高校舉辦校史展覽的檔案資源管理初探
——以南京工業職業技術大學為例

文/南京工業職業技術大學黨委辦公室、校長辦公室、保密辦公室 袁小燕

南京工業職業技術大學前身是我國近現代民主革命家、社會活動家、教育家黃炎培先生于1918年創建的，學校歷經百年歲月，先后由中華職業學校更名為上海機械學校、輕工業部南京機電學校、南京工業職業技術學院，2019年12月26日由教育部批準，升格為本科層次職業教育，2020年6月10日正式更名為南京工業職業技術大學。

2018年是南京工業職業技術大學建校100周年，學校檔案室配合學校建校100周年系列活動安排，于在5月份與10月份分別舉辦了“百年歷史實物作品展”。在展覽設計中，校檔案室通過室藏檔案與檔案征集，查閱了1956年起至2018年的檔案萬余件，經過核實與篩選，使用了近百張照片，結合校友捐贈的實物檔案，制作了名為“鎏金歲月——檔案的記憶”系列視頻與展板，并在校慶當日舉行百年歷史實物展覽。

一、舉辦校史展覽的意義

“立足館藏、尊重歷史、實事求是、體現特色、資政育人”是辦好校史檔案展覽的原則，是檔案工作人員更好履行檔案展覽職責的辦展標準。根據展覽目的、館藏檔案、受眾群體三方面需求，對學校校史既不夸大也不縮小，充分展示學校發展的輝煌歷程，體現學校優良傳統，引導參觀者直觀感受學校的校史、校情，提高學校知名度。

參與學校百年校慶校史展覽活動，對校檔案室來說是機遇也是挑戰，校檔案室以此為契機，加大檔案文化宣傳，增加檔案征集力度，豐富檔案室藏，以時間為脈絡，以庫存檔案為依據，進一步理順庫存檔案資源，以“立足室藏、尊重歷史”的原則反映歷史事件原貌。

二、校史展覽中檔案的征集、選用及問題

（一）檔案的征集。校檔案室通過多種渠道與方法對檔案進行全方位的征集。一是校檔案室與校友會密切聯系，通過校友會平臺發布檔案征集與捐贈通知，收集校友與教職工手中珍貴的歷史資料，征集校友捐贈的學生生活與活動照片、學生證、畢業證、成績單、學生手冊、紀念徽章、獎狀、證書等歷史物件，并接受校友會贈予的題字、畫框等實物。二是校檔案室主動聯系學校離退休老領導、教職工，通過上門采訪、電話溝通、網絡溝通等方式，努力調動大家的積極性，鼓勵大家將有意義的檔案資源進行捐贈并頒發捐贈證書，填補校檔案室室藏檔案的缺失。三是校檔案室發揮社會力量，在校微信公眾號、網絡媒體上發布檔案征集公告，面向不同社會群體征集有關學校發展、師生發展的相關材料。

（二）檔案的選用。校史展覽檔案的選用既要遵循歷史發展原則、結合館藏內容，充分展示校史展覽目的，又要積極調動參觀者的感情共鳴。校檔案室確定此次校史展覽是為了配合學校百年校慶系列活動開展，主要參觀者、受眾者是在校師生與廣大返校校友，為了引起參觀者的感情共鳴，校檔案室以學生在校活動軌跡為脈絡，從入校場景到畢業場景，從學習場景到生活場景，結合庫存檔案與征集檔案，充分利用照片、實物等不同載體的檔案，制作了名為“鎏金歲月——檔案的記憶”系列展板、視頻與實物展覽。校檔案室充分利用校友捐贈檔案、離退休老領導、教職工捐贈檔案、社會有關人士捐贈檔案，結合學校校友會校友成立與活動場景，對征集到的百年歷史實物進行展覽，同時制作了系列展板與電子屏，分別進行展示與循環播放。

（三）存在的問題。1.歷史照片缺失。學校自1960年從上海搬遷至南京前的學校大型活動、招生計劃、技能大賽、學生實踐、學生生活、校園環境等相關照片缺失，大部分照片未歸檔或散落在部門與當事人手中。2.照片歸檔不完整，標注不規范。從此次校史展覽材料準備過程來看，已存檔的照片檔案很多存在不標注、標注不規范、標注不完整的現象，例如缺少時間、人物、地點、事件等。我們通過找離退休的老領導、教職工、校友咨詢等途徑，確定照片人物，根據照片上的人物，結合校檔案室室藏檔案和大事記，多番論證，最終確定照片的具體標注。3.照片膠卷未沖印。通過此次展覽，系統收集、整理庫存照片檔案，存在很多時間久遠并且未沖印的膠卷，且大部分只有簡單的時間、人物標注，我們將已沖印與未沖印膠卷分開，對未沖印的膠卷請專業人士確認是否還能正常沖印，能正常沖印的加急沖洗并按照規范整理保存，將不能沖洗的照片與現存照片檔案進行對比，再次確認不能沖洗并且沒有室藏照片檔案的膠卷，對三種類別膠卷進行標注并保存。4.部分老照片保存不當。在學校百年校慶之際，校檔案室以此為契機，系統地對檔案室藏照片進行了整理，除了上述存在的問題以外，還存在著照片檔案保管不當的現象，很多老照片與底片堆積疊放在一起，簡單用信封裝袋并放在木質存儲柜中，貯存柜架、溫度、濕度等方面都達不到《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）要求。我們將照片與底片分開存儲，將照片與底片放入符合標準的照片冊與底片冊并放入鐵皮檔案柜中保存，同時按照照片的破損程度不同分批對老照片進行高清度電子掃描并沖洗備份。

三、對校史展覽的幾點思考

（一）提高認識，加強領導與宣傳。檔案缺失、檔案歸檔標注不規范、檔案保存環境不達標等一系列檔案工作中存在的實際問題，究其根源是人們對什么是檔案、檔案的價值、檔案的利用等方面認識不足。檔案工作人員需要根據不同的宣傳對象，通過多種形式和途徑宣傳檔案、檔案工作，例如采取廣播、報刊、宣傳冊、主題活動等多樣化的方法，讓大家能充分、客觀地認識、了解檔案，從而提高檔案歸檔意識，能及時、主動將有價值的檔案進行歸檔。檔案專、兼職工作人員要強化自身檔案歸檔意識，同時要落實歸檔部門的檔案工作分管領導者、落實專人負責檔案的收集、整理和歸檔工作，將檔案歸檔工作落到實處、落到細處。

（二）強化專、兼職檔案管理人員工作職責與提升素質。檔案管理工作完成程度與專、兼職檔案管理人員是否能盡職盡責完成檔案管理工作息息相關，要進一步制訂相關專、兼職檔案管理人員工作制度，明確工作職責，建立健全完善相關考核獎懲制度，提升檔案管理人員上進心，促進工作高效率、高標準完成。檔案管理工作要緊跟時代發展步伐，向大數據方向發展，對檔案管理人員的專業能力與職業素養提出了更高要求，對專職檔案管理人員要加強檔案專業知識與信息化能力的培訓，從而適應現代化檔案管理的相關要求，對兼職檔案管理人員定期舉行檔案基礎業務能力培訓，保證兼職檔案管理人員能夠熟練掌握檔案管理系統，明確檔案歸檔范圍，增強歸檔意識。

（三）規范照片與實物檔案的歸檔、管理、宣傳、利用工作。照片與實物檔案是校史展覽的重要載體，同時也是檔案工作中經常容易被忽視的工作，學校應結合實際情況制訂相應的照片與實物檔案收集管理與歸檔制度，明確照片與實物檔案的歸檔范圍、歸檔時間，完善照片與實物檔案的保管條件，保證學校照片與實物檔案歸檔全面、保管到位，為檔案的利用與開發做好前期儲備工作。在做好照片與實物檔案制度保障的同時，檔案工作人員要不斷提高自身照片與實物檔案歸檔意識，充分認識到照片與實物檔案在歸檔工作中的重要性，以國際檔案日、校慶紀念、校友返校等系列活動為契機，舉辦影視展覽、展板展覽、實物展覽等多種活動，積極發揮照片與實物檔案的直觀性、震撼性，從而提高照片與實物檔案的宣傳力度，使更多的人明白照片與實物檔案歸檔的重要性。

（四）多渠道、多方位征集檔案。高校館藏是否豐富，離不開學校數百年來的積累和積淀，同時充滿了檔案管理人員的汗水與心血，校檔案室要充分利用學校百年校慶系列活動，將檔案的征集工作列入檔案室常態化工作，通過學校網站、校友會網站、微信公眾號等現代化平臺擴展檔案征集渠道，必要時也可以通過媒體宣傳向社會征集學校發展相關史料，同時制訂相應的檔案征集管理制度，對征集到的檔案史料進行妥善接收與保管。

（五）加大檔案信息化建設。隨著2021年1月1日《檔案法》的施行，明確規定了檔案形成單位要重視和加強檔案信息化工作建設，校檔案室應積極依據《檔案法》制訂有關檔案信息化建設的管理規定、檔案信息化業務標準來規范檔案工作人員對檔案信息化建設的管理行為。在保障檔案信息安全的前提下，積極做好檔案信息化建設，將更多的檔案開發利用起來，形成檔案資源體系，向“檔案大數據”方向發展，在校史展覽中運用信息化元素將展覽信息多方位、多渠道向外傳遞，加大校史展覽對傳承發揚優秀文化的輸出。

四、結語

豐富的檔案館藏是校史展覽的基本素材，校史展覽則是展示學校檔案館藏的重要窗口，兩者之間相輔相成緊密聯系，我們要以校史展覽為依托，努力提升大家的歸檔意識，規范檔案歸檔工作，豐富檔案館藏，增強檔案開發與利用，加強檔案信息化建設，起到宣傳育人的作用。