信息化時代國有企業檔案管理措施

文/中國空間技術研究院 張耀欣

檔案是人們從事社會活動中形成具有保存價值的材料，國企檔案是企業的珍貴財富，信息化時代對國企檔案管理提出更高的要求。當前國企檔案信息化管理存在許多問題，各方面因素使得企業檔案管理工作未能高效開展，檔案價值未能得到有效發揮。目前有關國企檔案信息化管理研究較少，研究信息化時代國企檔案管理措施具有重要的現實意義。

一、信息化時代國企檔案管理概述

隨著互聯網信息技術的發展，國企在國家經濟發展需求推動下進行數字化轉型，信息化時代是我國經濟發展重要轉型機遇期。利用信息技術打通行業數據壁壘是國企實現業務轉型升級的重要途徑。檔案是企業開展業務活動的基礎資源，國有企業檔案管理信息化建設非常迫切。檔案事業發展規劃推動檔案工作信息化管理，信息化時代國企檔案管理要加快數字化轉型，研究國企檔案信息化管理需要相關概念理論。

（一）國企檔案信息化管理。1978年以前，國企是政府主管部門附屬單位，計劃經濟下企業人力物力財力依賴于政府行政指令。改革開放后，國企向現代企業轉型。我國不同部門對國企有不同認定標準，發改委指出，國企是國有股占比〉50%的企業；統計局認定標準為，國有控股占比100%的非公司經濟組織；財政部指出，國有股占比〈50%的企業根據股權結構等方面綜合認定，普遍認為國企是國家控制大部分資產的企業。隨著我國市場經濟體制的改革，國企經營所有權分離，需要對企業檔案管理進行改革。

國企是國民經濟的重要支柱，企業檔案是企業的軟實力，國企檔案具有經濟性與封閉性的特征。隨著國企改革的不斷深入，企業檔案特征發生變化，檔案管理要求遵循精簡、高效、規范、標準等原則。企業檔案信息化要求檔案管理中以信息技術為平臺，對檔案文件等信息資源分類管理整合開發，使信息得到充分利用，實現檔案工作為企業管理提供優質服務。企業檔案信息化管理成為衡量企業檔案管理成功的重要標志。

（二）國企檔案信息化管理的意義。隨著國企的不斷發展，生產經營中形成很多檔案材料，因此必須做好國企檔案管理工作。信息化時代，企業檔案管理在完善市場經濟體制等方面發揮著重要參考憑證作用。加強企業檔案信息化管理對促進企業發展，推動市場經濟發展具有重要意義。企業檔案信息化是復雜的工程，要求檔案工作者強化信息意識，不斷提升檔案信息化管理水平，及時向企業管理者提供數字信息為形式的檔案利用服務，為企業發展作出貢獻。

國企檔案信息化管理關系到企業的健康發展，企業要重視檔案信息化管理的重要性，檔案管理是將經營管理中數據信息及時記錄，幫助企業經營管理層應對面臨風險科學評估的一項工作，企業有效開展檔案數據管理可以根據檔案信息準確判斷企業運行狀況，促進企業市場競爭力提升。開展檔案信息化管理可以有效梳理企業發展過程，有利于提升員工的綜合素質。當前計算機信息技術在社會各方面滲透，涌現出大量電子文檔等形式檔案資料，反映國企經營等活動的開展情況，為企業在激烈市場競爭中提升實力提供充足的信息保障。

二、國企檔案信息化管理現狀

當前信息化時代國企檔案信息化管理成為必然趨勢，檔案管理人員要做好充足準備，檔案信息化在設備設施、管理方式等方面需要不斷提升，要求跟隨時代發展更新設施設備，根據管理信息系統，檔案工作人員進行改善優化，為信息技術提升做好準備。

（一）國企檔案信息化管理的變化。近年來，大數據在各行業領域得到廣泛應用，檔案部門在國企改革中發揮重要作用，為跟蹤企業運作管理提供信息數據支持。國企要加強對信息技術的應用，實現生產力快速提升。企業檔案信息化管理有利于提升檔案工作效率，適應企業改革發展要求。在國家深化改革推進中，國企檔案管理發生變化，國企中集團對二級企業上下級關系轉變為資本支撐新型關系，導致企業檔案管理部門職能拓展。

市場經濟不斷完善對企業發展提出更高要求，需要企業建立現代化管理制度。我國國企內部管理結構類似事業單位，現代化企業管理制度要求實行獨立管理，國企檔案管理部門與其他部門切斷連貫不利于檔案工作開展。國企內部結構具有復雜性，迫切需要打破當前檔案管理標準組織形式，建立統一的檔案管理標準制度。隨著信息技術設備的更新，國企信息化建設不斷深入，企業信息化水平在提升中，忽視了檔案管理工作，國企在抗風險能力等方面存在很多不足，需要在企業建立檔案管理系統，切實提升企業檔案管理水平，促進國有企業健康發展。

（二）國企檔案信息化管理中的問題。現階段物聯網等數字化技術浪潮沖破行業邊界，成為企業業務模式轉型的關鍵利器。信息化是利用信息技術促進知識交流共享推動社會經濟轉型的過程。國企檔案數字加工提升檔案管理利用效率，但檔案利用者獲取檔案內容無法實現可視化預覽等功能，隨著企業信息化建設速度的加快，企業檔案管理人員無法及時利用檔案管理數據資源，導致檔案資源價值未得到有效挖掘。當前國企檔案信息化管理中存在整體管理水平落后、缺乏信息化建設規劃、檔案管理工作投資不足等問題。

國企檔案信息化建設改變了過去檔案單一化管理模式，實現無紙化辦公。檔案進出庫可查可控，檔案信息生成電子文件，改變過去檔案管理職能，檔案管理部門工作重心落在為企業發展提供優質服務上。目前，許多國企領導與檔案管理人員未認識到檔案信息化管理的意義，檔案信息化建設中缺乏部門積極參與支持。國企檔案信息化建設水平不均衡，部分企業努力實現檔案資源數字化，信息服務網絡化；一些國企缺乏足夠資源能力，有的企業檔案信息化建設尚未啟動，很多檔案管理工作依靠傳統手工操作，服務效率水平停留于較低層次，使得很多國企檔案管理部門資源無法共享，檔案使用查詢繁瑣。

國企檔案信息化建設需要人才支持，檔案管理人員要具有專業信息技術知識，很多國企缺乏檔案管理專業人員，檔案管理人員經簡單培訓上崗，影響國企檔案信息化建設發展。國企檔案信息化建設中存在影響安全性的因素，導致檔案信息安全體系脆弱。威脅檔案安全性的因素包括病毒攻擊等人為惡意破壞、管理人員保密意識不強導致信息泄露、硬件設備故障等，綜合作用下檔案系統可能受到多方面攻擊。互聯網時代發達的信息技術提升了企業檔案管理的便利性，有的國企未積極開發符合實際的服務器，檔案管理部門未借助網絡完成檔案信息收集匯總等工作，部分企業檔案管理部門操作依舊借助紙質文件，無法保證檔案信息的準確性。

三、信息化時代國企檔案管理措施

國企檔案信息化管理方向是向數字化模式轉變，用數字技術賦能檔案管理的過程，信息化時代國企檔案數字化轉型受到宏觀經濟形勢和行業競爭環境驅動，加快企業檔案信息化管理是保障企業運營的基礎，是深化檔案服務的必然選擇。企業管理人員需要認清國企檔案信息化管理存在的問題，厘清企業檔案管理現狀。目前國企檔案信息化管理面臨認知協同與監管等方面的困境，國企檔案信息化管理要求明確發展目標、堅持技術適用性、安全保密與全面統籌等原則；通過樹立檔案信息化觀念、加強基礎設施建設、創新企業管理流程等措施提升檔案信息化管理水平。

（一）企業檔案信息化管理方向。國企檔案信息化建設目的是對檔案信息資源開發利用，需要完成資源建設與管理改進方面的目標。檔案信息化是檔案管理工作的根本規范，國企檔案信息化資源建設要完成存儲方式轉換，拓寬對新檔案信息資源的獲取方式，對新歸檔檔案進行電子文件歸檔，使國企檔案信息化資源建設得到更準確的同步更新能力。檔案信息化建設的核心是利用互聯網技術對檔案信息資源轉換利用，以計算機技術為企業檔案信息化工具，完成對企業檔案信息化技術的提升。同步處理舊有檔案信息形態轉換等問題。

國企檔案信息化管理要遵循用戶需求引領、有效推進等原則。檔案信息化建設需要從統領結構做好規劃工作，對信息化檔案資料做好數據轉移，劃分不同類型檔案信息化順序。檔案信息化中要指定統一的數據格式標準，選擇管理信息系統，應對信息化建設中未來功能的拓展。保證對內網已有文書檔案電子文檔等信息進行轉移，考慮出現新技術避免功能增減信息轉移困難。檔案信息化建設中要對歸檔時間設置區間等易出現操作錯誤的功能設置限制條件。國企檔案信息化目的是向用戶提供便捷的檔案資料，通過計算機方便獲取所需信息，有力推進檔案信息化進程，方便檔案管理人員對新系統的操作，使檔案管理系統使用者更好地適應。

國企檔案信息化方案內容包括檔案資料獲取方式、網絡保密審批、個性化檔案資料推薦等。檔案資料庫管理信息化中需要解決管理人員借還手續大量簽字登記問題，要建立檔案管理系統錄入檔案資料，建議使用RFID技術對檔案資料準確借還。解決用戶對往返檔案室不便的問題，要改變信息傳遞方式，大量檔案資料可以電子文件形式通過公司網絡獲取，減少用戶在路途上付出的時間。用戶進行檔案資料查詢可以使用主題字段進行簡單檢索，也可以選擇具體資料庫類型進行全庫搜索，檢索界面簡單功能使用門檻低，有利于培養用戶使用檢索系統的積極性，推進信息化的實際應用。

（二）國企檔案信息化建設保障措施。為推進國企檔案信息化建設，要從計劃組織控制等多方面作出相應措施。各部門要明確檔案信息化建設目標，對檔案信息化項目實施中出現的問題進行評估。需要樹立檔案信息化觀念，加強基礎設施建設，創新企業管理流程，增強檔案人員職業素養。國企檔案管理信息化建設需要得到領導的重視支持，將檔案管理納入企業日常管理工作，考慮檔案管理效力呈現需要較長時間，要確保檔案管理工作的持續性。

國企高層要意識到檔案管理工作的重要性，采用全新的策略進行檔案信息化管理，積極學習有關檔案管理信息化內容。國企應與其他企業檔案數據合并形成大數據平臺，實現企業無障礙溝通。國企建立檔案管理制度可參照國外優秀經驗，立足于企業實際進行資源整合，有利于企業日常維護工作開展。目前我國各大高校開設檔案管理專業，大多數國企對檔案管理逐漸重視。信息化時代對檔案工作人員能力提出更高的要求，需要具備高超的專業素養。信息化時代的檔案管理人員要具有超強的服務意識，具有不斷汲取新知識的能力，更好地為企業發展出謀劃策。

四、結語

國企是國民經濟的重要部分，隨著國企改革加快，為企業發展帶來新的活力。隨著信息化時代的發展，信息技術滲透到社會各行業，新時代對國企發展提出新的挑戰，迫切要求企業適應數字經濟時代的新要求。檔案工作是企業業務活動開展的基礎，要融入信息化工作進程中。國企檔案信息化管理是提高行業競爭力的有效手段，國企要重視加強對檔案信息化管理，針對當前國企檔案管理存在的問題，從人才隊伍建設、檔案信息系統設計、管理制度完善等方面采取有效措施，不斷提升檔案管理水平，充分發揮檔案管理對企業發展的促進作用。