高校干部人事檔案編號及排架實踐

文/曲阜師范大學 張士花；濱州學院 魏娟

高校干部人事檔案記載著干部的各種信息，具有非常重要的作用。檔案編號及排架是檔案管理工作中一項非常重要的基礎工作。檔案編號是否科學規范，檔案排架是否高效合理，直接影響著檔案材料收集歸檔的準確率和速度，關系著檔案查借閱工作的利用效率。科學的編號及排架不僅可以減少檔案倒架次數，減輕管檔人員工作負擔，還有利于檔案保護和整體美觀。隨著信息技術的發展，檔案管理信息系統逐步建立，人事檔案編號及排架迎來了新的機遇，管檔人員要在實際工作中不斷改進檔案編號及排架方法，使檔案管理更科學更規范。

一、高校干部人事檔案編號的主要方法及優缺點

干部人事檔案編號是在檔案管理過程中以字符的形式賦予檔案的一組代碼，是檔案排架的基礎。怎樣編號才能利于檔案排架，進而有利于檔案的歸檔及提高檢索效率，是檔案管理工作者要解決的一個重要問題。下面介紹幾種常見的干部人事檔案編號形式。

（一）筆形編號法。筆形編號法是一種按照檔案人員姓名用字特點取角編號的方法。這種方法是在四角號碼字典編號的基礎上按照取角的原則實現的，將各個角的號碼連在一起形成檔案編號。這種編號方法具有誤差少、保密性強、檔案存放集中等優點。但是筆形編號法易出現編號重復的情況，筆形數量多，基本規則難學，不易掌握及記憶。雖然電腦可以根據姓名自動生成檔案筆形編號，但是現在已經很少有人用筆形法查字，熟悉筆形編號基本規則的人越來越少，隨著信息化的發展及各高校檔案數量的不斷增加，這種方法逐漸被現代檔案管理所淘汰。

（二）姓氏筆畫編號法。姓氏筆畫編號法是一種將檔案按人員姓氏分類，以姓名的筆畫多少為順序進行編號的方法。這種方法首先要將姓氏相同的檔案集中在一起，然后按照姓氏筆畫多少排序，再按照同姓的第二個字筆畫多少排序，如果第二個字筆畫相同，則按照第三個字筆畫多少排序，最后將所有姓名編制成花名冊統一編號形成檔案編號。這種編號方法具有規則簡單易學、存放相對集中的優點。但是由于人員姓氏的不均衡，比如“張”“李”“劉”“王”等這些都是常見的姓氏，數量較多；而像“安”“莊”“易”“解”等這些都是不常見的姓氏，數量較少，就會出現有的編號數量多、有的編號數量少，檔案存放頭緒多、預留空間大、檢索查找慢等問題。

（三）漢語拼音字母編號法。漢語拼音字母編號法是根椐漢語“音序檢字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列編號的方法。這種方法首先是將姓氏按拼音字母的順序排列，其次是相同的姓氏之間按照姓氏的下一個字的拼音字母順序排列，以此類推。這是現在各個高校普遍運用的檔案編號方式，只要熟悉掌握漢語拼音，編號和使用都很簡便。但是這種方法也存在不足，比如同音字較多容易出現重復編碼、預留空間大小不好確定、需要經常倒庫調庫等等。

（四）職工代碼編號法。職工代碼編號是一種按照教職工人員代碼進行排序的一種編號方法。人員代碼按照職工入職日期的前后順序進行編碼，具有唯一性，名字可能有重復的但工號絕對不重復。職工代碼由8位阿拉伯數字組成，前4位代表新進人員進校的年份，后4位代表職工來校報到工作的前后順序。例如2021年第105個進校的職工，他的職工代碼為“20210105”。這種方法具有編碼簡單易學、省時省力省空間、減少檔案磨損、利于檔案保存等優點，普遍應用于現代化檔案管理模式。但是這種方式完全依賴于檔案管理信息系統及現代化檢索工具，如網絡陷入癱瘓或系統出現其他狀況，則無法快速找到所需檔案。

(五)“姓名首字母+職工代碼”編號法。“姓名首字母+職工代碼”編號法是指將姓名的首字母和職工代碼號混合編號的方法。首先，要對26個字母按照順序給予數字代碼，每個字母用兩位阿拉伯數字表示；其次，將姓名首字母用數字代碼表示出來；最后，首字母代碼與職工代號混合組成職工檔案編號。比如陳曉文（職工代碼為20210105），拼音為Chen Xiao Wen，首字母為CXW，C代碼為03，X代碼為24，W代碼為23，其首字母代碼則為032423，再加上職工代碼，此人的檔案編號則為03242320210105。此種方法具有編碼規則簡單易學、檔案編號唯一、檢索效率高等優點，但是這種編號方式要熟記英文26個字母的排列順序和代碼，編碼依賴于電腦工具，代碼數字多，人工編碼相對繁瑣費時，也需要預留檔案倒架空間，位置相對不固定等等。

綜上所述，各種編號方法都不同程度地存在著檔案存放位置不固定、檔案檢索費事、利用效率不高以及需要經常調整檔案柜等缺點。各個高校要綜合幾種編號方法，根據具體檔案卷宗數量、檔案基礎設施、檔案的信息化建設程度及人事管理工作歷史沿革等綜合研究制定本單位檔案編號排架方法，以適應現代化多元人事檔案管理的需要。

二、高校干部人事檔案主要排架方式及優缺點

干部人事檔案排架是指干部人事檔案貯存在檔案架（柜）中組合排列的方式，科學的排架不僅有利于檔案材料存取，還有利于節省存放空間。常見排架的主要方式有以下幾種：

（一）按“籍貫+姓氏拼音”排架。“籍貫+姓氏拼音”的排架方式是按照干部的籍貫分類，將籍貫相同的放在一起，在相同的條件下再按照姓氏拼音的方式進行排序。籍貫和姓氏是一個人固定不變的信息，在單位人員調動不頻繁的情況下，這樣的編排方式很好排架，同時也不需要考慮二級單位輪崗情況。但是每個入檔的材料并不會注明籍貫，這種編排不利于查找和檢索。同時隨著時代的發展，人才流動的加快及檔案管理數量的劇增，此辦法往往工作效率不高，并不是排架的最佳方法。

（二）按“部門+姓氏拼音”排架。“部門+姓氏拼音”的排架方式是以一個二級單位或部門的干部人事檔案組合為整體進行上架或入柜，一個單位之內的人員檔案再按照姓氏拼音進行排序。這種排列方式有利于集中掌握一個單位教職工的基本情況，同時在日常的收集歸檔工作中，材料也是按照單位的形式報送的，這樣的編排方式有利于檔案材料的迅速歸檔。高校一般包含十幾乃至數十個二級單位或部門，這樣的排列方式需要預留大量空間，還會因為干部的內部崗位調整而經常變動檔案的存放架。

（三）按“姓氏拼音”排架。“姓氏拼音”的排架方式是把所管理的干部人事檔案按照姓氏編寫的檔案號進行上架（入柜）。檔案管理部門在提供查借閱服務時，一般要求提供單位及姓名，按姓氏拼音排序就能很快檢索定位所要查找的檔案，干部花名冊在Excel表格中按照音序進行排序，就能很好地與檔案實體進行對應。同時，盡管會出現重名的問題，但是相同姓名的人會編排在一起，有利于在材料入檔時進行區分。這樣的編排方式也存在一些缺點，每年的年度考核材料、職稱評聘材料、教師資格認定的材料都是按照單位或部門來提交的，在材料歸檔時要先將所入檔的材料進行拼音排序，然后才能按順序依次入檔，比較費時費力。

（四）按“職工代碼”排架。“職工代碼”的排架方式是把干部人事檔案按照職工代碼從小到大的順序依次上架或入柜。這種排架方式在檔案存入后位置相對固定，一般除了退休或調離減少檔案之外，不會新增檔案，不用經常倒架，避免檔案磨損，利于檔案保存。同時，隨著信息化的發展，干部信息管理系統的廣泛應用，這種編排方式逐漸成為趨勢，檢索快捷，利用效率高。

三、檔案編號及排架實踐

檔案編號排架是檔案服務利用的基礎。有的檔案排架方式存在重排輕用的情況，不利用檔案的查借閱服務以及檔案材料的整理歸檔。科學的排架要考慮省時省力、人員銜接、排列美觀等一系列問題。根據中組部及省委組織部統一要求，借鑒其他單位干部人事檔案管理經驗，結合我校工作實踐，在職人員檔案采取“職工代碼編號法”對應排架的方法，離退休人員檔案、已故人員檔案、暫存人員檔案都是采取“漢語拼音字母編號法”對應的排架方法，此組合的檔案編號排架方式使檔案材料歸檔方便快捷，檔案查找省時省力，提高了檔案利用效率。

（一）“職工代碼編號法”用于在職人員檔案排架。從20世紀90年代到21世紀初，國家出臺了一系列檔案規范相關政策及文件，要求規范檔案管理。同時隨著信息時代的來臨，計算機應用于干部人事檔案管理中，并將所有檔案統一實行漢語拼音字母編號法排架方式。在職人員檔案利用此方式排架有以下幾個缺點：第一，每年都有很多新進人員要入庫，需要預留大量架位。雖然每年也有職工調離或退休，但是總體上進庫遠遠大于出庫。再加上人員姓名不確定，漢語拼音中各種字母都可能出現，這就需要經常倒架或者預留大量的空架位，不利于檔案的保存，也給工作人員帶來不少工作量。第二，檔案材料形成歸檔一般是以部門為基本單位，這種編排方式需要先將材料統一按照音序排序后再入檔，費時費力。比如年度考核表，單位首先下發通知組織個人進行填寫，個人填寫完后交二級單位填寫意見并蓋章審核后轉交人事部門審核入檔。形成的材料是以二級單位的形式轉遞檔案管理部門，要先把檔案材料打亂單位次序并按音序排序，才能快速入檔。第三，重名重姓人員檔案容易出現混裝現象。由于高校人數偏多，重名重姓人員出現的概率也很高，檔案編號相同以致出現混裝現象。

近年來，隨著干部人事檔案數字化建設以及檔案管理信息系統的開發利用，對于在實際工作中利用率最高的在職人員檔案，我們進行了排架方式上的改進，采用“職工代碼”編號的方式進行排架，這種方式有以下幾個優點：第一，編號簡單，位置固定，節省空間。我們把所有職工檔案按照進校的先后順序進行排序，先是年份，年份相同的情況下按照進校順序來編排，新進人員按照年份及進校順序依次排序。前面職工檔案排好后，除了調離及退休需要轉出檔案外，新進人員不需要插架，也不需要預留架位。第二，干部信息管理系統應用于人事檔案管理工作，在職稱評定、各類考核、工資業務、人事調動等方面實現信息化辦公，形成入檔材料年度考核表、工資表、職稱評審表、教師資格認定表等歸檔材料均加上職工代碼，再按照人員代碼大小排序，歸檔迅速。第三，查找快捷、檢索便利，檔案查找工具從手工檢索到電腦信息化檢索。這種方法排架不僅有利于檔案查借閱服務，還能迅速鎖定檔案所在位置，利于檔案準確歸位。

（二）“漢語拼音字母編號法”用于保存其他干部人事檔案排架。離退休人員、已故人員及暫存人員檔案一直沿用“拼音字母”編號法排架，主要考慮以下幾個方面：第一，此幾類檔案一般利用在親屬關系證明、撰寫材料、治喪等方面，利用方式具有局限性。干部人事檔案在提供此幾類檔案的查借閱服務時，查借閱人提供的基本信息一般是姓名及單位，對人員代碼并不是很熟悉。第二，在職人員在辦理退休業務時一般與年齡、職務（職稱）、身體狀況等有關，人員代碼大小順序不一定是職工退休的先后順序，按職工代碼編號法存在插架排架問題，不好掌握預留空間。第三，此幾類檔案姓氏拼音都是固定的，每年退休及已故人員數量相對較少，可以預留相應空間，此檔案柜可以長時間不用倒架。

四、結語

檔案編號及排架是檔案管理基礎工作的根基，是檔案科學化、規范化管理的保證。檔案編號及排架都應根據檔案整理及檔案利用的現實需求來不斷調整及更新，制定合理的編號及排架方式，保證庫房空間利用率高、檔案材料歸檔方便、檔案查借閱服務快捷、案卷整潔美觀。隨著時代的發展，檔案管理工作者應在日常的管理工作中優化干部人事檔案管理工作，發揮檔案在建設高素質人才隊伍中的重要作用。