新形勢下高職院校黨政公文檔案管理創新探索

文/福建體育職業技術學院 鄭怡婷

2021年1月1日新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱新《檔案法》）施行，規定符合國家電子檔案形成和管理規范要求的電子檔案具有與紙質檔案同等的法律效力。當前公文檔案的管理將在很長一段時間處于紙質、電子檔案并存的階段。如何做好這段時間的工作，并盡可能快地實現向公文檔案信息化管理過渡，提升檔案管理效率，從而實現黨政辦公室的工作有序、創新發展，是我們亟須解決的問題。

一、公文檔案管理的內涵及意義

（一）公文檔案管理的內涵。根據管理對象的不同，我們將高職院校的公文檔案管理對象分為3類：一是上級來文，即各個上級單位對院校的通知、決定、批復、實施意見等等。二是學校上報上級單位的文件，常見的有報告、總結、請示、某某情況匯總等等。三是院內的發文，既包括學校層面的會議紀要、決議、通知、章程、規劃、總結、各項小計劃以及各類專項工作紀要，包括辦公室層面的各項通知、匯報、總結、情況說明等等。黨政辦公室的公文檔案不僅記錄著學校各個階段的發展歷史，更是學校各項決策的信息基礎。公文檔案管理的范圍也可以根據使用方法，分為兩個方面：一是保管，即對公文進行安全有序、有邏輯的存儲；二是利用，即在需要時能夠快速、準確地對公文檔案進行提取、整合。

（二）公文檔案對高職院校發展的意義。一是高職院校歷史進程的重要佐證。高職院校不同于普通高校，由于機構通常較為簡單，但歷史比較復雜，往往會經歷兼并、重組，甚至校址遷移等等變更，因此完善的公文管理能夠記錄高職院校各個階段的重要進程。二是領導層決策的重要參考。完整的公文檔案，不僅記錄著各個階段學校發展的重要歷程、成績，也記錄了上級對高職院校的各項重要決定，收納了民主生活會等重要會議收集的師生意見，這些都是日后領導做出重要決策的參考。三是能為重要評估提供便利。高職院校公文檔案的準確性、全面性、可提取性，都是教學評估、文明校園評估等不可或缺的珍貴資料。有關部門通過查閱相關公文材料、記錄，能夠進一步了解高職院校的教學、管理情況，從而對高職院校的教學、管理水平做出準確判斷。四是國家涉密政策的有力執行依據。由于部分高職院校行政級別較高，在日常教育管理過程中，往往需要接收一部分涉密文件，通常涉及國家在教育、政治、科技方面等方面的重要決策。這些機要文件在回復、處理完畢之后，一部分會清退或者銷毀，也有一部分會以檔案的形式由高校進行保管，這部分文件就成為機要檔案。因此，做好這部分公文的管理，不僅符合機要檔案的管理要求，也是高校管理過程中，執行國家涉密政策的有力執行依據?？梢哉f，公文管理是高等教育管理的重要載體，是促進高校各項工作的順暢開展的“傳話筒”和“助推器”。公文管理的質量和效率直接影響著高校行政工作。

二、做好公文檔案信息化管理的意義

公文管理信息化是指高校公文管理模式由“以紙質公文管理保管為重點”向“數字化信息形式”轉變的過程。

（一）契合檔案管理的要求。中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布的《機關檔案工作條例》規定：機關檔案部門接收的檔案，應符合“文件材料齊全、完整”；在內容和聯系方面，要做到“合并整理、立卷”；文件材料之間，要“保持之間的歷史聯系，便于保管和利用”。公文檔案管理的信息化能夠從文件下發時，就記錄公文的源頭，并且捕獲每一次公文處理的信息，最后實現統一路徑歸檔。契合了文件材料的齊全、完整要求；同時，信息化的處理還能夠及時對公文檔案進行分類合并，通過數據化的手段對其進行編碼，方便日后進行利用。

（二）有助于提升高校運行效率。傳統的公文檔案管理，常常是靠人力來進行公文傳遞，這中間常常會發生因為人為因素導致的公文傳遞歸檔速度慢。而網絡技術則打破部門之間的信息壁壘，提升上下級公文傳遞、修改、處理、歸檔速度，降低工作成本。

（三）有利于推進工作規范化。高校管理工作規范化要求高校管理要有專業性、準確性、科學性。在日常工作中，公文是高職院校行政過程中最常接觸到的管理工具，也是經常面對的工作對象，公文檔案管理的信息化收集要求提供的統一格式、流程、簽批方式，讓工作過程更加專業、科學，系統中能夠顯而易見的催辦業務負責人、歸檔責任人，能夠進一步提升工作的確定性。

三、新形勢下高職院校做好公文管理所面臨的挑戰

“以紙張為介質的紙質檔案和以新型載體材料為介質的電子檔案，是檔案信息存儲的傳統與現代化標志，前者以其強有力的生命力作為檔案信息主要存儲介質至今仍然行使著歷史使命，得到檔案工作者的廣泛認同；后者是檔案現代化的標志，是電子計算機在檔案管理中應用的產物，預示著檔案管理工作未來的發展方向，日益為檔案界所關注?！?019年4月，國務院頒布《國務院關于在線政務服務的若干規定》，明確指出除法律、行政法規另有規定外，電子文件不再以紙質形式歸檔和移交。而從2021年1月起實施的新《檔案法》則明確規定符合國家電子檔案形成和管理規范要求的電子檔案具有與紙質檔案同等的法律效力。隨著時代的進步，高職院校的黨政公文檔案管理在不斷完善。然而，結合新形勢下的檔案管理制度，高職院校的公文檔案管理工作尚有充分提升的空間。目前學界對黨政辦公室公文檔案管理的研究已經初具成果，學者謝凌香、劉瑩對高職院校公文處理的問題進行了探討；鄭潔等對廣西桂林地區高校的機要檔案保管現狀進行了走訪調查；張蕊等以北京航空航天大學公文信息化建設為例，對高校信息化管理進行了技術分析。這些學者均列出了高校檔案管理存在重視程度不夠、檔案管理人員專業知識匱乏、欠缺完整的規章制度、信息化建設程度不夠等等問題。筆者在此基礎上，對這幾項問題進行分類，并結合檔案管理辦法，認為大致可以分為以下幾個方面：

（一）對公文檔案管理的重視程度不夠。綜合多位學者的研究結論，對公文管理的重視程度不夠是普遍現象。這常常表現為：一是對公文檔案的重要性認識不夠，認為文件使用過后，只需進行保管便可，沒有進一步規范公文檔案管理的安全性、規范性、科學性。二是沒有配備專業從事公文檔案管理的人員，從事檔案管理的工作人員往往身兼數職，一人分飾多角，難以全身心投入公文檔案管理工作中。三是對公文檔案管理的建設缺乏規劃，在制度建設、信息化建設、人員培訓上存在一定的缺位。

（二）信息化背景下仍存在較多短板。隨著辦公自動化系統（OA）的普及，大多數高校在公文發布方面取得了較大的進步，然而，在公文檔案管理方面，仍存在較多短板，主要表現在：一是保持著收取紙質公文加電子文檔拷貝的“雙套制”管理，但卻時常發生缺失其一的現象。二是公文流轉方式較為傳統，大多為紙質流轉，費時費力。三是部門之間存在數據壁壘，各自部門的資料分散于各個辦公室，需要提取時費時費力；四是規章制度尚未健全，關于電子文檔的具體管理辦法、電子簽名的效力、電子文檔的采集、整理、歸檔存儲方式尚未作出統一規定。

（三）缺乏相應的軟硬件設施支撐。在公文檔案管理信息化的背景下，有力的軟硬件支撐是進行公文信息化管理的重要抓手。但目前相應的設施上，仍然缺乏有效支撐。主要表現為：一是高職院校由于歷史原因，信息化系統普遍比較老舊，當初在進行配置時，并未考慮到現在的使用需要，不能夠滿足不同條件的下公文流轉、保管方面的要求。二是安全性不夠。電子公文在運轉時，足夠的安全、保密性是必要條件之一，而高校尤其是高職院校常常沒有相應的安全管理規范文件以及強大的安防系統，很容易受到病毒、黑客等影響。三是由于現在沒有一套完整的公文檔案管理信息化標準，因此在進行處理的同時，常常會因為各自的系統不同、標準不同，發生難以統一處理的問題。四是在高職院校日常運行中，由于資金、技術、人力投入的限制，一定程度上限制了公文檔案管理信息化進程的進展速度。

（四）尚未建立有效的評價系統。有效的評價系統不僅是對日常工作的考核，也能夠進一步提升公文檔案管理的效率。通過論文檢索以及綜合多所高校的情況，目前尚未見到對公文檔案管理的完整評價系統，在日?？己酥?，對檔案管理的評價常常是對各種資料的抽查、調閱以及對消防等安全設施、措施檢查。由于沒有將檔案管理工作納入考核評價體系，沒有形成對公文處理人員的激勵機制，弱化了檔案管理工作人員的積極性，工作后勁不足。

四、高校公文檔案管理工作創新探尋

（一）確立完善制度推動公文檔案管理工作規范發展。公文檔案管理在高職院校中往往沒有專屬的規范化制度作為保障，因此，要想推動高職院校公文檔案管理工作規范發展，最重要的是確立完善的和公文檔案管理相適應的規章制度。一是要將這一理念貫穿公文辦理的全過程，確立完整的工作規章制度，實現公文檔案工作的規范化、制度化。二是要在師生員工中樹立、強化對公文檔案的重視程度，以及公文檔案信息化的理念。三是要設置專人專崗，開設專門培訓班，對公文檔案管理人員進行全方位培訓，提倡全體師生跟進公文檔案信息化的進程，主動學習、使用電子公文辦事。四是要建立評價系統，以清晰的評價尺度，激勵檔案管理員工做好公文檔案管理工作，推動公文檔案管理工作的發展。

（二）建立信息化全周期管理平臺。公文檔案管理信息化是一個逐步漸進的過程，在當前紙質、電子檔案并存的階段，既要在現有的基礎上，做好公文檔案的整理歸檔，又要加快信息化平臺建設，讓公文檔案管理逐步進入信息化全周期管理。一是使用技術手段，使公文從發布開始，實現統一格式，同步歸檔、鑒定、錄入、利用，更加翔實、真實地記錄公文的處理過程。二是消除“信息孤島”，通過文獻查閱，此項技術已經在許多政務網上實現應用，不少地方政府已經打通各個部門之間的數據壁壘，實現了數據格式互通，數據內容互聯互享。高職院校的公文檔案管理系統也可以向其看齊，通過建立共享信息化管理平臺，實現檔案建設標準化、檔案存儲數字化和檔案服務網絡化。

（三）積極完善各項配套體制機制。一是增強公文檔案系統的安全保護。隨著技術的發展，建立公文信息化系統已是必然趨勢，然而檔案管理由于同時擁有保密性、僅限內部閱覽等要求，因此對安全的要求更高。一方面，要加強對工作人員的培訓，避免因為人為因素導致公文檔案外泄；另一方面，也要加強對信息化系統的安全性建設，如增設內外網等方式，提高文件的安全性。二是增加公文檔案的認同度。在紙質化辦公轉化為信息化辦公的過程中，不少員工常常遇到電子簽名、印章等認可度有限，在接受檢查時，要求提供紙質文檔進行證明等難題。這就需要在推行公文檔案信息化過程中，領導層積極倡導全體師生轉換觀念，接受電子文檔在留痕追溯、責任劃分具有同等法律效力的新規定。同時，要跟緊信息技術更新，不斷加強區塊鏈等高新技術的應用，為電子文檔的合法性提供保障。三是要堅持科學的模式。可迭代、可持續運維是打造公文檔案信息化管理平臺的一個關鍵。公文檔案信息化面對的不僅是當下進行的公文檔案，還需滿足對從前檔案的信息化更新、應對未來更多信息化文件的存儲，甚至管理方式變革的需要。公文檔案信息化系統的建設，應充分考慮實用性、安全性，防止重復建設。