新時代如何做好企業文書工作

文/中交鐵道設計研究總院有限公司 李蕓

公文即公務文書，是指各級黨政機關、群眾團體和企事業單位在開展工作、管理政務中，按照特定的形式，經過一定的處理程序形成和使用的書面材料，具有傳達政策法令、指導工作等重要作用。文書工作是企業工作中不可缺少的組成部分，起到了上傳下達的重要作用，企業文書也是輔助領導工作的重要助手。新時代信息技術的飛速發展讓文書工作更加便捷，但也改變了原有的工作模式，使文書工作面臨新的挑戰。企業管理人員應該更加重視這項工作，提高文書工作水平，采取一定的措施來面對挑戰。

一、文書工作在企業發展中的重要性

（一）對企業管理者發揮著參謀與助手的重要作用。文書每天要接收上級傳達的文件、本級印發的文件、下級上報的文件以及外單位的往來文件，在處理文件的過程中，能夠了解到企業方方面面的信息，文書需要對各類文件進行歸納整理，便于領導隨時調閱，為企業管理者提供決策依據。文書還需要對重大的會議和活動進行記錄，作為企業重要的管理文件。公文不僅包含著企業管理者需要傳遞的信息及安排的工作，同時也代表著企業的形象，反映了公司內部管理是否有序，因此文書有責任按照規則標準對企業印發的公文嚴格進行審核，保證公文用詞準確、內容科學有效，避免信息傳達失誤或工作布置出錯。

（二）是聯結企業內外、上下關系的橋梁和紐帶。在企業中，管理制度、會議精神、工作要求、通報表彰、請示報告等都以公文為載體，在上下級和部門之間進行流通；文書需要將文件精神、決策信息傳達至相關部門，并進行溝通協調，確保政令暢通，在一定情況下還需要按照領導要求進行督辦，保證各項工作能夠有序開展和完成。企業之間需要利用函件等正式的公文進行溝通和問題反饋，同時作為企業之間協商的依據，文書成為了公司與外部企業之間溝通的渠道。因此，文書工作推動著企業的正常運轉，對生產經營起到了正向促進作用。

（三）是檔案管理工作的基礎。在文書工作中產生的對企業具有較強參考價值、原始記錄性比較強的文件，按照一定要求進行處理后就會轉化為檔案。檔案記錄了企業的歷史發展淵源，關乎著企業今后的發展方向，并需要按照檔案管理要求進行保存。檔案的前端工作就是文書管理工作，兩者之間分為兩個不同的流程，又有效地銜接在一起。要想保證檔案的質量，就需要做好公文的收集與整理，這就要求文書工作人員樹立較強的責任心，發揮主觀能動性，做好日常的文書管理工作，防止文件的丟失和泄露，并協助檔案管理工作人員完成檔案組卷工作。因此，文書工作的水平直接影響著企業檔案管理工作的完整性、規范性、系統性。

二、文書工作面臨的機遇

（一）提高辦公效率。計算機的廣泛應用，早已使文書從紙筆摘錄的繁瑣工作中得以解脫。在信息化飛速發展的今天，同聲轉換等高科技軟硬件技術也日趨成熟，文字的編輯工作越來越省時省力，會議記錄也不再拘泥于文字形式，錄音、影像等都能夠用來作為會議資料存儲的載體，并且能夠更加精準地記錄會議內容，既提高了效率，也避免了資源的浪費。

對于文書及公文的發起人來說，傳統模式的文件流轉和傳閱是最耗時的，紙質轉簽單需要按照流程依次尋找相關負責人進行意見的簽署，降低流轉效率。隨著信息化技術在企業中的廣泛應用，許多企業擁有公文管理系統，部分信息化程度高的企業還建立了穿透式管理的一體化公文系統，相關辦理人員可以實時關注文件流轉環節及領導批示意見，電腦端和手機端還可以互通互聯，使文件審批和傳閱打破了時空和時間的束縛，大大提高了辦公效率。

（二）方便資料存儲。傳統模式下，企業公文和資料大多以紙張的形式進行存儲，隨著企業成立的時間延長，積累的公文所占用的空間逐漸增加，且紙張容易受到損壞，非常不利于公文的留存。現在則多以電子文件的形式進行存儲，不僅存儲的渠道較多，還不易丟失；手寫筆記以及領導的批示文件也可以通過拍照、掃描進行二次保存。近年來，文書可能還會受限于電腦和硬盤的存儲空間，如今信息技術的飛速發展使電子產品的存儲空間越來越大，文書工作所產生的文件、音頻、視頻等文件都能有效保存。公文管理系統還能夠通過大數據分析對文件質量、流轉速度、文件類型等進行分類和統計，從而提升整個文件流轉及辦理過程的效率和質量。

（三）加速文件檢索。企業每天要生成和接收大量的公文，各部門需要以某些文件為依據進行工作部署，員工需要了解與自身相關的文件要求，這都會涉及文件的搜索和查閱。如果采用傳統的紙質模式，工作人員需要在大量的紙質資料中進行翻閱；在計算機應用的初期，采用電腦文檔存儲，也需要根據日期、臺賬等查看多個文件夾。這些方式都會耗費大量的精力，有時還會無功而返。如今通過信息化公文管理系統，可以通過關鍵詞、部門、人員等多個字段來達到精準搜索，相似的文件也可通過時間排序作為區分，極大程度節省了文件檢索時間。各部門還可以通過字段的搜索下載公文臺賬，甚至可以批量下載公文，為部門的工作梳理提供了方便。

（四）實現信息共享。對于企業來說，利用傳統方式來傳遞公文信息所消耗的時間成本是極大的，文書需要將公文打印出來依次傳閱，異地子公司和人員還需要進行郵寄，管理成本較高、時效性差。現如今，公文自印發之日起即可傳達至每一位基層員工，其他文件也可通過郵箱、云盤、企業微信等多種方式實現共享，企業員工接收到的信息能夠保證真實可靠，也更加完整。同時，文書工作所產生的公文可以按照管理要求直接轉至檔案系統，實現無縫對接，甚至可以按照預定進行分類保存，從而減輕了檔案管理工作負擔，保證了檔案資料的完整性。

三、文書工作存在的挑戰

（一）公文的保密工作存在問題。當今社會，很多事情越來越透明化，文書記錄的手段和途徑也越來越多，電子文件共享的方式多、速度快，使企業內部各類工作秘密極其容易泄露，導致管理成本增高，對管理者的能力要求也更高。電子文件的存儲方式同樣也存在泄漏的風險，如果存儲文件的電腦、硬盤出現損壞，會對企業造成極大的損失；如果文件保存在云盤或數據庫，一旦被不法分子利用網絡手段進行入侵，企業將遭受巨大的影響，甚至會連累到上下級企業及兄弟單位。目前，部分企業的保密制度還有待完善，執行力度有待加強，一些重要管理部門的文書保密意識淡薄，通過各種途徑隨意傳播企業內部文件，造成內部信息的肆意公開，企業對泄密人員也沒有采取有效的措施。長此以往，將對企業的生產經營造成不良后果，輕則導致重要文件泄漏，重則導致企業管理脫軌。

（二）信息化程度有待提高。在信息化手段推廣的過程中，企業中往往采用傳統的文書模式與信息化管理并行的方式開展工作；由于企業的信息化程度參差不齊，部分企業無法通過線上的方式直接進行文件傳輸，需要通過其他途徑下載后二次操作，反而增加了文件流轉的工作量；還有些高層管理者對電子文件法律效力存疑，要求紙質版文件和電子版文件一起進行歸納整理。以上這些情況不僅使文書信息化管理工作形同虛設，還會大大增加文書人員的工作量。

（三）文書工作人員的能力有待提高。文書工作是一項業務性很強的工作，尤其隨著信息化程度的不斷加深，辦公節奏加快，工作模式的逐漸優化，企業對文書工作質量有了新的要求，文書人員也面臨全新挑戰。隨著信息化水平的提升，文書工作基本已實現自動化、智能化，但許多文書缺少信息化的管理理念和思維方式，對公文軟件缺少全面的認知和探究，僅被動、機械地通過信息化軟件完成收文、發文和流轉，個人能力和業務水平沒有跟上時代發展的步伐。此外，企業對文書工作重視不夠，缺少專業的培訓，很多文書對制度文件沒有深刻的認知，對工作軟件操作不熟悉，導致流程上頻繁出錯，影響工作的推進，有時候還會對工作的開展起到負面作用，甚至給企業帶來不必要的麻煩。在人員流動性強的時代，文書崗位的更替也會對文書工作造成不同程度的影響，文書工作人員需要一個長期的了解、學習及適應階段，才能熟練掌握各項辦公軟件和專業軟件，為企業的健康發展出力。

四、迎接文書工作新挑戰的若干措施

（一）增強意識，做好保密工作。作為文書，要認識到保密工作的重要性，克服麻痹思想，增強政治責任心，嚴格遵守保密紀律，切實做好文書管理的安全和保密工作。在新時代發展時期，要認識到保守企業秘密安全的重要性，在充分利用信息化手段和網絡技術來提高工作效率的同時，還要提高防范意識，增強軟硬件的防護能力，防范商業秘密外泄的風險。因為文書工作的特殊性，在日常工作中接觸領導層、管理層的機會較多，有可能得知關于企業經營與發展的核心信息，作為文書要時刻謹記保密守則，堅決做到不聽、不看、不說。如果在文件收發的過程中涉及國家秘密，更要小心謹慎，嚴格按照規范流程做好涉密文件的管理工作，杜絕一切泄密風險。

（二）規范制度，梳理公文模板。一是完善制度規范，這是做好管理工作的前提。文書人員要關注國家黨政機關及上級單位對公文的規范要求，并結合本級企業情況對制度進行優化完善或提出合理化建議，促進工作順利開展。二是落實制度，這是做好工作的保障。文書人員要嚴格遵守制度中規定的公文格式要求，按照流程規范化管理文件；企業也可制定相應的獎懲措施，促使公司各級人員正視文書工作的重要性，激勵文書在日常工作中更加認真、細致。三是梳理模板，這將為文書工作錦上添花。文書工作負責人應該記錄公文中容易出錯的地方，梳理企業經常用到的發文類型，將易錯點和常用發文形成模板，方便文書日常參考使用；如果部分文書崗位更替，文書模板也能使新文書盡快適應新角色。

（三）加強文書工作信息化程度。很多管理者已經看到了大力推廣信息化、數字化對企業帶來的優勢，企業的高層領導也應該更加重視文書管理的信息化建設工作，將文書管理軟件貫穿全公司，并與檔案、人資、財務、經營等系統進行關聯，全方位提升企業的工作效率。開發人員在大力推廣信息化的過程中，也要同步解決信息的安全及可靠性管理問題。作為文書，要努力學習并掌握現代化管理技能，對電子文檔進行科學管理，積極應對法律效力等問題的挑戰。

（四）加強系統培訓，提高人員素質。文書需要具備較高的政治素質、文化素質和業務素質，企業要重視對文書人員的系統培訓，全方位提升文書的素質和工作能力。一是加強思想教育培訓，不斷提高政治理論水平，增強辨別是非的能力，時刻保持清醒的頭腦、嚴謹的工作態度以及強烈的責任心，及時、準確地處理好各類文件。二是加強寫作培訓，牢記公文的格式要求、用詞規范等等，提高文件質量；文書也要關注國家大事，掌握企業動態，使公文表述更加準確。三是加強業務培訓，不僅要解讀文書相關的工作制度文件，加深對業務和流程的理解，同時也要強化對辦公系統的培訓，培養信息化管理理念，將二者有機結合，并在實踐中進行探究，切實提高公文處理能力。四是加強保密培訓，熟悉國安保密、商業秘密、工作秘密等保密要求，認識泄密所帶來的危害與處罰，了解常見的泄密途徑，增強文書人員的保密意識和安全意識。

五、結語

綜上所述，信息化的發展將先進的技術帶入到文書管理工作中，提高了文書工作的效率和質量，但同樣也使企業面臨一系列挑戰。企業管理人員應該積極面對信息化所帶來的變革，增強企業信息的安全性，為企業可持續發展奠定基礎。文書工作在企業管理中至關重要，企業文書更要把握機遇，借助新時代發展的優勢，充分利用信息化手段，增強自身的信息化管理理念，不斷優化文書管理工作。