基于在線政務服務視角的電子文件管理措施

文/晉江市公安警務輔助服務中心 楊萍萍

近年來，我國的信息技術飛速發(fā)展，在很多領域都得到了廣泛運用。同時隨著大數據、大網絡等先進平臺的運用。“網絡＋政務服務”在推進各級政府改革發(fā)展、推進現代化綜合治理方面發(fā)揮著至關重要的作用。隨著國家相繼出臺政策文件來加強政務服務視角下的電子文件管理，促使各級政務部門從傳統的紙質文件的形式逐步向電子文件管理的方向轉變。因此在當前的信息化時代，如何做好電子文件的管理是重中之重。從政府的視角來看，電子檔案是其依據相關業(yè)務和依法行政的重要記錄資料，是當今信息化時代提升其公信力和決策效率的重要憑證及基礎，具有較強的法治及政治意義。本文基于在線政務服務視角的背景下，對電子文件管理的現狀進行闡述，并提出一些具有針對性的措施來加強管理。

一、在線政務服務視角下電子文件管理的概況及其重要意義

（一）電子文件特點及其分類。電子文件主要通過計算機系統來進行輸入、儲存和傳送等一系列工作，這是信息時代數字化發(fā)展的必然產物，是提升政務系統運行質量的主要方法和途徑之一。電子文件具有以下的優(yōu)點：儲存面積較小，能夠節(jié)省大量空間；檢索速度較快，只需輸入關鍵詞和內容就能夠完成查找工作；傳送距離較廣，能夠被用戶互享。但是除了上述優(yōu)點外，電子文件也存在一定的缺陷，如載體信息分離，不能直接閱讀，需要相關硬件及軟件設備才能被識別使用，而且一旦電子文件被泄露，很容易被復制及修改，無法保障其安全性和完整性。

從政務服務的視角來看，政府及相關事業(yè)單位在制定和執(zhí)行政策、行使公共權力的進程中，產生和積累了很多的電子文件，由于其來源、運營方法不同，按照不同的方式區(qū)分，可以分為以下幾類：1.按照不同的載體來劃分，分為硬盤文件、軟盤文件等。2.按照不同的形態(tài)來劃分，分為文本文件、表格文件、音頻文件等。3.按照不同的功能劃分，主要分為輔助性文件和正式性文件等。

（二）對電子文件管理的重要意義。隨著信息技術的深入發(fā)展，電子計算機在政府部門的職能越來越明顯，電子文件從產生到儲存利用這一系列的流程也就成為政務工作的重要環(huán)節(jié)，因此做好電子文件的管理能夠加快信息化政府的建設，并提升其行政效率，合理優(yōu)化和調配資源。

隨著政府信息化水平的不斷提升，自動化辦公、電子政務和網上審批等新型的行政處理和運轉流程逐漸取代了傳統的工作方式，大大提升了政府和事業(yè)單位的運營質量，此時也誕生了大量的電子文件。電子文件發(fā)揮著重要的職能，能迅速地利用信息技術手段實現日常的政務處理，提升相關部門的管理水平。如今電子文件已經成為相關部門電子政務建設的重要一環(huán)，對電子文件加強管理能夠加強信息化水平建設，使得相關部門的辦公效率得到提升。

此外，加強對電子文件的管理還有助于相關部門提升服務水平和決策效率，有助于部門內部實現信息共享，加強內部各個部門的交流和溝通，使得各項工作能夠有效銜接，使其內部每一部分工作業(yè)務既能獨立存在、高效運轉，又能相互聯系、協同推進，能夠為促進社會的和諧穩(wěn)定做出重大貢獻。尤其是公安部門，日常的業(yè)務繁多，有序實現電子文件的歸檔利用及管理，能夠最高效率處理日常繁瑣的工作，提升行政效率和工作質量，為人民的安全和社會的穩(wěn)定構筑一道堅固的城墻。

二、當前電子文件管理的現狀

在信息化水平的指引下，我國的電子文件管理取得了很高的成就，為我國相關部門的管理、建設和發(fā)展做出了重大貢獻，但是依然存在著不少的問題，主要體現在以下的幾點：

（一）對電子文件的整體規(guī)劃亟須改進。1.相關體制機制有待改進。由于我國進入信息化時代較晚，電子文件的管理也是近年來才得到發(fā)展，面對這一局勢，我國還沒有制定出可實施性較強的制度來規(guī)范電子文件的管理，也沒有從法律的角度來確定其發(fā)展的方向和地位，這樣一來，電子文件管理進程中出現的弊端就逐漸暴露出來。當前，有的部門只是將注意力聚焦在信息資源的開發(fā)及利用上，僅僅關注信息資源本身的價值大小、能否被精確使用，而忽視了文件本身的管理和利用，即只重視內容，不重視載體。除此之外，現有的電子文件管理政策文件遠遠不能滿足實際的需求。此外，還有的部門電子文件管理只局限在相關的單位內部，只對單位內部的運轉起到促進作用。雖然短時間內會提升自身的運轉效率，但是由于沒有研究其他地區(qū)和全國范圍內的電子文件管理方式，不能與外界部門實現跨地區(qū)、跨省市互聯互通，這樣就很容易形成信息閉塞，導致“信息孤島”的現象發(fā)生，長此以往，對單位自身的發(fā)展造成不良影響。2.缺少一個系統完整的規(guī)劃。電子文件管理在我國信息化建設中的地位還不明確，有的部門還沒有形成足夠的重視，沒有將電子文件列為正式文件和發(fā)展規(guī)劃中；有的部門沒有明確界限電子文件的范圍，導致其劃分模糊不清，不能充分認識網站、數據庫和郵件中的信息資源，而且長期使用舊的思維方式和管理理念來管理電子文件，會降低電子文件的使用效率。

（二）電子文件的管理系統不完善。1.電子文件的管理方式落后。當前我國有關部門的電子文件管理方式還需要改進，現在實行的“雙軌制”和“雙套制”都是建立在紙質和電子文件相互銜接的基礎上的。“雙軌制”是全流程參與運行，參與了相關流程業(yè)務的運營，具有一定的實際意義，但是這種傳統的工作方式浪費了大量的人力及物力資源；“雙套制”缺乏完備的證據力和文件屬性，沒有經過有效的運營處理，實質意義不大。2.電子文件管理的安全運營無法得到保障。電子文件信息在傳送過程中實現了從有形向無形的轉換，但是有的部門和單位卻忽略了電子文件在保存中的安全性，不能有效對其保密，在進行信息化管理時，很容易遭到黑客、病毒等的攻擊和破壞，從而影響安全性能；此外傳輸和儲存電子文件，對設備的要求也較高，有的電子文件磁盤極容易受到外界的影響，從而影響安全性。

（三）電子文件的管理體系不完善。電子文件從產生、歸檔到管理保存、利用開發(fā)需要經過一系列完整的流程和周期，中間的任何一個環(huán)節(jié)出現問題，都會降低電子文件的管理質量。一個完整的流程分為形成文件、保存歸檔兩大階段：第一個階段由業(yè)務部門主要負責，第二個階段由檔案部門來負責管理。而政務系統主要負責這兩個階段的銜接與溝通，現階段，在電子管理體系不完備的情形下，有的政務部門不能明確工作權責，導致電子文件管理不能長期儲存，導致其質量效率降低，無法滿足后續(xù)的工作。

現存條件下，我國的電子文件管理無論是前期的文件形成工作，還是后期的文件儲存及管理工作，都需要一個系統的監(jiān)督流程來監(jiān)督、規(guī)范。但是現階段無論是前階段的行業(yè)主管部門，還是后階段的內部行政運營，都面臨著流程斷裂、權力交叉的現象，無法明確權責，長此以往，在同一管理時期無法達成一致，就會給電子文件的管理帶來一定的難度及阻礙。

三、在線政務服務視角下加強電子文件管理的措施

（一）完善管理機制。首先，應當根據現存電子文件管理的需求來開展工作。謀劃布局，力求用制度來完善相關規(guī)范。首先，應當制定并頒布電子文件需求規(guī)范和運營規(guī)范，為各單位提供一個較為精準的標準，避免發(fā)生低效率的操作和運營，提升電子文件資源的使用質量。其次，應針對電子文件的運營現狀，對整個電子文件的管理進行立法，通過法律機制來推動和加強電子文件管理的發(fā)展。

（二）對電子文件的管理實施統一籌劃。首先，相關部門要加大對電子文件的重視力度，逐漸健全并完善相關政策規(guī)范和制度體系，為其運營提供一個良好的環(huán)境保障，提供良好的法律指導。其次，還應及時確定電子文件的管理規(guī)則和方法流程，及時發(fā)揮其重要職能。此外，還要善于學習并借鑒國外的先進管理方法，有序推進我國電子文件管理的研發(fā)工作及實踐工作，并積極融入信息化系統的建設中，納入評估體系，實現全過程管理和監(jiān)督。最后，還應在國家層面建立一個完善的管理體系，從電子文件的管理方法、管理技術和管理機制等方向不斷調整，在政務服務視角下，最大限度提升電子文件管理的質量效率，使相關部門能夠履行好為人民服務的職責，提升行政工作效率。

（三）構建一個部門聯動、多方協調推進的工作機制。在政務服務視角下，對電子文件進行歸檔與管理的過程中，會出現很多實際問題，如政務服務業(yè)務辦理依賴于政務服務平臺、不同格式的信息記錄與電子證照需求、信息量逐漸上升的動態(tài)云存儲和信息堆積等等，如果僅僅憑借少數的幾個部門，很難應對上述存在的難題。因此需要構建一個多部門聯動、多方協調推進的工作機制，需要業(yè)務及政務部門、檔案部門、大數據部門、云服務機構等多個部門有效聯動、互相合作，構建一個聯合共治的機制體系；此外，電子文件在哪一個階段形成辦理，就應哪一些部門、階段進行負責。使得上述各個部門既能夠獨立存在，又能夠相互協調、互相推進工作，促使整個流程保持正常與穩(wěn)定，做好電子檔案的各項形成、歸檔、儲存和利用開發(fā)工作。各地的大數據開發(fā)管理部門，應在信息系統的指導和操作下，做好一體化政務服務平臺的建設及開發(fā)，在辦理政務服務事項中，做好每一步的流程工作，包括電子文件的儲存、交換及傳輸工作，包括政務部門相關電子信息資料的搜集與共享，并按照統一制定好的技術標準銜接好每一步的工作，做好相關的數據記錄、保證平臺文件的運行，為電子檔案的歸檔利用提供真實的保證。

（四）加快信息化電子檔案平臺的建設。加快信息化電子檔案平臺的建設，可以從以下的幾個方面著手：1.構建全國一體化政務服務平臺，其核心是運用信息和數字化手段加強工作，即按照功能系統及機制規(guī)范增強各類政務服務機構及政務系統之間的聯合共治、統一管理與協作。2.廣泛推動大數據部門的分析系統和政務云等信息化技術的大規(guī)模應用，最終完成用數據來提升效率，用線上信息技術來減少繁瑣的工作流程，提升政府決策的效率，并有效促進服務及管理的數字化轉型。3.在電子文件管理的過程中，歸檔管控數字文件是辦理政務服務事項的最后環(huán)節(jié)，有效運用全流程“數據”，將電子文件歸檔管理融合到電子檔案平臺的建設中，并做好總體的規(guī)劃，全流程、全規(guī)程完善工作，制定一個較好的工作標準。4.統一協調運用好國家認定的身份及電子簽名，運用先進的大數據技術，保障政務服務電子文件在歸檔和使用中具備安全可靠、真實完整的特征，在使用時可以隨時方便查閱，并保證查閱資料文件的可信度，讓電子文件管理每時每刻都發(fā)揮著較高的效能。

四、結語

當前我國同時進入了中國特色社會主義新時代和信息化時代，在政務服務視角下，相關部門應著眼于電子文件管理的現狀及發(fā)現的問題，及時作出一系列改革舉措。爭取用制度規(guī)范，制定統一的電子文件管理規(guī)劃，并構建一個多部門聯動、多方協調推進的工作機制，運用信息化技術搭建電子檔案平臺、多角度、多標準地提升電子文件管理的質量水平。讓我國政府部門在不斷發(fā)展與改革中提升自身的行政運轉效率，并加快服務型和信息化政府的建設，不斷地履行好公共權力，為中國特色社會主義事業(yè)的建設與發(fā)展做出更大貢獻。