公司員工，應意識到自身每天接觸的信息對公司和個人發展的重要性。良好的信息溝通建設對企業來說是一種投資，是企業的無形資產，并有助于形成一種企業文化。加強信息與溝通管理有利于企業發展和建設，有利于企業及時并準確地收集、報送與經營相關的信息，確保信息在企業內外部得到充分有效的溝通。以近年來企業倒閉原因來看，失敗的原因基本可歸結為，由于公司未形成完善的信息系統與溝通意識，監管系統升級而公司管理無法升級管理而被淘汰，對未來過度樂觀和宏觀調控理解不深而盲目投資和擴張而導致公司失敗，對資本市場信息掌握不充分因貨幣政策緊縮而導致資金斷裂。

(二)建立有效的信息傳遞流程體系和管控措施

在內部信息系統建設方面，企業應當根據其自身的發展戰略規劃，規范內部組織結構和管理，建立信息系統收集、分析和評價指標體系，制定嚴格的信息傳遞溝通流程，規范信息審核程序和審核權限，充分利用人工智能或計算機技術，強化內部信息報告的生成管理并及時上報到對應的管理決策者。在外部信息與溝通方面，企業應充分分析項目的種類，所需配備的人力資源和管理能力及項目地的人才結構，了解供應商、班組財務能力和管理能力，形成對外部合作人員規范化管理辦法，充分利用公司的管理模式及優勢，及時有效地收集外部環境及信息的機會與風險，建立信息溝通反饋渠道，形成一套適應項目管理所需的信息管理體系。企業建立信息系統的評估管理制度，應定期或不定期地進行全面評估內外部信息系統的使用和效果，評估信息系統的安全，關注信息使用的及時性和有效性。為了能夠全面、綜合、有效地把企業運營風險降低，首先，應當梳理出企業內部控制在各個環節會出現的問題，尤其是和多個相關部門發生聯系的流程需進行重點控制，保障管控的全面性至關重要。事前完成相關的約束條件設計，針對實際的環節完成合理地設計，及時地將相關風險都降到最低。其次，應明確權限管理內容，對于可能出現的有關的內容變化都要做好記錄，更好地完成對實際變化的綜合處理，使得可能發生的風險點都能進行有效的管理，綜合地將相關的管理風險降到最低，防止重復出現類似的風險問題。最后，應從企業的整體建設角度入手來完成實際的設計和安排，對各個部門的管理人員進行培訓，全面強化內控制度。

(三)建立有效的信息溝通獎懲機制

為加強企業有效的管理信息系統與溝通，離不開公司實施切實執行獎懲制度，對需及時傳遞信息的相關人員進行與績效考核體系掛鉤。在獎懲制度建設方面，企業應結合公司實際情況，使用物質獎勵、精神獎勵，建立融洽的組織氣氛，鼓勵員工參與管理，定期做好自我評價總結的激勵機制，使企業文化得到良好發展并得到員工認同。加強企業內部管理，內部信息報告使用及保管制度，強化反舞弊機制在信息系統建設中的作用，通過建立職權分離、適度授權分工等手段防止企業秘密泄露或被利用。企業建立反舞弊機制時，應強調預防為主、懲罰為輔，明確反舞弊工作的工作重點、明確內部相關機構或人員在反舞弊工作中流程和職責權限，防止信息舞弊，促進信息溝通的有效運行。

(四)加強相關人才隊伍建設

人才建設是企業一項無形資產，是公司的組織資源。人才隊伍建設，首先是人才的來源應當遵循擇優選取，以發展的視角不斷改進人才引進管理辦法，加強自主培養人才并積極向外部吸納人才，好中選優，不斷提升員工的素質；其次應當考慮人才培養遵循深度專業化，現代企業管理越來越趨于專業化，要求積累經驗提高專業水平能力，在專業領域內進行研究創造和技術創新，提高生產效率和管理效率，降低成本，實現資源優化配置。

(五)優化系統建設

信息溝通系統管理主要是對企業生產進行事前、事中以及事后的管控，企業需要對各類業務數據信息進行綜合管理，同時還需要集中化的調配各類資源，企業要重新構建適宜的管控措施，劃分好各項權責義務，對數據信息進行安全化的防護，使其內控制度更加地規范化。首先，需要優化工作流程，讓系統和企業內部管控制度二者維持一種良好的協同性。其次，企業需要就現階段所具有的業務類型以及工作流程等進行梳理和調整，依據信息溝通系統建設的需求，完成項目的改進以及優化處理任務，明確分配權限，構建不相容職務分離制度。最后，對數據進行備份化處理，就系統軟件等層面去保障信息溝通系統的安全性能，指派專人去負責信息溝通系統的維護管理，做好各項數據的備份、加密等安全任務工作。

(六)注重系統安全管理和維護

系統安全管理和維護工作，可以從以下幾個方面入手：第一，企業可以單獨設置一套網絡管理應用軟件來跟蹤企業內部控制在實施中的具體情況，能對系統的不足和風險進行提前預警，管理者可以及時采取有效措施去處理和解決，以免系統被現在已知的各類網絡攻擊手段入侵。第二，對相關人員的權限設置要謹慎，避免出現包括越權管理以及管理形式化、不明軟件被惡意安裝等問題。第三，需要對企業人員進行內部控制管理工作的培訓，強化員工的安全管理、維護能力，把風險解決在萌芽狀態。

四、結語

為達到構建有效的信息系統與溝通，需要企業管理者明確信息溝通的目的和方向，并圍繞其核心內容進行充分討論，進行一系列的組織結構調整和制度體系建設。企業內部有效監管工作的順利開展可以更好地順應時代的發展趨勢，同時也是企業正常開展生產經營活動的必要性條件，把信息溝通系統和企業的內部監管較好地融合在一起，構成一個整體，使得企業的內部監管工作可以開展得更為順暢。在這個大數據時代中，企業要想把握好稍縱即逝的市場機遇，可以充分利用信息溝通系統的信息共享性，得到有效數據，規避風險。依據該系統的特性，結合企業的發展現狀，編制出更符合自身發展的內部管控模式，優化并創新管控內容，讓企業可以更健康態、長遠化地發展。■