基于人力資源管理背景的檔案信息化管理

文/中國(guó)土木工程集團(tuán)有限公司 李亞昌

如今大型的國(guó)企市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)防范的要求和業(yè)務(wù)流程精細(xì)化的管理要求也越來(lái)越高。許多企業(yè)開(kāi)始意識(shí)到人力資源管理已經(jīng)成為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重要組成部分，但是對(duì)于絕大多數(shù)大型國(guó)企而言，人力資源管理環(huán)境卻沒(méi)有做出相應(yīng)調(diào)整，人力資源管理工作仍然是以基礎(chǔ)的人事管理為主，業(yè)務(wù)人員的大量精力與時(shí)間都花費(fèi)在薪資計(jì)算、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、重復(fù)錄入等事務(wù)性工作上，這種重復(fù)性的工作難以使業(yè)務(wù)員把更多的時(shí)間和精力分配到開(kāi)展與戰(zhàn)略密切相關(guān)的策劃及創(chuàng)新工作上，難以從戰(zhàn)略高度對(duì)人力資源管理工作進(jìn)行總體統(tǒng)籌和規(guī)劃。無(wú)法滿足新時(shí)代的人力資源管理需求。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人力資源管理逐漸向信息化管理靠攏。從對(duì)人力資源管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集和整理，到人力資源業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，再對(duì)應(yīng)用集成的“人”“事”“數(shù)”三個(gè)方面進(jìn)行強(qiáng)化和優(yōu)化，用一個(gè)規(guī)范的、高效的信息化人力資源數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)處理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)代替?zhèn)鹘y(tǒng)人力資源管理方式，可實(shí)現(xiàn)人力資源信息和業(yè)務(wù)的共享和集成，助推人力資源管理的效率和質(zhì)量提升。

一、新時(shí)期國(guó)企檔案工作的需求與困境

干部人事檔案是國(guó)企教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會(huì)信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國(guó)家所有。干部檔案是為了干部工作而服務(wù)的，所以檔案工作人員需要主動(dòng)向各有關(guān)部門收集材料，而各級(jí)檔案材料形成部門也要及時(shí)、主動(dòng)將新形成的檔案材料送交檔案管理部門，這樣干部檔案的信息更新和歸納管理更全面，才能準(zhǔn)確反映一個(gè)干部的完整面貌，為干部工作提供有效的服務(wù)，為國(guó)企加強(qiáng)人事管理提供可利用的檔案資源，可見(jiàn)，檔案管理工作對(duì)國(guó)企的發(fā)展至關(guān)重要。

新時(shí)期企業(yè)要“走出去”，這對(duì)國(guó)企檔案工作提出了新要求，為了提升國(guó)企檔案管理水平，我國(guó)相繼出臺(tái)了相關(guān)的文件。2016年8月下發(fā)的《關(guān)于加快推進(jìn)干部檔案數(shù)字化工作的通知》提到干部人事數(shù)字檔案是按照國(guó)家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（GB/T33870-2017），利用掃描等技術(shù)手段將干部人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成的數(shù)字圖像和數(shù)字文本，這是對(duì)檔案數(shù)字化的一個(gè)新的要求。2017年7月，中國(guó)科學(xué)院人事局下發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案管理和專項(xiàng)審核工作的通知》，通知中明確提出了干部人事檔案管理規(guī)定的相關(guān)要求，需對(duì)所有檔案在冊(cè)人員的人事檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目裝訂，打印檔案目錄。根據(jù)編目要求及日常操作規(guī)范，應(yīng)在檔案目錄中各類別末尾添加空行，以便日后能夠及時(shí)補(bǔ)充、更新，同時(shí)調(diào)整頁(yè)邊距及打印標(biāo)題選項(xiàng)，最終雙面打印、歸檔。

檔案整理、編目是一項(xiàng)繁瑣、流程化強(qiáng)、對(duì)細(xì)致度要求很高的工作。傳統(tǒng)的管理方式是將紙質(zhì)材料按照分類和排序的要求，歸檔至個(gè)人的人事檔案中。但是隨著時(shí)代的發(fā)展和信息化的普及，人事系統(tǒng)的不斷發(fā)展，人事檔案管理正在向數(shù)字化、信息化邁進(jìn)。這對(duì)傳統(tǒng)的檔案整理工作是一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)。將干部人事紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化重新登記，無(wú)疑對(duì)檔案管理人員提出了更高要求，也需要額外的時(shí)間和勞動(dòng)力去應(yīng)對(duì)新的要求。數(shù)字化的前置工作較多，有檔案規(guī)范化整理、補(bǔ)齊缺失的材料、編寫(xiě)編號(hào)及頁(yè)數(shù)、形成檔案目錄和根據(jù)目錄逐份掃描等工序。這無(wú)疑需要付出巨大的勞動(dòng)量。除此之外，檔案整理還是一項(xiàng)機(jī)密性很強(qiáng)的工作，干部檔案是黨的機(jī)密，在管理、使用中必須遵守保密、安全制度，確保干部檔案的絕對(duì)安全。危及干部檔案安全和泄露檔案機(jī)密的要追究當(dāng)事人和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，所以檔案相關(guān)的全部整理及信息化工作只能是擁有檔案管理權(quán)的單位自行消化。而且人事檔案工作內(nèi)容較為繁雜，無(wú)法形成較為完善的體系，這樣就很難進(jìn)行外包，同時(shí)，外包也會(huì)增加人事檔案管理工作的成本。

二、基于信息化手段對(duì)檔案工作“提質(zhì)增效”的思路

在檔案目錄編制完成后，面對(duì)需要批量打印的檔案，無(wú)疑工作量巨大。打印設(shè)置工作流程較為繁瑣和單一，流程化和模板化極強(qiáng)。打印要求較為細(xì)致，每頁(yè)打印標(biāo)題行、每大類及小類之后需要添加3行的空白行，以便日后手寫(xiě)需要添加的材料。僅是上述兩個(gè)要求，檔案管理員需要面對(duì)少則幾百、多則上千的檔案資料，如果逐份進(jìn)行設(shè)置，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力。與此同時(shí)，檔案管理員手動(dòng)設(shè)置較為機(jī)械，尤其是需插入空行的位置會(huì)出現(xiàn)每份目錄存在差異的問(wèn)題，而且人工操作極易出錯(cuò)。因此，需要借助信息化手段、Python語(yǔ)言對(duì)檔案管理工作進(jìn)行“提質(zhì)增效”。

（一）常用信息化手段。隨著信息技術(shù)的不斷研發(fā)和普及，人力資源管理工作中也開(kāi)始使用各種軟硬件設(shè)備進(jìn)行大批量數(shù)據(jù)的處理。例如人事系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)、社保系統(tǒng)，可以在極大程度上對(duì)歸攏信息進(jìn)行隨需隨查，而且在日常辦公中，各種類型的小軟件也經(jīng)常被用于提高工作效率。例如，WPS中諸多的會(huì)員功能，各類文檔格式的轉(zhuǎn)換，文檔拆分與合并，對(duì)于繁瑣的人事相關(guān)工作可以極大地提高辦公效率。但此類軟件在檔案工作中應(yīng)用具有一定的限制，尤其是軟件的默認(rèn)功能無(wú)法滿足檔案管理工作的定制化需求。由于檔案工作的流程化很強(qiáng)，無(wú)法全流程介入信息化。在檔案編制完成后，可以從目錄錄入實(shí)施信息化手段。常見(jiàn)的信息化手段主要是第三方文檔處理軟件（如拆分合并）、文字掃描筆、語(yǔ)音識(shí)別輸入等，此類第三方文檔處理軟件可以有效緩解檔案員機(jī)械手動(dòng)錄入的壓力。

（二）Python語(yǔ)言的優(yōu)劣分析。Python作為時(shí)下最熱門的編程語(yǔ)言，具有語(yǔ)法結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、易學(xué)易懂等特點(diǎn)。Python應(yīng)用于強(qiáng)大的第三方庫(kù)便于解決各種問(wèn)題，例如，docx（處理Word文檔）、openpyxl（處理Excel工作表）、pandas（數(shù)據(jù)分析）。相較于其他編程語(yǔ)言，Python的學(xué)習(xí)強(qiáng)度較小，較為容易，即使是零基礎(chǔ)也可輕松學(xué)會(huì)，而且發(fā)展前景好，在人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等領(lǐng)域均得到了廣泛的應(yīng)用。Python有著自身的獨(dú)到之處，奉行簡(jiǎn)潔主義，易于讀寫(xiě)，可以使用戶專注于算法邏輯本身和解決問(wèn)題。Python標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)確實(shí)很龐大，可以幫助用戶處理各種工作，包括正則表達(dá)式、文檔生成、單元測(cè)試、線程、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)頁(yè)瀏覽器、CGI、FTP、電子郵件、XML、XMLRPC、HTML、WAV文件、密碼系統(tǒng)、GUI（圖形用戶界面）、Tk和其他與系統(tǒng)有關(guān)的操作。但是對(duì)零基礎(chǔ)的員工來(lái)說(shuō)，雖然書(shū)寫(xiě)較為簡(jiǎn)單，但入門學(xué)習(xí)需要一定的時(shí)間和精力并且需要積累一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。Python語(yǔ)言對(duì)于系統(tǒng)環(huán)境的搭建有著一定的要求，但用戶一般都可以通過(guò)自學(xué)或者查詢網(wǎng)站進(jìn)行解決。Python標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)種類較多，對(duì)于特定業(yè)務(wù)，用戶需要二次學(xué)習(xí)對(duì)應(yīng)的庫(kù)。由于網(wǎng)上教程和案例比較多，這就需要用戶具備一定的自學(xué)能力。

（三）Python在檔案工作中的應(yīng)用思路與手段。檔案整理和電子化的工作具有較強(qiáng)的重復(fù)性，制式的流程和業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)模板化程度極高，需要處理大量的數(shù)據(jù)信息，而Python對(duì)處理此類信息語(yǔ)言非常擅長(zhǎng)，尤其是在編寫(xiě)加空行和設(shè)置標(biāo)題的Python程序中，需要使用openpyxl庫(kù)。openpyxl是一個(gè)開(kāi)源項(xiàng)目，openpyxl模塊是一個(gè)讀寫(xiě)Excel 2010文檔的Python庫(kù)。其不僅能夠同時(shí)讀取和修改Excel文檔，而且可以對(duì)Excel文件內(nèi)單元格進(jìn)行詳細(xì)設(shè)置，包括單元格樣式等內(nèi)容，甚至還支持圖表插入、打印標(biāo)題設(shè)置等內(nèi)容，使用openpyxl可以讀寫(xiě)xltm、xltx、xlsm、xlsx等類型的文件，且可以處理數(shù)據(jù)量較大的Excel文件，其中，跨平臺(tái)處理大量數(shù)據(jù)是其主要優(yōu)勢(shì)。因此，openpyxl成為處理Excel復(fù)雜問(wèn)題的首選庫(kù)函數(shù)。對(duì)于已經(jīng)形成EXCEL的檔案目錄來(lái)說(shuō)，使用openpyxl庫(kù)是極好的選擇。例如，border(設(shè)置邊框）、max_row(獲取最大行數(shù)）、insert_row(插入行）、print_title_rows(設(shè)置標(biāo)題行數(shù)）。通過(guò)遍歷當(dāng)前文件夾中所有Execl文件，逐份自動(dòng)化處理，通過(guò)設(shè)置格式與原模板保持一致，通過(guò)設(shè)置列寬可實(shí)現(xiàn)所有列在一頁(yè)打印，準(zhǔn)確識(shí)別需要插入空行的位置并執(zhí)行插入空行操作，自動(dòng)設(shè)置打印標(biāo)題。單次操作的份數(shù)越多，效率就越高，避免了傳統(tǒng)人工逐份操作可能發(fā)生的失誤。

三、Python在人力資源工作中的應(yīng)用實(shí)例

Python在人力資源日常管理工作中還有很多其他應(yīng)用場(chǎng)景，可以解決人工處理文檔的繁瑣且機(jī)械的操作。檔案目錄的編制，只是檔案電子化的一個(gè)中間步驟，最后一步是將所有的紙質(zhì)材料根據(jù)檔案目錄掃描成電子版。此工作對(duì)于檔案人員相對(duì)少的單位來(lái)說(shuō)，重復(fù)點(diǎn)擊，重復(fù)操作，無(wú)疑又是一個(gè)巨大的工作量。在Python中，可以設(shè)置鼠標(biāo)事件，通過(guò)系統(tǒng)中頁(yè)面的固定坐標(biāo)，實(shí)現(xiàn)鼠標(biāo)移動(dòng)到具體坐標(biāo)并點(diǎn)擊，甚至可以結(jié)合鍵盤實(shí)現(xiàn)復(fù)制和粘貼完成在線逐個(gè)填報(bào)的自動(dòng)化。與此同時(shí)，在日常工作中，還會(huì)遇到批量制作人事通知或者工資待遇通知的業(yè)務(wù)。這種類型的業(yè)務(wù)模板化強(qiáng)、重復(fù)性高，只需要替換關(guān)鍵字段即可。此類問(wèn)題也可用Python編程語(yǔ)言來(lái)解決。事先準(zhǔn)備好所有需要制作的模板并標(biāo)記替換字段，之后通過(guò)將所需信息填寫(xiě)到對(duì)應(yīng)關(guān)鍵字段的列項(xiàng)，再編程匯總使用pandas庫(kù)，進(jìn)行識(shí)別、匹配、替換、另存新文檔的操作，這樣可以大大縮短逐個(gè)制作的時(shí)間。

在為期5天的操作測(cè)試中，每位全職檔案員在滿負(fù)荷操作的情況下，每日平均可以處理70份目錄文件，且無(wú)法保證全部正確。以此速度，每1000本目錄文件，約需要1位檔案員工作14天。若使用Python編程，就能在極短的時(shí)間內(nèi)完成上述工作。通過(guò)Python編程語(yǔ)言，運(yùn)用openpyxl庫(kù)，實(shí)現(xiàn)批量讀取檔案目錄的Execl工作簿，自動(dòng)編歷工作表內(nèi)容，自動(dòng)查到單類結(jié)尾條目并添加空行，設(shè)置打印標(biāo)題行，刪除工作簿中不必要的空白工作表，這樣就可以把每個(gè)人的檔案目錄工作簿相關(guān)的打印要求全部完成。經(jīng)測(cè)試，利用軟件處理一百本目錄文件，僅需5秒左右，在測(cè)試中隨機(jī)打開(kāi)30份文件進(jìn)行打印，可以全部達(dá)到要求。

四、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于大型國(guó)企而言，其人力資源信息化建設(shè)是個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。做好建設(shè)規(guī)劃，應(yīng)全面統(tǒng)籌考慮人力資源管理的現(xiàn)狀和企業(yè)發(fā)展的要求，在明確實(shí)施規(guī)劃的基礎(chǔ)上，從人員管理和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)入手，逐步補(bǔ)充和完善，最終實(shí)現(xiàn)高級(jí)功能應(yīng)用。在建設(shè)過(guò)程中，尤其要考慮不同層級(jí)、不同職能人員的功能權(quán)限，多方位考慮自助服務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)桌面的功能，擴(kuò)展信息化使用人群范圍，同時(shí)做好相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，使其主觀接受也是信息化建設(shè)有效運(yùn)行的重要保障。用信息化建設(shè)的手段，執(zhí)行好對(duì)“人”“事”“數(shù)”的管理，人力資源管理信息平臺(tái)的有效運(yùn)行將為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造出更為廣泛的應(yīng)用價(jià)值。

“提質(zhì)增效”是新時(shí)代辦公的中心理念。Python語(yǔ)言非常適用于處理繁瑣且流程化高的文檔。將Python語(yǔ)言應(yīng)用于國(guó)企人事檔案管理工作的核心在于積極創(chuàng)新、大膽運(yùn)用新思想，從新的角度重識(shí)現(xiàn)有業(yè)務(wù)，通過(guò)引入新應(yīng)用、新辦法，提高人事檔案管理效率。從編代碼的角度來(lái)看，Python語(yǔ)言代碼并不復(fù)雜，實(shí)現(xiàn)的功能也很簡(jiǎn)單。此次研究的創(chuàng)新點(diǎn)在于綜合考慮各系統(tǒng)和應(yīng)用之間的聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)規(guī)律并利用小程序去實(shí)現(xiàn)耦合，通過(guò)優(yōu)化工作流程，最終提高人事檔案管理效率，真正實(shí)現(xiàn)解放機(jī)械勞動(dòng)力的目標(biāo)。