城市管理檔案歸檔整理問題與對策

文/泰安市城市管理綜合服務中心 馬麗

城市管理檔案的歸檔整理工作在城市發展等方面起著重要的作用。在城市管理的過程中，檔案管理非常重要，城市檔案工作的實施效果直接關系到城市管理的水平，加強對檔案資料的應用，能進一步推動城市建設發展，便于做出正確的決策。但是就當前城市管理檔案歸檔整理工作的情況來看，有些方面還需要加以完善，所以這就需要工作人員提高對城市管理檔案歸檔整理工作的重視度，同時采取有效的措施實施這項工作，加強對檔案管理系統的建立，進而保障城市管理檔案歸檔整理工作順利的實施，不斷提高工作水平。

一、城市管理檔案歸檔整理工作的重要性

城市管理檔案就是在城市管理中形成的文件檔案，此檔案以文字和圖片以及視頻的形式為主，其中文件主要是城市規劃建設和城市管理內容。對于城市管理檔案進行分析，其實是一種客觀資料，還應從城市資源入手全面分析，并做好整理工作。與此同時，城市檔案針對以后的工作起著非常重要的作用，同時也說明了城市管理檔案歸檔整理的重要性，其中具體表現在以下幾個方面：

（一）給城市管理執法帶來參考依據。在當今社會，隨著經濟水平的不斷提高，加快了城市化進程，轉換了人們的思想觀念，給城市管理帶來一定變化。城市管理人員在實際工作的過程中必須嚴格按照相關要求。城市管理人員應尊重公民權益，并落實責任，根據工作的實際情況提供最真實可靠的資料，如果出現問題能夠提供做相應的憑證。城市管理檔案歸檔整理工作記錄的及時性和準確性直接關系到工作實施的水平，并將相應的依據提供給執法部門，相關部門投入相應的人力或是物力上的支持，進而形成新的城市管理執法模式，通過實施檔案歸檔管理，不斷提高業務水平。

（二）指出城市規劃的未來發展方向。通過合理規劃促使業務有效實施，而且規劃落實程度無法直接關系到城市的發展，為了使其得到解決，必須要投入大量的人力和物力。對于城市規劃工作進行分析所涉及的內容比較多，實施起來較為繁瑣，相關方面需要考慮周到。以往在實際規劃過程中，只是從宏觀方面進行，進而致使所規劃不符合具體業務。通過有效實施城市管理工作，使得此問題得到完善。在城市管理中，加強檔案歸檔管理，增強對城市相關情況的了解，進一步提升質量和設計水平?；诖?，檔案工作人員必須要高度重視檔案歸檔整理工作并將其落實，從而提高業務水平。

（三）促進城市管理水平的提高。當前一些城市管理人員在實際工作的過程中，態度不夠端正，再加上從業人員沒有進一步強化業務能力，進而在整體發展的過程中還應加以完善?；诖?，為了保障城市管理的工作順利進行，還應讓工作人員的綜合素質不斷提高。通過檔案的歸檔管理，實施城管工作并緊密結合發展的實際情況，進而促進業務模式改革，這離不開工作人員的參與，還應不斷提高他們的業務水平。有效實施城市管理檔案的歸檔工作，能夠進一步推動城市的發展。

二、城市管理檔案歸檔整理存在的問題

（一）對檔案管理工作重視程度不夠。檔案管理部門與其他部門進行比較，最主要的區別是難以使得自身的價值得以展現。在經濟不斷發展的背景下，個別領導只是盲目讓業務部門早日地實現經濟效益最大化，所以對檔案部門缺少足夠認識。由于沒有意識到檔案歸檔整理工作的重要性，一定程度上直接影響到檔案管理人員工作的積極性，再加上監督管理力度不夠，給檔案管理歸檔工作帶來一定影響，難以提高工作水平，無法提高檔案數據信息的準確性。

（二）文書檔案管理工作缺少保密性。機關單位文書檔案管理工作保密性做得還不夠，要想加快文書檔案管理工作信息化的進程，不斷提高建設的水平，必須要實現檔案電子化，將以往紙質檔案轉換掉，但是在具體實施的過程中，信息很容易發生被修改的情況。與此同時，還會影響到電子數據的存在形式。在修改等層面上進行分析，電子檔案和傳統紙質檔案相比前者更容易被修改，所以紙質電子數據可靠性不高。此外，文書檔案包含著各個部門的信息，如果工作人員沒有及時收集好各個部門的檔案信息，將會影響到檔案的保密性。

（三）管理檔案信息收集渠道不豐富。收集的信息如果沒能提高其準確性，會給城市檔案管理工作帶來不利的影響，無法獲得良好的管理效果。在當今社會，隨著經濟水平的不斷提高，也使得科學技術得到發展，并逐漸滲透在城市管理檔案歸檔工作中，促使城市管理檔案管理工作順利實施，城市管理檔案資源等方面會呈現出一定的問題，其中最主要的問題就是資源不夠，還有就是不能滿足城市管理檔案的實際需求，進而會影響到城市管理檔案管理工作實施水平。就當前城市管理的情況來看，城市管理檔案基本上都是以紙質的形式呈現，并沒有實現電子化，但是這種情況很容易受相關因素的影響，致使檔案發生破壞，尤其是自然災害和人為因素的影響，無形中給城市管理檔案帶來困難。

（四）管理的軟件不夠透明。在信息技術的不斷發展下，使得互聯網技術得到發展并逐漸滲透在各個行業中。但是就當前的情況來看，文書檔案管理工作在有些方面還需要加以完善。比如：雖然將一些軟件滲透在文書檔案管理中，但是不如發達國家軟件先進，最重要的一點就是難以適應現代化的要求，軟件透明度不高，文書檔案管理工作在有些方面還應不斷改進，而且以上的情況還會影響到檔案管理事業的發展。所以對于文書檔案管理人員而言，還應強化自身各方面能力，加強對文化檔案管理軟件的研究，為此保障檔案管理工作的有效實施。

（五）工作人員綜合素質不高。城市管理檔案整理工作的實施必須要有優秀的人才，但是就當前情況來看，還存在一系列的問題，其中最主要的問題主要體現在以下幾個方面：1.城市檔案管理人員比例的問題。在城市檔案歸檔管理的過程中，工作人員的綜合素質不高，學習積極性低，現有的知識不符合檔案專業信息化。而且在信息化時代背景下，對檔案管理人員提出了相應的要求，要求在掌握相關知識的同時，還應熟練地應用計算機，進而落實好檔案一系列工作。但是當前檔案管理人員比例存在失調的現象，這種情況直接關系到新時代城市管理檔案歸檔整理工作實施的水平；2.工作人員綜合素質存在差異性。就現有的城市管理檔案整理人員進行分析，其來源基本上都是其他機構分流的富余人員，還沒有熟練掌握相關知識，各方面能力不強，難以勝任城市管理檔案歸檔整理工作。再加上對城市管理檔案整理工作認識程度不夠、綜合素質不高，進而致使城市管理檔案歸檔整理工作存在漏洞。

三、城市檔案歸檔整理方法

城市檔案需要全面及時地收集相關數據信息，在具體進行過程中，保障將這項收集工作落實，同時，針對收集工作還應防止盲目實施的現象發生。1.由相關單位在加強對城市文件整理的基礎之上，落實好相應的管理工作；2.當項目順利完成之后，與主管領導進行聯系并及時上交，由上級領導來審核，進而檔案管理部門落實管理工作；還應確定檔案文檔資料的各個方面，尤其是線條和圖像等，在具體書寫的過程中一方面要注重紙張的問題，另一方面應注重筆的運用；3.在歸檔這一環節，應從城市文件資料入手，并按照相關的要求進行相應的規范，同時加強對歸檔目錄的編制并落實好這項工作。

四、城市管理檔案歸檔整理問題的解決對策

（一）提高檔案管理意識。在信息時代背景下，已經出現靠機器的代碼型載體，以往傳統的檔案管理模式已經被知識管理模式替代。同時，還需要進一步的完善管理流程。對于城市檔案部門而言，在實際工作的過程中，需要摒棄以往的理念，運用最佳的方法提高并向工作人員強調城市管理檔案歸檔整理工作的重要性，從而增強他們這方面的意識。1.提高城市領導人員對檔案歸檔管理工作的認識程度，促使他們給予高度重視，并運用合理的宣傳方式向城市領導積極宣傳，讓檔案歸檔整理工作成為工作的重要部分；2.加強對輿論模式的應用，進而促進檔案部門領導更快熟悉檔案工作的具體內涵，針對檔案歸檔管理工作，提供資金上的支持，進一步推動檔案歸檔整理工作的實施。

（二）規范文書檔案管理工作。為了保障檔案管理工作的順利進行，必須要落實規劃實施這項工作。但是在具體工作的過程中，還應加強對管理制度的完善，確保此制度更加完善，在實際完善時還應充分考慮好當前檔案管理工作實施情況，并將檔案管理工作的相關內容滲透在此制度中，進而使其獲得良好的管理效果。同時，從檔案管理信息化平臺等方面進行分析，還應提出規范化管理的相關要求，進而在進行檔案管理時，充分展現出應用信息化管理平臺的價值，促使各項工作規范化實施，不斷提高檔案管理工作水平。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質。城市管理檔案管理工作人員的綜合素質直接關系到工作實施的水平，所以在新時代背景下，還應不斷提高工作人員的綜合素質，并加大培訓力度，開展各種培訓活動，以定期或者不定期的方式來培訓檔案管理人員，可將檔案歸檔整理相關知識和技能作為培訓內容，促使檔案管理人員全面掌握，熟練應用信息技術，讓檔案管理人員綜合素質不斷提高。除此之外，還應加強對獎懲措施的制定，適當激勵工作人員，進而促進他們主動參與到工作中，保障城市管理檔案歸檔整理工作的順利開展。

（四）打造多元信息渠道。在城市管理檔案歸檔整理工作的過程中，還應注重信息化，加強對多種信息渠道的應用，不斷提高城市管理檔案歸檔整理工作的實施水平。在具體工作的過程中，還需要與各個部門保持密切聯系，出現問題，及時解決，明確好業務流程。除此之外，還應加大宣傳力度，將城市管理檔案歸檔整理工作作為宣傳內容，進而增強對社會各界的認知。在城市管理檔案歸檔整理工作的過程中，加強對媒體技術的應用并展現出技術的使用價值，積極收集相應的信息并全面進行整理，從而有助于城市管理檔案整理體系的建立。

五、結語

總而言之，城市化進程不斷發展，要想進一步推動城市的建設，應意識到城市管理檔案歸檔整理工作的重要性，并給予高度重視。清楚當前這項工作存在的問題并采取有效措施加以完善，加快信息化的建設進程，不斷提高信息化建設的水平，充分展現出檔案的應用價值。除此之外，還應強化檔案管理人員各方面能力，提升檔案管理人員的綜合素質，促使城市管理檔案歸檔工作的實施更加規范化。