數字化時代高校檔案管理信息化建設策略探究

文/鄭州輕工業大學 張亞

高校是培養優秀人才的重要場所，學校教育、發展規劃工作等均是重要管理項目，檔案管理作為基礎性內容，其管理效率將直接影響到上述工作，必須作為重點建設項目。目前，大多數高校為了迎合數字化時代的特征，適應海量檔案信息，已經著手進行檔案管理信息化建設，然而受到諸多方面因素影響，信息化建設期間還存在一些問題亟待解決，高校應予以高度重視。因此，聯系實際分析數字化時代高校檔案管理信息化建設策略是十分必要的。

一、高校檔案管理工作概述

高校檔案管理工作具有復雜性、系統性、涵蓋內容廣泛、周期性等特征，是對各類信息材料的有效記錄與匯總，不僅要求對校內各類檔案和有關資料獲取、分類、整理、鑒定、匯總、統計與保管，還要做好檔案開放和利用等工作。該過程中，整體工作難度較大，工作流程復雜。在傳統管理模式下，高校檔案管理通常是由人工方式來完成整理、收納等系列工作，工作效率較低，且容易出現工作失誤，工作質量受到管理人員自身因素影響較大，且后續查閱不便，檔案信息利用率及有效性較低，在一定程度上影響到高校各項管理工作。進入數字化時代，數字化技術、計算機技術等進入校園，學校開始以信息化手段加強高校檔案管理，形成紙質檔案與電子檔案相結合的管理模式，在便利工作的同時，也帶有一定的挑戰，需要高校進行有機協調，確保檔案管理整體有效提升。

二、高校檔案管理信息化的重要性

高校檔案管理信息化建設是一個較為漫長的過程，具有極強的系統性，與數字化時代特征相符合，對于提高檔案管理工作實效性有著重要作用。具體而言，其重要性主要體現在以下幾個方面：

（一）滿足檔案管理業務拓展需求。由于近年來高校辦學規模持續擴大，管理院校眾多，人員數量不斷增加，檔案材料數量激增，這些都為檔案管理工作帶來較大難度，若仍然以紙質檔案管理為主要手段，有效性較低，且效率不高。信息化建設能夠將紙質檔案轉變為電子化檔案，在管理上更為便利，利用先進技術，實現對檔案類別的有效分類、管理、查詢等充分發揮檔案自身優勢。

（二）為檔案調取提供便利。信息化建設不僅是為學校管理提供便利，同時科學建立學生檔案，充分了解學生自身的實際情況，教師也可以依據學生檔案資料開展各項工作，進而幫助學校明確今后人才培養的具體方向，加大人才培養力度。

（三）有助于提高檔案管理人員專業素養。信息化為檔案管理人員提出了更高要求，學校必須加強人才隊伍培訓，管理人員自身也應當持續學習，保證個人能力能夠較好適應高校檔案管理工作，提高工作質量、效率，實現人才能力、技術更迭，進而打造出高素質檔案管理團隊，增加高校人力資源儲備。

三、數字化時代高校檔案管理信息化建設問題

目前，我國已經進入了數字化時代，數字化、信息化發展成為必然趨勢。高校檔案管理工作也要緊隨時代做出轉變。就高校檔案管理信息化建設的實際情況來看，整體已經取得初步成效，相較于傳統管理模式，信息化管理在一定程度上提高了管理效率，但仍然存在一部分建設問題難以有效解決：

（一）資金匱乏。對于高校建設、管理工作，其資金分配，通常集中在學校硬件設施建設，檔案管理工作很難得到較大重視，信息化建設缺乏充足資金。由于高校檔案管理工作本身具有系統性、全面性、復雜性特征，信息化建設不僅需要持續優化工作形式，還需對現有工作基礎設施進行更新，這樣才能較好滿足管理需要。從硬件上來看，高校硬件設施配備不足，計算機、掃描儀、復印機等設備老舊，運行不暢，工作效率較低，再加上機房建設存在老化現象，增加了信息化建設與管理風險，一旦硬件出現損壞，電子化檔案就會丟失、缺損，直接影響到信息建設的有效性。從軟件上來看，軟件整體開發不足，會出現管理不兼容的情況，適用性不強，給整體管理工作帶來較大阻礙，部分計算機設備甚至存在漏洞，增加使用隱患。

（二）缺少專業建設隊伍。由于高校檔案管理信息化建設中，引入了一些先進技術，原有檔案管理人員，通常是由非本專業出身人員擔任，在適應傳統管理模式后，很難較好應對信息管理模式，再加上缺少足夠的理論知識作為支撐，導致這一部分人員雖然具有一定的檔案管理經驗，但難以及時作出調整、轉變，信息化管理流于形式，積極作用難以發揮。此外，還有一部分高校檔案管理部門與教學、人事部門融為一體，檔案管理工作重要職能未被重視，從業人員缺少價值展現空間，最終造成人員流失嚴重的問題，難以組建一直高效率、高水準的檔案管理團隊，影響信息化建設進程。

（三）信息安全意識薄弱。網絡是一個開放環境，數字化時代是基于互聯網技術構建起來的，也正是受這一方面因素影響，即使高校內部設置有獨立的局域網，也需要面對來自多方面的信息安全隱患。在數字化技術的支撐下，高校檔案管理工作持續增強，為保證檔案信息安全，管理人員必須具備較強的信息安全意識，一旦出現操作失誤、危險操作，高校檔案信息就會受到來自外部的網絡威脅影響，出現安全問題，不利于高校建設與發展。由于高校檔案信息關乎學校機密，一旦泄露危害性極大，為降低影響與危害，高校應在加強信息化建設的同時，還應注重引入信息安全技術、培養管理人員安全意識，這樣才能從根本上規避信息安全問題，為信息化建設營造安全環境。

（四）檔案管理參與意識不強。檔案管理工作貫穿于高校經營管理的各個階段，學校教師、學生都應參與其中，這樣才能保證檔案管理工作的全面性。然而，大多數教師、學生普遍不關注檔案管理工作，對此類工作存在一定陌生感與抗拒感，很難認真對待，甚至有個別師生認為，檔案會在一定程度上影響到個人隱私。在這種傳統觀念的影響下，導致高校部分檔案信息、材料不具備參考價值與真實性，還有個別師生認為，檔案管理較為復雜，調閱查詢十分困難，導致出現師生參與性不高的情況，還需在今后加大宣傳力度，增強師生對檔案管理的認知，為檔案管理信息化建設順利進行提供保障。

四、數字化時代高校檔案管理信息化建設的策略

基于上述分析，可以了解到目前高校檔案管理信息化建設還面臨著諸多困難，對其發展產生一定制約，必須在今后采取有效辦法，加強信息化建設，為今后檔案管理工作順利完成奠定基礎。

（一）增加建設資金的投入。資金是高校檔案管理信息化建設的重要保障，在缺乏資金的情況下，各項工作很難有效推進。因此，高校在今后必須對資金合理分配，對信息化建設進度、進程進行科學把控，實現有限資金利用率最大化。高校必須重視檔案管理工作，了解信息化建設所帶來的積極作用，提高思想認識，根據管理需要，引入信息技術，確保信息化建設有序落實。在硬件設施建設上，應定期檢查計算機、掃描儀、復印機、攝像機等專業設備，驗證其是否能夠完成指定工作項目，若存在嚴重損壞、性能較差，則需更新設備。淘汰后的舊設備，可以尋求有效途徑變現，在一定程度上補充學校開支，為信息化建設提供資金支持。在軟件上，應注意系統與檔案管理軟件的應用，構建現代檔案管理系統平臺，為管理工作提供便利，管理人員可通過定期上傳、更新完成資料的錄入、存儲。查閱時，也可以利用平臺檢索功能，快速檢索到針對性內容，實現檔案資料的有效運用。在軟件選擇、使用上，則視需求而定，選擇安全系數較高、適用性較強的軟件，為檔案管理信息化建設提供充足保障。

（二）組建專業建設隊伍。信息化建設需要學校具備專業人才隊伍，通過組建專業建設隊伍的方式，加快建設進程，減少其中可能產生的一系列問題，為高校檔案管理工作創造安全環境氛圍。第一，加強校內檔案管理人才培養，根據管理人員自身的實際情況，科學制定培訓內容，其中應基本包括理論基礎知識、計算機知識、安全意識、職業素養等諸多方面內容，從專業技能、知識儲備、個人能力多個角度出發開展全面培訓，確保這些管理人員在今后能夠較好落實有關工作，規避管理問題。第二，可聘請專業人員，對現有的檔案管理人員開展培訓工作，全面提升檔案管理人員的自身操作水平，切實保證培訓工作效率。另外，當校內檔案管理人才儲備不足時，還可以通過外部引入人才的方式，擴充人才隊伍，招聘時應對專業技能、知識、思想道德、工作態度、職業訴求等進行考核，判斷人員是否符合高校人員招聘需要，以加強專業隊伍建設。第三，學校可以為現有在職檔案管理人員提供繼續教育機會，提高個人學歷，以進修的方式，提升職業能力，更好地服務于學校檔案管理工作，加快信息化建設進程。

（三）加強檔案信息安全管理。共享與開放是高校檔案管理信息化建設的主要特征，雖然為管理工作帶來極大便利，但相對的也會增加安全隱患。高校必須了解這一點，在日常檔案管理工作中，增強安全管理，最大程度上保證檔案信息安全。首先，培養檔案管理人員的安全意識，在操作計算機時，必須嚴格依照各項規范完成操作，嚴禁出現私自訪問風險網站的情況，禁止使用移動設備，避免病毒進入計算機內影響操作安全性。其次，科學運用防火墻技術與防病毒軟件提高計算機的安全性，防火墻能夠將內部網絡與外部網絡相互隔離，防止計算機受到外部病毒侵襲，可減少網絡安全問題對學生檔案數據庫的影響和威脅。高校應安排專業人員定期檢查計算機，驗證是否存在漏洞，防火墻技術、防毒軟件能否正常使用，一旦發現漏洞必須及時修復，減少信息安全問題。再次，加強身份驗證，常規的驗證方式主要有基本用戶名與密碼，主要被應用于學生狀態文件管理信息管理系統。隨著時代的發展，計算機技術更為復雜，木馬病毒升級，若是想要較好防范，還需引入指紋技術、虹膜技術、面部識別技術等，升級身份驗證手段，保證學生檔案安全。最后，應用信息加密技術，主要是用于防止非公開學生文件的訪問和保留，從而確保學生檔案文件的安全。通過這種方式，保證學校檔案信息不會被篡改、攻擊，規避文件數據信息泄露情況，切實保證檔案的安全性。

（四）加大檔案管理參與宣傳力度。檔案管理工作主要是以教師與學生為服務群體，大多數師生并未認識到這一點，一方面是由于師生自身因素引起，另一方面則是由于高校長期以來，對檔案管理工作較為忽視，宣傳力度不足，致使大部分師生無法了解檔案管理工作的真正含義，甚至存在一定的排斥、抵觸情緒，需要高校在今后從多個層面著手，加大宣傳工作，讓所有師生全方位了解檔案管理及其重要性，為信息化建設順利實施，奠定服務群體基礎。

此外，學校應建立共享平臺中心，在如今這個飛速發展的互聯網時代，要想跟上步伐，就要不斷地改善檔案管理的數字化信息，借助于發達的網絡，建設檔案管理數字平臺，創建好高校的網站信息，把這些檔案管理數字的平臺和高校的網站信息融合在一起。已經整理好的師生檔案，可以分類存放于文件夾中，通過完善信息共享、檔案管理服務平臺的方式，使這些檔案信息能夠隨時被教師與學生群體查詢、調閱，便于教師與學生日常使用。

若是高校檔案管理工作中，涉及大眾化信息資源，也可以利用這一平臺進行分享。由于各個高校之間的網絡具有獨立性，無法相互查閱，而借助統一的共享平臺就可以達到查詢目的，有效提高檔案管理處理效率，使檔案管理工作更加簡單、清晰，有助于所有高校連接成一個整體，推動檔案管理信息化發展。

五、結語

綜上所述，數字化時代為高校檔案管理工作帶來諸多挑戰，尤其是隨著高校規模的擴大、學生人數的增加、機械設備數量的提高，日常管理會產生較多檔案信息、材料，傳統人工管理模式很難發揮作用，需利用先進技術，加大管理力度，只有加強檔案管理信息化建設，才能為其發展提供保障。因此，針對信息化建設期間存在的資金匱乏、缺少專業建設隊伍、信息安全意識薄弱、檔案管理參與意識不強等問題，高校必須通過增加建設資金投入、組建專業建設隊伍、加強檔案信息安全管理、加大檔案管理參與宣傳力度等策略加以應對，確保信息化建設有效，全面提高檔案管理有效性，為高校教育、管理等工作持續優化提供保障。