信息化時代事業單位檔案管理工作的思考

文/連云港市第二人民醫院 李繇

檔案管理不但與事業單位各項工作的開展密不可分，還和人員管理、人事任免等方面掛鉤。在這種趨勢之下，將檔案管理工作落到實處不僅可以提升工作質量，還能促進檔案價值的最大化發揮，保障檔案信息管理的安全性與完整性。隨著信息化時代的來臨，檔案管理工作經過多個方面的完善與優化，逐步取得一定成就，然而從客觀的角度出發來看，此項工作整體效率依然差強人意，要想達到預期目標，仍需加倍努力。

一、檔案管理中加強信息化建設的技術優勢

（一）實現穩定保存。在沒有實現信息化管理前，檔案資料一般都是通過紙質的形式進行存儲的。紙質檔案對存儲環境有著較高的要求，如果處理不規范，極易出現損壞。例如，檔案室的濕度大于正常值，就容易發生受潮現象。而電子檔案的有效運用可以讓上述問題得到解決，實現穩定存儲。

（二）實現信息共享。當事業單位檔案管理實施信息化之后，僅需提供給使用人員特別的權限就可以在第一時間查詢到所需信息。并且，當完成信息化聯網建設之后，就能讓信息資源達到實時共享的目的，如果有關部門需要對檔案資源進行查詢，此時僅需要指定的證明材料就能馬上得到所需信息。

二、信息時代檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理制度缺少靈活性。規章制度通常是嚴格根據國家的相關要求加以實施的。但是事業單位的發展應當結合具體狀況來決定。單一的管理形式無法適用每一個事業單位，檔案的管理制度需要充分結合單位性質進行適當調整。并且要在了解自身特征的基礎上，積極尋找滿足自身發展的管理形式，在制定管理制度期間，也應當確保其存在著較強的靈活性，切忌死板。

（二）管理設備落后。在我國科技水平持續提高的大環境下，各事業單位快速發展，檔案管理工作中對于現代化設備的應用較為常見，但是還有很多部門仍未重視現代化技術手段的滲透，檔案管理期間缺乏相應配套設施，很多工作任務還要依賴于人為操作方式才能得以實現，檔案沒有裝訂成冊在具體查找期間會毫無方向感，檔案存儲相對隨意，這樣很容易衍生出各種各樣的難題，從而對檔案管理水平產生不利影響。

（三）管理人員水平良莠不齊。通過對現階段事業單位檔案管理工作情況進行分析后可知，很多單位并沒有將目光放在檔案管理工作的開展之上，對于所招聘的檔案管理專業人才所設定的薪酬待遇缺乏合理性，也沒有定期或者是不定期開展系統性的培訓工作，導致管理人員水平良莠不齊。檔案管理沒有嚴格依據統一的要求實施，存檔分類模糊不清，在查閱過程中既費時又費力，繼而導致工作水平大打折扣。不只是這樣，事業單位當中的工作人員也存在著流動性強的特點，這樣就導致無法在第一時間做好檔案交接工作，繼而增加檔案丟失的次數。除此之外，部分單位為了招攬各種各樣的復合型人才，會將職工家屬分配到指定的崗位中，但是大部分職工家屬并不具備較高的綜合能力，也沒有參加過專業化的培訓，所以在具體工作期間難免無法端正工作態度，繼而導致工作效率差強人意。

（四）服務觀念過于陳舊。檔案管理部門與單位其他部門并不具備較強的溝通能力以及協調能力，信息出現“孤島”的情況隨處可見，再加之一些檔案管理人員受以往理念的影響，并不具備較強的服務意識，長此以往，必然會導致此項工作無法順應時代的腳步。倘若檔案管理人員并不擁有與之相匹配的應變能力，就不能給相關工作者提供有效的幫助。

三、提高事業單位檔案管理工作水平的有效措施

現階段，信息化技術影響著每一個行業，檔案管理也在這種背景之下受到很大的影響。從事業單位的角度出發，其應當廣泛關注檔案管理方面的信息化建設，這是推動管理信息化的關鍵方式。

（一）加快檔案管理制度完善。第一，相關管理層應當將目光放在檔案管理信息化建設之上，并對信息的真實性以及完整性予以高度重視，盡可能在一些安全系數較高的地方建設辦公室，并確保門窗質量達標。與此同時，定期派一定數量的專業人士做好看管工作，在此基礎上加大對辦公室人員身份與權限的監管力度，最后還要對其做好登記工作。第二，加快檔案管理制度完善，以全面提升信息化建設水平。在對相關管理制度進行制定的過程中，應當確保其有較強的靈活性，要結合實際狀況加以制定，這樣才能為檔案管理工作的順利實施提供有效指導。

（二）提高管理人員素質。要想成為一個優秀的檔案管理人員，不單單要具備較強的工作精神，關注專業水平的提升，還要加大平臺的維護力度，做好檔案收集、歸檔等一系列工作。同時，還需要時刻保持謙卑的態度，不斷學習新的知識與技能，讓自身知識體系變得更加豐富，切不可安于現狀不思進取，一定要積極向上，保持較強的進取意識。事業單位應當定期或者不定期對檔案管理人員做好培訓工作，促使他們可以用知識來武裝頭腦，以此促進其綜合素質的全面提升。

（三）引入電子政務，提高業務水平。針對檔案管理系統來說，其在現階段每一個事業單位中均得到了大面積的使用，借助管理系統能夠以最快的速度實現檔案的登記、歸檔等，與當前工作節奏相吻合，為檔案管理工作順利實施提供保障。從相關工作者的立場出發，其可以給紙質檔案構建與之相匹配的電子檔案，旨在演變成“雙套制”，繼而實現對信息管理網絡的科學優化。電子檔案存在著較多的優勢，比如存儲穩定、查詢便捷等，深受各大事業單位的熱烈追捧。還有很多單位積極引入了以下幾種模式：一是大數據；二是云計算，在提升工作質量的基礎上，還強化了檔案的準確性與安全性。在指定的時間內對管理系統做好升級工作以及維護工作，在第一時間進行漏洞修補，制定出有效的應急方案，以此來迎合檔案管理存儲的實際需求。

（四）落實檔案管理的個性化服務。因為不同的事業單位正處在不一樣的發展時期，所以，在具體建設期間需要對以下幾個方面的個性化服務予以高度重視：第一，管理平臺建設的個性化。從事業單位的角度出發，一定要對全體員工的真實需求有全面的認識，在熟知其具體狀況的同時選擇相應的平臺。第二，信息呈現個性化。為了進一步讓檔案管理者以及工作人員的需求得到最大化的滿足，在展示檔案信息期間，倘若是常用核心信息，就要在第一時間進行明確。第三，管理分類個性化。就不同性質的事業單位來說，其分類標準難免有所區別。在這種背景下，事業單位應當在充分結合具體情況的基礎上，選擇最為合適的檔案管理方案。

（五）構建數字化檔案管理平臺。針對以往的檔案管理工作來說，其通常要經歷以下步驟：第一步，對相關內容以及信息做好備案工作。第二步，整理成紙質的材料抑或是做好分類管理工作。這些檔案隨著時間的流逝難免會發生一些瑕疵等情況，在這種背景之下，信息技術的有效運用可以給相關工作者提供應有的方便。在具體工作期間，需要通過信息化建設加以分類管理，妥善處理信息化建設期間所產生的某些薄弱之處。針對那些要永久存儲的檔案來說，相關工作者應當對其做好特殊化歸類工作，緊接著再進行數字化管理，旨在為日后永久存儲創造條件。

（六）創新檔案收集方式以及借閱方式。第一，創新檔案收集方式。以往檔案管理模式以及收集模式均需要相關存檔部門嚴格結合相關要求在指定的時間內向檔案管理部門提交檔案，緊接著檔案管理部門要嚴格依據管理流程接收并對其做好整理以及存檔工作。顯然這種方式既費時又費力，還容易衍生出斷流的情況。電子檔案自動收集方式的創新大大緩解了相關工作者的工作壓力。對檔案自動收集技術進行分析后可知，實際上是相關工作者借助于計算機等各種新型設備把需要存檔的檔案結合有關要求輸送至指定地方，然后對其做好相應的存檔工作，以保證檔案信息的完善化。第二，創新檔案借閱方式。針對檔案借閱來說，其作為事業單位檔案管理工作中的重要組成部分，也是單位要對檔案加以管理的關鍵因素。高水平、高效率的借閱能夠讓工作水平邁入新的臺階，繼而達到節約資金的目的。我們對以往檔案借閱方式進行分析后得知，其基本上都以人工管理為主，當檔案被相關人員借閱之后，總是會出現無法按照規定時間還回來的情況，隨之導致檔案利用率大打折扣。現階段，信息時代能夠結合實際情況構建與之相匹配的內部局域網，并研究出相應的APP，結合檔案涉密等級設置不一致的查詢權限，大大提升了檔案管理的工作水平；無論針對哪種檔案資料，都能實現重復利用的目的，進而促進檔案利用率的全面提升。

四、事業單位檔案管理工作發展前景

首先，可以在網絡上為大眾提供更好的服務。從當前的發展趨勢來看，很多事業單位逐漸對電子信息技術手段進行了使用，比如構建網站，為大眾提供最前沿的信息。盡管網絡服務還處于摸索時期，然而基于電子技術水平日益完善的趨勢下，會存在著較為廣闊的發展空間。鑒于此，相關工作者一定要強化終身學習的理念，用知識來武裝頭腦，將更多的時間和精力投入對各種新型信息技術的研究中，旨在為大眾提供更好的服務。總而言之，通過電子技術的深入，促使檔案管理服務可以朝著多樣化的方向前進。其次，檔案形式發生了翻天覆地的改變。對傳統檔案管理工作進行分析后可知，其通常是管理紙質檔案，而基于網絡技術水平不斷提高的趨勢下，檔案形式早已發生了質的改變，可以是音頻也可以是電子文檔。針對實體檔案來說，可借助于拍照的形式將其快速傳遞到指定的地方加以保存等。就那些價值高的紙質檔案而言，可通過對掃描技術的充分利用將其準確無誤地掃描下來，以供相關人士使用與借鑒。綜上所述，隨著新時代的來臨，檔案形式發生了質的變化，管理方法也趨于多元化，但無論怎樣，其核心依然是要積極利用信息技術。同時，檔案文件將會實現一體化。通常情況下，檔案文件一般會經歷以下幾個環節：一是制作；二是使用；三是存儲；四是永久性存儲。從當前的發展趨勢來看，針對上述這幾個環節均處于較為凌亂的狀態，倘若可以將其融為一體，那么不但可以起到節約時間的作用，還能實現對成本的科學把控。最后，檔案查閱面以及使用面持續擴大。基于信息化腳步日益加快的趨勢下，各種新型技術大量涌出，這在很大程度上為大眾提供了更加便捷的途徑，也為事業單位的可持續發展指明了方向。譬如以往檔案應用一般均是為了對相關文獻進行查詢與閱讀，然而基于新時代的背景下檔案應用逐漸發生改變，在制定相關政策期間均會使用一些檔案當作參考依據。可見，在面對持續化的社會需求時，檔案管理工作面臨著新的挑戰，檔案查閱面以及使用面也將不斷擴大。

五、結語

為了促進事業單位檔案管理在常規工作期間更加高效地為大眾服務，將信息化技術滲透其中不但可以為單位管理提供強而有力的技術保障，還能促進其管理質量與效率的有效提高。本文立足于實際情況，從多個方面圍繞著信息化時代事業單位檔案管理工作展開論述，并提出合理化建議，旨在加快事業單位發展的腳步。