淺析行政后勤管理在企業發展中的作用

胡 欽

（西南油氣田分公司天然氣凈化總廠，重慶 400000）

引 言

在運營過程中，企業就像高速旋轉的車輪，只有各方面都緊密結合并充分發揮作用，才能快速運轉，而行政管理部門就好比潤滑劑，適當的潤滑能夠使車輪跑得快又穩。作為企業的“大后方”，行政后勤管理保障工作看起來與企業發展的關聯性不是很大，但是它對于內部穩定具有至關重要的作用。只有行政后勤管理工作做好了，才可以讓企業和職工沒有后顧之憂，才能使員工的工作激情得到更好的發揮，才能協調企業內部的團隊合作精神。企業能否正常運行、其工作效能高低、盈利創收及總體建設進度快慢與行政后勤管理工作的完成度高低有直接聯系，因此做好行政后勤管理工作就顯得至關重要。

一、行政后勤管理工作的主要職能

行政后勤部是公司的“大管家”，其工作涉及公司的方方面面，如人員、業務、資產和材料等，種類繁多，內容駁雜。另外，還有很多臨時性任務，包括企業的固定資產管理、辦公及后勤、車輛統籌管理、前臺管理、會議室的管理、后勤區域的物業管理、員工出差機票管理與訂購、人事檔案管理、宿舍房間管理及印信等的管理等在內的管理工作，它幾乎與公司的每個部門都有聯系，可以說后勤管理工作涉及公司工作的方方面面。作為企業的助手，行政部門必須在經營理念、創業精神、管理策略、商業文化和政策等重大問題上具備自己的想法，讓這些理念在實際工作中得到充分落實，成為企業高層管理人員不可缺少的“點子軍師”，通過思想創新，以強勁的執行力來引領企業的發展。后勤管理工作在整個企業的發展運行中有著舉足輕重的地位，對企業其他部門的協調發展與完成工作起著非常重要的作用。

作為一個綜合性的工作部門，行政后勤管理工作主要有三個層次的職責，即綜合管理職責、運作協調職責和服務支持職責，在企業中扮演著起承轉合的重要角色。行政部門的決策分析隱藏在企業經營活動中，除了要與其他部門相互交流，它還需要進行更專業、更徹底的深入分析，包括執行背景，以便得出相關結論，其中大部分會被采納，一小部分與實踐方向存在偏差，被行政系統通過信息反饋機制吸收，完成企業的績效評估。行政部門人員用“服務”的工作形式為企業的上通下達貢獻力量，從而為企業的終極目標提供支持。行政工作不僅僅是處理人與人之間的關系，更是管理層領導的機智助手。在充分溝通的基礎上，行政部門應做好協調工作，使企業整體調性更加流暢。

二、行政后勤管理在企業發展中的作用

（一）提供員工保障性的作用

行政部門有其獨特性，處處要接觸人，有時甚至還要得罪人，因而選拔任用是特別關鍵的?！耙匀藶楸尽笔乾F代企業管理的首要立足點，是社會關注的聚焦點，也是企業戰略發展規劃的項目之一。在這個環節中，需要行政人員學習人際交往的相關知識，用知識武裝自己，加強業務水平，加強工作熱情及工作強度，最終實現有效利用企業各項資源、加強企業整體效益的目的。

（二）提供物質基礎性的作用

行政部門需要“用最少的錢，辦最多的事”。這就要求行政人員要有成本意識，務必對每個環節加以控制。因為，在企業的所有部門中，行政部門并不會直接創造效益，反而會花錢籌辦事務，因此就得想方設法節約成本。節約也是另外一種收益，從物力資源方面為企業的生產提供最基本的條件，是企業正常運作的必要基礎。

（三）提升資源利用率的作用

行政后勤管理可以充分開發人力、物資兩大資源的優勢，而這兩個因素本質都是企業的資源配置，核心內容就是給企業的發展提供充足“燃料”，為總體發展引入強大的驅動力。對于人力資源的管理，可以根據員工的優勢讓其各盡其責，更貼近員工的生活，管理更加人性化，讓員工樂意接受各項工作且非常好地實現目標。對于物資資源，恰當地管理可以發揮出機器設備的最大使用價值，增長使用壽命，為企業節省大筆支出，避免沒有必要的資源消耗，提高各項資源的利用效率，保障企業的持久性發展。

（四）提高工作效率的作用

行政后勤管理工作與企業其他管理部門最根本的區別是與員工的關系，它對提高員工的工作激情有重要意義。假如企業是一個大家庭，那么行政后勤管理部門就像母親關心孩子一樣，它重視每一位員工的實際需求，對那些在外辛勤工作的員工給予強烈的歸屬感和關注，讓每個人都能找到自身存在的價值，結合企業長遠發展的目標，更愿意為企業的發展而拼搏，從而創造更大的生產價值，提升企業的競爭優勢。

（五）管理、協調、服務三大作用

行政管理在企業中具體有管理、統籌協調、服務項目三大作用，其中管理是主干，統籌協調是核心，服務項目是根本。在管理方面，行政管理項目要做好上級領導的“小助手”，但不僅限于此，還要在公司的經營思想、管理決策、企業文化等重大問題上有自己的構思與見解，變成領導不可缺少的“左膀右臂”。換句話說，行政部門的管理人員不僅僅要做好某些事務性工作，更要盡力做一個有思想、敢革新、懂策略的領航者。在統籌協調方面，行政管理不可以單純傳達上級的指令為滿足，也不可以憑著在企業獨特的地位對各部門指手畫腳，而要統籌協調好企業內部各個部門和下級單位的關系。在服務項目方面，行政項目部門要甘愿做“幕后助手”，永遠不應該想要變為企業關注的中心點。同時，在高素質優秀人才聚集的地方要注意對他人的尊重，待人處事要有親切感，進行人性化服務。作為一名行政管理人員，最理想的境界應當是“潤物無聲”，做個強大的幕后英雄。

三、行政后勤管理現狀

（一）行政后勤工作形式過于被動

縱覽我國企業的行政后勤管理工作，絕大部分都是“協助型”，固守傳統化體系，很少出現自主配合企業本身的實際情況開展建設的情況，這類沒有針對性與創新性的工作方式過于格式化，容易造成死板、不知變通、欠缺生機的現象。在企業生產運營方案發生更改時，各部門的主要工作內容也需要進行相對應的調整。但由于沒有創新計劃，這個時候行政后勤工作便處于被動的地位，而且極有可能由于任務量猛然增加而出現差錯。此外，許多企業的行政后勤管理工作僅僅是“形象工程”，表面上的工作做得很出眾，實則欠缺有效的監督管理系統，導致許多具體化的工作難以執行，好的措施無法得到落實，大幅度降低了工作的自覺性和積極性，對工作質量和工作效率產生負面影響。

（二）行政后勤工作人員缺乏主動性

由于工作性質的緣故，行政部門的很多工作內容時常由企業分配。例如，職工福利的派發、企業年會的籌建，尤其是生產運營部門可以隨時隨地指派分配行政后勤人員，導致他們的工作缺乏計劃性和周期性，因此并不會有較強的自覺性，另外也會使他們產生心理不平衡的錯覺，對自我的工作價值產生過低的評價。雖然行政后勤管理工作現已朝著產業化的方向發展，但效果并不大，這通常與企業不夠重視有關。企業認為行政后勤工作沒有技術含量，不能創造經濟收益，對這個部門也沒有成熟的工作績效管理，順理成章地讓行政后勤管理變成一項“無效可考”的工作，員工的主動性必然有一定的削弱。

（三）行政后勤工作原則過于隨意

行政部門負責企業很多方面的工作，對于行政后勤管理者而言，在管理工作中應該嚴格執行各種規定。但是在現實生活中，很多行政部門的工作作風卻非常自主隨便，有的甚至根本不顧企業的正常運作流程和規定，只是根據有關主管的意圖和指令便落實派發任務，在工作中沒有原則性，把公司的各種規定都當成了擺設。并且，一部分人在工作中過于強調自己的意愿，使行政后勤管理部門在工作中缺少公開、公平、公正。長此以往，會嚴重降低企業員工的工作效率，阻礙企業的健康發展，并且會讓企業損失大量的人才和物資。

四、企業發展中行政后勤管理的提升措施

（一）促進職能轉變，變“被動”為“主動”

行政后勤管理部門應該明確自己的工作定位，學會“主動”工作，增強企業各項政策的貫徹執行力度，結合企業的實際發展情況，以及企業員工的需求，擬訂合理可行的管理體系，注意工作的及時性和嚴謹性，指導行政部門朝著產業化的方向改變。這是因為后勤工作與輔助企業的運營發展并不會產生具體的經濟收益，但是伴隨市場經濟的快速發展，產業化是主要的趨勢導向，所以利用具體情況實現產業化盈利，在自力更生的同時加大行政后勤的能動性與認同度對于企業而言是很有必要的。例如，對企業員工進行人文關懷，不能只聽上級領導的吩咐，而應起到主人翁精神，主動給出一些優良的計劃方案。另外，還可以定期組織團隊拓展和休閑活動，讓他們在不受時間和空間限制的狀態下，積極表明個人關于提升管理水平的意見與建議。不僅如此，還可以鼓勵員工參與到行政后勤管理模式和管控的團隊中，主動聽取提議和好的策略，博采眾長，將工作的各項基礎措施落到實處，這樣不但能有效地豐富企業員工的業余活動，還能營造和諧的辦公氛圍，有利于維系相互的優良關系，進一步激發員工的朝氣。

（二）調動行政后勤管理保障人員的積極性

企業高層領導應意識到，現代企業的壯大早已不再是某個職能部門的優勢發展就能做到的，真正的發展應該是每個部門的同步壯大。要是忽略職能部門，那它可能會變成企業創新的薄弱點，在“木桶理論”的直接影響下，企業整體就會遇阻。因此，企業要給予行政后勤人員以“重視感”。行政人員往往有“我不重要”的錯誤觀念，企業要轉變行政人員的思想，從思想觀念上化被動為主動，化消極為積極，擺脫以往那種“行政后勤人員可有可無”的看法，提高他們為企業管理服務的工作主動性，塑造其主人翁意識。激發行政后勤管理保障員工工作積極性的方法有很多，比如：在匯報工作的時候，不應該忽略后勤部門的想法，讓他們也參與其中；借助物質鼓勵嘉獎后勤人員的辛勤工作；根據行政后勤管理職能部門的特點為相應的管理人員開展獨特的團隊拓展項目；等等。

但是需注意的是，企業也不能忽略對行政后勤部門的管理和約束，要讓行政后勤管理員工全面地了解工作內容和崗位重要性。企業要組建并進一步完善該制度，優化調整體系，技術規范工作標準，充分落實方針與最新政策，及時發現其中應滿足的需求，強化措施對問題開展簡化處理，靈活運用網絡化管理方式，深層次討論工作內容，通過這個方法完善自身崗位性能與完整性。而后，要明確行政后勤管理工作的標準和技術規范，進一步設定綜合考核方案，側重設置相應的工作目標，加快其發展壯大的速度。

（三）嚴格掌控行政后勤人員的專業建設

事實上，并不是人人都能做好行政后勤管理保障工作，這份工作往往涉及服務的配合和綜合協調工作。如果是某個沒有豐富經驗或者水平不符合標準的人來做此項工作，很有可能會把企業的事務變得更為繁雜，員工也會苦不堪言。因此，企業在聘任行政部門后勤管理工作人員時，應開展嚴格的篩查，不僅在學歷上做出明確的要求，在個人能力上也要嚴格把關。要選擇有工作經驗且專業能力較強的工作人員，這樣可以讓他們盡早適應工作，滿足企業的要求。同時，還要重視對行政部門后勤管理人員的培訓，不斷提高他們的執行能力和工作管理水平，增強工作效率，加強管理隊伍的建設。

企業還可以同有關高等院校相互配合，建立專項人才建設策略，由企業和院校共同耗資打造一批符合這個時代企業行政部門后勤工作所需的專業化優秀人才。此外，企業也需要增強對工作人員的定期學習培訓和技術考評，分階段對他們開展專業能力與技術的學習培訓，使其更好地實施有關工作，保證每一個在企業工作的人員都可以提高企業行政部門后勤工作的規模化水準。

結 語

行政后勤管理部門作為一個工作職責龐雜、要求很多的職能部門，具備服務性、綜合性和融合性的優勢特點，是企業的立身之本。激烈的行業競爭和進一步的改革創新，驅使企業開展深化改革、提高工作效能、調節生產成本，為企業發展和職工隊伍解決實際困難，建立起統籌兼顧的專業化的工作模式和專門的行政后勤管理實施方案與管理體系，漸漸提高工作管理實際效果，健全有關制度管理體系。企業也應當提供充足的關注，協助各職能部門充分調動競爭優勢，打造一支具備極高凝聚力的企業行政后勤部門。與此同時，行政后勤部門的領導者應不斷提高自己的業務能力和綜合素養，言傳身教，引領部門朝著科學性、合理性、高效率的方向努力，為企業發展切實發揮最佳保障作用。