如何做好社會組織登記檔案的整理與管理

路娜

（黑龍江省社會組織服務中心，黑龍江哈爾濱 150028）

0.引言

社會組織具有私有性、非營利性、自治性、自愿性的特點，是公共關系構成要素之一，不同類型的社會組織，有著自身鮮明的活動領域與活動特點，其有別于企事業單位，在社會管理中起著非常重要的作用。鑒于社會組織的各項特點，如何做好其登記檔案整理與管理工作，成了各級民政部門重點關注的問題，需要整理與管理模式契合其組織特點，以保證整理與管理工作的質效。

1.社會組織登記檔案整理與管理現狀

1.1 存在的問題

首先是監督指導工作不到位，各級社會組織登記機關單位之間未能建立有效的信息交互渠道，工作溝通效率不高，導致整理與管理工作標準不統一；其次，基礎設施有待完善建設，登記檔案缺少良好的保管條件，“八防”執行不到位，形成一定的安全隱患；最后，整理質量存在瑕疵，像材料不全，文件材料時間順序混亂等[1]。

1.2 制約因素

負責整理與管理登記檔案的人員專業性不夠，未接受過系統性的整理與管理培訓，影響到檔案整理與管理的質量。而且登記材料來源于業務部門，其他部門認為整理工作理應由其負責。此外，登記檔案由辦公室負責管理，辦公室人員多為兼職管理，使得檔案管理質效不高，尤其是縣級民政部門在登記檔案整理與管理工作中，人員數量不足影響到其工作的質效，一個業務科室有2～3名人員負責登記事物，同時還需要負責檔案整理與歸檔工作，工作時間與精力有限，進而對登記檔案的規范化整理與管理形成制約。

2.做好社會組織登記檔案整理與管理的方法

2.1 動態化整理與管理

在《社會組織登記檔案管理辦法》中，明確給出了登記檔案整理與管理的要求，不同社會組織采用統一的整理與管理方法，然而在實際的操作過程中，使用的是動態化管理手段。主要是因為不同的社會組織有著自身的特點，活動領域、業務范圍差異很大，比如，基金會必須在民政部門登記，有全國性與地方性基金會之分，活動范圍非常廣，從事的是公益事業，而學術類社會組織，從事的是學術類的活動，與基金會幾乎沒有交集。在這些組織成立、變更、年檢等登記過程中，需采用多元化的整理與管理手段，并且社會組織整體是一個運營組織，為動態發展狀態，那么其在運營過程中形成的文件資料也具備動態化特征，民政部門的整理與管理也需具有動態化的特點，以保證社會組織登記檔案材料收集的全面性，整理的完整度，以及管理的規范化[2]。

2.2 以調研促進規范化發展

基于社會組織登記檔案的特點，在整理與管理規范化工作中，可選擇檔案管理條件與管理綜合實力良好的民政部門，進行規范化整理與管理的試點，在實踐操作中，總結實際操作中的不足，并進行針對性的改正。精研登記檔案整理操作流程，面向社會組織進行登記檔案服務需求的調查，以便于進行檔案整理與管理工作的優化改進，形成一套標準化、規范化的登記檔案整理與管理流程，重塑整理與管理模式。然后進行大面積的推廣，促進各級民政部門檔案整理與管理規范化的發展。從目前的登記檔案管理來看，管理規范化水平存在一定的差異，通過實施辦法，推進整理與管理的規范化建設，有計劃、有目標的落實，對于登記檔案整理與管理質效的提升有著積極的影響。

2.3 以溝通推動工作創新發展

民政部門在登記檔案整理與管理工作中，需要采用溝通交流手段，促進工作的創新發展。一是在民間組織管理局召開工作會議、單位培訓等活動中，針對登記檔案規范化、標準化整理與管理進行研討，集眾人智慧進行工作方法的創新與改進；二是民政部門與管理局建立良好的溝通渠道，在其制定政策過程中，將檔案整理與管理工作納入其中，為后續工作的開展奠定政策基礎；三是登記檔案整理與管理工作，需與業務工作有機融合，共同部署、檢查，使民政部門登記業務與登記檔案整理管理協同發展[3]。

2.4 加強整理與管理工作培訓

檔案監督檢查屬于強制性措施，而培訓工作可提升登記檔案整理與管理的軟實力，為了進一步促進登記檔案整理與管理的規范化發展，定期組織開展檔案整理與管理培訓活動，針對操作規范、技術標準等進行系統性的培訓，使檔案管理人員熟知登記檔案整理要求、管理標準。還可定期舉辦交流討論會，各級民政部門檔案管理人員坐在一起，探討工作中的難點，分享工作經驗，集思廣益、群策群力，切實解決工作中的問題，為做好登記檔案整理與管理工作打下堅實的人力基礎。

3.針對做好社會組織登記檔案整理與管理的幾點建議

3.1 推進績效管理

社會組織登記檔案整理工作量大、管理的內容繁多，需整理的材料有文書、視頻、圖表等，材料形式、規格各不相同，材料的內容有學術、維權、環保、教育等，社會組織類型不同，形成的登記檔案材料也不相同，檔案種類豐富，后續補充材料較多，檔案整理與管理難度大、任務重。因此，為了保證檔案整理與管理的成效，可構建與實施績效考核機制，形成對檔案管理人員的激勵作用，強化其責任意識，在具體的實施過程中，由省級民政廳負責管轄區域內社會組織登記檔案整理與管理工作的檢查，及時發現工作中的不足，以督促民政部門進行針對性的改進，持續提高檔案整理與管理的質量[4]。

3.2 重點強調規范化

社會組織登記檔案數量、種類多，材料形式多樣，采用規范化的整理與管理措施，是提高檔案整理質量，提升管理成效的重要手段。首先，制定細則，明確整理與管理的要求和標準，并配套制定管理辦法，主要是業務標準、技術規范，督促民政部門加緊落實、積極整改；其次，集中統一管理，改變原來的分散管理局面，由辦公室負責集中管控、指導、監督，登記部門為社會組織登記材料收集的最前沿，負責收集材料的整理歸檔，然后提交給辦公室，構建上下一體管理模式；最后，整合利用區域內檔案管理資源，比如，邀請檔案管理的專家進行社會組織登記檔案整理與管理的知識講座，對檔案整理與管理工作進行實際的指導。或者是與檔案事務所建立合作，由其輔助民政部門進行社會組織登記檔案的整理、歸檔等工作，提高整理與管理的專業化水平。

3.3 扎實保管基礎

社會組織登記檔案在完成規范化整理后，需要進行妥善的保管，而保管條件則是其中的關鍵。目前，社會組織登記檔案使用統一的檔案盒保管，但是各級民政部門在保管基礎設施上存在一定的差異，影響到檔案保管的效果。首先要專門設置檔案室，配置齊全的軟硬件設施，像檔案架、保險柜、計算機、除濕機、空調、消防設施等，以及引進檔案信息化管理軟件、監控設備等，構建登記檔案長效化的管理機制，確保登記檔案的保管安全，為其后續的開發利用做好準備[5]。

4.結語

社會組織登記檔案材料內容豐富、數量多、形式多樣，并具有動態發展的特點，需要民政部門根據社會組織檔案的實際情況，積極開展調研工作，深入研究實際操作中的問題，并進行規范化、動態化整理與管理，以及專門開展培訓工作，以促進社會組織登記檔案整理規范化水平提升，增強登記檔案管理的效果，實現社會組織登記檔案開發利用價值的最大化。