基于知識圖譜的企業(yè)辦公文檔管理方法

李濟(jì)偉 艾永琦 夏磊

（國家電網(wǎng)有限公司信息通信分公司，北京 100000）

0.引言

隨著國家電網(wǎng)公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的深入開展，公司內(nèi)各級單位的線上辦公滲透率逐年增加。在線上辦公的過程中，產(chǎn)生了大量的非結(jié)構(gòu)化文檔數(shù)據(jù)，造成辦公文檔數(shù)據(jù)在跨部門協(xié)作、檢索等過程中效率偏低[1-2]。同時(shí)，非結(jié)構(gòu)化文檔數(shù)據(jù)采用網(wǎng)絡(luò)附屬存儲(Network Attached Storage, NAS）文件傳輸協(xié)議(File Transfer Protocol,FTP)等方式為主[3-4]，存在企業(yè)辦公文檔權(quán)限控制難度大，應(yīng)用場景不能貼近生產(chǎn)等問題，因此，為了進(jìn)一步保障辦公文檔的有序應(yīng)用、安全可靠運(yùn)行，亟需結(jié)合電網(wǎng)企業(yè)的辦公場景，開展企業(yè)辦公文檔管理體系的建設(shè)研究。

國內(nèi)外許多學(xué)者對企業(yè)辦公管理做了大量的研究。文獻(xiàn)[5]中，提出了一種一體化的企業(yè)辦公管理方法，該方法通過企業(yè)辦公文檔的數(shù)據(jù)流向業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)換，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公文檔的統(tǒng)一管理。文獻(xiàn)[6]中，提出了一種基于Python的企業(yè)辦公文檔管理方法，通過Rational模型建立了企業(yè)文檔的系統(tǒng)架構(gòu)和邏輯架構(gòu)，采用文檔數(shù)據(jù)庫解決了大并發(fā)壓力和企業(yè)辦公文檔流轉(zhuǎn)監(jiān)管問題。文獻(xiàn)[7]中，提出了一種基于ISO15189質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)文檔管理方法，通過文檔標(biāo)識碼，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)文檔的全過程管理，對文件的唯一、規(guī)范和可追溯性進(jìn)行了有效的管理。文獻(xiàn)[8]中，提出了一種基于Spring和MyBatis (Spring+SpringMVC+MyBatis, SSM)框架的企業(yè)文檔管理方法，通過對企業(yè)文檔的收集、分類、存儲、整理等屬性的操作，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)文檔的有序管理。文獻(xiàn)[9]中，提出了一種基于開放檔案信息系統(tǒng)(Open Archival Information System,OAIS)的企業(yè)文檔管理方法，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)文檔的長期可靠保存和有效應(yīng)用。由此可見，企業(yè)文檔管理方法多樣。但上述方法缺少對文檔的跨部門知識挖掘、多層級權(quán)限控制方面的應(yīng)用。

為解決線上辦公中存在的跨部門檢索難的問題，提出了一種基于知識圖譜的企業(yè)辦公文檔管理方法。該方法通過知識圖譜技術(shù)挖掘了電網(wǎng)企業(yè)各部門和單位之間文檔的關(guān)聯(lián)規(guī)律，并通過業(yè)務(wù)場景與權(quán)限控制，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)多層級、多部門的辦公文檔統(tǒng)一管理。

1.企業(yè)辦公文檔管理框架

文中所述的基于知識圖譜的企業(yè)辦公文檔管理方法框架主要包括：建立企業(yè)文檔目錄架構(gòu)、建立企業(yè)文檔應(yīng)用場景和建立企業(yè)文檔權(quán)限架構(gòu)三部分內(nèi)容，如圖1所示：

由圖1可見，在建立企業(yè)文檔目錄架構(gòu)環(huán)節(jié)，首先，采用知識圖譜技術(shù)挖掘電網(wǎng)企業(yè)各部門之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，獲得電網(wǎng)企業(yè)各部門之間文檔的核心結(jié)構(gòu)；其次，對電網(wǎng)集團(tuán)單位的上下級、平級單位之間的文檔關(guān)系進(jìn)行關(guān)聯(lián)關(guān)系挖掘，展現(xiàn)其核心的文檔結(jié)構(gòu)；最后，利用可視化技術(shù)建立多層級的電網(wǎng)企業(yè)辦公文檔目錄管理架構(gòu)。在建立企業(yè)文檔應(yīng)用場景環(huán)節(jié)，首先，結(jié)合電網(wǎng)企業(yè)單位的業(yè)務(wù)管理流程，建立單位內(nèi)部跨部門的文檔應(yīng)用場景。其次，結(jié)合電網(wǎng)企業(yè)上下級與平級單位間的業(yè)務(wù)流程，建立跨單位的文檔應(yīng)用場景。在建立電網(wǎng)企業(yè)文檔權(quán)限架構(gòu)環(huán)節(jié)，結(jié)合電網(wǎng)企業(yè)的組織架構(gòu)和企業(yè)文檔業(yè)務(wù)場景，進(jìn)行訪問權(quán)限管理；其次，對最終用戶進(jìn)行企業(yè)文檔應(yīng)用授權(quán)。

2.企業(yè)辦公文檔管理模型

2.1 建立企業(yè)文檔目錄架構(gòu)

知識圖譜技術(shù)是通過將企業(yè)內(nèi)部不同的企業(yè)文檔數(shù)據(jù)有機(jī)連接在一起形成的一個(gè)知識分享網(wǎng)絡(luò)。知識圖譜技術(shù)應(yīng)用了信息的可視化技術(shù)、圖像技術(shù)、信息科學(xué)的理論，采用了計(jì)量分析、共性挖掘分析等綜合方法，并利用信息可視化技術(shù)展示企業(yè)文檔數(shù)據(jù)關(guān)系。因此，文中采用知識圖譜技術(shù)建立電網(wǎng)企業(yè)的文檔目錄架構(gòu)。

2.1.1 部門關(guān)聯(lián)關(guān)系數(shù)據(jù)挖掘

部門關(guān)聯(lián)關(guān)系數(shù)據(jù)挖掘是一個(gè)企業(yè)內(nèi)部各部門間的信息挖掘。電網(wǎng)企業(yè)中，包括了營銷、生產(chǎn)、人資、工會、黨建等各類文檔數(shù)據(jù)。在部門關(guān)聯(lián)關(guān)系數(shù)據(jù)挖掘中，包含了進(jìn)行企業(yè)文檔知識建模、企業(yè)文檔知識獲取、企業(yè)文檔知識融合、企業(yè)文檔數(shù)據(jù)存儲和企業(yè)文檔關(guān)聯(lián)關(guān)系展現(xiàn)五部分。

（1） 企業(yè)文檔知識建模。將電網(wǎng)企業(yè)營銷、財(cái)務(wù)、人資、生產(chǎn)等各部門間的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行抽象描述并組織轉(zhuǎn)換為可識別的電網(wǎng)企業(yè)數(shù)據(jù)類型。轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)Sa為：

（1）式中：na為單個(gè)電網(wǎng)企業(yè)中業(yè)務(wù)部門的數(shù)量；si為不同的電網(wǎng)企業(yè)業(yè)務(wù)部門的非結(jié)構(gòu)化文檔。

（2）企業(yè)文檔知識獲取。企業(yè)文檔知識獲取的目的是將電網(wǎng)企業(yè)營銷、財(cái)務(wù)、人資、生產(chǎn)等各部門間的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為知識圖譜數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)換后，將生成解析的電網(wǎng)企業(yè)文檔的半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并具有文檔的標(biāo)引和推理。

（3）企業(yè)文檔知識融合。為確保電網(wǎng)企業(yè)部門關(guān)聯(lián)關(guān)系數(shù)據(jù)的有用性，將電網(wǎng)企業(yè)營銷、財(cái)務(wù)、人資、生產(chǎn)等各部門間的充分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行融合，消除冗余的數(shù)據(jù)集，減少模型算法的運(yùn)算時(shí)間。

（4）企業(yè)文檔知識存儲。根據(jù)電網(wǎng)企業(yè)營銷、財(cái)務(wù)、人資、生產(chǎn)等部門的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集，提供便捷的數(shù)據(jù)存儲空間，實(shí)現(xiàn)多樣化的靈活非結(jié)構(gòu)化電網(wǎng)企業(yè)數(shù)據(jù)的存儲。

（5）企業(yè)文檔關(guān)聯(lián)關(guān)系展現(xiàn)。通過知識圖譜的可視化技術(shù)，對電網(wǎng)企業(yè)各部門之間的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系進(jìn)行展示。

2.1.2 各級單位文檔關(guān)系挖掘

在電網(wǎng)企業(yè)中，包含“國家級、省（市）級、地市級、縣級和鄉(xiāng)鎮(zhèn)供電所”5個(gè)層級。在各級單位中，有上級單位向下級單位下發(fā)的通知、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、制度文件等文檔；有下級單位向上級單位的匯報(bào)文件等；有平級單位的交流文件等。文中所述方法中，采用知識圖譜技術(shù)對各級單位之間的文檔關(guān)系進(jìn)行挖掘。

各級單位文檔建模轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)Ka為：

（2）式中：nb為電網(wǎng)企業(yè)中各級單位的數(shù)量；ki為不同級別的電網(wǎng)企業(yè)的非結(jié)構(gòu)化文檔。

然后，對各級單位的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行跨單位知識獲取、跨單位知識融合、跨單位知識存儲和跨單位文檔關(guān)聯(lián)關(guān)系展現(xiàn)，形成各級單位間的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)架構(gòu)。

2.1.3 多層級目錄架構(gòu)搭建

電網(wǎng)企業(yè)多層級目錄架構(gòu)搭建包括了橫向企業(yè)辦公文檔目錄搭建與縱向企業(yè)辦公文檔目錄搭建。其中，橫向企業(yè)辦公文檔目錄搭建為單個(gè)電網(wǎng)企業(yè)的各部門的非結(jié)構(gòu)化文檔目錄層級架構(gòu)，縱向企業(yè)辦公文檔目錄是國家級、省(市)級、地市級、縣級和鄉(xiāng)鎮(zhèn)供電所5個(gè)層級的目錄體系。同時(shí)，在多層級目錄架構(gòu)搭建的過程中考慮了電網(wǎng)企業(yè)大規(guī)模用戶的并發(fā)使用需求以及彈性擴(kuò)展需求。

2.2 建立企業(yè)應(yīng)用場景

電網(wǎng)企業(yè)的辦公文檔應(yīng)用場景包括跨部門的辦公文檔應(yīng)用場景和跨單位的辦公文檔應(yīng)用場景。在已構(gòu)建知識圖譜的電網(wǎng)企業(yè)多層級目錄架構(gòu)中，應(yīng)用場景類型為在線共享協(xié)作、全局內(nèi)容檢索和文檔安全管控3部分。

2.2.1 在線共享協(xié)作

在線共享協(xié)作是一種多層級人員在線共同維護(hù)一個(gè)文檔的方式。在電網(wǎng)企業(yè)中，各部門之間通常采用人員信息收集、黨員活動(dòng)資料維護(hù)、疫情防控信息收集等信息采用在線共享寫作方式進(jìn)行。在各級單位之間，通常是某專業(yè)部門，以省（市）公司設(shè)備部、地市公司運(yùn)檢部、縣公司運(yùn)檢部、供電所為例，省（市）公司下發(fā)電力設(shè)備數(shù)據(jù)填報(bào)信息單，地市公司運(yùn)檢部、縣公司運(yùn)檢部、供電所分別按層級將信息填報(bào)在在線共享協(xié)作文檔中。

通過在線共享協(xié)作可以實(shí)現(xiàn)橫向跨部門、縱向跨單位的在線文檔協(xié)作編輯，提高工作效率。

2.2.2 全局內(nèi)容檢索

全局內(nèi)容檢索是電網(wǎng)企業(yè)非結(jié)構(gòu)化文檔檢索的核心部分內(nèi)容。通過檢索工具實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)企業(yè)不同部門、不同層級單位之間的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的查詢。文中所提方法采用知識圖譜技術(shù)，在電網(wǎng)企業(yè)范圍內(nèi)進(jìn)行不受限制的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)收集。為提高檢索速度，在知識圖譜技術(shù)上內(nèi)置文檔快速標(biāo)識，實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)企業(yè)的全局內(nèi)容高效檢索。

2.2.3 文檔安全管理

文檔安全管理是針對電網(wǎng)企業(yè)橫向各部門、縱向各層級單位之間的差異化企業(yè)非結(jié)構(gòu)化文檔安全的管理需求，通過加密機(jī)制實(shí)現(xiàn)文檔的建立、修改、發(fā)布等電網(wǎng)企業(yè)文檔全壽命周期的安全，實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)企業(yè)中各部門、各層級單位之間的重要核心信息的流轉(zhuǎn)安全，防止電網(wǎng)企業(yè)的核心信息泄密。

2.3 建立企業(yè)文檔權(quán)限結(jié)構(gòu)

在電網(wǎng)企業(yè)傳統(tǒng)的非結(jié)構(gòu)化辦公文檔流轉(zhuǎn)的過程中，數(shù)據(jù)不涉及到權(quán)限管控，即便采用文檔加水印的方法，但各部門、各級單位使用非結(jié)構(gòu)化辦公文檔可以隨意地復(fù)制、粘貼和修改，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)泄密的風(fēng)險(xiǎn)大。因此，需對電網(wǎng)企業(yè)非結(jié)構(gòu)化文檔實(shí)現(xiàn)權(quán)限管理。

超文本標(biāo)記語言(Hyper Text Markup Language5,H5)是構(gòu)建網(wǎng)頁內(nèi)容的計(jì)算機(jī)語言描述方式，是互聯(lián)網(wǎng)的最新技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，被廣泛地應(yīng)用在電網(wǎng)企業(yè)的各類信息化系統(tǒng)中，因此，文中采用H5搭建電網(wǎng)企業(yè)權(quán)限管理體系。

文中方法采用知識圖譜建立目錄結(jié)構(gòu)后，采用虛擬技術(shù)、電網(wǎng)企業(yè)員工身份認(rèn)證技術(shù)和權(quán)限授權(quán)技術(shù)等，建立了電網(wǎng)企業(yè)辦公文檔的管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對電網(wǎng)企業(yè)各類型的受控文檔的精準(zhǔn)權(quán)限控制，從根源防止電網(wǎng)企業(yè)員工在使用文檔期間造成的核心數(shù)據(jù)泄密問題。

3.算例分析

3.1 場景與參數(shù)設(shè)定

為驗(yàn)證文中所提基于知識圖譜的企業(yè)辦公文檔管理方法的有效性，在某單位進(jìn)行仿真應(yīng)用。文檔管理方法部署在信通公司的信息機(jī)房。方法采用以容器的形式部署在信通公司的國網(wǎng)云平臺中，實(shí)現(xiàn)微服務(wù)化管理。目前共分配96個(gè)CPU核心、192GB內(nèi)存的計(jì)算資源，以及100TB的云存儲資源。文中涉及的單位層級為四級，分別為省電力公司、地市供電公司、縣供電公司和供電所。文中的部門數(shù)量，省電力公司的部門為28個(gè)，地市公司的部門為19個(gè)，縣公司的部門為11個(gè)，供電所無單獨(dú)設(shè)置部門，上下級單位的部門呈多對一形式。

文中用于與基于知識圖譜的企業(yè)辦公文檔管理方法是開放檔案企業(yè)辦公文檔管理方法，該方法在電網(wǎng)企業(yè)中廣泛使用，具有電網(wǎng)辦公文檔行業(yè)的通用性。

3.2 算例運(yùn)行分析

3.2.1 電網(wǎng)企業(yè)辦公文檔全局檢索耗時(shí)

電網(wǎng)企業(yè)辦公文檔全局檢索耗時(shí)是文中所提基于知識圖譜的企業(yè)辦公文檔管理方法的核心指標(biāo)。其計(jì)算方法為全局檢索的開始時(shí)間與生成檢索結(jié)果的時(shí)間之差。該時(shí)間越短，則說明全局檢索的能力越強(qiáng)。為節(jié)約人工處理時(shí)間，文中方法采用表單代填機(jī)器人進(jìn)行文件檢索處理。

分別選擇電力營銷服務(wù)指標(biāo)仿真數(shù)量為20000、25000、35000、45000、55000、65000、90000、100000個(gè)，采用文中所提基于知識圖譜的企業(yè)辦公文檔管理方法與開放檔案方法比較電網(wǎng)企業(yè)辦公文檔全局檢索耗時(shí)，電網(wǎng)企業(yè)辦公文檔全局檢索平均耗時(shí)比較結(jié)果如表1所示。

表1 電網(wǎng)企業(yè)辦公文檔全局檢索平均耗時(shí)

由上表可見，文中所提基于知識圖譜的企業(yè)辦公文檔管理方法平均電網(wǎng)企業(yè)辦公文檔全局檢索耗時(shí)為0.14s，小于開放檔案方法。由此可見，基于知識圖譜的企業(yè)辦公文檔管理方法電網(wǎng)企業(yè)辦公文檔全局檢索耗時(shí)更短。

3.2.2 電網(wǎng)企業(yè)辦公文檔協(xié)作率

電網(wǎng)企業(yè)辦公文檔協(xié)作率是衡量電網(wǎng)企業(yè)辦公協(xié)作有效性的核心指標(biāo)。該電網(wǎng)企業(yè)辦公文檔協(xié)作率的計(jì)算方法為，在線上統(tǒng)計(jì)的文檔數(shù)和總體的文檔數(shù)之比。該指標(biāo)的取值范圍為0～100%，值越大，則說明電網(wǎng)企業(yè)辦公文檔協(xié)作率越高。

選擇2022年2月至8月期間，某省其中6個(gè)地市供電公司的企業(yè)辦公文檔應(yīng)用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，分別采用文中所提基于知識圖譜的企業(yè)辦公文檔管理方法與開放檔案方法比較電網(wǎng)企業(yè)辦公文檔協(xié)作率，其電網(wǎng)企業(yè)辦公文檔協(xié)作率如圖2所示。

由圖2可見，文中所提基于知識圖譜的企業(yè)辦公文檔管理方法平均文檔協(xié)作率為98.9%，比開放檔案方法高57.3%。由此可見，文中所提基于知識圖譜的企業(yè)辦公文檔管理方法文檔協(xié)作率更高。

4.結(jié)語

為解決線上辦公中存在的跨部門檢索難的問題，提出了一種基于知識圖譜的企業(yè)辦公文檔管理方法。通過了知識圖譜技術(shù)挖掘電網(wǎng)企業(yè)橫向各部門、縱向各層級單位之間的關(guān)聯(lián)規(guī)律，形成了多層級的業(yè)務(wù)場景辦公文檔管理系統(tǒng)，并通過權(quán)限控制，避免了非結(jié)構(gòu)化文件的泄密。