農(nóng)業(yè)科研單位低值易耗品采購管理模式創(chuàng)新與探索

張健 林航 劉智斌 李思銘 王曙文 宋詩學(xué)

(吉林省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，吉林 長春 130033)

農(nóng)業(yè)科研單位物資采購主要指未納入政府集中采購目錄、采購預(yù)算在政府采購限額標(biāo)準(zhǔn)以下由單位自行組織進(jìn)行的采購行為[1]，主要涉及實(shí)驗(yàn)室用試劑藥品、耗材，田間耗材、辦公消耗用品及類似物品等低值易耗品的科研物資。近年來，隨著國家科技創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，國家對科研經(jīng)費(fèi)投入的逐步增加，科研物資范圍和采購規(guī)模也逐步加大，采購的品種、數(shù)量和金額也逐年遞增，采購過程中遇到的問題也不同程度的增加。因此，農(nóng)業(yè)科研單位要深入分析當(dāng)前科研物資采購管理存在的問題，采取有效措施，從而規(guī)范物資采購行為[2]，提高采購效率。

1 農(nóng)業(yè)科研單位物資采購管理模式

農(nóng)業(yè)科研單位通過多年的探索與實(shí)踐，已經(jīng)建立起比較完善的基于現(xiàn)代信息化手段的“集中采購系統(tǒng)”，明確了滿足不同需求的多種采購方式。即由物資采購職能部門集中采購和各單位自行采購2種管理模式。

1.1 物資采購職能部門集中采購管理模式

物資集中采購是指各單位所需物資由物資采購職能部門直接采購的管理模式。農(nóng)業(yè)科研單位所屬各單位在從事科研活動中所需要的試劑藥品、耗材、田間耗材等通用類物資，原則上須由物資采購職能部門集中采購，特別是實(shí)驗(yàn)室易制毒易制爆化學(xué)品需經(jīng)公安許可、備案購買，為了防止使用人私自購買易制毒易制爆化學(xué)品，實(shí)驗(yàn)室試劑藥品必須由單位物資采購職能部門集中采購，不允許所屬各單位自行采購。采取各單位使用人通過“集中采購系統(tǒng)”填報采購信息，經(jīng)各單位負(fù)責(zé)人審批提交后，由物資采購職能部門審批并采購，然后再將物資分發(fā)到各使用人的一種采購模式。這種集中采購模式的優(yōu)點(diǎn)是可以更大程度地控制易制毒易制爆化學(xué)品采購，并按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行跟蹤管理，避免安全事故的發(fā)生，同時具有采購成本低、操作規(guī)范、利于監(jiān)管的優(yōu)點(diǎn)。

農(nóng)業(yè)科研單位日常辦公所需要的各種常用物品，如辦公用品、科研日雜類物資等，需求比較頻繁，所需資金不大，由單位物資采購職能部門集中采購入物資庫，使用人可以到物資庫領(lǐng)用。這種集中采購模式的優(yōu)點(diǎn)是通用大宗物資統(tǒng)一采購，既可節(jié)約資金，又能達(dá)到使用人更方便快捷。

1.2 各單位自采備案管理模式

農(nóng)業(yè)科研單位所屬各研究所為完成科研項(xiàng)目設(shè)立的基地基點(diǎn)、非標(biāo)準(zhǔn)物資、指定廠商(唯一來源)和科研項(xiàng)目協(xié)作單位在主持單位財務(wù)報帳、項(xiàng)目預(yù)算內(nèi)所需物資，由物資采購職能部門采購無法滿足科研人員的需求及物資的實(shí)效性，實(shí)行各單位依法自行采購、主要采購部門登記備案的方式。即由使用人網(wǎng)上填寫物資采購需求單，所在單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)上審批(審核)，物資采購職能部門相關(guān)負(fù)責(zé)人網(wǎng)上審核后給予自行采購回復(fù)，使用人方可采購。使用人在采購結(jié)束后，采購的物資通過物資采購職能部門驗(yàn)貨的，不需要提供自采說明，不能驗(yàn)貨的由所在單位提供自采說明，采購人需要將采購信息、相關(guān)照片及自采說明錄入集中采購系統(tǒng)備案。這種采購模式的特點(diǎn)是各單位擁有較大的采購自主權(quán)，采購物資靈活度更高，由所在單位進(jìn)行監(jiān)管的一種采購模式。

1.2.1 急需物資采購管理模式

應(yīng)急物資采購，是指為有效應(yīng)對突發(fā)事件，減少突發(fā)事件帶來的損失所需物資的采購[3]，即自然災(zāi)害造成的大棚膜損壞、畜禽所需的獸藥，新型冠狀病毒疫情期間防疫物資、農(nóng)用物資的采購等低值易耗品的采購。應(yīng)急物資采購時效性強(qiáng)，需第一時間到位，因此采購時首先考慮采購效率[3]，然后才能注重物資質(zhì)量、價格。物資采購職能部門負(fù)責(zé)人在嚴(yán)格執(zhí)行“物資采購管理辦法”的同時，采取特事特辦，根據(jù)使用人的需求，實(shí)行先采購后申請、審批備案的各單位自行采購或單位集中采購管理模式。這種采購模式的特點(diǎn)是物資采購周期短、供貨快、采購效率高。

1.2.2 招標(biāo)物資采購管理模式

農(nóng)業(yè)科研單位所屬各研究所所需物資采購金額達(dá)到政府采購限額標(biāo)準(zhǔn)以上的大宗物資采購，如飼料、煤等，由單位招標(biāo)辦通過招標(biāo)方式入圍有資質(zhì)供應(yīng)商，并簽訂供應(yīng)合同。使用人在“集中采購系統(tǒng)”填報物資需求單，所在單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)上審批(審核)，采購職能部門審批后，由使用人在入圍的供應(yīng)商自行采購，所在單位進(jìn)行監(jiān)管驗(yàn)貨，實(shí)行自采備案制的采購管理模式。

所屬各單位物資采購時，既要充分考慮單位職能部門集中采購的經(jīng)濟(jì)性優(yōu)勢，又要考慮各單位自行采購的實(shí)效性優(yōu)勢，根據(jù)所需物資的輕重緩急合理選擇由物資采購職能部門集中采購，還是由所屬各單位自行采購。

2 農(nóng)業(yè)科研單位物資采購存在的問題

2.1 物資采購管理制度需完善

單位物資采購職能部門自成立之初就制定了物資采購管理辦法，對規(guī)范物資采購行為，提高資金使用效益、防控廉政風(fēng)險，發(fā)揮了很大作用。但隨著《吉林省政府集中采購目錄及標(biāo)準(zhǔn)》(吉財采購〔2020〕695號)文件出臺、“吉林省政府采購電子商城”正式運(yùn)行和單位采購業(yè)務(wù)范圍的變化，現(xiàn)有管理辦法難以適應(yīng)采購相關(guān)政策和單位發(fā)展現(xiàn)狀。

2.2 物資采購流程需簡化

農(nóng)業(yè)科研單位物資采購實(shí)行“集中采購系統(tǒng)”網(wǎng)上申報、網(wǎng)上審批、網(wǎng)上備案的方式進(jìn)行。集中采購工作流程為課題組(處室)相關(guān)人員網(wǎng)上填寫物資需求單，所在單位項(xiàng)目主持人審核后提交科研業(yè)務(wù)副所長審批；科研業(yè)務(wù)副所長審批后提交所在單位領(lǐng)導(dǎo)(所長、處長)網(wǎng)上審批；所在單位領(lǐng)導(dǎo)審批后提交物資采購職能部門相關(guān)負(fù)責(zé)人網(wǎng)上審核，并批轉(zhuǎn)到采購人員執(zhí)行采購任務(wù)。這種模式雖然提高了對物資采購過程的監(jiān)控力度，但是也變相地增加了采購審批環(huán)節(jié)，導(dǎo)致采購流程繁瑣，嚴(yán)重影響了采購活動的效率。

2.3 異地物資采購權(quán)限需下放

科研人員為完成科研任務(wù)，需在農(nóng)村鄉(xiāng)、鎮(zhèn)設(shè)置試驗(yàn)基地、基點(diǎn)進(jìn)行種子擴(kuò)繁、藥效試驗(yàn)和耕作栽培試驗(yàn)等科學(xué)研究，所需的低值易耗品科研物資，雖然實(shí)行各單位自行采購，但還需在“集中采購系統(tǒng)”填報，上傳自行采購信息，采購職能部門登記備案。這種采購模式，物資采購的真實(shí)性和合理性由各單位監(jiān)管，物資采購職能部門只是履行采購備案，達(dá)不到監(jiān)管的目的。如將此類物資采購權(quán)下放各單位，免去采購職能部門審批、登記備案，由采購單位在當(dāng)?shù)刈孕胁少?，自行制定采購流程，使用人采購就更高效便捷?/p>

2.4 物資采購合同需規(guī)范

農(nóng)業(yè)科研單位除了承擔(dān)玉米、水稻、大豆、雜糧雜豆、果蔬和畜牧等應(yīng)用研究類科研項(xiàng)目，還承擔(dān)國家和省自然基金等基礎(chǔ)研究類項(xiàng)目，所需采購的物資種類繁多，簽訂合同需要不同的文本類型。由單位物資采購職能部門集中采購的物資合同相對規(guī)范，所屬各單位自行采購的低值易耗品存在個別合同條款簡單，同一物資合同五花八門的現(xiàn)象。

2.5 采購人員的專業(yè)化水平需提升

采購人員是物資采購的主要參與者，采購人員的綜合素質(zhì)是采購業(yè)務(wù)有效實(shí)施的重要因素[4]。農(nóng)業(yè)科研單位的采購人員主要由非農(nóng)專業(yè)的管理人員組成，專業(yè)性不強(qiáng)，對農(nóng)業(yè)科研知識了解的不多，特別是田間耗材，種類多而雜，在具體采購過程中，如采購人員與科技人員溝通不暢、跟進(jìn)不及時，就容易造成采購的低值易耗品性能無法滿足科研工作需求，出現(xiàn)退換貨的情況，影響采購效率和科研工作的開展。

3 農(nóng)業(yè)科研單位物資采購的優(yōu)化措施

3.1 構(gòu)建完善的物資采購管理體系

3.1.1 建立健全物資采購管理制度

農(nóng)業(yè)科研單位根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》和省政府采購若干規(guī)定等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位科研業(yè)務(wù)和《吉林省政府集中采購目錄》制定本單位“集中采購目錄”，按照規(guī)范物資采購行為，提高資金使用效益的原則，完善現(xiàn)有物資采購辦法，以適應(yīng)以“吉林省政府采購電子商城”網(wǎng)上超市采購為主，其他采購方式為輔的采購模式，提高采購效率。

另外，單位物資采購職能部門要及時了解和掌握物資采購相關(guān)制度，并根椐內(nèi)外部環(huán)境的變化，調(diào)整單位“集中采購目錄”，適當(dāng)增減物資種類，確保物資采購活動有據(jù)可循。

3.1.2 成立物資采購小組

農(nóng)業(yè)科研單位要加強(qiáng)對物資采購活動的重視程度，設(shè)立物資采購小組。物資采購小組由物資采購職能部門領(lǐng)導(dǎo)、各單位班子成員和相關(guān)專家組成。對于重大物資采購事項(xiàng)，由物資采購小組成員集體研究確定具體采購方式。

3.1.3 加大物資采購監(jiān)督力度

農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)建立物資采購監(jiān)督機(jī)制，由監(jiān)察處牽頭，單位物資采購職能部門等相關(guān)處室參加，把監(jiān)督職責(zé)合理地分配到各部門及各崗位，實(shí)現(xiàn)相互監(jiān)督、相互制約，全面監(jiān)控物資采購的所有環(huán)節(jié)，對采購工作進(jìn)行全過程監(jiān)督檢查。重點(diǎn)檢查采購方式和采購程序的執(zhí)行情況，核查采購物資質(zhì)量、數(shù)量真實(shí)性以及價格合理性，采購人員履職盡責(zé)和廉潔自律情況。

3.2 簡化物資采購流程

現(xiàn)階段農(nóng)業(yè)科研單位采取的采購模式，采購流程繁瑣復(fù)雜，從提出采購需求到完成采購任務(wù)需要經(jīng)過多人審核與批復(fù)，嚴(yán)重影響了采購活動的時效性，不利于農(nóng)業(yè)科研的順利進(jìn)行。因此，根據(jù)院、所、團(tuán)隊(duì)三級管理模式，物資采購職能部門簡化了各研究所內(nèi)部物資采購審批流程，免去科研業(yè)務(wù)副所長的審批環(huán)節(jié)，提高了采購效率。

3.3 創(chuàng)新物資采購管理模式

采購管理模式是在不同時期、根據(jù)農(nóng)業(yè)科研單位單位發(fā)展?fàn)顩r以及物資采購需求，所采用的一種物資采購管理方式[5]。通過對農(nóng)業(yè)科研單位物資采購管理過程中存在的問題進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)只有創(chuàng)新采購管理模式，才能提高物資采購整體效率，進(jìn)而提高科研工作效率。

3.3.1 下放異地物資采購管理權(quán)限

農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)結(jié)合國家“放管服”、省政府集中采購目錄、政府采購限額標(biāo)準(zhǔn)和單位實(shí)行的院、所、團(tuán)隊(duì)三級管理模式，適當(dāng)放寬各研究所物資采購權(quán)限，給予其更大的采購自主權(quán)，將異地物資采購權(quán)、管理權(quán)下放至各研究所，明確職能部門與各研究所的職責(zé)，按照誰主管，誰負(fù)責(zé)，做到責(zé)權(quán)明確，簡化物資采購流程，提高所需物資準(zhǔn)確性和時效性。

3.3.2 改變辦公用品采購管理模式

農(nóng)業(yè)科研單位所需的辦公消耗用品及類似物品等通用類物資，為統(tǒng)計同一政府采購品目年度累計采購金額是否超過政府采購限額標(biāo)準(zhǔn)，沒有下放各單位采購權(quán)限。由物資職能部門采購人員在“吉林省政府采購電子商城”直接采購，由庫管員驗(yàn)收入庫、保存，使用人按照庫房物資領(lǐng)用程序領(lǐng)用；對該類物資有特殊需求的使用人，可在“吉林省政府采購電子商城”選擇后，由物資職能部門采購人員采購，直接供貨或入庫領(lǐng)用。

3.4 規(guī)范采購合同管理

隨著物資采購范圍的逐漸擴(kuò)大，所簽訂合同的種類和數(shù)量也不斷增多，為了使合同管理更為規(guī)范[6]，以所需物資種類為依據(jù)，對合同條款進(jìn)行規(guī)定，制定不同種類物資采購合同模板[7]，以適應(yīng)目前物資采購需求。

3.5 提高工作人員綜合素質(zhì)

物資采購涉及經(jīng)濟(jì)、法律法規(guī)等方面的知識，既要遵守國家和省直政府采購等相關(guān)的法律法規(guī)，也要符合科研經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定，采購時除了注重公開、公平、公正、優(yōu)質(zhì)低價外，還要注重物資的品質(zhì)、性能和效果等，對工作人員的綜合素質(zhì)有著較高的要求[8]。因此，農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)加大對采購工作人員的培訓(xùn)力度，通過專題培訓(xùn)、外出考察等機(jī)會學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，使之了解和掌握農(nóng)業(yè)科研知識和采購相關(guān)法律法規(guī)，提升自身專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平，全面增強(qiáng)解決和應(yīng)對采購?fù)话l(fā)事件的能力，提升物資采購管理的整體業(yè)務(wù)水平。