醫院檔案管理工作中存在的問題及對策

文/永州職業技術學院附屬醫院 黃金

傳統的醫院檔案管理難以形成有效突破，在重視程度、制度建設、組織架構等方面均存在不足之處，而且難以適應現代化發展要求。因此，保持問題意識、從問題入手、探討醫院檔案管理工作中存在的不足并進行改進，具有重要的實踐意義。

一、加強醫院檔案管理工作的重要意義

檔案記錄著一個醫院的發展歷程，收集了無數的醫療服務案例，蘊含著巨大的科學研究價值，為臨床治療和教學提供了可靠資料，因此，加強醫院檔案管理有利于醫學科研成果的開發、推廣、應用。同時，在醫患糾紛逐漸增多的形式下，醫院檔案也是維護醫患雙方合法權益的重要依據，各種文字、數據、圖片都詳細記載了治療的全過程，為處理糾紛、維護形象、穩定秩序發揮著重要證明作用。檔案記載著有關醫院運營管理的各種信息，通過研究分析，有利于不斷優化決策水平，積極調整未來的經營發展方向，提高醫院管理質量和效率，實現健康可持續發展。另外，加強檔案管理能夠挖掘醫院文化，塑造價值體系，為宣傳教育提供生動的素材，從而讓醫院發展更具精神內涵，更好地為國家醫療衛生事業貢獻力量。

二、醫院檔案管理工作中存在的主要問題

（一）認識水平不高，重視程度不夠。由于發展歷史的不同，許多醫院管理者并沒有充分認識檔案管理的重要價值，無法準確衡量檔案管理帶來的綜合效益，在注重短期經濟利益的情況下，不能將更多的資源和精力集中到醫療服務和科研工作中去，從管理層到一線員工都對檔案管理工作比較忽視，甚至成為可有可無的一部分。在這種意識形態下，檔案管理工作很難獲得足夠的發展資源，不能充分調動員工的積極性，導致檔案管理工作質量難以適應醫院整體發展進度。

（二）管理制度不健全，管理流程不規范。隨著醫院業務的不斷開展以及新醫改的持續推進，大量的文件和資料納入檔案管理范疇，增加了檔案管理工作內容的豐富性。同時，也對現有的檔案管理制度提出了挑戰。有些醫院并沒有建立完善的管理制度，尤其是基層醫院檔案管理中存在較大的隨意性，有框架，沒細節，難以形成有效的約束力，經常出現隨意修改、檔案缺失、查詢困難等問題，不能深入挖掘檔案蘊含的價值，而且在管理過程中涉及各個科室，由于分工不明確、責任不清晰，常常會導致矛盾出現，進而影響各科室職能的發揮。

（三）人員素質不高，創新效果不佳。許多醫院的檔案管理組織機構并不規范，人員配備要求不高，缺乏明確的標準，許多從事檔案管理的人員是從其他崗位轉崗而來，人員流動性強、年齡偏大、專業性較差、服務意識淡薄，無論是理論知識還是管理經驗，都存在一定的缺陷，再加上后期培訓不到位，導致工作積極性不高、缺乏創新活力。在信息技術快速發展的今天，檔案管理的內涵和外延都發生了變化，檔案的價值也日益突出，如果依然停留在較低層次的閱覽層面、不能有效挖掘深層次信息，那么很難實現檔案管理目標，不能發揮實際效用。

（四）信息化建設緩慢，資源共享效率低。一直以來，紙質檔案都是檔案管理的主要對象，隨著信息技術的不斷應用，電子化檔案的應用優勢日益凸顯，在實際建設過程中，既不能盲目否定紙質檔案的必要性，又不能忽視電子檔案的發展趨勢，所以，許多醫院在紙質檔案和電子檔案之間做權衡，力求實現雙軌制、雙保險。由于基礎設施建設、安全隱患、操作技能等方面仍然存在問題，導致信息化建設推進緩慢，實現高效的電子檔案管理需要投入大量的人力、物力、財力，如果設備陳舊、技術跟不上、操作不合理，都會產生安全風險，導致機密文件和個人隱私泄露，出現隨意修改、信息丟失等問題；另外，存儲不規范、分類不合理、檢索速度慢、垃圾數據多等問題也比較突出，不能充分發揮電子檔案的操作優勢，難以實現高效便捷的資源共享。

三、解決醫院檔案管理工作問題的有效策略

（一）加強學習，做好宣傳。對于認識水平不高的問題，各級衛生行政部門應該積極出臺相關政策辦法，從科學發展、和諧穩定、提高效益的角度出發，進一步強調醫院檔案管理的重要性，并組織相關負責人員參與培訓學習，通過先進經驗和典型案例分析，讓他們真切感受到醫院檔案管理帶來的紅利，不斷提升檔案管理工作的地位。在此基礎上，醫院領導層應該通過各種渠道積極落實相關政策，做好宣傳工作，并且加大資金投入力度，讓醫院工作人員對檔案管理工作產生新的認識，形成統一思想，這樣在開展具體工作時能夠保證團隊凝聚力和配合度。

（二）完善制度，明確責任。制度建設是約束思想和行為的重要手段，是保證檔案管理工作順利開展的有效措施，完善檔案管理工作制度應該從醫院的實際情況出發，不能照搬照抄。應根據突出問題，尋求有效的解決辦法，形成高效、合理的管理制度體系。因此，在制定制度時，需要充分做好調查研究工作，通過座談會、征集意見、問卷調查等方式，了解全體人員的真實想法，找到切實可行的工作思路，對于做出積極貢獻的人員適當給予獎勵，將有關部門和人員納入檔案管理范疇，并嚴格落實績效考核辦法，明確各崗位責任分工，梳理各環節流程，不斷推動統一化、規范化、標準化建設，真正實現按制度辦事、按標準獎懲，保證檔案管理水平不斷提升。

（三）人才培養，創新服務。現代化的醫院檔案管理具有較強的專業性，需要管理人員具備較高的綜合素養，在人員聘用、教育培訓、組織管理上都要下大力氣，充分發揮主觀能動性，通過集體智慧，實現資源共享、價值挖掘。根據檔案管理需求，組建一支高素質、專業化的人才隊伍，不斷優化年齡結構，保證一定的內部活力。在積極引入經驗豐富的現代化檔案管理人才的同時，做好教育培訓工作，包括法律法規、政策解讀、檔案知識、管理理論、實踐技能等方面，不斷豐富管理人員的知識儲備，積極組織參觀學習、交流座談等活動，針對工作中實際遇到的問題，尋求更好的解決辦法。嚴格落實績效考核管理制度，匹配合理的福利待遇，激發員工的主動性和積極性，加快檔案服務創新。首先要做好分類、整理、存儲等基礎性工作，然后深入挖掘檔案信息資源，實現不同維度的聯系，找準服務切入點，為臨床診療、經營管理、改革升級提供支持，不但要實現更好的經濟價值，而且要最大化實現社會效益。

（四）遵守規則，加快推進。針對醫院檔案管理電子化信息化改革的問題，應該充分考慮法律法規、技術進步、風險隱患、管理制度、人員素質等綜合因素，保證紙質檔案和電子檔案能夠相互補充，實現長期共存。電子檔案建設必須遵循相關法律法規，建立完善的安全機制，切實維護廣大人民群眾的根本利益，保證各種數據信息能夠受到有效保護。不斷提高電子檔案管理人員的業務水平，加強操作技能培訓，提升服務意識，不但要具備傳統檔案管理業務的能力，而且能夠根據電子檔案管理特點，實現創新突破，注重職業品質和醫德醫風培養，避免出現思想松懈、不負責任等問題，同時要具備法律、行政法規、醫學常識等方面的知識，保證電子檔案的合法性、真實性、準確性。對于具有較高價值的信息資料，采取單一存儲介質并不保險，為了減少安全隱患，可以采用多種存儲方式，比如，硬盤存儲、光盤存儲、網盤存儲等等，保證電子檔案的長期有效。加強安全防護建設，設置成熟的防火墻，形成有效的安全屏障，建立網絡入侵檢測防御系統和網關病毒防御系統，加強對各種數據的檢測，防止病毒的侵入和傳播。關于電子檔案的存儲、使用等問題，應該不斷加快標準化實施，對各種存儲格式實行統一規范，保證存儲體積和質量能夠滿足使用要求，防止出現格式不識別的問題。在歸類整理時，有效鑒定資料價值，做好關鍵詞標注，能夠在快速檢索中有效調用；在檢索時，合理運用檢索技巧，采用多種檢索方式，獲得理想的搜索結果。數據垃圾的處理也至關重要，它們不但占據存儲空間，也會對檢索結果產生干擾，需要實現不同層次的垃圾清理，保證系統的運行速度和安全。

四、結語

綜上所述，本文首先闡述了醫院檔案管理工作的重要意義，其次分析了醫院檔案管理中存在的主要問題，最后針對性地提出了優化建議。希望能夠起到積極的作用，充分體現檔案管理工作的現實價值，提高管理層的重視程度，加大資源投入力度，配備完善的管理制度，組建專業化的管理隊伍，順應時代發展潮流，不斷挖掘檔案信息中的潛在價值，為醫院經營管理和未來發展提供有效支撐。