《檔案法》新增專章加持下新人檔案的收集整理

文/福建省龍巖市永定區(qū)教工檔案室 賴曉文

新版《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）2021年1月1日實施至今一周年。本文從《檔案法》兩個新增專章的加持作用的角度，談?wù)勅耸聶n案的收集整理一年來的實踐。做好檔案的收集、整理工作，是《檔案法》第一條的要求。每年的新錄用人員檔案的收集、整理，是人事檔案工作的“重頭戲”之一，是大學(xué)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)變?yōu)楦刹咳耸聶n案的首要環(huán)節(jié)，可謂人事檔案管理的“工作原點(diǎn)”。新錄用人員的檔案可以形象地稱為“新人檔案”，其收集、整理可謂入門管理。

《檔案法》新增的第五章“檔案信息化建設(shè)”，是信息化專章；第六章“監(jiān)督檢查”，是監(jiān)督專章。《檔案法》自施行之日起，新增專章的加持作用明顯。收集，是整理的準(zhǔn)備階段；整理，是收集的目的和歸宿。監(jiān)督專章規(guī)定，檔案主管部門可以檢查“檔案收集、整理、保管、提供利用等情況”。可見，新人檔案的收集、整理何等重要。兩個專章的信息化、監(jiān)督的法律威力，對新人檔案的收集、整理乃至整個人事檔案工作，的確有強(qiáng)大的保護(hù)扶持作用，使新人檔案的收集、整理成為“工作熱點(diǎn)”。

一、“雙套制、兩個時段”收集、整理相關(guān)概念

新人檔案宜圍繞“雙套制、兩個時段”進(jìn)行收集、整理。“雙套制”是指紙質(zhì)材料、信息化材料分別進(jìn)行收集、整理，缺一不可。“兩個時段”是指這種“雙套制”的收集、整理分別在錄用、轉(zhuǎn)正之年有序進(jìn)行，都?xì)w到人事檔案工作的“工作原點(diǎn)”來對待，不能只重點(diǎn)關(guān)注錄用之年的整理、把轉(zhuǎn)正之年的整理列為錄用之后一般年份的普通整理。

（一）“雙套制”收集。雙套制，在檔案管理領(lǐng)域不是一個新概念，但在人事檔案管理的具體實踐中仍然具有許多值得探討的空間，新人檔案是一個可以優(yōu)化的著力點(diǎn)。中山大學(xué)蘇煥寧等在論文中指的是電子文件在歸檔時同時制作紙質(zhì)文件一同歸檔，雙套保存。本文指檔案中既有紙質(zhì)材料，又有信息化材料（數(shù)字化材料、電子件）收集，分為檔案接收和材料收集。

1.檔案接收。新人檔案基本上是大學(xué)生檔案。最簡單的就是直接收取大學(xué)生檔案寄到生源地的特快專遞，以及每年收攬市局中轉(zhuǎn)的縣（區(qū)）生源檔案。人事部門提供正式錄用名單，“新人檔案”名單即告完成。目前，只能收集到紙質(zhì)檔案，大學(xué)生檔案信息化材料為“零”。將來高校普遍實行大學(xué)生檔案管理信息化，就能同時收到信息化檔案，是“雙套制”檔案收集方式的展望。

2.材料收集。要在第一時間催收新人檔案中缺少的材料，如教育系統(tǒng)，40%左右新人檔案缺失教師資格認(rèn)定申請表；連續(xù)工齡增補(bǔ)審批表，要依履歷提醒學(xué)校適時辦理、交存。其他材料，一般能夠在半個月內(nèi)收齊。錄用、轉(zhuǎn)正材料的收集，特以教育系統(tǒng)新人檔案為例。筆者設(shè)計連續(xù)兩年使用的“材料收取登記表”（以下簡稱“登記表”，如表1所示）。此表的作用，就是錄用、轉(zhuǎn)正連續(xù)兩年在同一份表上登記、核查材料收集情況，保障錄用、轉(zhuǎn)正材料收集齊全，高質(zhì)量完成新人檔案材料的收集、整理。

表1 新聘人員錄用、轉(zhuǎn)正材料收取登記表

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登記表分為紙質(zhì)表和電子表。紙質(zhì)表用于經(jīng)辦人用筆如實登記本校材料；電子表是由檔案管理員統(tǒng)一在電腦上抄錄已經(jīng)填滿的紙質(zhì)表內(nèi)容，便于以后隨時電腦搜索。因事業(yè)單位實行合同聘用制度，登記表把“新人”稱為“新聘人員”。登記表顯示收取干部履歷表、檔案專審表（參考表）兩種電子件，是筆者依法促進(jìn)檔案信息化、加大電子檔案比例從而提高檔案信息化程度的自覺舉措；其他收集的材料為紙質(zhì)材料，此即“雙套制”材料收集。跟紙質(zhì)登記表相比，電子登記表具有強(qiáng)大、可靠的搜索功能，因而電子登記表可以改革紙質(zhì)登記表總是把年份放在標(biāo)題的傳統(tǒng)，放在表格內(nèi)最實用的位置（開頭一行的兩欄）。

這種跨年度設(shè)計的登記表，本身就是一個突破，有電子表及其紙質(zhì)表（便于經(jīng)辦人簽名），它折射了“兩個時段”“雙套制”的檔案材料收集整理的概念。登記時，檔案室在電子登記表上做好登記，經(jīng)辦人同時在檔案室的監(jiān)督下完成紙質(zhì)表登記。跨年度、雙套材料表，好處是錄用人員的錄用、轉(zhuǎn)正材料收取情況搜索簡便、一目了然，保證每個錄用人員的“入門材料”成龍配套。

（二）具體的整理實踐。要承認(rèn)紙質(zhì)材料整理的重要性，還要善于整理信息化材料，所以就有了“雙套制”整理。新人檔案的整理宜采用“兩個時段”整理法，主要是圍繞提高效率進(jìn)行創(chuàng)優(yōu)。

1.“雙套制”整理。（1）紙質(zhì)材料的整理。當(dāng)前，在檔案的管理和利用中，信息化和紙質(zhì)化是兩種重要方式。登記表顯示，錄用、轉(zhuǎn)正收集的材料還是以紙質(zhì)材料居多，紙質(zhì)材料的整理不可回避。要節(jié)約紙質(zhì)檔案的整理時間，就需要自行設(shè)計符合本檔案室實際的簡易高效的整檔專用工具（方法）。如我室選定的是姓氏排序，由各校經(jīng)辦人自覺將錄用、轉(zhuǎn)正材料上架；不同時間收集的多種材料同時整理裝箱、裝袋，效率較高，所以要設(shè)計格位更多的材料過渡抽屜式檔案鐵柜；上目錄，手工印字比手抄快得多，所以要設(shè)計目錄條章；年度考核表利用率最高，所以新人檔案就應(yīng)配好年度考核表專用袋。（2）信息化材料的整理。程麗麗等認(rèn)為，如何加快干部人事檔案信息化的進(jìn)程，擴(kuò)大人事檔案信息管理系統(tǒng)的服務(wù)范圍、提高服務(wù)水平，是現(xiàn)階段干部人事檔案管理部門需要思考的問題。筆者的體會是，人事檔案信息化材料的整理，不必太拘泥他人模式，還是要依照提高搜索效率、“一人一夾（電子文件夾）”等原則，勇于自主進(jìn)行，有利于加快人事檔案信息化。新人檔案掃描生成數(shù)字化材料；電子總表、電子件《干部履歷表》、檔案專審表等都用EXCEL形式。錄用、轉(zhuǎn)正材料一人一個用姓名命名的電子文件夾，里面裝載標(biāo)明各種錄用、轉(zhuǎn)正材料名稱的電子材料和數(shù)字化材料。這些信息化材料都裝入大文件夾，命名：某某個人檔案信息化集。實行備份制，電腦、U盤各一份。

2.“兩個時段”整理法。其優(yōu)越性在于錄用、轉(zhuǎn)正之年這樣的“兩段式”檔案整理，比錄用時的倉促整理工作效率明顯更高。錄用之年，絕大多數(shù)人事檔案室會在錄用材料收齊之后即刻投入一兩個月把檔案整理成“干部人事檔案”。這種做法的缺點(diǎn)是，不利于電子目錄一次性收錄的最大化，打印出來的目錄內(nèi)容較少，從而降低后續(xù)檔案整理上目錄的效率。正確的做法是先“簡易整理”，僅需按照《條例》對材料進(jìn)行鑒定、分類，把個人基本情況輸入電子總表，能夠迅速、準(zhǔn)確查找人事工作所需信息即可，還不需要做目錄。鑒定、篩選、排序是必要的，形成的材料整齊有序且數(shù)量不多，尚不必依賴目錄指引來查找。轉(zhuǎn)正之年，才把大學(xué)畢業(yè)生材料、錄用材料、轉(zhuǎn)正材料進(jìn)行“一條龍”整理，制作電子、紙質(zhì)目錄。大量轉(zhuǎn)正材料乃至兩年內(nèi)的年度考核、獎懲等材料的條目都會出現(xiàn)在目錄中，提高了電腦輸入的效率。

二、人事檔案信息化對新人檔案收集、整理的影響

現(xiàn)行《檔案法》的第一條跟1996版、2016版相比，是首次提到“信息化”，更有信息化專章，是新修訂的《檔案法》的最大亮點(diǎn)。

（一）新人檔案數(shù)字化的價值。人事檔案的紙質(zhì)材料數(shù)字化從新人檔案做起，這是人事檔案信息化的可操作性強(qiáng)的選擇。一是每年錄用人員數(shù)量不大，且其個人檔案中的紙質(zhì)材料相對在職人員也要少得多，檔案專職人員有能力完成其數(shù)字化，無須外包。筆者所在區(qū)“副科以上”干部檔案先安排數(shù)字化，正是考慮到數(shù)量因素。二是可以在此基礎(chǔ)上對錄用之后各類新增的紙質(zhì)材料順勢進(jìn)行數(shù)字化，逐年錄用的年輕干部檔案就能依次完成數(shù)字化。

（二）新人檔案數(shù)字化的做法。信息化，要求新人檔案必須有原生電子檔案。如個人的電子目錄、集體的電子總表，都要能逐年調(diào)整充實，“全國干部人事檔案專項審核工作專用《干部任免審批表》（專審表）”也要有新人的原生電子檔案。收集的干部履歷表電子件，也是新人檔案信息化的成果。

（三）大學(xué)生檔案信息化對新人檔案信息化的影響。要求大學(xué)生檔案信息化管理對就業(yè)后的新人檔案收集、整理起到準(zhǔn)備作用。大學(xué)生檔案信息化管理將迎來最好時機(jī)。山東李鳳蓮提出，要對紙質(zhì)學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，構(gòu)建學(xué)籍檔案整合利用信息化平臺。若高校普遍使用計算機(jī)管理大學(xué)生檔案，新人檔案的信息化將與大學(xué)畢業(yè)生檔案實現(xiàn)無縫對接。結(jié)合各地正在進(jìn)行的“存量檔案數(shù)字化”，新人檔案又能與其他人員的存量檔案實現(xiàn)信息化統(tǒng)一管理。

三、檔案工作監(jiān)督制度的作用

（一）監(jiān)督制度的重要性體現(xiàn)。《檔案法》第六章監(jiān)督檢查的目的是發(fā)現(xiàn)檔案收集、整理等工作中存在的問題，促使檔案室所在的單位依法辦事，充分支持檔案工作。干部人事檔案工作的檢查監(jiān)督單位不止一個，可謂“諸龍鎮(zhèn)海”。黨委（黨組）及其組織人事部門、紀(jì)檢監(jiān)察及巡視巡察機(jī)構(gòu)、檔案主管部門，都是監(jiān)督部門。如，人事檔案經(jīng)費(fèi)不足、庫房等硬件設(shè)施不規(guī)范等問題，所在單位解決不力或無法解決，人事檔案室可邀請以上監(jiān)督單位幫助督促解決。

（二）監(jiān)督制度對新人檔案收集的作用。新人檔案材料的收集難點(diǎn)是教師資格認(rèn)定申請表，原因是，多數(shù)申請表是在外地（如大學(xué)所在地）先行完成制作、不是在錄用所在地制作；教師資格網(wǎng)站開通后，部分相關(guān)部門擅自決定不再制作紙質(zhì)材料；有的直接寄給本人導(dǎo)致遺失。筆者的辦法是，請求我區(qū)檔案局聯(lián)系材料制作所在地的檔案局，請其出面依法監(jiān)督制作單位及時直接寄送、或重新制作后寄來材料。收集、整理均依照法律規(guī)定，效率大大提高。

（三）監(jiān)督制度對新人檔案整理的作用。檔案整理離不開硬件支持，監(jiān)督部門在硬件購置方面大有可為。長期以來，新人檔案紙質(zhì)材料整理需要追加定制分類架、材料過渡抽屜式檔案鐵柜；電子材料整理，需要更新電腦、掃描儀。往年屢次報告上述問題都未能解決。檔案局接到我室要求監(jiān)督的報告，正是在新檔案法開始施行之月，檔案局主要領(lǐng)導(dǎo)督促教育局依法完善了檔案整理必備的這些硬件，新人檔案的紙質(zhì)材料、信息化材料整理工作順利開展。

四、兩個專章加持作用前瞻

未來人事檔案材料的收集、整理，離不開兩個專章加持。

（一）紙質(zhì)材料、信息化材料。“雙套制”的天平將越來越向電子檔案傾斜，最終實現(xiàn)人事檔案全面信息化，實現(xiàn)信息化專章的要求。新人的錄用（見習(xí)）、轉(zhuǎn)正的工資審批表等將發(fā)展為側(cè)重電子件的“雙套制”，逐步過渡到“單套制”。對整個人事檔案的收集整理來說，實行電子檔案單套制的難點(diǎn)是電子公章的落實。福建省電子政務(wù)公共平臺已經(jīng)解決電子公章之類的所有技術(shù)問題，下發(fā)了《關(guān)于福建省電子政務(wù)電子印章有關(guān)事項的通知》。包含新人檔案錄用、轉(zhuǎn)正材料在內(nèi)的人事檔案材料，其電子件可學(xué)習(xí)電子政務(wù)辦公系統(tǒng)。全面信息化需要時間，人事檔案的紙質(zhì)材料將繼續(xù)存在多年。存量檔案數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)之一，而規(guī)范整理的紙質(zhì)材料仍將是檔案數(shù)字化的物質(zhì)前提。

（二）人為因素。人是檔案管理中一個最重要、最活躍的因素。《檔案法》監(jiān)督專章逐漸成為法律武器。新檔案法施行之前，檔案工作者對檔案材料的收集、整理因各部門重視、配合不夠時有灰心喪氣；新人檔案的收集、整理更“麻煩”，有的教育人事檔案室干脆不催收教師資格認(rèn)定申請表等重要材料，從源頭上掐斷收集之路，給人事工作帶來潛在危機(jī)。有了監(jiān)督制度，檔案工作者的心理負(fù)擔(dān)便迎刃而解。

五、結(jié)語

做好新人檔案的收集、整理，是人事檔案工作有法必依的表現(xiàn)，既關(guān)系到人事檔案能否為人事等工作提供便捷的服務(wù)，又關(guān)系到人事檔案的信息化方向。要尋求監(jiān)督支持、把有關(guān)部門的檢查監(jiān)督當(dāng)作檔案管理的力量倍增器，也要在“雙套制”及“兩個時段”的收集、整理中不斷加大信息化的比例。依法治理和走向信息化、現(xiàn)代化，是習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作“三個走向”重要指示的要求。

沒有規(guī)范的新人檔案收集、整理，就沒有合格的人事檔案入門管理。黨政機(jī)關(guān)、參照公務(wù)員法管理的機(jī)關(guān)（單位）、國有企業(yè)事業(yè)單位，都存在人事檔案管理業(yè)務(wù)。在《檔案法》的信息化、監(jiān)督專章加持下，廣大人事檔案工作者仍需繼續(xù)對檔案收集、整理的信息化進(jìn)行探索。