慈善工作檔案管理創(chuàng)新研究

文/山東省海陽市社會救助綜合服務中心 李宏偉

我國有大量的慈善組織，這些慈善組織是我國整個慈善事業(yè)的重要組成部分。在慈善組織的日常工作中，會不斷產生各種檔案資料。檔案管理水平的高低，也會對慈善組織的工作水平產生十分重要的影響。在新的歷史發(fā)展時期，為進一步推動慈善事業(yè)的高質量發(fā)展，提升慈善組織軟實力，需要高度重視慈善工作檔案管理相關問題，并積極探索慈善工作檔案管理的新途徑。

一、慈善工作檔案管理特點

慈善工作內容十分復雜，涉及多方面的內容，在日常工作中，會形成大量的文字或者圖片等不同形式的資料和記錄。慈善工作檔案即為慈善組織在開展各種慈善活動過程中所形成的各種原始記錄，可以按照一定的方式劃分為多種不同的類型，包括會計檔案、聲像檔案、業(yè)務檔案以及電子檔案等等。在本中心的日常工作中，慈善工作檔案主要涉及兩種類型：文書檔案和業(yè)務檔案。其中，文書檔案按照單位的不同性質分慈善總會、慈善總會辦公室兩組進行管理，然后按文書檔案管理有關規(guī)定分紙質和電子兩類進行歸檔管理。業(yè)務檔案主要包含了資金募集檔案和慈善救助檔案以及志愿服務檔案等內容，本文研究中涉及的檔案主要為上述業(yè)務檔案。慈善工作檔案中記錄的內容十分廣泛，種類繁多，與各種慈善活動的開展效果以及慈善組織的發(fā)展之間存在十分緊密的聯系，具有較高的保存價值和應用價值。因此，對于這些檔案資料，需要進行妥善的管理。考慮到慈善工作相關檔案的廣泛性和多樣性以及連續(xù)性和完整性等特點，在進行相關檔案管理的過程中，也需要立足各類慈善檔案的特點，制定科學的管理方案，并展開針對性的管理。

二、慈善工作檔案管理現狀與問題

（一）管理意識不強，缺乏完善制度。在慈善組織的日常工作中，伴隨著各項工作的開展，產生、積累了大量的檔案資料。通過對這些檔案資料的妥善整理和管理、應用，可以幫助不同的慈善組織及時掌握自身工作情況，并為今后各項工作的開展提供重要的參考依據。目前，很多慈善組織積極開展各種慈善活動，并形成大量的文字、圖片、視頻等方面的資料和記錄。在活動結束之后，卻沒有及時地進行匯總、整理及歸檔。一些慈善組織的管理者認為，這些文件資料或者圖片等并沒有太大的利用價值，更沒有保存的價值。因此，針對這些資料，大多在相關工作或者活動結束之后進行簡單地整理，堆放在辦公室中。久而久之，極易導致各種原始記錄和相關資料的丟失，這對慈善組織的長期發(fā)展是十分不利的。而分析其中的原因，與慈善組織在檔案管理方面的管理意識不強、缺少針對性的管理制度等因素相關。在一些慈善組織中，管理人員沒有充分認識到對各種資料進行及時歸檔和妥善管理的重要性。在組織日常工作中，也缺少專門針對檔案管理的規(guī)章和制度。對于現有的各種檔案資料，也不注意進行定期的整理，對檔案的開發(fā)和利用無從談起。

（二）基礎設施落后，信息化水平偏低。目前，受到網絡以及各種信息技術快速發(fā)展與普及等因素的影響，檔案管理正向著智能化和網絡化的方向發(fā)展。在很多領域，都在積極加速數字化轉型、加快推進檔案信息化建設、實現檔案管理現代化。對于慈善事業(yè)而言，也應注意積極地提升自身的檔案管理和共享服務能力，優(yōu)化檔案數字資源利用效率，加快信息化建設，提升檔案管理信息化水平。但是，當前很多慈善組織在相應的基礎設施建設方面較為薄弱，工作人員日常使用的儀器和設備等較為陳舊，無法滿足檔案管理數字化和信息化的需求。在進行檔案管理的時候，采用的仍然是較為傳統(tǒng)的人力管理方式。在資料查詢和整理、分類等方面，采用的大多是人工操作的方式。對于一些新型的檔案管理手段，例如檔案管理數據庫的應用以及檔案的在線查詢等方面，都較為欠缺。因此，總體來看，慈善檔案管理工作的信息化水平較低，工作效率不高，嚴重影響到各種慈善檔案的管理和應用水平。

（三）檔案管理人員綜合水平有待提高。慈善工作檔案種類繁多，內容復雜，在進行管理的過程中，還需要工作人員掌握扎實的檔案管理相關理論和技能。同時，隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作得到了快速的發(fā)展，在管理模式和管理方法等方面，都呈現出快速發(fā)展變化的趨勢。尤其是隨著網絡和各種新型技術手段的不斷出現，檔案管理工作也呈現出信息化和數字化發(fā)展的趨勢。這一趨勢也對慈善工作檔案管理人員的工作能力和相關技能掌握情況提出了新的更高的要求。在進行慈善檔案管理的時候，還需要相關工作人員積極主動地適應檔案管理工作發(fā)展的新形勢、新要求，盡快了解、掌握檔案數字化轉型的新技術、新方法，熟練運用檔案數字化、電子公文在線歸檔、檔案數據在線移交等數字檔案室建設所必備的實操技能、專業(yè)技術。但是，目前在很多慈善組織中，負責進行檔案管理的工作人員綜合水平相對偏低，管理知識較為陳舊，對于各種新型技術的掌握不足，在工作中沿用的仍然是以往一些傳統(tǒng)的文檔整理和分類等方法。

（四）檔案信息開放與披露渠道不暢通。與其他一些企業(yè)或者社會團體不同，慈善組織在其日常活動和各項工作的開展方面具有一定的特殊性。在發(fā)展過程中，經常需要接收一定的捐贈物資或者捐款。對于這些物資和資金的日常管理和使用情況，公眾有著一定的知悉需求。尤其是針對一些備受社會各界關注的社會熱點慈善事件，關于各種資金的使用情況，公眾有著較高的知情需求。因此，在慈善組織的工作中，對相關的檔案信息進行必要的披露和公布是十分必要的。但是，就目前的實際情況來看，雖然大多數慈善組織都在認真地從事相關的慈善活動，并對各種資金進行科學管理和使用，也形成了一定的檔案資料，但對于具體檔案信息的開發(fā)與披露，相關工作還不夠到位。在向公眾公布各種慈善物資的接收情況、使用情況、慈善資金的流向等信息的時候，往往會出現相關檔案信息不完整、內容混亂、不清晰等情況，一些比較重要的檔案資料甚至會出現遺漏或者丟失的情況。為此也導致各種慈善物資或者資金的接收情況和具體使用情況等無法被全面、細致地披露出來，公眾無法了解其中的真實情況。一些公眾因此會懷疑慈善組織的工作水平，甚至對各種物資和資金的流向產生質疑，嚴重影響到慈善組織的公信力。

三、慈善工作檔案管理的創(chuàng)新對策

（一）強化組織領導，加強制度建設。對于廣大慈善組織而言，在日常工作中，不但需要重視對各種活動的組織和開展，以及對各種物資和資金的管理和應用，也需要重視對各種記錄的整理，以及相應的檔案管理。

通過分析發(fā)現，在以往的檔案管理工作中，一些慈善組織存在檔案管理意識不強的情況，對于各種慈善工作檔案管理的意義和價值缺乏明晰的認識。在具體的管理過程中，也缺乏完善的制度。為解決上述問題，需要慈善組織相關管理人員積極轉變工作思想。在慈善組織進行人員安排和工作計劃制定的時候，需要積極地強化相應的組織領導，結合本組織各種慈善工作的開展情況，做好制度方面的建設工作。相關制度的建設應充分結合慈善工作的特點以及日常開展情況、檔案管理現狀等。同時，針對檔案管理工作的需求，制定出針對性的管理制度，并全面覆蓋到檔案管理的不同方面，例如檔案的保管和統(tǒng)計，以及檔案的開發(fā)和利用等等。另外，注意從整體管理角度出發(fā)，針對檔案管理人員業(yè)務能力不足等實際情況，著眼于檔案工作數字化轉型需要，制定詳細的檔案管理人員培訓方案。

（二）重視基礎建設，發(fā)展信息化管理。對于廣大慈善組織而言，應注意提高對自身檔案管理工作的重視水平。同時，注意結合當前檔案信息化管理的大背景，將慈善工作檔案管理信息化建設納入整個組織的工作規(guī)劃之中。客觀分析當前組織在檔案管理方面的工作現狀，積極推進信息化建設，完善基礎建設，及時為檔案管理部門配備相關的設備。利用一定的信息技術手段，建設完善的檔案數據庫，實現檔案管理電子化。對于以往積累的各種檔案資料進行電子化歸檔與管理。同時要做好安全保密工作，防止各種電子檔案信息的篡改、丟失、外泄等。隨著信息化管理模式的應用，各種慈善工作方案也可以得到更好地執(zhí)行實施。

（三）強化人員培訓，定期開展考核。在慈善工作檔案管理過程中，工作人員的綜合水平會對具體的檔案管理效果產生十分重要的影響。通過上文的分析可以看出，在慈善工作檔案管理過程中，還存在著十分突出的檔案管理人員綜合水平有待提高的問題。為此，在之后的工作中，對于廣大慈善組織而言，還應注意強化人員管理，注重對相關工作人員的業(yè)務培訓，以提高其工作水平。在日常工作中，可以定期組織檔案管理相關人員參與各種慈善組織檔案管理相關的業(yè)務培訓工作，強化對其檔案管理基本技能的培訓。同時，鼓勵工作人員積極參與到各種慈善組織檔案展示、業(yè)務交流與研討活動之中，通過交流與學習，不斷提升自身的綜合工作水平。尤其是針對當前檔案信息化管理的大趨勢，還應注意對工作人員進行檔案管理相關數字化技術的培訓，督促其不斷學習各種新型的檔案管理技術，掌握各種數字化設備和系統(tǒng)的應用方法等等。另外，制定科學的考核制度，定期對工作人員進行績效考核。通過考核，了解本階段的工作情況、各種技能的掌握水平等等，并及時發(fā)現其在工作中存在的問題，督促其積極改正和完善。

（四）完善信息披露，提高組織公信力。在慈善組織的日常工作中，應重視檔案管理工作，尤其是對各種檔案信息的披露工作，以保障公眾的知情權，提高整個慈善組織的公信力。例如，慈善組織開展救助幫困活動、實施慈善公益項目時必須有資金作后盾。在慈善工作中，資金募集是一項十分重要的工作內容。對于善款的使用，以及對于相關檔案的管理和公開，是提升慈善組織公信力的重中之重。對于這些資金來源與使用等相關的信息，慈善組織應注意及時進行匯總和登記，制作相應的檔案。并結合實際需要，對其中的檔案信息進行匯總和整理，通過慈善組織官方網站等進行公布，為社會各界提供自行查詢、瀏覽的途徑。在滿足公眾知情權的同時，也接受來自公眾的監(jiān)督。另外，隨著時代的發(fā)展，公眾在檔案信息方面的需求越來越多。對于慈善工作中的各種檔案資料，很多公眾都有著一定的查詢需求。為此，對于廣大慈善組織而言，應注意強化對各種檔案的管理。并注意通過現場公開查閱、網上公示等途徑，將各種捐贈賬目、捐贈款物接收原始記錄、慈善救助原始審批材料、救助項目實施情況總結報告、年度審計報告等材料予以全面公開，邀請各單位、企業(yè)和市民、慈善義工等進行查閱。只有不斷提高慈善工作檔案管理的水平，完善相關的信息披露，確保各種檔案資料的公開透明，才能不斷提升慈善組織的社會公信力。

四、結語

綜上所述，在慈善工作的開展過程中，對于各種隨之產生的記錄，還需要進行系統(tǒng)的檔案管理。慈善工作內容復雜，檔案信息繁多，檔案管理還存在管理方法較為傳統(tǒng)、信息化管理程度不高等問題。針對存在的問題，需要慈善組織予以高度重視，從制度建設、檔案信息公開、信息化管理等方面著手加強管理，以更好地提升自身的檔案管理水平。