信息化時(shí)代如何做好醫(yī)院檔案管理工作

文/北京積水潭醫(yī)院 常青

信息時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)很多醫(yī)院也充分利用信息技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院的管理工作，特別是醫(yī)院中的OA辦公系統(tǒng)、HIS系統(tǒng)的應(yīng)用，對(duì)提高醫(yī)院管理質(zhì)量和管理效率有重要意義。檔案管理在醫(yī)院管理中占據(jù)重要的地位，其發(fā)展過(guò)程中會(huì)遇到很多的問(wèn)題，要針對(duì)檔案信息化管理現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，制定合理的規(guī)范及改善對(duì)策，保證檔案管理對(duì)策的合理化和科學(xué)化。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院中醫(yī)療服務(wù)形成的重要資料，內(nèi)容涉及的方面包括臨床醫(yī)療、科研研究、行政管理等。檔案資料的形式有文字資料、圖片資料、影音資料等，記錄好醫(yī)院的整體發(fā)展進(jìn)程，在醫(yī)院改革、管理、科研工作中都發(fā)揮著積極的作用。信息時(shí)代的到來(lái)，電子化檔案成為檔案管理的主流方式，紙質(zhì)檔案被取代，有利于促進(jìn)醫(yī)院檔案管理朝著信息技術(shù)、智能化方向發(fā)展。

一、信息時(shí)代醫(yī)院檔案管理的應(yīng)用價(jià)值和特點(diǎn)

（一）信息時(shí)代檔案管理的應(yīng)用價(jià)值。得益于信息技術(shù)的發(fā)展，信息時(shí)代形成了多種多樣的信息收集方式。在醫(yī)院發(fā)展中，信息技術(shù)的應(yīng)用推動(dòng)了醫(yī)院各科室、各部門(mén)的溝通交流及團(tuán)結(jié)合作，同時(shí)也促進(jìn)了檔案管理工作呈多樣化發(fā)展，完善了收集檔案資料的相關(guān)途徑。以信息化時(shí)代為背景，合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。促進(jìn)檔案管理工作信息化發(fā)展能夠幫助醫(yī)院各個(gè)部門(mén)為醫(yī)院整體發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量，也能為患者提供更加到位和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。信息化發(fā)展提高了醫(yī)院管理工作的質(zhì)量及效率。計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，形成了不同的儲(chǔ)存方式，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)管理中的單一儲(chǔ)存模式，同時(shí)也擴(kuò)大了對(duì)檔案的儲(chǔ)存范圍，延長(zhǎng)了檔案保存的時(shí)間，對(duì)保證檔案儲(chǔ)存安全性也有極大的優(yōu)勢(shì)。

（二）醫(yī)院檔案的特點(diǎn)分析。現(xiàn)代社會(huì)信息化節(jié)奏不斷加快，對(duì)檔案管理也提出了較高要求，因此在信息時(shí)代，利用信息技術(shù)開(kāi)展醫(yī)院的檔案管理工作有重要意義。針對(duì)檔案的歸檔情況分析，醫(yī)院檔案的特點(diǎn)包括以下幾點(diǎn)：第一，檔案形成周期較長(zhǎng)。醫(yī)院的科研項(xiàng)目需要經(jīng)過(guò)課題確定申報(bào)、立項(xiàng)、鑒定、成果推廣的過(guò)程，醫(yī)院很多項(xiàng)目的檔案管理是一個(gè)經(jīng)歷周期較長(zhǎng)的過(guò)程，所涉及的材料和內(nèi)容較多，時(shí)間跨度也非常大且涉及面較廣。第二，具有專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)。醫(yī)院根據(jù)專業(yè)學(xué)科進(jìn)行分類，比如內(nèi)科、外科、兒科、婦科等，同時(shí)還包括生理、生化、病理等基礎(chǔ)學(xué)科，涉及的檔案基本根據(jù)自身專業(yè)自然形成，根據(jù)專業(yè)的不同針對(duì)檔案做好歸檔工作，因此醫(yī)院檔案具有專業(yè)性較強(qiáng)的特點(diǎn)。第三，綜合性較強(qiáng)。醫(yī)院檔案中具有極強(qiáng)的專業(yè)性，很多學(xué)科相互交叉共同發(fā)展，多學(xué)科聯(lián)合的情況時(shí)有發(fā)生，比如一些重大課題基本都需要多學(xué)科交叉以及邊緣學(xué)科的參與，相互聯(lián)合以此達(dá)到研究的效果。第四，載體形式多樣化特點(diǎn)。醫(yī)院很多檔案內(nèi)容較為復(fù)雜，記錄實(shí)驗(yàn)結(jié)果的方式也的多種多樣，比如標(biāo)本、病歷、化驗(yàn)單、檢驗(yàn)結(jié)果、照片、視頻或音頻等。

二、醫(yī)院檔案開(kāi)展信息化管理的意義

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作屬于有形介質(zhì)的管理手段，其中存在問(wèn)題主要有：第一，采用紙質(zhì)檔案存放，保存中紙張很容易出現(xiàn)破損、遺失、褪色的情況，因此紙質(zhì)檔案很難永久保存。第二，紙質(zhì)檔案的應(yīng)用不夠方便，在調(diào)取和應(yīng)用的時(shí)候，需要將檔案進(jìn)行人工復(fù)印，這種方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力。第三，保存難度較大。隨著紙質(zhì)檔案數(shù)量的增多，需要選擇合適的環(huán)境進(jìn)行保存，那么需要提高儲(chǔ)存量并且派遣專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致管理成本無(wú)法有效控制。第四，檔案中包含的信息很難實(shí)現(xiàn)共享。由于缺乏信息化的檢索手段，導(dǎo)致檔案的應(yīng)用率較差，因此研究成果很難被轉(zhuǎn)化。這些問(wèn)題都嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案的完善和發(fā)展，信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等為構(gòu)建一個(gè)安全、可靠的檔案管理信息化機(jī)制提供了保障，也是推動(dòng)醫(yī)院檔案管理效果的重要手段。

醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)就是從計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)作為主要手段，根據(jù)信息社會(huì)和檔案管理的相關(guān)要求，積極開(kāi)展檔案的收集、整理、保存、統(tǒng)計(jì)和應(yīng)用等工作。醫(yī)院檔案實(shí)行信息化管理，能夠節(jié)約大量的檔案儲(chǔ)存空間，同時(shí)儲(chǔ)存也更加便捷和安全，有利于提高檔案檢索的效率，查找資料更加方便，從而有利于實(shí)現(xiàn)資料的共享和應(yīng)用。檔案信息化建設(shè)也有助于減少檔案管理人員的工作量，提高檔案信息的準(zhǔn)確性和實(shí)用性，能夠更加快速和高效地開(kāi)展信息處理，充分滿足醫(yī)院及各個(gè)專業(yè)人員的需要，保證了檔案管理的工作質(zhì)量。

三、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)及應(yīng)用中存在的問(wèn)題

（一）未構(gòu)建信息化檔案管理意識(shí)。在很多醫(yī)院中，雖然實(shí)施了信息化檔案管理工作，不過(guò)檔案管理人員受到傳統(tǒng)管理模式的限制，在傳統(tǒng)思維的限制下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)未能認(rèn)識(shí)到信息化管理應(yīng)用的重要性，認(rèn)為信息化檔案管理就是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)施資料的管理工作。醫(yī)院的檔案收集、管理等工作都是由行政人員及其他科室人員兼職，這些人員都未接受專業(yè)的專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的認(rèn)知比較欠缺，無(wú)法推動(dòng)安全檔案管理工作的實(shí)施。

（二）管理軟件類型分散，管理流程混亂。醫(yī)院各個(gè)科室與相關(guān)部門(mén)主要考慮自身需求，導(dǎo)致不同的部門(mén)有不同的管理系統(tǒng)：比如人事部門(mén)采用人事檔案管理系統(tǒng)；后勤部門(mén)采用的為后勤檔案管理系統(tǒng)。另外，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)未能完善構(gòu)建，導(dǎo)致管理流程非常混亂，不利于檔案管理質(zhì)量的提升。

（三）檔案的檢索能力較差。傳統(tǒng)的檔案檢索工具已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代的發(fā)展要求，慢慢將被取代。很多檔案的查詢依然通過(guò)編號(hào)進(jìn)行檢索，然后找到紙質(zhì)的檔案，這種檢索方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，對(duì)檔案管理工作的效率也造成極大的影響。

（四）投入力度不足。當(dāng)前，很多醫(yī)院對(duì)檔案管理工作依然無(wú)法給予高度重視，導(dǎo)致信息化建設(shè)的投入力度較差，硬件配套設(shè)施的應(yīng)用較為落后。這一問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，缺乏完善的管理配套設(shè)備，比如專業(yè)的掃描儀、檔案管理專用機(jī)房等。第二，我國(guó)很多醫(yī)院都未能構(gòu)建檔案管理局域網(wǎng)絡(luò)，從而給醫(yī)院的信息化檔案管理的發(fā)展進(jìn)程產(chǎn)生了一定影響。

四、醫(yī)院檔案信息化管理的應(yīng)用對(duì)策

（一）積極加強(qiáng)檔案人員的信息化管理意識(shí)。醫(yī)院的管理過(guò)程中重視檔案的信息化建設(shè)，為保證檔案管理效果奠定了基礎(chǔ)。醫(yī)院各級(jí)人員需要根據(jù)《檔案法》以及《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》中的法律法規(guī)和具體內(nèi)容，對(duì)檔案管理的重要性有全面的認(rèn)知，尤其是提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作的重視。檔案負(fù)責(zé)人以及領(lǐng)導(dǎo)人員都要提高對(duì)于信息化檔案建設(shè)的重視度，并且做好信息化檔案管理的宣傳。從而將檔案管理的信息化意識(shí)滲透到各個(gè)科室人員中，檔案室工作人員要積極向領(lǐng)導(dǎo)講解檔案管理對(duì)保障醫(yī)院整體檔案管理工作的重要性，可以收集優(yōu)秀的檔案管理案例作為指導(dǎo)，提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理建設(shè)的重視度，投入更多的精力和資金，幫助檔案管理人員構(gòu)建合理的信息化檔案管理對(duì)策。

（二）準(zhǔn)備完善的檔案管理設(shè)備。配置穩(wěn)定、可靠的高性能硬件設(shè)施作為檔案信息化管理的技術(shù)支持，對(duì)信息化檔案管理工作中保證采集工作和資料應(yīng)用效果都發(fā)揮積極的作用。在實(shí)際操作階段，醫(yī)院要了解自身發(fā)展的實(shí)際情況，盡可能給予檔案管理工作更多的資金投入，通過(guò)配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等設(shè)備，保證服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)交換設(shè)備有效穩(wěn)定運(yùn)行，還可以配備掃描儀、刻錄機(jī)以及數(shù)碼攝像機(jī)等設(shè)備。構(gòu)建醫(yī)院檔案管理平臺(tái)，將數(shù)字檔案儲(chǔ)存在專門(mén)的服務(wù)器中，檢索工作站要設(shè)置專用網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)權(quán)限，為醫(yī)院內(nèi)部人員提供資料查詢、資料更新等服務(wù)，還可以提高檔案管理工作的合理性和科學(xué)性。醫(yī)院還要根據(jù)自身實(shí)際情況，盡可能給予更多的資金支持，通過(guò)設(shè)置專門(mén)的技術(shù)設(shè)備，構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為用戶查詢和應(yīng)用資料提供幫助。

（三）構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。醫(yī)院要通過(guò)多種多樣的培養(yǎng)方法提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)及工作責(zé)任心，嚴(yán)格按照相關(guān)要求積極開(kāi)展檔案管理工作。同時(shí)，工作人員應(yīng)根據(jù)檔案管理崗位的需求來(lái)提高自身專業(yè)水平。通過(guò)積極接受專業(yè)的培訓(xùn)，掌握更多關(guān)于檔案管理工作的知識(shí)，尤其是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)的培訓(xùn)，將其與檔案管理工作協(xié)調(diào)起來(lái)進(jìn)行管理，有效提高檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

（四）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容就是針對(duì)檔案信息資源實(shí)施合理建設(shè)。醫(yī)院檔案信息資源的內(nèi)容主要包括電子病歷、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、收費(fèi)系統(tǒng)、科室檢查數(shù)據(jù)等多個(gè)部門(mén)的數(shù)據(jù)信息，要將各個(gè)科室的資源信息收集起來(lái)，保證數(shù)據(jù)安全保密的前提下進(jìn)行統(tǒng)一管理，促進(jìn)資源的共享。在整合信息資源的情況下構(gòu)建檔案管理平臺(tái)，保證檔案信息查詢的便捷性，而且信息查詢工作不會(huì)受到空間和時(shí)間的影響，能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢，構(gòu)建虛擬電子檔案室推動(dòng)檔案管理工作質(zhì)量。

（五）構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制。要積極完善檔案管理基礎(chǔ)工作的管理機(jī)制，為資料的收集、形成、管理、運(yùn)轉(zhuǎn)、檢索和安全管理等工作制定統(tǒng)一的管理規(guī)范，保證檔案管理工作能夠有證可循、有法可依。要提高信息技術(shù)應(yīng)用的合理性和規(guī)范性，及時(shí)將電子檔案歸檔并且做好管理，同時(shí)還要針對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)、檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建等工作進(jìn)行完善。檔案管理工作人員是否能夠按照規(guī)章制度開(kāi)展工作也要納入崗位績(jī)效考核和責(zé)任制評(píng)估中，不僅能夠調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，還能約束員工的行為，提高的檔案管理的規(guī)范化。

（六）構(gòu)建電子檔案信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)管理過(guò)程中，就是將分散的計(jì)算機(jī)通過(guò)軟硬件設(shè)備互聯(lián)，以此來(lái)促進(jìn)檔案資料的信息共享。這一問(wèn)題需要滿足以下兩個(gè)條件：第一，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。合理應(yīng)用中繼器、路由器以及網(wǎng)關(guān)等設(shè)備將計(jì)算機(jī)設(shè)備連接起來(lái)，按照專門(mén)的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)協(xié)議開(kāi)展工作。第二，網(wǎng)絡(luò)管理。針對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)配置、應(yīng)用狀態(tài)實(shí)施合理管理。同時(shí)計(jì)算機(jī)還具有監(jiān)控、測(cè)試等各種網(wǎng)絡(luò)資源的作用。利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，醫(yī)院的科研工作人員與檔案管理部門(mén)相互聯(lián)系、相互合作，保證電子檔案收集、鑒定、歸檔、處理及檢索等工作變得更加便捷，還能促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源的共享和合理應(yīng)用。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了信息技術(shù)和智能化技術(shù)的發(fā)展，人們的生活和工作相比之前有很大的不同，信息化成為各個(gè)行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案信息化建設(shè)還處于初期發(fā)展階段，因此在發(fā)展中依然存在很多的問(wèn)題，面臨巨大的挑戰(zhàn)。檔案資料的形式有文字資料、圖片資料、影音資料等，都將醫(yī)院歷史、發(fā)展進(jìn)程記錄下來(lái)，為醫(yī)院的持續(xù)醫(yī)療改革、管理、科研等奠定充足的保障。檔案管理作為醫(yī)院現(xiàn)代化管理中的重要組成部分，雖然屬于醫(yī)療服務(wù)工作的后勤保障，但也是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決定發(fā)展決策的重要依據(jù)。信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)中的廣泛應(yīng)用，表明檔案管理工作朝著信息化方向發(fā)展，是醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢(shì)。