高校人事檔案的價值及風險管理對策分析

文/武漢工程大學 范秀麗

高校人事檔案管理涉及檔案儲存、檔案交接、檔案更新等多方面內容。近年來，高校人事檔案管理措施發生了一些變化，同時也暴露出新的風險問題。目前，比較突出的風險問題主要有：人為失誤風險、信息泄露風險、信息化辦公風險等。基于這些問題，高校需要采取新的措施，優化人事檔案管理工作，提升人事檔案安全系數。在這個過程中，職業道德教育、安全管理機制、專業技能培訓等，都是重點工作方向，有利于轉變人事檔案管理理念、營造良好工作氛圍、推動高校人事檔案管理工作不斷進步。

一、高校人事檔案的價值分析

（一）了解人員具體信息。高校人事檔案匯聚在一起，可以形成一個規范化的“人事信息庫”。對于高校決策者來說，只需要登錄該信息庫，就可以快速了解每位人員基本情況，安排合適的工作崗位，使資質、能力、經驗與工作崗位相匹配，實現高校內部人力資源優化配置。而且，通過人事檔案信息庫，高校決策者可以詳細了解每位人員的過往，包括：受教育經歷、從業經歷、研究和發明經歷、獲獎經歷等。對這些經歷的了解，可以形成比較系統化的觀點，納入工作人員考核、評價范疇，作為一項重要依據。

（二）便于高校統一管理。清晰規劃人事檔案管理，有利于高校統一管理各方面事務，提升內部管理水平。一方面，教職工生活管理。根據人事檔案上的信息，高校可以合理安排教職工生活，為他們解決一些基本的生活問題，比如說，距離學校太遠的教師，如何方便出行？外地特邀教師，如何安排住宿？家庭比較貧困的教師，如何申請補貼？解決好這些問題，有利于消除教職工的后顧之憂，堅定教職工的職業信念；另一方面，校內工作管理。通過人事檔案上的信息，哪些教師擅長策劃活動？哪些教師樂于創新教學？哪些教師實踐能力強？高校決策者可以準確獲悉。在后續的大型活動策劃、創新競賽、社會實踐中，這些教師可以擔當重任。這對教師來說，是自我展示，對學校來說，是管理升級。

（三）調動人員工作積極性。高校人事檔案具有嚴謹性、權威性，是一種個人展示，也是一種對外介紹。高校人事檔案上的信息會一直跟隨教職工，對教職工的長遠發展起到多方面影響。為了在人事檔案中增添更多有價值的內容，教職工需要認真工作、突破自我，不斷充實檔案內容，讓檔案更具競爭力。從這個角度來說，高校人事檔案的存在，可以起到一定的激勵作用，激勵廣大教職工終身學習。除此之外，結合人事檔案上的具體信息，可以橫向分析教職工的成長階段，理性判斷教職工目前處于什么階段，接下來可以邁向什么階段，為教職工提供機會和平臺，鼓勵其朝著更高階段奮斗。教職工在日復一日的校園工作中，要有危機意識、競爭意識，不能安于現狀，需要有階段性跨越、成長，這是教職工認真工作的動力。

二、高校人事檔案管理改革現狀

（一）信息化環境中的人為失誤。在高校人事檔案管理改革工作中，信息化條件的介入，并不能完全規避人為失誤。舉例來說，在人事檔案管理工作中，由于人為失誤或從在現有的檔案資源中難以準確提取相關數據，而將不準確的文字、數據錄入人事檔案庫。在后續的使用中，教職工很可能因為不準確的檔案信息，錯過重要的評比、晉升機會，影響自己的職業生涯。再比如，處理人事檔案的過程中，由于工作人員效率意識不夠，對于檔案信息變更，做不到“及時”“高效”，可能會造成高校人事檔案信息滯后。滯后的人事檔案，難以成為一項可靠依據，不利于高校落實相關管理工作。

（二）信息化環境中的泄露風險。高校要重視人事檔案信息泄露風險，尤其在信息化環境之中，要充分考慮各種可能性。目前，高校人事檔案信息泄露風險的形成，主要表現在：一是工作機制不健全。有些高校尚未建立“人事檔案管理機制”，對工作人員的工作流程、職業道德等，沒有明確的約束，也沒有嚴格的獎懲條例。在這種情況下，有些工作人員警惕意識不足，在與他人交流的過程中，不經意地談及檔案信息，會給相關主體帶來干擾。二是加密措施不到位。有些高校并未強調加密措施，比較典型的現象是：工作人員整理檔案信息之后，轉身處理其他事情，沒有及時加密。在檔案信息“不設防”的情況下，任何人都可以查看，包括有競爭關系的人。

（三）信息化環境中的辦公風險。在信息化環境中，不少高校嘗試引入智能的信息化設備和技術。不可否認，信息化元素帶來了深刻變革，但與此同時，也導致一些新的辦公風險。目前，利用信息化設備儲存人事檔案時，有些工作人員不注意備份。也就是說，將所有人事檔案只放在一個位置，沒有進行多空間儲存。一旦人事檔案意外遺失，工作可能會進入僵局，難以通過其他渠道找回。除此之外，進行信息化辦公時，有些工作人員只能接受正常的信息化環境，缺乏基本的應急處理能力。比如說，工作人員編輯人事檔案時，突然遭遇病毒攻擊，應該如何應對？應該向誰反饋？應該怎么求助？這些問題，都沒有清晰的答案。如果病毒侵入高校人事檔案庫，可能會在很短的時間內，竊取人事檔案，摧毀大量重要的檔案信息，造成不可估量的損失。

三、高校人事檔案管理的有效對策

（一）加強職業道德教育，降低人為失誤。考慮到人為失誤帶來的各種風險，高校要進一步加強職業道德教育。比如說，開展人事檔案管理嚴謹性培訓，滲透嚴謹、專注意識，保證人事檔案庫的文字、數據準確無誤，不影響后期評估和調取。再比如，組織人事檔案管理高效性培訓，強調高效率是一種職業能力，鼓勵工作人員追求高效率辦公，確保人事檔案信息變更及時、精準，可以密切配合其它部門工作，實現人事檔案高效對接，充分彰顯高校人事檔案管理部門的工作價值。

（二）建立安全管理機制，避免信息泄露。為避免人事檔案信息泄露，高校要在各個環節滲透安全意識，逐步建立安全管理機制。一方面，要重視工作制度。針對安全問題，高校可以進一步完善人事檔案管理部門工作制度，通過制度的約束，提前預防安全問題。比如說，在工作制度中，推行“一人一崗”“一人一機”，不允許工作人員以任何形式，破壞人事檔案管理條例，泄露人事檔案信息；另一方面，重視加密措施。為了突出安全性，高校要強調人事檔案加密措施。比如說，定期檢查人事檔案管理部門的信息儲存情況，判斷各項信息是否進行加密處理，判斷人事檔案庫是否安全，及時提醒工作人員設置合適的訪問密碼。

（三）開展專業技能培訓，完善信息化辦公。在信息化辦公環境中，關于高校人事檔案庫的安全管理，需要通過一些技術性手段去維系。比如，高校可以組織人事檔案備份技術培訓，從技術性視角，講解如何備份人事檔案，提醒相關工作人員反思工作模式，養成“定期備份”的工作習慣。這樣一來，即使某個儲存空間的檔案出現異常，工作人員仍然可以通過其他儲存空間，快速找到完整的人事檔案，不影響檔案調取和工作對接。再比如，高校可以開展人事檔案抗風險技術培訓，通過信息化風險分析、抗風險技術演練、工作案例解說等環節，傳達一些專業技能，指導工作人員正確應對信息化風險，提前制定科學的信息化風險緊急調控預案，在第一時間抵御風險、控制風險，減輕高校損失，保護信息化環境中的人事檔案。

四、加強高校人事檔案管理的保障機制

（一）制定監督體系。從保障視角出發，高校不能過于依賴辦公人員的自覺性，要采取必要的監督措施，讓自覺性與監督性相結合，形成一套完善的高校人事檔案管理監督體系。在該體系中，首先，高校要明確指出監督工作的具體細節，包括：誰來負責監督工作、采取哪些監督形式、如何設置監督檢查頻率等等。一旦確定好這些細節，監督工作可以扎實地向前推進，不容易出現“搞形式”“搞特殊”的問題。其次，針對監督檢查結果，高校要設定人事檔案管理整改流程，有秩序地落實各項整改工作，強調“有監督”“有執行”。這樣一來，高校人事檔案管理監督體系才能產生明顯效果。

（二）匹配相關設施。進行人事檔案管理，僅僅依靠人工的時代已經過去。高校要積極采購信息化設備、系統，支持人事檔案管理部門改革。一方面，定期更新信息化設備。高校要適當增加采購經費，解決硬件設施匱乏、落后等問題，讓硬件更新成為一項常態化機制，歸屬于高校人事檔案管理部門日常工作范疇，確保人事檔案管理部門有新設備、新技術，可以率先應用新興的管理模式；另一方面，定期更新信息化系統。除了硬件更新機制，高校還要密切關注軟件領域的發展，判斷什么時候需要更新軟件系統，梳理軟件系統更新流程。

（三）推行激勵政策。高校應推行激勵政策，讓人事檔案管理部門的工作積極起來，不斷有新的突破。舉例來說，高校可以設置優秀管理員每月激勵獎，以月為周期，表揚認真工作、失誤率較低、服務態度好的工作人員，讓工作人員意識到付出會被看見、會被集體認可。而且，該激勵獎項具有流動性，每一位工作人員都有機會獲得，營造出良性的競爭氛圍。再比如，高校可以設置創新管理員每學期激勵獎，將評估周期拉長，重點評估工作人員在每學期的創新成果，如：管理制度上有什么創新？管理方法上有什么創新？管理理念上有什么創新？工作人員可以創新的領域有很多，在該激勵獎項中，重點在于鼓勵，提倡人人創新。“人人創新”是人事檔案管理部門，硬件與軟件同步更新、同步升級，才能達到一種和諧狀態，能改善整個部門的辦公效率、精神面貌。基于相關信息技術發展應用，高校可以進一步發展建設信息化檔案管理體系，在人事檔案管理中，為了完善相關人事的個人信息，幫助學校做好人力資源管理和配置工作，考慮到這其中還有很多涉及國家利益的部分，例如，教師退休社保問題，需要有完善的社保繳費記錄，需要教師的從業年限計算等，這些都需要結合教師的個人檔案記載來計算，而為了謀取利益，一些教師會利用職務之便，進行個人檔案的修改，這就違背了人事檔案管理的初衷，導致不實情況的存在，損害國家利益，因此，加強學校人事檔案的管理系統建設具有很大的必要性。

五、結語

綜上所述，關于人事檔案管理細則，高校需要去考慮更多因素，尤其是風險因素，高校要有提前預防、靈活應對的能力。為了更好地規避各種風險因素，高校要重視職業道德教育安全管理機制，以及專業技能培訓，不斷完善高校人事檔案管理體系。除此之外，高校還要采取一些保障措施，為人事檔案管理工作的具體部署提供客觀支持。比如，高校要明確制定監督體系、匹配相關基礎設施、推行人員激勵政策，從各個方面，突出高校內部人事檔案管理工作的重要性。