紙質檔案資料數字化分析
——提升地質檔案管理能力的重要途徑

文/湖南省地質礦產勘查開發局四一八隊 劉瑞

紙質檔案的數字化是指利用掃描儀、OCR技術等對館藏的紙質檔案進行數字化加工，從而將紙質檔案轉化成以光盤、硬盤或服務器為存儲載體的數字資料。目前全國及省級地質資料館的歸檔資料已逐步實現電子化，可通過互聯網等進行查詢和閱覽。而我隊檔案館中儲存的仍是紙質檔案，隨著數字化時代的到來，紙質檔案已經不能滿足日常地勘工作的需要。為順應信息化時代發展的要求，紙質檔案數字化是大勢所趨，已經成為當前我隊地質檔案管理部門迫在眉睫的一項重要工作。

一、地質檔案現狀及數字化的必要性

湖南省地勘局四一八隊成立于20世紀60年代末，在單位體改過程中，隊檔案室館匯集了原四一八隊、原四六八隊和原省基礎公司3個單位的檔案資料20余萬件，館藏的這些資料絕大部分是以文字、圖表等紙質為載體的檔案，在借閱使用過程中有諸多不便，使用效率低，無法滿足工作需要；同時紙質檔案具有易損壞、無法再生等特點，有很多檔案資料是十幾年前甚至幾十年前形成歸檔的，由于存放時間長，容易受潮或者老化，年代久遠的紙張早已發黃或者發脆，有些紙質甚至黏連到一起，部分檔案由于反復借閱已經破爛不堪，這些地質檔案若不及時數字化，將會造成檔案資料的白白流失，對單位甚至國家造成重大損失。因此，對紙質檔案數字化，實現檔案資源共享，提高地質檔案利用率及檔案管理水平，優化館藏結構，顯得十分必要。

（一）老舊檔案問題。目前，我隊檔案館中有大量地質檔案形成于20世紀90年代以前，局限于當時的科技水平，歸檔的資料有計算機打印的、油印的，甚至手工書寫的，這些檔案資料由于儲存時間長、檔案轉移不當或反復借閱查看的原因，部分文字字跡模糊、破爛不堪。許多陳年的區域地質圖、地形地質圖、地質記錄數據表格等地質檔案資料由于保存時限過長，部分內容已經無法清晰辨認，這對地質檔案資料的保存和利用都有著較大的弊端，如不及時進行“搶救”，很有可能造成檔案的徹底消失，給地勘單位帶來重大損失。

（二）借閱繁瑣。根據目前檔案館的管理規定，在歸檔資料時僅歸檔紙質文檔，電子文檔都散存在各個部門或各個項目組當中。匯交的資料檔案館接收后編號保存在檔案館中，僅進行簡單的目錄管理。其他人需要查詢借閱時，只能從檔案館拷貝電子表格目錄找到檔案名稱和檔案目錄，然后到檔案館現場查看紙質地質檔案歸檔目錄，借閱過程異常繁瑣。野外的技術人員需要查閱資料時，只能從野外回來，非常不便。

（三）檔案的局限性。在地質檔案資料歸檔時，大部分只保存一份，一旦有人借走，其他人需要借閱時只能等待或者與已借閱的人員進行溝通協調，這樣大大降低了檔案管理工作的效率，甚至有可能影響到檔案價值的挖掘。此外，有時由于借閱人員管理不善，造成檔案資料遺失，而檔案資料只有一份，從而給單位帶來不可估量的損失。

（四）安全問題。館藏的每一份地質檔案資料都價值不菲，為了這些地質檔案的形成，國家投入了大量的人力、財力和物力。傳統的紙質檔案在保管過程中如果遇到自然災害或人為災害事故，館藏的檔案資料可能毀于一旦，給單位造成無法挽回的損失。

（五）占用空間。由于傳統紙質檔案數量多，其存儲需要占用大量的空間，小則占用幾間庫房，大則占用一層樓甚至一棟或者多棟樓，這給檔案管理工作帶來較多的不便。隨著時間的推移，館藏資料越來越多，人工管理越來越不方便。為了單位的發展，不得不對檔案館進行擴容或者搬遷，而在檔案館進行擴容或者搬遷過程中，極易損壞檔案資料甚至造成檔案資料的遺失。

二、地質檔案數字化流程

紙質地質檔案數字化工作的技術標準主要有《歸檔文件整理規則（DA/T22-2015）》和《紙質檔案數字化技術規范（DA/T31-2017）》，數字化工作流程主要有拆卷修整、數字化掃描、影像處理、存儲、裝訂和還卷等等。

（一）拆卷修整。由于紙質檔案數量繁多，不可能在短時間內全部數字化，因此，在紙質檔案數字化進程中，應對館藏地質檔案資料的結構進行認真分析和研究，做到有所側重和有所選擇，按照輕重緩急程度，對保存價值高或使用頻次高的地質檔案資料優先數字化，然后根據紙質檔案資料數字化計劃，逐步對相關資料及所有地質檔案資料數字化。為呈現資料原貌，如不影響掃描質量，依原件掃描不進行拆卷。首先，對必須進行拆卷的案卷，拆卷前應查看卷內是否有蟲蛀、破洞、撕裂或斷裂，或者無法進行掃描等情況，若有這些情況，需安排檔案專業人士對其進行初步修復后方可拆卷；其次，應查看卷內文件是否有頁碼，沒有頁碼的用鉛筆在右下角編寫頁碼。拆卷后的檔案資料按順序平放擺放整齊，有頁面有折角或揉皺而影響掃描的，需要對其做相應的壓平去皺處理，為下一步掃描做好準備。

（二）數字化掃描。紙質檔案的掃描，主要是通過專業掃描儀采用掃描的方法把紙質檔案轉化成數字信息。在掃描時應對原件進行完整掃描，保持設置的頁面大小與原件保持一致，并保證柵格文件的掃描質量，確保掃描后的數字圖像清晰、完整、不失真。在掃描工作開始前，有以下注意事項：1.選擇掃描儀。根據不同紙質檔案資料的幅面、材質等選擇不同規格的掃描儀。2.選擇掃描模式。掃描方式通常有黑白二值、灰度和彩色，灰度和彩色掃描模式對原件有較高的還原度。3.選擇分辨率。以柵格文件的清晰度、不影響圖像的利用效果為準，為了加快后期資料制作速度并提高OCR精度，一般分辨率設置不得低于300dpi。原件清晰度不夠時，應根據實際情況提高分辨率并修改其他掃描參數。4.選擇消藍方式。對已保存年代久遠的紙張，圖件的背景色都很深，在圖紙輸入時須選擇合理的門限參數、對比度及亮度等掃描參數進行消藍處理，這樣掃描出來的圖像才清晰。5.選擇存儲格式。掃描后的電子文件保存格式主要JPG、TIF和PDF三類。

（三）影像處理。地質檔案資料經過掃描后，為了使掃描后形成的柵格文件清晰、美觀，首先需要進行圖像糾斜、旋轉、去污、拼接和裁邊工作等。其次，采用專業軟件對文字、表格等資料進行OCR識別并保存為DOC或DOCX等格式文件，對不能識別的檔案資料則應對照掃描件采用人工打字的方式，使掃描后的檔案資料真正做到數字化、電子化，可隨時對復制的檔案資料進行編輯和利用；對掃描后的圖件，則需地質專業人員采用地質專業軟件（如MapGIS、ArcGIS等）對圖件進行校正后再進行矢量化，根據不同的地質內容建立不同的點、線、面文件，再組成單個工程文件。

（四）存儲。數字化后的地質檔案資料可采用只讀CD、DVD光盤、移動硬盤等存儲，也可保存在服務器中，閃存等U盤不允許作為載體。載體表面應清潔干凈，不能有擦痕、劃痕和變形等。在存儲之前，應先對載體進行病毒查殺，以免因計算機病毒侵入導致檔案資料無法使用。存儲好之后，應重新打開載體確認是否為空載體或非本檔資料電子文件內容，并確保所接收電子文件數據的安全性且能在通用設備上被正確讀取、復制。為防止出現意外情況，對數字化的檔案資料必須做好備份，并儲存在不同的地方，確保數據安全。

（五）裝訂。拆卷掃描后的地質檔案資料要盡量按原來的案卷模樣進行恢復裝訂，重新裝訂后的案卷沒有明顯拆卷的痕跡，盡力保證原案卷不受損壞，用鉛筆編寫的頁碼用橡皮擦輕輕擦掉，發現原案卷裝訂有誤的應按正確順序重新裝訂，做到安全、準確、無遺漏。對數字化后的復制本，裝訂順序應和原案卷完全一致。

三、地質檔案數字化的意義

（一）提高辦公效率。數字化的地質檔案數據可在網上查詢和統計，從而提高工作效率。尤為重要的是，紙質檔案數字化后可以實現全文檢索，通過報告名稱、作者、主題、摘要等單獨檢索或組合檢索迅速獲得準確的查詢結果，大大縮短查詢時間，使用起來極為方便迅速。由于可復制和無紙化的優勢，即使技術人員在野外需要借閱資料，都可以在電腦上完成，大大地提高了工作和學習的效率，有效避免了紙介質資料在保存或借閱等環節中出現的損壞或丟失等問題。

（二）實現資源共享。數字化的紙質檔案具有圖文并茂的優勢，在網絡日益普及的今天，可以使人們輕松地獲得檔案信息資料。數字化的檔案資料更易于保存，具有存儲、管理、共享等功效，其數字化后的紙質檔案不受時間和空間問題的限制，能真正實現多方資源共享，大家可通過互聯網實現跨時間、地域進行資料查詢和借閱，使得檔案信息能實現“超時空”流動，既豐富了地質檔案資料的內容，又實現了檔案資料的共享。

（三）增強原件保護。在地質工作中，地質檔案資料的利用率較高，但紙質檔案資料對館藏條件要求非常高，不僅不易于保存，而且在頻繁借閱過程中由于都是通過人工操作，翻閱次數多了就會導致圖紙破損，非常不利于原始檔案資料的保護。地質檔案數字化后，通過形成紙質檔案數字化副本，供調取和利用，從而實現對紙質檔案的有效保護，進一步優化檔案利用方式。

四、結語

紙質檔案數字化使得傳統的檔案管理工作逐步轉化為數字化管理，增強了對原件的保護，提高了檔案管理和使用效率，實現了資源共享，是提升地質檔案資料管理能力的重要途徑之一，為更好地挖掘地質檔案資料價值創造了良好的條件，是一項意義非凡的工作。