淺談信息化背景下事業單位人事檔案管理優化策略

丁 華

（山東教育社，濟南 250002）

引 言

人事檔案管理作為事業單位人事工作的重點部分，負責對整個單位的人事資料進行管理，對事業單位的發展來說有著不可或缺的重要作用。在如今這個信息化時代，事業單位的人事檔案管理工作更應當利用信息化技術不斷優化工作流程。事業單位的人事檔案管理工作要立足于自身的實際情況，科學地運用信息化技術，不斷提高自身的管理水平。本文通過對當前事業單位人事檔案管理的現狀與信息化技術的運用進行分析，得出一些對應的優化策略，希望對事業單位人事檔案管理工作的開展有所幫助。

一、事業單位人事檔案管理的特點

事業單位是我國各類人才的主要集中地，是增強我國綜合國力的重要領域，是實施科教興國戰略的重要陣地。而事業單位要想更好地發揮其職能，就必須做好人事管理工作。事業單位的人事檔案管理主要是對單位的工作人員或者相關服務人員進行信息的收集和整理工作，是人事管理工作的重要組成部分。人事檔案管理能夠對相關的信息進行整理并檢查，構建一個相對完整的信息資料庫，對人才的管理與資源整合分配起到輔助作用。人事檔案管理工作作為檔案工作的重要部分之一，對于記錄檔案的載體也有很高的要求，所以如今的事業單位人事檔案管理必須把握信息化發展的趨勢，積極引入信息化的相關技術，確保檔案管理工作的平穩發展。事業單位人事檔案管理工作對于信息的傳遞與收集有很高的要求，對于提高事業單位管理工作的質量有很大的影響。

二、信息化背景下，將大數據技術應用到事業單位人事管理工作中的重要意義

（一）提升事業單位人事檔案管理的工作效率

信息化技術對于人事檔案管理工作質量的提升有很大的幫助。得益于信息化技術更加科學高效的工作技術與方法，工作人員能夠更加快速、便捷地進行檔案的收集整理等相關工作。采用信息化手段大大提高了人事檔案管理的工作效率。比如，對于單位內各部門工作人員信息的收集整理工作，傳統的檔案管理工作是工作人員采用人工的方式發放表格，或者對相關人員進行訪問，之后把收集好的信息統一送到檔案管理部門，然后進行仔細的核對與整理，這樣的方法耗時耗力，且效率不高。信息化的人事檔案管理工作就比較科學和便捷了，只需要利用網絡技術，把電子版的信息收集表格發送到每個員工的手機或者電腦上，再利用大數據技術對每個員工所填寫的電子表格進行收集和整理，大大縮短了所需要的人力與時間。

（二）使事業單位人事檔案管理工作更加準確

信息化技術能夠保證及時更新事業單位人事檔案的數據。相較于以往的更新速度，信息化技術對于檔案管理更新速度的提升是十分明顯的，并且數據的及時更新也保證了事業單位人事檔案信息的準確性。在過去傳統的人事檔案管理工作中，若是某個部門的工作人員的信息發生了變動，工作人員是很難及時對該人員的相關人事信息進行更新或調整的，必須手動地搜索對應的資料，再根據對相關人員的調查進行對應信息的改動，工作效率低下，且耗費的時間成本過高。但如今，在人事檔案管理工作中利用信息化手段，能夠更快地利用網絡技術及時地搜索并調取相關人員的信息，并能夠對相關信息進行及時的修改，不再需要耗費大量的人力和時間成本進行檔案的搜索工作，大大提高了檔案管理工作的效率。

（三）有利于事業單位進行人才挖掘

將信息化技術手段應用到事業單位的人事檔案管理工作中，是非常有意義的。利用網絡與大數據技術，能夠對事業單位內各個部門的工作人員進行及時、準確的評估。工作人員的檔案是其工作能力最直觀的體現，領導干部能夠根據這些人事檔案更加快速地掌握單位工作人員的狀況與工作人員的工作能力。而且，利用信息技術，工作人員能夠更加準確地發現自己所擅長的工作領域，這對相關工作人員以后的工作和發展提供了巨大的幫助。

三、目前我國事業單位人事管理的現狀

（一）信息化管理意識不足

就目前的情況而言，仍然有部分地區的事業單位并沒有真正地在日常的人事檔案管理工作中應用信息化技術。部分單位的相關人員對于信息化技術對管理工作的巨大幫助沒有準確的認識，使得一些工作人員不能在人事檔案管理工作中很好地運用信息化手段，無法發揮其真正的作用。信息技術能夠有效地提高人事檔案管理工作的工作效率，并很好地減少工作中的失誤，也有利于培養新型技術人才，提高工作人員的管理能力。但就目前的狀況來看，大部分事業單位仍然使用傳統的人事檔案管理模式，這種舊有的工作模式已經不太適合現在的檔案管理需要了，并且工作效率也遠遠不如信息化的工作方法。事業單位在人事檔案管理工作方面的意識不足主要表現為以下幾點。

（1）在通常情況下，事業單位的人事檔案管理工作相對來說工作量較少，工作專業性不高，而且內容較為簡單，這就使得工作人員的責任意識不強，在工作時不能盡心盡責，并且不會主動地提高自身的專業技能，工作創新意識十分薄弱。

（2）一些人事檔案管理人員沒有強烈的責任意識，對于自身所負責的檔案管理工作的重要性沒有正確的認識，忽視了人事工作對于事業單位正常運行與發展的重要性。

（3）部分事業單位并沒有建立科學的人事檔案管理工作模式，并沒有對檔案管理工作進行有效的監督，工作人員往往只是應付差事，致使檔案管理工作效率低下。

傳統的人事檔案管理理念認為，要想認真做好檔案管理工作，只需要做好檔案的更新、管理工作即可，為了提高檔案的保存效率，甚至會減少檔案的使用次數，使得工作人員很少對檔案進行進一步的研究，無法發揮檔案的真正作用，只重視了保密的原則，而忽視了對檔案所包含的信息的研究，這就使得人事檔案很難對單位的人事管理做出幫助。隨著我國行政管理體制改革的不斷推進，事業單位自身也在不斷地調整，人事制度也伴隨著行政管理體制改革在不斷地變化，這就使得人事檔案也在逐漸復雜化，信息含量逐步增加。再加上目前實行的事業單位檔案公開政策，也進一步加大了人事檔案管理工作的難度。人事檔案信息管理作為判斷一個事業單位工作質量的重要標準之一，對于事業單位的人事管理工作有至關重要的作用。所以，事業單位的人事檔案管理人員必須緊跟時代發展的步伐，改變自身落后的思想觀念，及時地利用信息化的思想去調整自己的工作，強化自身的信息化知識與相關技能，同時還要加強自身的責任意識，提高自身的工作效率。

（二）管理模式落后，影響工作效率

由于受到舊有傳統管理思想的限制，目前部分事業單位的人事檔案管理工作仍然采用人工作業的工作方式，這就大大限制了資料管理工作的工作效率，不利于人事檔案管理工作的創新。另外，有些地區的事業單位雖然在人事檔案管理工作中利用了相關的信息化技術，但由于工作人員的思維比較陳舊，因此很難發揮出信息化技術的優勢。雖然有些管理人員認識到了信息化技術對于檔案管理工作的巨大幫助，但由于年齡、習慣等諸多因素的影響，在實際操作中仍然會遇到許多困難，不利于工作效率的提高。并且，由于多數地區的事業單位仍然采用紙質材料作為檔案管理的主要工具，雖然使用起來較為便捷，而且方法簡單，但因為在存儲方面存在一定的限制，導致資料損壞，甚至遺失的可能性較大。但是，很多事業單位忽視了這個問題，在檔案管理方面仍然沒有較為科學和完善的工作安排。

目前，仍然有一些單位的人事檔案管理工作比較封閉，管理模式過于落后，這些單位的人事檔案僅僅只起到了保存事業單位員工資料的功能，只能供相關人員進行檔案的查閱，或應對上級的檢查。人事檔案的管理制度不夠健全，工作人員的工作質量不夠高，常常只是被動地進行工作，人事檔案內所蘊含的信息很少被管理人員所研究和挖掘，這些資料很難發揮除保存信息之外的其他作用。并且由于信息公開政策的要求，事業單位必須把除保密檔案外的其他文件進行公開，而傳統的管理模式過于注重保密性，這使得檔案在進行公開的過程中存在諸多問題，不利于人事檔案管理工作效率的提高。

（三）信息化檔案管理硬件設備落后

把信息化技術融入事業單位的人事檔案管理工作中，實際操作起來仍然存在許多的問題，相關人員需要進行一定的資金與技術投入，這對于部分事業單位來說仍然有一定的困難。國家設立事業單位的目的是為廣大人民群眾提供更為優質的公共服務，并維持社會生活的平穩運行，所以部分事業單位在資金方面比較困難，缺乏對于信息化技術設備更新與人員培訓的資金支持，無法快速地構建信息化的工作系統與辦公環境，工作人員也不能快速地學會信息化的工作方法，不利于信息化技術在人事檔案管理工作中的發揮。

雖然已經有很多部門采用了計算機辦公方式，大部分的檔案管理工作也都使用了信息化技術，但是多數部門配備的辦公計算機比較落后，無論是辦公設備還是辦公軟件都過于陳舊，無法適應當下辦公的需要，無法有效地提高人事檔案管理的工作效率。并且由于信息公開制度的要求，事業單位對于人事檔案管理工作的要求也越來越高，檔案管理工作的重要性也在不斷地提高，對于人事檔案來說，其本身也有了更多的開發要求，這就使得工作人員必須利用各種手段對人事檔案進行研究，利用信息化技術提高人事檔案管理工作的工作質量。

（四）檔案管理人員專業素質不足，專業技能影響了服務水平

無論是什么樣的工作，都需要一定專業技術人才的支持，事業單位的人事檔案管理工作也是如此。但是，多數單位的人事檔案管理人員的專業技能往往達不到要求，很多工作人員往往忽視了對自身職業技能的鍛煉，只是根據以往的經驗進行工作，有些人員甚至抱著“混日子”的態度，這大大降低了檔案管理的工作質量。有些單位甚至只讓一些臨時工或者其他部門的員工以兼職的方式進行人事檔案管理工作，嚴重影響了人事檔案管理工作的工作效率。

隨著事業單位的發展，單位內的員工與干部對人事檔案的制定與管理提出了更高的要求，以往的管理經驗已經無法滿足如今的檔案管理工作需求，所以事業單位必須加強對檔案管理工作人員專業技能的培訓力度，提高他們的相關知識水平與工作能力，培養一些工作能力強且專業知識水平足夠的工作人員。

四、如何有效地對事業單位人事檔案管理模式進行優化

（一）提高事業單位對人事檔案管理信息化的重視程度

信息技術雖然已經融入社會生活的方方面面，但由于事業單位對于把信息化技術融入人事檔案管理工作中的認識程度仍然不足，所以信息化技術并沒有很好地提升檔案管理的工作效率，人們對于人事檔案管理中的信息化技術應用的重視程度仍然不足。所以，領導干部必須優先學習一些信息技術方面的知識，充分認識到信息化應用給單位人事檔案管理工作的巨大幫助，從而帶動其他工作人員進行信息化知識的學習，增強其對信息化應用的重視程度。事業單位人事檔案管理的信息化應用必須構建完整的數據庫，從而方便對于工作人員的評價與調整。事業單位還要加大對內部工作人員的宣傳力度，加大對信息技術優點的宣傳與投入力度，可以通過開展相關會議與宣講會等宣傳方式大力進行信息化人事檔案管理的宣傳工作。

（二）改善管理模式

事業單位應當及時對自身的管理模式進行更新和調整，要緊跟時代的步伐。在如今這個科技時代，要積極利用信息化技術對人事檔案管理工作進行更新升級，拋棄過去舊有的、落后的管理模式與工作方法，制定更加科學的符合實際需要的管理方案。必須不斷地對人事檔案管理模式進行更新換代，這樣才能夠保證信息化技術能夠真正地被融入人事檔案管理工作中去，進而保證事業單位的平穩運行發展。

要選用適當的信息化技術，保證檔案管理工作的及時與準確，大力進行檔案管理系統與檔案數據庫的建立，積極培養工作人員的信息技術應用技能，并進行安保系統的建設。要想真正利用信息化技術提高人事檔案管理工作的效率與質量，必須建立完整的檔案管理系統與方案，并要大力培養相關人員的技能水平。

（三）加大對事業單位人事檔案管理信息化的投資力度

由于事業單位的資金來源相對有限，信息化技術在人事檔案管理工作中的應用往往受到許多方面的制約。檔案管理所需要的硬件設備準備不足，對于工作人員對應的技能培訓力度也不夠，這些都大大降低了信息化技術對人事檔案管理工作的提升效果。所以，事業單位的領導干部必須重視對人事檔案信息化的投入，加大對相關工作的資金投入力度，保證有足夠的條件對檔案管理工作進行優化升級，加大對相關工作人員的培訓力度，增強其技術水平與工作效率，從而真正地把信息化技術融入人事檔案管理工作中去。

結 語

為了適應社會生活的發展，事業單位必須把信息化技術融入人事檔案管理工作中去，這樣才能提高檔案管理工作的工作質量，保證事業單位人事信息的及時更新，方便領導干部對工作人員進行評價，方便事業單位的人才選拔。事業單位工作人員也要強化自身的信息化意識，不斷學習先進的科學知識，充分理解信息化對于人事檔案管理的重要性，加大對信息化技術的投資力度，加大對工作人員的技能培訓力度，讓信息化技術真正地融入事業單位人事檔案管理工作中去。