國有企業干部人事檔案專項審核中的問題及對策

文/中鐵十五局集團第一工程有限公司 殷婷

黨的十八大以來，黨中央始終將黨的作風建設作為一項重點工作，深入開展黨要管黨、從嚴治黨的工作，中組部于2014年6月12日、8月27日分別下發《關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》《全國干部人事檔案專項審核工作實施方案》，明確提出在全國范圍內開展干部人事檔案專項審核工作。干部人事檔案是全面了解干部的重要信息源，是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，對企業的發展有著重大的意義。干部人事檔案專項審核就是將檔案中記載的各方面信息按照規定整理成書面材料，是人事工作的一項基礎性工作，是做好干部工作的基礎和前提。通過開展專項審核工作，確保其歸檔材料的準確性、真實性、完整性，對了解干部、考察干部以及合理選用干部具有十分重要的參考價值，對保證企業、社會、國家的健康發展具有長遠的意義。

一、干部人事檔案專項審核的意義

（一）提高干部管理體系的準確性。一定時期內，企業的員工總數是相對有限的，企業的發展需求是持續的。如何挖掘每一個員工的潛力，做到知人善用、選賢舉能，發揮他們在所擅長的崗位上的效能，對于任何一個企業來講，不僅是管理學研究的重點，也是人力資源檔案管理追求的目標。在人事檔案的重要記錄內容中，包括了員工從初中、高中到大學的學籍資料、家庭成員情況以及入職以來在企業里的每一次的崗位調整、待遇提升、工作經歷、考核鑒定、政審情況、政治面貌、培訓記錄及獎懲情況等。干部人事檔案專項審核對檔案記載有一個標準的、規范的判斷，對于提高干部管理體系的準確性具有重要意義。只有保證干部檔案的精確與完整，才能準確展現出干部的真正實力，以此為基礎，從而提升人力資源檔案工作的時效性，提升人力資源價值，進而促進施工企業內部人才與崗位合理化配置。

（二）反映干部檔案真實性的依據。黨的十八大以來，習近平總書記在系列重要講話中都著重強調了黨要管黨、從嚴治黨和嚴懲腐敗的決心和信心。從嚴治黨從源頭抓起，從選人用人開始，中央組織部結合習近平總書記的重要講話精神，在全國部署開展了干部人事檔案專項審核工作，堅決整治干部人事檔案涂改造假問題，堅持政策面前人人平等、一視同仁，不讓造假者得利，更不能重復得利，確保干部人事檔案真實、準確、完整、規范，維護干部人事檔案的嚴肅性和公信力。

（三）干部選拔任用的重要基礎。組織人事部門在提拔任免干部時的一個重要環節就是查閱干部人事檔案，人事檔案主要負責記錄員工的基本信息及在企業中的每一次進步和教訓，能確保記錄的客觀、真實與全面，為企業選拔和培訓人才起到非常重要的、關鍵的資料參考作用。干部人事檔案工作應堅持“凡提必審”“凡進必審”，干部管理權限發生變化的“凡轉必審”，以此對干部的基本情況、工作表現、黨風廉政建設等做出綜合判斷。

二、干部人事檔案專項審核中存在的問題

（一）檔案中資料缺乏準確性、完整性、真實性。1.缺乏準確性。在干部人事檔案專項審核過程中發現，檔案資料記載的信息出現多重化，由于干部填寫需要歸入人事檔案的資料時意識淡薄，未意識到資料的重要性、嚴謹性，填寫表格時隨心所欲、前后不一、字跡潦草、隨意涂改，不注重資料的質量及準確性，檔案質量參差不齊，比如出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷、工作履歷等信息會出現多個版本，人事部門歷年在收集檔案資料時，未對資料進行審核，在進行專項審核時發現問題查缺補漏時間周期非常長，不能及時、準確反映當事人的具體情況。2.缺乏完整性。人事檔案資料缺失或更新不及時，部分人事檔案中存在資料缺失嚴重。比如有的檔案里資料記載后取學歷，但檔案中沒有后取學歷學籍資料；有的檔案中入黨資料不完整，檔案中有入黨志愿書，但是沒有入黨申請書及入黨轉正申請書，甚至有的檔案沒有任何入黨相關資料但其他資料記錄是黨員；有的檔案中有職稱聘任文件但無職稱評審表；有的干部本人實際任職過多個項目，但檔案中無任何能體現其履歷的材料；由于時間久遠，出現斷檔，查找起來非常困難，尤其是外部調入人員的檔案，有的會出現原單位已經不存在及相關資料無法查補的現象，反映不出這部分時間的工作履歷、獎懲等情況。3.缺乏真實性。少數人事檔案中會出現假年齡、假學歷、假履歷等，比如為了上學、入伍、招工等其他原因，在填寫資料時將出生日期進行改變，有的檔案最早記載出生日期資料涉及涂改無法認定的，有的檔案中還出現假學籍資料，還有為了豐富自己履歷而隨意填寫不屬于自己的履歷等各種問題，極大阻礙檔案審核的進度，加大檔案管理的難度，影響檔案本身的真實性，降低檔案整體的質量。

（二）檔案管理隊伍有待加強。干部人事檔案管理看似簡單，但對檔案管理人員的專業性和技術性要求極高，而且檔案管理工作十分繁瑣。檔案管理人員首先要清楚了解國家、企業對干部人事檔案工作的相關政策和規定，掌握干部人事的檔案專項審核的規范和標準，熟知干部人事檔案的分類整理、查缺補漏、審核認定等業務流程和工作內容，對檔案中每一份資料的信息能及時作出準確的判斷，對缺失的材料能及時發現并記錄在冊，按照要求進行查補，這就要求人事部門必須配備專職且素質強、能力強、有耐心、有責任心的人員負責檔案管理工作。但目前部分國有企業領導對檔案管理重視程度還不夠，配備檔案管理人員多數以兼職為主，且檔案管理人員上升空間狹窄，加上缺乏長效的考核制度，在工作中也逐漸失去上進心及耐心，專業素養逐步落后，檔案管理人員更換頻率，造成檔案管理工作十分被動，檔案管理人員培養處于階段性停滯狀態，人力資源的利用水平也得不到提升。

（三）檔案管理方式落后。2016年8月，國資委企干二局下發了《關于加快推進干部檔案數字化工作的通知》，干部人事數字檔案是按照國家相關技術標準（GB/T33870-2017），利用掃描等技術手段將干部人事紙質檔案轉化形成的數字圖像和數字文本。但是目前部分國有企業的人事檔案管理工作還未建立信息化管理方式，錄入檔案信息、目錄、檢索和查閱工作依舊由檔案管理人員手動操作完成，紙質化的檔案管理方式廣泛的存在，這不僅影響檔案管理的效率，還不利于檔案的保存和管理。檔案管理手段的落后，導致人事檔案信息化程度較低，檔案管理工作效率很難提升。

三、應對策略

（一）強化檔案意識，嚴格規范收集檔案資料。1.從根源上杜絕不規范資料，控制檔案資料質量。干部人事檔案工作是一項政治性、政策性、保密性、服務性很強的工作，要充分認識做好干部人事檔案工作的重要性。在干部填寫將來需放入人事檔案的相關資料時，比如：1999版干部履歷表、入黨志愿書、職稱評審表、大學生轉正、評優評先申報表等，將重要性、嚴肅性宣貫到干部本人，并在接收資料時嚴格審核，沒有問題且符合檔案要求的方可歸入人事檔案。2.從過程中及時查補缺失資料，完善檔案。在審核檔案過程中，發現存在缺少資料的情況要及時反饋到干部本人，限期查找相關缺失資料，在補充來相關缺少資料時，必須要核對資料是否符合檔案審核要求，是否經相關證明人及相關組織單位簽章，是否真實后方可歸入人事檔案；對于需要人事部門配合查詢補充的資料，檔案管理人員應及時查找臺賬，多方調查，在確保有依據的前提下出具相關資料的說明并簽章。在日常工作中要定期和各部門溝通，在各部門移交、傳遞需要歸入人事檔案資料時，要按干部人事檔案要求進行規范審核、及時歸檔，防止因人為操作導致檔案資料丟失、檔案資料舞弊等情況發生。3.嚴格審核，堅持原則，還原檔案真實性。在審核干部的“三齡二歷一身份”等信息時，嚴格按照2015年2月4日中共中央組織部《組工通訊》2764號《關于干部人事檔案審核工作的問答》進行審核，對存在疑義的信息要積極查找相關資料進行印證，堅決杜絕主觀臆斷、歪曲事實的做法，要堅持原則，還原檔案真實性，在初審完后交由檔案經驗豐富的人員進行復審把關，對兩次審核結果不一致的檔案，要共同研討確定，確保審核出來的信息真實無誤，為選人用人提供真實可靠的參考，確保檔案審核工作順利進行，為企業的發展提供必要支持。

（二）加強干部人事檔案管理隊伍建設。干部人事檔案管理是一項極為繁雜的工作，要求管理人員需要熟悉相關政策，具備相應的專業、技術能力。檔案管理人員主導著整個檔案的審核過程，如分類整理、查缺補漏、審核認定等，對檔案管理者的工作能力、素質、耐心、態度等都有較高的要求。一是在人員配備上，應選擇政治可靠、作風正派、責任心強、業務素質好的黨員干部從事檔案管理工作，不能把干部人事檔案工作崗位作為安置性崗位，從源頭上保障干部人事檔案工作人員的素質和水平。二是對檔案管理人員定期開展黨性教育和業務培訓，提高業務水平和工作能力。新時期形成的干部人事檔案材料種類多樣，分類經常出現不統一現象，要結合新時代企業對檔案管理的實際要求，加大對檔案管理人員的教育培訓，優化培訓方式和內容，加強檔案人員的技能水平，提高工作效率，并在管理的過程中不斷優化培訓內容，使他們在檔案管理工作中不斷改進管理的技術和方法，特別是對新調整的人員，必須先進行檔案業務培訓后才可上崗，從而保證檔案管理工作正常運轉。三是建立考核機制，從嚴管理，加強激勵保障，提高檔案管理人員的重視程度與主動性，對考核成績達到一定程度人員給予一定獎勵，并注重培養使用，適當拓寬檔案管理人員晉升通道，借此來正面引導檔案管理人員工作的主動性、積極性，加強檔案管理人員對檔案管理工作的認同感，從而避免檔案管理隊伍人員的流失。

（三）加快干部人事檔案信息化建設。干部人事檔案要緊跟時代發展腳步，要敢于打破傳統的檔案管理模式，結合企業實際需要，建立干部人事檔案信息管理系統，堅持紙質化和數字化緊密結合的檔案管理方式，在不改變傳統紙張檔案形式的前提下，使用文字、圖文、聲像存儲使用和讀取數據，采用掃描、電子存檔等模式進行資料整合，嚴格規范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數據存儲、數據驗收、數據交換、數據備份、安全管理等基本環節，保證數字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質檔案一致，實現資源共享，健全檔案預警機制、完善檔案認知流程。培養創新意識，不斷為檔案審核管理工作注入新的血液，將新方法運用在干部人事檔案審核中，伴隨著現代化、信息化的發展，不斷完善人事檔案審核管理系統，提高檔案管理工作效率，為人事決策提供強有力的支持，促使企業穩步、健康發展。在推動干部人事檔案管理信息化建設的過程中，還要注重人事檔案管理信息安全問題，建立人事檔案信息安全管理制度、加大制度落實力度、確保人事檔案信息安全，同時對檔案人員進行安全教育、提升檔案管理人員的安全意識、落實好安全措施和責任。

四、結語

干部人事檔案管理是一項長期、復雜、艱巨的任務，尤其是對國有企業而言，干部的提拔考察、崗位調動、退休等都是以干部人事檔案為依據。國有企業檔案管理需要有健全的管理制度，嚴格的審查制度，完善的管理機構，來推動數字化建設，方能不斷提高干部人事檔案管理工作的水平。要以干部人事檔案專項審核工作為契機，高度重視，不斷在實踐中總結經驗，探索新思路、新方法，全面提高干部人事檔案管理工作的制度化、規范化、科學化水平，為人力資源發展做好基礎服務工作。