新形勢下科技檔案信息化建設與思考

文/四川省交通勘察設計研究院有限公司 王春梅

當前，信息技術的發展成果——信息化建設已經成為各個行業發展的重點內容，并且在經濟社會中發揮的作用越來越明顯，在科技檔案管理工作當中亦是如此。只有科技檔案管理人員充分認識科技檔案信息化建設的重要性，才能更加科學化以及系統化地對科技檔案開展管理，使得科技檔案的整體服務效率得到提升，更好地推進科技檔案信息化建設的發展。

一、科技檔案信息化建設的必要性

伴隨計算機互聯網技術的進步、發展，傳統的圖書、文件逐漸被電子文件、電子圖書等形式代替，借助計算機網絡能夠獲取大量的信息資料，信息共享也能夠對時間、空間限制有效突破。在新形勢下，科技檔案的信息化建設顯得十分重要，也是未來管理發展的必然趨勢。

（一）內在發展的需求。檔案業務的發展規律以及檔案管理工作的社會需求逐漸增加，使得科技的信息化建設出現了內在方面的需求。當今信息化時代背景使得科技檔案的整體數量擴大，并且科技檔案的類型各異，管理的服務對象不再單一，逐漸呈現多元化的形式。除了紙質版的科技信息之外，還增加了照片、音像以及膠卷等各種不同類型的科技檔案，因此對于科技檔案管理工作提出了更高要求。科技檔案管理的具體內容以及管理方式需要做出改變，如若繼續采用之前傳統的科技檔案管理模式，則會導致檔案管理工作無法滿足當前的科技檔案管理需求，使得科技檔案管理工作出現混亂。所以這種情況增加了科技檔案管理對于信息化建設的需求，只有加強開展科技檔案管理的信息化建設，才可以將檔案管理工作的整體效率進行提升，滿足社會對于檔案管理工作的需求，推動科技檔案管理工作質量的整體提升。

（二）外在力量的驅動。當前電子業務的應用相對普遍，因此這從外部驅動了科技檔案管理的信息化建設。隨著在人們的日常生活中所扮演的角色越來越重要，計算機網絡技術成為加快信息化進程的推動力量，使得科學管理科技檔案成為現實，并且在技術上為開發利用科技檔案提供了支持，使得科技檔案的高效利用成為可能。正在逐漸完善以及改進的網絡基礎設施建設使得科技檔案信息化建設獲得硬件方面的支持。而且我國當前針對檔案管理的信息化建設出臺了相關的政策，為科技檔案的信息化管理提供了支持，國家檔案局網站的開通，全面推進了我國檔案管理的信息化建設，將信息化技術檔案管理工作的有效融合加強，使得科技檔案管理工作更加便捷高效。

（三）提升服務水平的需要。伴隨信息技術的進步、發展，科學研究更加頻繁，社會不同行業、領域對科技信息的需求也呈現出不斷擴大的趨勢，同時對于科技檔案質量也有了更高要求。借助信息化建設，能夠為科技檔案建設需求方提供更加便捷、及時以及實用的信息資源，為科技檔案的準確性、真實性有效提升。新形勢為提升科技檔案管理服務水平提供了更加便捷的條件，借助科技檔案信息化建設能夠提取、分類科技類信息，滿足社會各界對于科技信息的需求，并為后續科技檔案的發展奠定良好的基礎。

二、科技檔案信息化面臨的問題

不同于傳統紙質檔案的儲存方式，電子檔案為科技檔案管理工作提供了極大的便利性。在新形勢背景下，很多科研單位逐漸傾向于應用更加先進的管理軟件來開展科技檔案信息化建設工作。但結合實際情況看，現階段部分單位的科技檔案信息化建設、管理工作還存在著一定的不足，影響科研檔案工作的效率和質量。

（一）科技檔案管理人員的計算機操作技術有待提升。科技檔案管理工作人員與檔案管理工作的整體質量以及效率之間具有密不可分的關系，如果科技檔案管理工作人員無法對計算機進行操作管理，那么則會對科技檔案管理的信息化建設產生嚴重阻礙。而且一些科技檔案管理工作人員無法對網絡風險隱患進行有效應對，對于篡改檔案信息以及竊取檔案信息的情況無法有效預防和及時解決，導致科技檔案管理的安全性嚴重降低，無法正常開展科技檔案管理工作，嚴重影響科技檔案管理信息化建設的進程。

（二）科技檔案信息化載體存在安全問題。檔案業務處理工作在當前的信息化時代背景之下，主要應用的工具則為網絡以及計算機，但是在應用計算機這類檔案管理工具的過程當中，往往存在一些安全方面的隱患，對科技檔案管理工作正常開展產生了影響。由于受到外界或內部各種因素的影響，計算機的硬件可能受到損壞或發生故障，影響正常開展科技檔案管理工作，將會導致科技電子檔案丟失的情況出現，使得科技檔案管理單位在各方面產生較大的損失。如果在科技檔案管理工作計算機當中的軟件具有缺陷，那么病毒很有可能乘虛而入，最終將導致計算機系統出現癱瘓，大量的科技檔案信息丟失。除此之外，還存在一些黑客會對科技檔案信息產生破壞，盜取相關的科技檔案信息或對其進行破壞，導致科技檔案信息管理工作所面臨的風險增加。

（三）科技檔案管理制度有待完善。當前相關單位在開展科技檔案管理工作的過程中，缺乏相對科學以及完善的科技檔案儲存管理方法，同時也并未建立針對科技檔案管理工作的責任制度，缺乏與科技檔案管理工作相關的考核激勵機制，多年來采用的仍然是民主測評以及年終績效考核的方式，使得科技檔案管理工作人員開展工作時積極性不高，這種情況嚴重影響科技檔案管理工作的整體效率以及質量。如果工作人員在管理檔案時心不在焉，會導致科技檔案信息錄入失誤并歸總到科技檔案管理系統當中，導致在使用這些科技檔案信息時出現錯誤，嚴重影響對科技檔案信息的開發以及利用，對后續工作的正常開展產生不良影響甚至造成損失。

（四）管理手段的先進性有待提升。科技檔案是人類智力勞動的產物，能夠真實記錄科研生產全過程，作為重要的技術來源，是一切重要科技活動形成的文字材料、技術圖紙、計算機材料等文件材料轉變而來的，特點包括多樣性、成套性、專業性以及現實性。傳統管理手段很容易對科技檔案管理作用發揮造成影響，從而進一步影響科研工作的有效性。另外，科技檔案管理模式也有待進一步優化。部分工作人員、管理干部不能充分認識信息建設的重要性，傾向于應用傳統管理模式，導致科技檔案服務效能不佳，不能契合現階段社會的需求，影響科技創新的服務工作。雖然一些部門對檔案信息化建設有所重視，但工作人員信息管理技能不佳，從而使得一些信息化管理設施沒有專門的工作人員管理，不能很好地發揮其作用。

三、新形勢下科技檔案信息化建設的措施

（一）加強對科技檔案管理人員開展培訓教育。相關的科技檔案管理部門需要對科技檔案管理人員加強培訓教育，培養更多具有愛崗敬業精神的科技檔案管理人員，在單位當中營造良好的愛崗敬業氛圍。在開展科技檔案管理信息化建設的過程當中，提高科技檔案管理工作人員的整體素質以及計算機使用安全意識是至關重要的一項工作。因此，相關科技檔案管理單位必須對科技檔案管理工作人員開展教育及培訓工作，將其責任意識逐漸增強，從而更好地開展科技檔案管理工作。科技檔案管理工作人員與黨和國家以及其他部門的機密文件之間具有密切接觸，而且當前信息化技術的發展速度如此之快，在科技檔案管理工作過程中對于現代電子技術的應用也逐漸廣泛，所以在這種情況下增加了科技檔案管理工作人員的保密難度，因此，需要更加嚴格地要求科技檔案管理人員的安全防范意識。相關部門在這種情況下需要認真研究針對科技檔案管理工作的相關政策，嚴格確定科技檔案信息資料的保密級別，對計算機技術以及網絡技術的加密功能充分應用，加強研究如何提升科技檔案信息資源的安全性，從而增強科技檔案的安全性以及完整性。科技檔案管理單位需要對檔案管理工作人員進行積極引導，使其具備良好的職業道德以及堅定的理想信念，在開展科技檔案管理工作的過程當中具有高度責任感，從而更好地開展科技檔案管理以及科技服務工作，提升科技檔案管理工作的整體質量。

（二）健全科技檔案信息化機制體制。在科技檔案管理單位當中，需要建立規范合理以及科學嚴謹的科技檔案信息化機制體制。首先需要將科技檔案責任管理制度健全，管理科技檔案的工作人員需要負責自身所管理的信息資料。如果在開展科技檔案管理工作時出現安全事故，則可及時將事故的責任明確，并查清出現安全事故的原因，之后需要懲罰相關的科技檔案管理工作人員，避免之后出現類似的情況。科技檔案管理單位要考核各個部門對責任管理制度的具體落實情況，從而對各個部門的科技檔案管理工作進行督促。單位需要建立雙重保存制度，雖然在科技檔案管理工作中業務信息化技術可以使得檔案儲存工作更加便利，但是計算機病毒同時會對這些電子檔案帶來安全隱患，而紙質檔案自身具有較強的穩定性且電子檔案無法對其進行替換，紙質檔案具有法律效力，這一點電子檔案有時無法做到。所以科技檔案管理單位需要保留原始的紙質檔案，從而為科技檔案的真實性提供保障，而在日常管理以及應用科技檔案信息的過程中則可使用電子檔案，因此，對紙質檔案和電子檔案進行結合使用可以在整體上將科技檔案信息的使用效率以及使用質量提升。

（三）加強科技檔案信息化管理。科技檔案管理單位需要有安全以及穩定的運行環境來開展檔案管理工作，在進行具體工作時不僅需要將工作人員的安全意識以及安全管理水平進行提升，而且需要為技術方面的信息安全提供保障。在構建科技檔案管理系統時，需要設置身份準入權限，對計算機當中的系統以及信息進行控制，避免相關人員對科技信息進行非法操作。單位需要對科技檔案進行加密儲存，在查閱科技檔案文件時設置為只讀模式，不能對科技檔案文件進行隨意修改，保證科技檔案完整。對于科技檔案需要定期開展備份工作，將多套科技檔案電子備份文件保存，避免科技檔案文件丟失。科技檔案管理單位對于計算機設備需要定期維護，及時更新網絡軟件，將科技檔案管理設備進行完善，為科技檔案儲存提供安全的環境，推動科技檔案信息化建設的進一步發展。

（四）更新服務理念，拓展信息服務領域。伴隨檔案信息化建設進一步發展，電子檔案的應用也更加廣泛，科技檔案建設的服務環境、服務領域、服務內容以及服務模式也需要對應的完善、調整。普及電子文件提升了科技檔案信息化途徑的便捷性，優化信息資源配置，優化科技檔案管理工作。科技檔案管理人員能夠借助科學的管理軟件以及管理優勢，突破、創新檔案信息化建設，對科技檔案信息化建設的廣度、深度提升，提升信息化建設的服務質量。

四、結語

綜上所述，相關工作人員在開展科技檔案管理工作的過程中，往往會出現計算機網絡操作技術不強的情況，而且科技檔案管理單位缺乏相關的科技檔案管理制度。因此需要在單位建立完善的科技檔案信息化機制體制，做好備份工作，避免科技檔案信息資料出現丟失的情況。同時，要提升科技檔案管理信息系統的安全性，從而提升科技檔案管理工作的整體質量。要樹立檔案信息化理念、明確科技檔案信息化建設、制定細則、制定統一標準、加強人才隊伍建設、有效優化新形勢下檔案信息化管理與建設，使建設檔案更好地為各行各業發展服務。