數字化背景下的教師人事檔案管理分析

李 好

（株洲市教育局，株洲 412007）

引 言

隨著科學技術的不斷進步，數字經濟、數字城市等發展理念應運而生，這充分體現了“數字化”在社會發展中的作用。人事工作作為服務黨和國家大局的核心工作之一，其重要性不言而喻，而要想提高工作水平，就要積極引入數字化技術。人事檔案管理作為人事工作中的關鍵組成部分，其管理水平能夠直接影響人事工作整體質量和效率，所以加快人事檔案數字化建設速度至關重要。眾所周知，人事檔案詳細記錄了人才的個人信息、工作經驗、專業能力等內容，在評估人才綜合素質、預測其未來發展等方面可以發揮重要作用。學校作為教書育人的重要基地，其發展離不開廣大教師的支撐，做好教師人事檔案管理工作，無論對教師個人還是學校整體發展而言，都有著至關重要的作用。實施數字化管理，不僅可以提高管理效率和質量，還能夠減輕人力負擔，利于為學校創新改革奠定基礎。

一、教師人事檔案數字化管理概述

（一）人事檔案數字化概念

數字化技術是信息工程技術中的重要組成部分，當前被廣泛應用到各個領域，也包括檔案管理方面。概括來說，數字化檔案管理就是采用掃描技術、數據庫技術、計算機技術、數字攝像技術等先進技術，將載體多樣化的檔案資源轉變為數字化信息，使信息以數字的形式儲存在計算機設備中，如此不僅能夠保證檔案信息的真實性、完整性和及時性，還能夠在網絡連接背景下實現檔案資源實時共享。

人事檔案管理工作涉及內容較多，包括檔案收集、整理、鑒別、應用等多個環節。將數據庫、多媒體、計算機等先進技術引入人事檔案管理工作，并建立數據庫，能夠實現檔案資源的數字化處理和儲存，同時基于數字化管理平臺的查詢檢索和電子存取等功能，還能實現與學校自動化辦公系統的有效銜接，從而提高學校綜合管理水平。

（二）人事檔案數字化管理的優勢

1.辦公效率高

在教師人事檔案管理工作中引入數字化技術，能夠為檔案資源共享和實時傳遞提供便利，有利于為學校領導決策提供準確依據。另外，辦公人員利用互聯網平臺，可以快速在終端設備上查詢檔案信息。相對于傳統管理模式而言，這種方法突破了時間和空間的限制，充分體現了數字化管理的優勢和價值，有效提高了學校辦公效率和管理水平。

2.信息容量大

以往的教師人事檔案的載體大多為紙質，在儲存過程中需要占用大量空間。隨著學校人才隊伍建設水平的不斷提升，教師人事檔案更新速度也逐漸加快，在管理過程中，檔案管理人員需要將大量時間和精力消耗在檔案資源收集、整理、鑒別等方面，這不僅會降低管理效率，還容易受人為因素影響出現誤差。而推行數字化管理，可以將各種載體的檔案資源轉變為數字化形式，并儲存于計算機系統中。眾所周知，計算機系統本身具有容量較大的特點，不僅能夠儲存大量檔案資源，充分保證檔案資源的完整性和準確性，還能夠節約紙質檔案占地面積，有效提高辦公室空間利用率。

3.可以保證原件的完整性

紙質檔案經過數字化處理后，即可形成數字化檔案資源。使用者在查找檔案資源時，只需通過終端設備調取數字化檔案即可，而不需動用紙質檔案原件。只有對數字化檔案產生疑問時，才需要調取紙質檔案進行核對，如此能夠有效減少紙質檔案的翻閱率，避免其受人為因素影響而出現損壞、缺頁、篡改等不良現象。

二、數字化背景下的教師人事檔案管理存在的問題

（一）管理理念落后

思想是行動的先導，只有在思想上提高重視程度，才能在行動上提高效率。當前，雖然大部分學校都認識到了人事檔案管理的重要性，但存在一定的管理理念滯后現象。其主要原因在于檔案管理人員自身思想受到局限，容易受傳統管理模式的禁錮，導致工作開展中重點模糊，簡單來說就是將過多時間和精力放在人事檔案收集、整理等環節，而忽略了人事檔案利用率的提高。尤其是在數字化背景下，學校需要不斷提高信息化建設水平，如果檔案管理人員沒有及時更新管理理念，將會導致管理效果大打折扣。造成檔案管理人員管理理念落后的主要原因包括以下三點：第一，教師人事檔案管理工作定位不清晰。長期以來，教師人事檔案管理工作始終處于教學輔助范疇，并且缺乏相應的薪酬機制。對于教師發展而言，職稱評定十分重要，但很多學校并未將教師人事檔案與職稱評定融合，這在一定程度上削弱了教師人事檔案的功能性，其也是導致檔案管理人員管理理念落后的主要原因。第二，對教師人事檔案管理認識不足。很多教師認為人事檔案管理工作歸屬于檔案管理部門，實際上這種認識存在局限性。眾所周知，教師人事檔案會隨著教師教學經歷、專業能力等方面的變化而變化，所以在管理過程中需要教師積極配合，完成人事檔案收集、更新等工作。如果僅憑檔案管理部門一己之力開展工作，勢必會降低管理效率，也無法保證檔案資源的完整性、真實性和及時性。第三，學校當前在教師人事檔案管理中，并未構建相應的管理標準和明確的管理規定。這導致檔案管理人員從主觀上輕視檔案管理工作，從而在一定程度上降低了檔案資源利用率。

（二）管理模式與工作需求不符

當前，大部分學校都在檔案管理工作中設置了教師人事檔案管理門類，并以教師個體為主體，對其信息資源進行統一裝盒保存。但打開卷盒即可發現，其中很多信息資源存在雜亂無章、缺頁少頁等問題，甚至部分年輕教師的個人檔案只是一個空殼。這種模式下的檔案管理工作，與工作需求嚴重不符，無法保證管理質量和效率。另外，人事檔案管理工作本身具有復雜性特點，而且學校并未形成統一的管理標準，導致檔案管理人員在檔案收集和整理等方面面臨較大挑戰。此外，由于相關制度欠缺，檔案管理人員在工作執行過程中往往無章可循、無據可依，這會嚴重降低檔案管理水平，也不利于發揮教師人事檔案的作用和價值。

（三）檔案管理人員綜合素質參差不齊

檔案管理人員是教師人事檔案管理的執行者，其專業能力和綜合素質能夠直接影響檔案管理水平。結合學校教師人事檔案管理現狀可以看出，部分檔案管理人員存在專業水平不足、老齡化嚴重等問題，主要原因包括以下四點：第一，檔案管理工作煩瑣復雜。教師人事檔案管理涉及收集、整理、辨別、歸類、儲存、拿取等多個方面，工作內容煩瑣復雜，而且包含諸多重復流程。尤其是在新時期，學校教師隊伍建設水平不斷提高，這也在一定程度上加快了教師人事檔案更新速度，使得檔案管理人員的工作量與日俱增。很多檔案管理人員在面臨巨大工作壓力的情況下選擇轉崗或辭職，導致學校檔案管理人員大量流失。第二，薪資待遇較低。檔案管理工作相對于學校其他崗位而言，薪資待遇較低，導致很多年輕工作者將該工作當作職位晉升的跳板，積累了一定專業能力和技術水平之后，往往選擇跳槽去更有發展空間的單位和部門就職。第三，信息化水平較低。在數字化背景下，學校人事檔案載體逐漸向多樣化發展，這也對檔案管理人員信息化水平提出較高要求。很多檔案管理人員由于年齡較大，對先進管理技術掌握不足，因此管理效率不高。這些檔案管理人員習慣沿用傳統管理模式，使得很多教師人事檔案在反復整理和傳遞過程中，出現字跡不清、缺頁少頁等問題，并且在裝訂過程中隨意打洞，使得教師人事檔案的完整性遭到嚴重破壞。

三、數字化背景下的教師人事檔案管理方法

（一）更新管理理念，引入信息化技術

要想提高教師人事檔案管理水平，就需要檔案管理人員及時更新管理理念，確保檔案管理工作與學校其他工作相適應，為促進學校向信息化、規范化趨勢發展奠定基礎。現階段，將信息化技術引入人事檔案管理工作，已經成為學校創新改革的大勢所趨。教師人事檔案信息化管理涉及數據維護、信息查詢等多個方面，具有系統性、復雜性等特點，所以學校需要在更新檔案管理人員的管理理念的基礎上，明確劃分教師人事管理工作內容，確保檔案管理人員了解自身職責。在此基礎上，還應設置專業的檔案管理流程。具體來說：第一，學校需要制定并健全完善的教師人事檔案管理制度，明確管理重點，使檔案管理人員及時轉變管理思路，除做好檔案收集、整理、歸類等工作外，還要重視提高檔案資源利用率。第二，構建信息化管理平臺。學校需要利用計算機技術，構建教師人事檔案管理平臺，充分利用計算機系統完成檔案記錄、登記、更新等工作。同時，借助計算機系統統計各種信息數據，從而為檔案管理人員制訂管理計劃提供準確依據。此外，結合教師人事檔案管理需求在計算機系統中編制程序，構建數據庫，有助于檔案管理人員通過網絡重點實時查閱檔案信息。

（二）創新管理模式，構建數字化管理系統

當前，很多學校在教師人事檔案管理過程中，依然采用分散式管理模式，導致檔案資源分布在不同部門，這為檔案管理人員收集和整理帶來巨大挑戰，也在一定程度上降低了管理效率和質量。對此，需要學校積極創新檔案管理模式，并構建數字化管理系統，引入現代化設施設備，將學校各部門、各崗位連成一體，為教師人事檔案管理工作順利開展奠定良好基礎。所謂檔案數字化管理，就是將計算機、大數據、數字掃描等各種先進技術應用到教師人事檔案管理工作中，將各種載體的檔案資源轉換為數字化形式，并統一儲存在計算機系統上，形成健全、完善的教師人事檔案資源庫。在此基礎上，檔案管理人員可以通過計算機完成檔案管理工作。由此可見，教師人事檔案數字化管理，離不開基礎設施的支撐。所以，要想創新管理模式，就要加大資金投入力度，為基礎設施建設奠定基礎，保證數字化管理硬件設備充足，以此來構建人事檔案數字化管理環境。另外，檔案管理人員需要通過攝影、掃描等技術，將收集到的教師人事檔案進行數字化處理，并以教師個人為單位構建相應文件夾，同時以檔案號為文件夾命名，從而為檔案查閱、調取提供便利。數字化管理雖然便捷、高效，但管理系統本身存在的開放性和共享性特點，也為病毒入侵、黑客攻擊創造了有利條件。為了從根源上規避檔案泄露、篡改等問題，需要檔案管理人員定期做好管理系統維護工作，并對檔案資源進行備份，通過設置防火墻、加大密保力度等方式，減少教師人事檔案資源管理隱患。

（三）培養專業人才，提高檔案管理人員信息化水平

新時期，學校教師人事檔案管理工作數量和難度逐漸增加，這對檔案管理人員綜合素質提出較高要求，其不僅需要其掌握管理規范和標準流程，還要不斷提高信息化水平，能夠正確操作信息化系統，從而充分發揮人事檔案數字化管理的作用和價值，同時減輕工作負擔，提高檔案管理效率。為了滿足這一需求，需要從以下四個方面進行深入研究：第一，拓展人才招聘渠道，提高人才選拔門檻。學校需要明確教師人事檔案管理工作需求，并堅持遵循“優先錄取，雙向選擇”的基本原則，引入專業能力強、工作經驗豐富、創新水平高的人才，為提高檔案管理隊伍基礎水平奠定基礎。第二，加大檔案管理人員培訓力度。學校應重點培訓教師人事檔案數字化管理知識和技術，全面提高檔案管理人員信息化水平，同時要求檔案管理人員熟練掌握相關政策、規章制度等內容，保證其在人事檔案管理工作中能夠嚴格約束自身行為。第三，制定健全考核體系。學校應對檔案管理人員進行綜合考核，并將考核結果與檔案管理人員薪資待遇相掛鉤，以此來提高檔案管理人員的自我完善意識，調動其工作積極性。第四，適當調整薪資待遇。學校應做好市場調查工作，了解同行業、同崗位薪資待遇平均情況，避免薪資待遇低于平均水平。同時，要實行獎懲機制，針對工作能力強、管理水平高的人員給予相應獎勵，相反則給予一定處罰。

結 語

綜上所述，在數字化背景下，學校教師人事檔案管理工作也要進一步強化信息化建設水平，通過引入各種先進技術，代替傳統人力勞動，全面提高人事檔案管理水平，為學校的健康發展奠定良好基礎。