住房公積金檔案特點分析及管理研究

王蕾

（吉林市住房公積金管理中心檔案室，吉林吉林 132000）

0.引言

住房公積金制度在全國推行至今，對社會穩定作出了重要的貢獻。住房公積金存檔是經辦機關在受理住房公積金服務活動過程中的事實記載，內容主要包括了個人住房補貼的繳存、支取和個人住房公積金貸款管理等方面。它是指繳存單元和工作人員在房屋補貼的賬號設置、繳存、支取、利用、變動、注銷等服務活動中產生的資料，有參考使用價值。它是國家從事住房公積金監督管理的主要職責機關、經辦機關，以及對繳存單位進行監督管理的重要基礎。由此可見，住房公積金檔案管理工作意義重大。

1.住房公積金檔案特點分析及管理研究概述

1.1 住房公積金檔案特點分析

1.1.1 采集廣泛

設立公積金檔案制度的機關、環節眾多，有國家住房公積金管理中心、辦公室。有各金融機構，如商業銀行、擔保企業、財產公證處等。還有繳存工作單位、繳存員工都是對住房公積金歸檔收集環節的重要貢獻者。

1.1.2 內容多元

住房公積金服務，主要有為單位個人開設帳戶、支付、賬戶轉移合并、支取、信息更新、對帳查詢、個人住房貸款管理等內容。在住房公積金業務和管理流程上，由于行業劃分的差異，形成的住房公積金檔案信息也呈現出多樣性。

1.1.3 留轉規范

住房公積金的柜臺服務均需要向有關單位以及當事人提交各種材料，由承辦機關初審合格后，辦理具體服務，與此同時保存紙質材料，在通過幾道流程之后建立并歸檔。

1.1.4 周期性

主要反映在個人住房貸款方面，貸款從審查、辦理、協議、貸款、信息調整、提前部分償還到最后全額償還，整個流程要經過10幾或20幾年。期間會繼續補充有效的歸檔材料，在歸還后還要形成規定的材料。而檔案建立時間也就是貸款的期限。

1.1.5 針對性

對于住房公積金檔案查詢非常規范，通常只是繳存職工本人、公安機關、公積金監督機構等享有相應的查詢權力，而其他個人和機構沒有權力對檔案信息進行查詢。住房公積金投資規模龐大，經營風險損失必須消除。它的支付、運用都有嚴密的監督程序，對住房公積金經營的監督、審核都必須憑當時受理的經營發票來判斷。建立的住房公積金檔案信息系統不僅為公積金管理中心自己的經營進行服務，而且也為所有繳存單位或個人進行檔案查詢。所以每一家繳存單位、職工都是住房公積金檔案信息系統的用戶。

1.1.6 時效性

在經辦住房公積金相關業務時必須按時將有關信息、資料等進行存檔。雖然住房公積金的管理工作具有很大的及時性，但假如在一定的時期不能及時做好信息歸檔，那將會大幅增加將來的管理工作難度。比如，職工如需要受理房屋信貸，當受理了相應的服務之后，由于經辦者不能立即對信息系統進行歸檔，亦即在信息系統內無法表明職工已受理了該服務，職工在以后進行公積金項目申辦時就必須重新填報相應信息系統，申辦該服務，這樣就對職工的服務申辦形成了負面的影響。要求經辦人員在商業銀行職工住房貸款公積金申辦中注意服務申辦的及時性，能夠現辦現存。

1.1.7 復雜性

住房公積金的經辦機關、繳存單位、對應主管機關的繳存人員等均是住房公積金文件的構成內容。同時，上述部門中一般也包括了其他的公證部門、承辦機構、商業銀行等，所以結構也相當繁雜。由于當前的住房公積金檔案制度通常包括3個類型：歸集、支取和償還貸款，而各類業務檔案制度中又具有其他各個階段的分類，使得住房公積金的檔案管理內涵也相當豐富。

1.2 住房公積金檔案管理的意義

住房公積金歸檔材料是中國住房公積金管理局在業務管理工作中，由于住房公積金業務的進行而形成的歸檔材料。同時，也由于業務的形成、進展而更加健全，其內涵也不斷豐富，材料總量進一步擴大。它是中國住房公積金系統所有服務管理工作的基石，是各職能管理機構、承辦機關開展服務管理工作的基礎。它保存著承辦者、當事人進行的歷史文化資源，同時兼具原始性和法制性的作用[1]。當經辦人變動、當事人記憶不清晰、貸款人管理出現嚴重違規或者有關部門組織人員查詢問題時，各方當事人都能夠以檔案為依據，及時做出適當的處置，從而將服務管理規范化、合法化，使經營的風險減至最低限度。

住房公積金檔案管理的規范化，直接確定著住房公積金服務管理工作的服務質量。住房公積金檔案管理工作是對繳存單位和工作人員切身利益的保障工作，并擔負為住房公積金管理機構正常工作服務。住房公積金優惠政策如何切實促進廣大人民群眾利益，提高住房條件，切實解決人民房屋狀況問題，是關系到國計民生的大事，是構建社會主義和諧社會的關鍵部分。

2.住房公積金檔案管理存在的風險

2.1 檔案信息收集環節風險

文檔信息采集，主要有對網絡電子文檔和紙張文檔的信息電子化采集。在此流程中，紙質文檔的載體、空間和形式均發生了一定程度的變化，載體易于變化，空間易于被隨意縮小或拓展，形式容易任意被變化，這些均對文檔的原始性和真實性都造成了干擾。而且，隨著文檔信息量的爆炸式增加，以及紙質文檔類型繁雜、規模龐大的數字化處理，歸檔保管上的困難可想而知，信息在保存流程中也極容易存在漏收或誤收的問題，從無形中增加了安全風險[2]。

2.2 檔案管理機制有待完善

現在中國的住房公積金檔案管理還沒有相對完善的管理規定規范和機制，而且各個地方也并未對住房公積金內容進行統一，不少地方的住房公積金管理制度也并未主動借鑒其他地方的管理制度，所以在跨地區的管理中操作性并不強。住房公積金檔案管理制度作為一個比較全新的內容，由于能夠掌握的管理經驗并不多，從而所構建出的檔案管理制度并沒有系統性、統一性和全方位，也沒有對公積金的管理工作形成較強的制約。

2.3 檔案管理隊伍有待建設

在進行檔案歸檔時，許多文書資料由各個組織部門而來，各個部門之間負責各自的內容，導致業務無法高效銜接，導致有關文檔無法實現資源共享。由于對住房公積金檔案無法進行合理的管理利用，導致資料大量浪費。同時，由于管理住房公積金檔案管理工作的人員大多是臨時安置的，不少工作人員都沒有檔案保管的經歷、知識和技巧，尤其是由于他們的計算機操作能力欠缺，且缺乏與住房公積金檔案有關的專業知識。

3.住房公積金檔案管理策略

3.1 規范歸檔程序強化責任落實

公積金管理行政中心要根據《住房公積金管理條例》等相關規章制度，建立符合本單位具體情況的檔案保管執行規定，用管理制度來規范檔案存檔的管理工作。健全檔案管理的保密工作規章制度、管理者崗位責任制、出入庫管理記錄制等規定，努力做到有規可依，以確保檔案信息的正確、完整、安全。嚴格落實檔案相關程序。在歸檔之前，歸檔部門必須及時對資料予以再次核對，以確保歸檔信息的完整性。由檔案管理人員按照業務種類和產生的具體日期對資料按序編碼，并及時立卷及裝訂成冊計歸檔管理。當年的檔案，在裝訂成冊及立卷工作結束后可由歸檔人員臨時保存，到期以后交由檔案管理機構進行保管。移送到檔案管理機構的文檔，須保留卷冊原有密封，特別情況下需要通過拆封方式予以重新整理。各機構均應設置獨立的檔案管理崗，各機構與檔案管理工作人員須密切配合，檔案必須實行科學的分類管理、高效的保護和利用、全面的安全風險管理[3]。同時，設立考評激勵機制和懲罰激勵機制，以充分調動檔案部門保管人員工作的積極性，以推動檔案保存工作順利發展。

3.2 構建完善的檔案管理機制

住房公積金對應機構必須要通過自己的現實狀況，對住房公積金檔案保管的制度進行完善，以了解住房公積金檔案保管流程中涉及的管理、存檔、處理、查閱等事務，從而使得檔案管理人員可以更準確、高效地對檔案進行管理，并以此保證了住房公積金信息的準確性和有效性，使住房公積金檔案規范且標準化，滿足了檔案保管的需求。由此可見，住房公積金檔案保管制度是建立社會主義和諧社會、化解住房公積金利率問題、完善住房保障體系的重要基石，不僅是對機構檔案管理的內容。相應的，住房公積金管理部門必須有效實現相應的管理任務和責任目標，將其融入公共積累的考核制度內，以便于有效化解檔案管理中出現的問題，并建立與信用貸款制度相應的責任激勵機制。

3.3 推進檔案信息的結構化

大數據管理背景下，信息系統數據結構化是一項基礎性工作，它能夠更好地保證檔案數據安全，提升檔案管理工作效率。因此針對信息系統數據分析繁雜、容量大、發展快速的形勢，進一步提高檔案信息系統數據管理的穩定性是十分必要的。在具體管理工作中，對檔案數據信息的結構化處理是一個基礎工作，經過結構化處理后的檔案數據管理可以對檔案信息統計的分類與利用有極大的促進作用，更有利于對檔案信息統計的有效管理與保密。一旦發現非法數據信息侵犯，在第一時間內就可以辨別出來[4]。在進行了檔案信息統計的結構化處理以后，數據管理也被進一步規范化，可以極大提升檔案管理的安全性。

3.4 推進檔案安全管理標準化

與傳統的檔案保管方式相比，現代檔案保管發展空間很大，但對檔案數據信息系統的安全保護也并非一勞永逸的事。在大數據管理背景下的檔案保管工作雖然以新的形態存在，但制度的建設和健全還趕不上時代快速發展的腳步，如果檔案保管的效果達不到應有的預期，檔案安全也就無法完全保障。于是，檔案安全管理體系的建立健全就變成了檔案管理工作發展的一項重點。在整個檔案管理工作流程中，檔案信息安全準入機制及其監管都是最需要優先考慮的方面，并以體制為準則、以機制為標準，實施了嚴格的分級管理。

3.5 不斷創新業務職責技術

由單一的管理型向使用型轉化，實行標準化業務。服務主體技術創新。由關閉型向公開型轉化，將單一的公共服務對象轉為面向整個社會，成為“公眾”媒介，實行社會性公共服務。公共服務方法技術創新。由實物型向信息型轉化，把建立檔案文檔實物，轉為提取加工后的“精品”信息內容深層研發，多層次使用。服務手段技術創新。由手工型向科技型轉化，把人工分門別類、梳理、編目等管理工作，用智慧型開發工具進行分門別類、編目、搜索、組卷、存貯，使用一條龍業務。業務條件的不斷創新。由落后型向超前型轉化，培育檔案管理超前意識，運用現代的科技方法和技術手段提升檔案歸檔層次和管理水平。

3.6 提高檔案管理人員職業素養

住房公積金檔案保管工作有著很大的專業性，住房公積金檔案管理人員工作為住房公積金檔案管理的主體工作，其專業文化素養的高低影響著檔案管理的水平。所以，國家檔案管理機關根據新趨勢、新特點、新任務，對培育精通業務基礎知識、計算機管理、外文、法制宣傳等的復合型技術創新人員，十分有必要。

首先，要培養優秀的職業素養。中國檔案工作事業的發展對檔案工作者職業道德素養提出了較高的要求。職工必須擁有較高的思想政治理論修養，形成了科學合理的世界觀、人生觀、價值理念;要擁有熱衷檔案事業，甘于無私奉獻的職業奉獻精神；擁有較強的工作事業心和責任感。其次，是養成良好的綜合素質能力。公積金檔案管理工作既是一個行業性工作，也是一個管理服務型的崗位[5]。這就需要負責歸檔服務水平質量管理工作的專門檔案工作人員既要有扎扎務實的行業功底，也要有較強的管理能力和服務水平能力。最后，還需要培育好工作人員的社會公共服務能力。住房公積金檔案的業務使用針對性強，服務政策性強，用于公積金檔案管理工作者要時時牢記服務社會、服務人民的理念，真正地把“增強服務意識”和“主動服務”視為崗位的思想出發點與歸宿，積極培育更加完善的業務管理技術手段，進一步正確認識好檔案管理工作和檔案利用之間的相互關系，將工作重心由管理轉到提高檔案使用的服務水平上，進一步理解廣大繳存職工的實際需要，端正自己的工作態度，提升服務質量，更準確高效地為繳存職工提供最有價值的檔案信息[6]。

4.結語

住房公積金事業直接關系著全體繳存職工的切身利益，因此健全住房公積金檔案管理制度可以更高效地發揮檔案真實價值，有效防止公積金違法違規行為，確保公積金的安全性，保護繳存職工的權益，推動住房公積金事業進一步發展。