天然氣長輸管道工程建設項目檔案管理措施探究

文/國家管網西部管道公司檔案館 劉裕釗

時代的發展導致人們對生活水平有了更高要求，因此對能源的需求越來越大，天然氣長輸管道運輸作為我國主要運輸方式之一，為滿足人們需求做出重大貢獻。但就目前來看，天然氣長輸管道運行工程建設檔案管理中仍存在問題，所以為了促進檔案管理更加規范化、合理化，從檔案管理存在的問題出發，結合現代科技的發展、優秀的管理理念和具體實踐，提出新的解決方法，以確保我國天然氣長輸管道工程建設長遠發展。

一、天然氣長輸管道工程建設項目檔案管理問題

（一）重視不夠，缺少一體化管理和前端控制。天然氣長輸管道建設項目大多采用業主+EPC+監理的項目管理模式，再加上參建單位較多，工期較緊，參建各方將更多的精力放到施工一線和工程進度上。項目檔案管理作為天然氣長輸管道工程建設的“細枝末節”，往往缺乏參建各方的足夠重視和在項目前期的全過程整體謀劃，為了滿足項目竣工驗收的要求，竣工檔案的編制普遍采取項目實施后期集中突擊的方式進行，導致項目檔案的整體質量不高。

（二）項目劃分的嚴肅性不足，且未按照項目劃分開展項目檔案的收集整理。項目劃分是建設項目內容整體結構，是建設項目的骨架，包含項目建設的全貌。天然氣長輸管道項目劃分一般分為五級，第一級為單項工程，第二級為單位工程，第三級為分部工程，第四級為分項工程，第五級為檢驗批，每一級間相互關聯。項目劃分應在項目前期按照相關標準，由業主、EPC和監理等各方充分溝通協作編制發布實施，但實際中往往存在項目劃分隨意調整、各方不統一等問題，導致參建各方項目檔案編制源頭性、結構性錯誤，給檔案管理工程帶來了一定難度。

（三）項目檔案管理人員專業素質和業務水平不高。項目檔案編制質量的好壞，人是最關鍵要素。天然氣長輸管道項目在開展過程中需經過多方，其中包括業主、施工方以及監理方。而管道建設過程中易受到天氣以及外界因素影響，從而導致檔案編制質量降低。此外部分管理人員為加快工期，不注重檔案管理收集，因此在后期整理過程中導致數據缺乏真實性影響后期施工。檔案管理是專業性很強的工作，不僅需要有扎實的檔案專業功底，而且應該掌握一定程度的石油、天然氣長輸管道建設基礎知識，豐富的項目檔案管理經驗和長期的實踐操作，同時更需要有耐得住寂寞的強烈的事業心和工作責任感，才能把項目檔案工作做好，而實際情況是各參建單位對檔案管理人員配備沒有足夠的重視，人員變動頻繁，能力素質不能滿足要求，嚴重制約項目檔案管理工作的開展。

二、保證檔案完整性、準確性、系統性的措施

（一）完善項目檔案工作體系和規章制度，實施建設項目檔案一體化管理。要保證項目檔案按計劃、按質按量高效推進，就要結合天然氣長輸管道建設和管理特點，完善相關檔案管理制度，以《重大建設項目文件歸檔和竣工檔案管理規定》《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等國家標準為依據，結合石油天然氣行業管道工程建設項目竣工驗收要求，在建設單位檔案制度的基礎上，承建單位制訂針對長輸管道項目的檔案管理辦法和建設項目竣工檔案編制管理規定。明確各單位工程竣工資料組卷內容和形式，形成了健全的制度體系，使檔案管理的每個環節都有章可循，有據可依。建設單位、承建單位、施工單位都應按照統一領導、分級管理的原則，積極建立健全檔案組織機構，并有機銜接。承建單位要確定專門部門，行使竣工資料的監督和管理職能，通過招投標合同明確施工總承包商、監理及各施工單位資料工作職責、標準、范圍、人員等內容。項目監理、施工、設計等參建單位均要成立竣工資料管理機構，落實資料人員，建立相應的崗位責任制和各項管理制度。確保各方竣工檔案工作進行直線對接，順利開展建設項目檔案的接收、配合驗收和組織整改等工作。

（二）建立檔案管理網絡，明確責任抓落實。依據建設項目檔案管理制度和各級分工，承建單位對項目檔案收集、整理、組卷、審查總牽頭，建立層層有人抓、處處有人管、縱向逐級負責、橫向緊密協調的檔案管理網絡，實現檔案人員全程全員參與，齊抓共管、共同努力，保證了項目文件和項目檔案的完整、準確和系統。從建設項目文件產生到檔案入庫，實現全過程管控。

（三）通過檔案培訓和專家指導，提高參建單位專職檔案員項目檔案收集整理水平。培訓是貫徹竣工檔案管理要求、確保竣工檔案順利完成的基本手段。承建單位要在項目前期加強對本單位、監理單位、施工單位文控人員的培訓，強化與施工單位、監理單位在施工資料、監理資料的編制、整理、歸檔方面的交底和溝通，確保項目文件檔案遵循檔案形成規律，保持各部分之間的有機聯系，分類科學，組卷合理、收集齊全、整理規范。通過項目檔案業務培訓和現場的巡視指導、答疑解惑、群交流等形式，提升檔案人員專業知識技能和歸檔意識，實現對項目檔案管理的有效控制。

（四）切實落實工程同步資料檢查、整改。竣工檔案管理納入項目計劃，做到竣工檔案管理工作與項目管理計劃、檢查和驗收三同步。將竣工檔案管理和歸檔要求寫入項目組與各參建單位的工程承包合同、管理手冊、程序文件、作業文件，在定期召開的建設項目工程例會上，參建各方匯報竣工資料編制進度和糾偏措施，形成規范做法。要從源頭抓起，針對長輸管道普遍點多線長、參建單位多、工期緊任務重的實際，聯合多部門定期開展過程資料的同步檢查，實行施工單位自檢、監理單位審簽、工程管理部門審核、檔案部門驗收的多級審核簽認制度。達到項目檔案“收集完整齊全、整理科學系統、管理安全可控、資源有效利用”的目標。

（五）充分發揮監理單位審核把關作用。監理是代表建設單位行使項目現場監督管理的職責，項目檔案的審核是其中的工作之一，竣工檔案歸檔要經過監理的審核把關，監理單位要把握好審核重點。一是認真核查開工、完工、交工、竣工等審批報告的規范性和準確性，相關簽署是否符合歸檔要求；二是各類竣工資料的打印格式是否符合《建設項目竣工檔案編制管理規定》要求；三是單位工程質量驗收記錄及質量核查資料的完整、不漏項；四是各類變更單收集是否齊全，與竣工圖、施工記錄是否一致；五是核對竣工圖、施工記錄、檢測施工記錄相關聯的數據，以保證竣工資料數據的準確統一；六是審查重要的施工記錄（包括檢測）表格，如：交工實物量表、交樁記錄、測量放線記錄、管溝開挖驗收記錄、管道安裝記錄、隱蔽工程記錄、閥室地基驗槽記錄、管道焊縫射線檢測報告、管道焊縫超聲波檢測報告等，保證竣工資料數據的真實性與準確性；七是審核HSE管理文件和施工過程記錄的完整性、準確性；八是審核承包商已供物資、設備、材料質量證明文件及原材料復檢報告的完整、規范及準確性。

（六）依據合同約定嚴格兌現，嚴考核硬兌現。在與參建單位簽訂的合同文本中，要對竣工資料的整理和提交要求進行約定，投標單位必須在投標文件承諾和明確檔案專職人員不可替換，合同條款要進一步明確參建單位檔案管理職責、歸檔內容、套數、時間及違約責任，確保合同支付和檔案管理掛鉤，給予檔案部門約束參建單位切實開展項目檔案工作的手段。在項目管理過程中，層級審核要各盡其責，加強對項目文件形成、收集、整理等過程審核把關，嚴格執行合同尾款支付必須經檔案部門確認制度，確保項目檔案的內容真實反映建設項目的實際情況和建設過程，圖物相符，簽字手續完備。

（七）提高信息化管理水平。傳統檔案管理往往以紙質檔案為主，伴隨現代經濟發展，已無法滿足需要，為此應提升信息化管理水平，明確項目資料管理重點，利用信息技術將電子檔案文件進行收集，確保檔案的真實性。此外，應大力推廣利用深化檔案管理系統，加強天然氣長輸管道工程建設項目檔案管理力度，確保檔案管理規范化，盡可能最大程度在需要時能立即找出相關檔案，為人們提供高效、快捷的服務。

三、結語

我國西氣東輸計劃的逐漸深入，西氣東輸一二三線工程陸續建成，四線、五線緊隨其后，陸續上馬，天然氣管道工程即將迎來又一次大發展時期，使得天然氣長輸管道建設工程的建設范圍不斷擴大。同時，隨著現有管道運行年限的增加，天然氣長輸管道建設項目檔案的作用將進一步凸顯。對項目檔案管理模式、措施的不斷探索，更加先進的管理方法的出現，必將為我國天然氣管網運行和新的管道工程建設提供更大的保障。