做好辦公室行政事務管理的有效路徑芻議

文/福建省泉州市鯉城區江南街道辦事處 莊麗卿

辦公室行政事務管理指的是通過建立相應的行政事務組織，并根據單位的當下運營規劃以及發展目標，以相應的法律法規為依據，通過健全相應管理機制，創新管理工作的開展方式，協調各部門有效開展相應的管理工作，推進機關單位的現代化建設，充分提升單位內部的工作效率，進而有效提升機關單位的服務質量。但是當前辦公室行政事務管理工作依舊存在不足，管理效率相對較低，導致單位的高效發展受到影響。

一、做好辦公室行政事務管理的重要意義

辦公室是一個綜合辦事議事的協調機構，其職能主要是“參謀、服務、協調”三大功能。這三大功能的發揮，直接關系到各級部門的精準決策、關系到各級政府重大決策和重要工作能否落實落細、關系到各級部門能否步調一致，齊心協力地確保政令暢通。具體如下：

（一）提升單位各部門之間的凝聚力。辦公室行政事務管理是國家行政機關單位日常工作中的重要組成部分，該項工作的高效與否直接關系到各個部門的工作效率。辦公室行政事務管理部門通過搭建各部門之間溝通協作的橋梁，有效協調各部門目標一致開展相關工作，實現總體行政目標。由此可見，做好辦公室行政事務管理工作對于提升國家行政機關單位各部門之間的凝聚力，促進整個單位的服務質量以及服務水平的提升具有十分重要的意義。

（二）打造良好的單位形象。辦公室的重要工作內容就是對國家行政機關單位的行政事務進行有效的處理以及管理，進而有效促進國家行政機關單位的現代化發展。通過上傳下達，將單位領導下達的工作任務有效完成并加以總結，充分發揮“參謀、服務、協調”的作用，進而促進領導更加科學、合理地制訂單位發展策略，指明單位的發展方向。對于行政管理人員來說，行政管理也可以有效對其需求進行了解，進而將其需求及時轉達給相關部門，保證其可以更高效地開展相關工作，有效提高相關工作人員的管理水平以及服務質量，保證相應的工作內容可以有序開展。因此，做好辦公室行政事務管理工作可以進一步發揮其服務職能，高質高效完成相關工作任務，并可以樹立科學、積極、健康的單位形象，對國家行政機關單位的未來發展有著促進作用。

（三）完善國家行政機關單位的工作體系。健全各項管理制度、明確國家行政機關單位的工作內容、加強單位文檔管理、完善國家行政機關單位工作體系、有效對單位內部的每一項工作任務進行規范，是辦公室行政事務管理主要工作。針對不同的工作人員制定相應的工作目標，從而幫助其明確所應當承擔的責任，保證每名工作人員的權責統一，從而實現對國家行政機關單位整個工作體系的優化。另外，因為國家行政機關單位的工作內容具有細節較多并且相對復雜的特征，因此，有效完善國家行政機關單位的工作體系對于保證相關工作內容的規范開展有著非常積極的作用。

（四）強化單位工作人員職業素養建設。辦公室行政事務管理工作并不僅僅是對單位的相關部門以及工作內容進行有效管理，其管理職能還可以有效應用到國家行政機關單位人力資源的建設方面，對單位行政事務管理人員進行約束，實現相關工作人員職業素養的增強以及工作效率的提升。通過辦公室行政事務管理可保證工作人員不斷對先進的服務手段進行學習，有效提升行政管理人員的實際工作水平。并且在該過程中可以有效培養工作人員的工作熱情，調動相關工作人員的工作積極性，使其無論是在情感方面還是思想層面都可以更加熱愛自己的本職工作，進而有效提升工作質量，促進國家行政機關單位整體工作水平進一步提升。

二、當前辦公室行政事務管理過程中存在的問題

在實際開展行政管理工作過程中，依舊存在很多不可忽視的問題。下文將對相應的問題進行闡述，旨在探尋出有效的解決對策，進而做好辦公室行政管理事務。

（一）辦公室行政事務管理體系不夠完善。行政事務管理體系不夠完善是導致辦公室工作人員無法高效開展相關工作的最重要原因，進而導致相關制度無法發揮其實效性，單位運行的過程中相關制度無法有效對其進行約束以及規范，工作效率以及質量相對較低。辦公室行政事務管理體系沒有與時俱進，過于僵化老舊，導致其無法有效滿足當前單位運行的實際需求，進而導致部分國家行政機關單位的管理工作停于表面化，無法真正發揮其作用，行政事務管理工作也無法取得預期的效果。因此，建設完善的辦公室行政事務管理體系至關重要。

（二）辦公室行政事務管理結構不夠合理。國家行政機關單位下屬部門過多，已經成為其運行過程中所面臨的主要問題，容易導致部門職位分配不均，管理結構不夠合理，甚至過度臃腫的情況。使得辦公室內部出現職位重復、職權混亂等問題，相關工作無法規范、有序開展，嚴重影響辦公室行政事務管理發揮其實際作用。除此之外，辦公室行政事務管理還存在職權過于集中的問題，由于相應的職權都集中在領導階層，監督機制以及監管機構發揮作用不足，可能在國家行政機關單位內部形成嚴重的官僚作風，嚴重影響辦公室行政事務管理的民主性、公平性，對單位發展方向以及服務質量的提高產生不良影響，進而阻礙國家行政機關單位的可持續發展。

（三）部分辦公室行政事務管理人員業務水平較低。工作人員業務水平的高低對工作質量的影響是最直接的，辦公室行政事務管理人員沒有豐富的工作經驗、專業技能以及對工作內容了解不全面、不準確都是無法做好行政事務管理工作的重要原因。由于以上原因，工作人員無法有效結合單位的實際發展情況以及當下的戰略目標對目前所應用的管理模式進行調整，無法充分協調國家行政機關單位各部門開展相應的工作，進而導致國家行政機關單位無法按時完成相應的工作目標，嚴重降低單位的行政管理效能和服務效率。

三、做好辦公室行政事務管理的有效途徑

（一）完善辦公室行政事務管理體系。在創新行政事務管理模式的過程中，相關人員應當將管理手段改革作為出發點，改變傳統的多層次、小幅度的管理模式，積極應用現代化扁平式行政管理模式，有效擴大管理幅度，促進管理工作更高效開展，進一步提升信息在各部門之間的傳遞效率，更高效地協調各部門開展相關工作。扁平式行政管理模式的應用可以有效提高單位領導決策的科學性，使領導可以更直觀地對基層的發展進行了解，進而將基層的實際情況作為決策依據，從而有效提升單位運行策略制定的科學性、合理性。此外，為了加強對辦公室行政事務管理的監督，可把效能監察和內控小組直接引入行政事務管理體系內，進而有效對行政事務管理進行監督監察，保證工作可以高效、協調開展，保證國家行政機關單位的正常運行。

（二）優化辦公室行政事務管理結構。針對辦公室行政事務管理結構過于臃腫的問題，行政管理人員應當及時對其進行優化、精簡，積極發揮各部門的優勢作用，有效提升其行政事務管理效率。首先，在開展結構優化工作的過程中，相關人員應當保證工作人員各司其職，每項工作任務都可以有效落實。其次，管理人員應當定期開展職位清掃工作，避免職位掛空、重復以及職權混亂的情況出現，防止工作難度增加，工作效率降低。除此之外，針對辦公室行政事務管理權力過分集中的問題，可根據職權的大小合理地分配給基層、中層以及高層人員，保證單位各層級人員充分參與行政事務，合理維護各層級工作人員的合法利益，防止相關管理制度缺乏科學性、合理性。該項舉措對于激發工作人員的工作熱情以及調動其工作積極性有非常重要的實際意義，對于促進國家行政機關單位管理民主化、決策合理化有著非常積極的作用，有利于進一步提升國家機關的行政活力。

（三）強化辦公室行政事務管理人才的培養。一方面，應當定期開展業務理論培訓，提高行政事務管理人員的政治意識、服務意識、學習意識、責任意識、創新意識、保密意識和大局觀念，保證其可以將相關知識充分應用到管理工作當中，進而實現對行政事務的有效管理；另一方面，應當通過開展技能競賽，工作滿意度問卷調查，輪崗交流等方式，促使辦公室人員在實踐中積累經驗、提高素質、增長才干，提高解決實際問題的能力。此外，還應健全考核機制、獎懲機制、競爭機制等，通過適度的競爭有效發揮單位工作人員的主觀能動性，自覺提升自身的綜合素養。改變工作人員消極、懶散的工作作風，提高辦事效率。當前，在機關事業單位編制核定的情況下，各級機關事業單位普遍采用了編外用人這一方式來解決人力資源供求之間的矛盾，對于這部分人員的使用、管理、保障和監督勢在必行，否則將大大影響隊伍的形象和素質。

（四）提高辦公室行政事務管理工作效率。當下，行政服務工作的內涵已由傳統的被動生硬服務向主動積極服務轉變。行政人員必須具有創新服務意識、中心意識、實效意識、紀律意識、質量意識、開放意識、風險意識。行政事務管理要建立數據化、標準化、精細化、網格化、菜單式的大辦公室工作機制，通過無紙化辦公、視頻會議、微信群、ESPACE等等加強人與人之間的溝通，在當下，不見面式辦公逐漸被辦公室人群接受并廣為應用，大大提升了工作效率。行政事務管理人員要以更加高遠的視野，立體化、寬領域、多維度地審視思考工作的方方面面，拓展思路，落實落細工作職責，確保工作高效完成并有效突破。行政事務管理人員要有較強的溝通領悟能力，能夠準確迅速領會領導意圖和思路，善于提出建設性意見供領導參考；要有速記的能力或熟練使用現代錄音錄像設備的技能，確保工作留痕可追溯；跟蹤督辦要注重成果應用和跟蹤問效，改變傳統的單純奉命行事的方法，做到“件件有落實，事事有回音”，增強工作的主動性和實效性等。要站在統籌全局、協調八方的立場和高度對上下部門、內外單位進行綜合協調、科學的應對，帶動各項工作的開展；要擅于搜集大數據信息，耳聰目明、審時度勢，為領導提供有價值的管理信息、業務數據，供其多角度分析判斷問題，迅速做出決策。同時，要具備深厚的政治業務理論等方面的素質和腳踏實地的調研精神，撰寫的文章客觀全面、有前瞻性、有參考意義，能為領導作出正確決策提供服務。

（五）加強辦公室行政事務的內控管理。開展內控工作是提升工作質量的主要手段，也是行政管理行為的延伸和必要補充。要不斷完善行政事務內控工作機制，對各項工作進行過程控制和評估反饋，促使相關部門更加協調和諧。在權責分明、協調一致的基礎上，提高工作效率，減少推諉責任的情況出現。在過程控制實施中，要注意科學性和聯動性，抓住重要環節和關鍵節點，提高決策的精準靶向，實現對行政事務的現代化管理。另處，還需要以制度、機制建設為基礎，明晰部門間的權責，解決部門間糾紛問題，合理優化行政辦公環境，營造公平公正氛圍，及時解決基層各部門的難點、痛點、堵點，踐行“我為群眾辦實事”。完善行政部門內控制度，平時要認真梳理各崗位關鍵節點、高風險點和責任清單，及時建立臺賬，機動進行內部各崗位監督檢查，發現問題建立整改臺賬，定期銷號清零。要通過“不發通知、不打招呼、不聽匯報、不用陪同接待、直奔科室、直奔崗位”的模式不定期對基層行政管理部門相關崗位進行檢查，提高各崗位常規化做好工作，壓實主崗主責。建立常態化監督檢查機制，定期、不定期采取視頻+實地的檢查形式，提升監督檢查水平。此外，還要積極營造寬嚴相濟、和諧進取氛圍，不斷激發干部職工干事創業熱情，大力激發職工工作潛力，讓員工和企業發展同步，共同為偉大中國夢而奮斗。

四、結語

綜上所述，本文主要對辦公室行政事務管理工作的重要意義以及管理過程中存在的問題進行深入分析，并對如何做好辦公室行政事務管理工作提出相應對策，從而有效提升機關單位辦公室行政事務管理水平以及管理質量，對協調單位各部門合理開展相關工作以及幫助領導制定發展戰略都有著非常積極的作用，對提升機關單位行政管理人員的綜合素養以及加強單位內部的凝聚力也有著非常重要的意義。希望通過文中對策，在開展相關工作時可以有效提升辦公室行政事務管理工作的質量。