大數據視角下基建檔案管理的信息化路徑分析

文/山東省中醫藥研究院 李玉強

基建檔案作為基建管理、基建工程項目中直接形成的材料信息，不僅是基建管理和基建工程項目整個過程的真實反映和記錄，更是事業單位日常工作、運行管理的基礎和依據。正因如此，做好基建檔案管理工作尤為重要和必要。當前，事業單位的內外部環境都發生了巨大的變化，就事業單位的基建工程項目而言，數量越來越多，且規模越來越大，所形成的基建檔案數量也急劇增加。事業單位基建檔案本身就具有內容豐富、載體多樣、涉及范圍廣泛的特點，因此，在新形勢下事業單位基建檔案的收集工作、分析分類工作等難度也在不斷增加。基于基建檔案管理工作面臨的新挑戰，為提高基建檔案管理的整體水平，需要加強對基建檔案管理工作的創新與改革。大數據時代，信息化管理成為當前的必然趨勢。相較于傳統管理，信息化管理的質量、效率更高，且管理成本更低。因此，對于事業單位而言，探索基建檔案管理的信息化路徑尤為重要。

一、基建檔案概述及其管理意義

基建檔案是各種建筑物從規劃設計到竣工維修的整個過程中形成的科技檔案，其中包括各種有關建筑工程的文件、數據、圖紙、材料等，是建筑工程建設全過程、全周期的真實歷史記錄。由于基建檔案產生于建筑工程全周期，而建筑工程具有規模大、投資大、環節多、周期長的特點，所以基建檔案也具有類型多樣、形態繁多、涉及面廣的特點。同時，基建檔案是判斷施工項目是否合法、對施工成本進行有效控制、安裝及使用相關設備、工程驗收管理、后續維修養護等工作開展的有效依據，也是事業單位開展日常工作、管理運行的基礎。基于此，科學管理好基建檔案，使之更好地服務于事業單位，促進事業單位健康、穩定發展尤為重要。

對于事業單位而言，做好基建檔案管理工作，有利于提高事業單位內部管理水平、有利于事業單位核心競爭力的提升、有利于促進事業單位健康穩定發展。這是因為基建檔案管理工作直接決定基建檔案的利用率，當基建檔案的作用與價值得到了最大發揮，就可以為事業單位的發展提供有效的保證和支持。

二、事業單位基建檔案管理現狀分析

（一）收集、歸檔難度提升。基建檔案十分龐大、復雜，同時還具有專業性高、成套性強的特點，且基建檔案是在建筑項目全過程中形成的文件資料，所以形成過程十分漫長，涉及人員及部門廣泛，再加上施工過程中基建檔案需要頻繁使用，所以使得基建檔案管理工作具有一定的復雜性、系統性。隨著事業單位的迅速發展，建筑工程項目也在不斷增加，也使得基建檔案收集、歸檔工作難度提升。在事業單位基建檔案管理工作中，常常會出現檔案無法收集齊全、歸檔滯后、檔案材料破損及缺失等問題，這必然會影響到基建檔案管理水平的提升。

（二）管理模式滯后。就目前事業單位基建檔案管理工作現狀來看，并不算十分理想，其管理質量、效率都比較低，且管理成本較高，基建檔案的作用與價值也難以充分發揮。而導致這些問題發生的原因，與事業單位基建檔案管理模式滯后有關。時代在不斷變化，事業單位內外部環境也隨之發生了變化，對基建檔案管理工作也提出了新的要求。而很多事業單位并沒有提高對基建檔案管理工作的重視和關注，也沒有相應的創新意識和改革措施，仍以傳統管理模式為主，即更多依靠與人工的方式進行基建檔案收集、分類、管理。這不僅無法提高基建檔案管理質量和效率，也直接影響了檔案的查閱和利用。

（三）管理信息化水平不高。大數據時代背景下，基建檔案管理信息化發展是事業單位改革與創新發展的重要方向，也是提高基建檔案管理水平的重要路徑。雖然部分事業單位就基建檔案管理工作開始了信息化建設，但是其信息化水平仍然不高，其中還存在一定的問題。比如基建檔案管理信息化發展缺乏相應的信息化設施和技術人員、信息化管理中安全意識不高等。這就需要事業單位針對基建檔案管理不斷提高信息化水平，保證信息化管理的快速發展。

三、基建檔案管理信息化發展的優勢

隨著大數據時代的快速發展，傳統紙質檔案向信息化檔案管理模式的轉變可以說是檔案管理工作自身發展的客觀要求和必然趨勢。新時代背景下，只有將檔案管理工作與科學技術進行有機結合，并基于檔案管理工作的要求對科學技術進行有效開發和利用，才可以充分發揮科學技術的作用與價值，為檔案管理提供可靠的技術支撐和管理保障。對于事業單位的基建檔案管理工作而言，為了提高其管理水平，也需要基于大數據視角，加強基建檔案管理的信息化發展。

大數據技術即對大量的數據進行整理、分析的一種更加全面和新穎的管理技術。以大數據技術為支撐，基建檔案管理工作可以實現信息化、自動化、電子化、數字化發展，這對提高基建檔案管理水平，降低基建檔案管理成本都具有重要的意義。當基建檔案管理工作實現信息化發展后，檔案管理工作將更加便利、高效，計算機、掃描儀等各種現代專業設備和技術可以把檔案信息變成電子資料，這更有利于工作人員對檔案信息進行收集、分類、整合、分析、加工、利用。可以說，基建檔案的信息化管理，可以促進基建檔案作用與價值的最大化發揮。所以在新形勢下，事業單位應該積極主動抓住大數據時代的發展機遇，不斷引進先進的信息技術，以促進基建檔案的信息化發展。

四、大數據視角下基建檔案管理的信息化路徑

（一）樹立先進的信息化建設意識。基于基建檔案管理工作現狀，加強管理工作的創新和優化尤為重要，而信息化發展是基建檔案管理工作創新和優化的重要途徑。對于基建檔案管理工作而言，信息化發展是新的模式和道路，要提高信息化管理工作的質量和效率，在事業單位中樹立先進的信息化建設意識是重要的前提。

為了促進基建檔案管理的信息化發展，事業單位要在內部環境中加強對基建檔案信息化管理的宣傳力度，要突出大數據技術、信息技術在檔案管理中的作用與價值，讓工作人員認識到信息化管理是檔案管理工作當前發展的必然路徑。讓工作人員能夠審時度勢、看清趨勢，積極、主動參與到基建檔案管理的信息化建設工作當中。

（二）構建基建檔案信息化管理環境。大數據視角下，基建檔案管理的信息化發展成為必然趨勢，而要實現基建檔案的信息化管理，還需要事業單位積極構建相應的基建檔案信息化管理環境。構建基建檔案信息化管理環境并不是一味地加大信息化手段投入這么簡單，而是需要事業單位基于基建檔案管理的特點、要求、需求等，創設相應的信息化管理環境，目的在于促進基建檔案信息化管理工作的順利有效開展。

事業單位在構建基建檔案信息化管理環境實踐中，應該結合基建檔案管理工作中存在的問題和不足，以針對性的信息化手段來推動基建檔案管理工作的優化和創新。對此，事業單位應該加大對電子設備基礎設施的建設力度，基于基建檔案管理工作內容和要求，配備相應的計算機設備、掃描設備、網絡設備；基于基建檔案管理的信息化、智能化、數字化的發展要求，引入相應的大數據技術、信息技術、互聯網技術等。在引入所有相匹配的技術與設備后，就需要聘請專業的信息技術團隊，利用相應的設備、技術，針對基建檔案管理工作，構建相應的信息化管理平臺、信息化管理系統，構建信息資源庫等。針對所有電子設備、系統平臺，信息技術團隊還需要做好定期檢修更新、維護升級工作。這樣可以確保信息技術設施和系統的穩定、良好運行，進而為基建檔案信息化管理提供環境保障和支撐。

（三）完善基建檔案信息化管理體系。大數據視角下，要想實現基建檔案的信息化管理并不是容易的事，信息化管理本身就比較復雜、專業，涉及各種專業技術和設備，在此基礎上，需要將各種專業技術和設備與復雜、繁瑣的基建檔案管理工作相結合。基于此，為了保證基建檔案信息化管理水平，還需要事業單位加強和完善基建檔案的信息化管理體系。

在完善基建檔案信息化管理體系的實踐中，事業單位可以基于信息化管理工作要求和目標，制定相應的標準化管理規定、管理制度，包括明確信息化管理責任、信息化管理流程及內容、信息化管理規范等。另外，針對基建檔案信息化管理工作，為了保證信息的安全性和可靠性，事業單位還需要加強建設檔案管理的安全保護系統。比如要強化基建檔案管理人員的安全意識和安全防護能力，加強利用各種安全軟件、安全系統以及數據處理軟件和備份系統等，實現對數據信息的安全防護。

（四）加強人才隊伍建設。基建檔案管理工作本身就十分復雜、系統、專業，所以對檔案管理人員也提出了更高要求。作為基建檔案管理人員，不僅需要具備專業的檔案管理知識、檔案管理技能，同時還需要對基建檔案有全面的了解，這樣才可以根據基建檔案管理的需求和要求，系統、專業、規范地開展工作。而基于基建檔案管理的信息化建設，在以上基礎上，對檔案管理人員又提出了新的要求，為了實現檔案管理的信息化發展，管理人員應該具備專業的信息技術應用能力和信息化管理創新意識。基于此，就需要基于基建檔案管理信息化發展的需求和要求，加強對人才隊伍的建設。

事業單位應該針對現有的檔案管理人員，完善相應的培訓和教育制度，定期組織檔案管理人員進行有關基建檔案信息化管理的專業技術培訓，包括大數據應用培訓、信息技術應用培訓、各類專業設備使用培訓等，這對提高檔案管理人員的信息化應用能力具有重要的作用。除此之外，事業單位還應該加強對復合型人才的引進，可以從外部招聘渠道引進更多綜合素質高、專業能力強的檔案管理人員參與到基建檔案信息化管理工作當中，或者與高校合作，為基建檔案管理工作儲備更多的信息化管理人才。在高水平人才隊伍支撐下，基建檔案信息化管理也可以獲得更快更好的發展。

五、結語

大數據視角下，探索基建檔案管理的信息化路徑，是提高基建檔案管理整體水平的重要措施。對于事業單位而言，做好基建檔案管理工作至關重要。而在新形勢下，若事業單位仍然采用傳統的基建檔案管理方法，必然會影響管理的質量和效率，同時還會增加管理的成本。基建檔案管理信息化發展，即將現代信息技術、大數據技術、互聯網技術、計算機技術等與基建檔案管理工作相結合，以促進基建檔案管理工作的信息化、數字化、自動化發展，這不僅有利于提高基建檔案管理的質量和效率，還可以在一定程度上解放人力進而降低基建檔案管理成本，提高基建檔案管理整體經濟效益，對促進事業單位更快、更好發展具有重要的意義。