關于水文電子檔案管理工作的探討

張玲

（湖北省十堰市水文水資源勘測局，湖北十堰 442000）

0.引言

水文電子檔案管理與水文檔案管理工作越來越重要，應用愈加廣泛，成為水文檔案管理中的重要組成部分。電子檔案是單位在發展和履職過程中通過計算機設備形成的各種數字格式的信息記錄，是業務流程和單位活動的重要憑證，也是單位業務活動開展的重要工具。相較于紙質檔案，電子檔案具有易篡改性、隱蔽性等諸多特征，導致其在管理過程中容易被刪改，有必要給予電子檔案管理足夠的重視，充分認識到電子檔案信息安全的重要性，推進技術更新，結合網絡環境制定有針對性的制度機制，引進先進的信息技術，進一步提升水文電子檔案管理質量。

1.水文電子檔案管理的概述

水文電子檔案管理與傳統的檔案管理有較大差異。水文電子檔案管理依賴于檔案信息系統的模塊來實現功能，檔案分類、資料收集、統計歸檔和信息查閱等都很方便，管理效率大大提高。與手工操作紙質檔案相比，水文電子檔案降低了手動檔案信息收集不及時、不完整、資料漏抄及字跡模糊等問題。各種水文電子檔案的數字文件系統具有高度的標準性，在計算機搜索技術的支持下，水文電子檔案的檢索、更新也更加方便快捷，這是水文電子檔案的明顯優勢。

2.水文電子檔案管理的特點

2.1 統一性

自然界是一個統一的整體，而水是千變萬化的，因此水文信息復雜多樣，但是，其中是有關聯的。所以，如果僅僅依靠一個水文觀測站是無法判斷出整體的水文變化規律的。其不僅降低了水文工作者的工作效率，還阻礙了各項保障措施的實施。因此，為了有效地利用水文觀測站發現的水溫規律資料，必須做到檔案管理標準化。換句話說，即各地區水文檔案都要按照統一方式進行管理。

2.2 連續性

檔案記載的各種水文信息在一定程度上能反映出某一地區在某一時間內的真實水文狀況，對于我國管理具有重要作用。對于水文檔案信息而言，記錄一地區的水文時間越長，間斷時間越少，水文檔案的利用價值就越高，而且能夠在非水文領域內發揮重要作用[1]。然而，如果水文檔案斷斷續續，就會導致水文檔案數據信息不夠全面，無法為其他各項工作提供科學可靠的數據支持。

2.3 時間性

規律是不會以人為的意志為轉移的，換句話說，世界上的任何事物都要受到自然規律的影響，水文工作也不例外。在觀測過程中，同一地區不同時間的水文規律是不同的，其數據會存在較大的變化。例如，在汛期，水文數據變化較為頻繁，這就需要水文工作人員在觀測的過程中注意調整觀測方式，加強對原始資料的合理性分析，確保水文數據準確可靠。

3.水文電子檔案管理工作的意義

當前互聯網的發展日益發達，在這個大數據社會生活的背景下，各行各業都加快了對于大數據的建設以及互聯網的使用。水文電子檔案是近年來水文工作者在工作過程中形成的主要成果之一，其不僅加快了水文檔案管理數字化、信息化，也使電子檔案成為水文檔案的主要形式之一。并且，通過建立水文數據庫，有效地將水文檔案與現實狀況相整合，為水文檔案管理信息化奠定了基礎，并且為工作人員對檔案進行管理提供了便利，使水文工作者在查詢相關資料時更加便捷迅速，而且減少了時間與資源的浪費。在對水文檔案進行利用的過程中，并不會受到原件唯一性的限制[2]。同時，水文電子檔案信息為人們提供了更多的便利，能夠實現異地利用，使其不受時間與空間的制約。水文工作者利用網絡即可查到自己所需要的信息，有利于對原件的保護。另外，水文電子檔案的開發，使檔案管理人員的工作難度降低，將精力放在水文檔案信息的編輯以及開發上。

4.水文電子檔案管理現狀

4.1 水文電子檔案管理長久性有待提高

隨著科技的高速發展，當前普遍為自動化辦公模式，使檔案的儲存和利用更加方便快捷。而水文工作者在調閱相關資料時，同樣不受時間和空間等多重限制，在任何地方都可以隨時隨地瀏覽檔案信息。而且，通過對水文水資源檔案管理部門的制約以及相關法律法規的頒布，水文檔案管理的工作步驟得到了精簡，使網絡對于水文水資源檔案管理工作的影響力日益增加。但是，在實際水文水資源檔案管理的過程中，一旦電子檔案系統受到黑客攻擊，或者由于人流量過大而導致系統癱瘓等客觀問題，其都會不可避免地造成信息丟失[3]。因此，為了保證檔案的持久性和安全性，仍然需要采取有效措施對其進行妥善保管。

4.2 檔案數據庫的完整性不高

目前一些單位不是很重視檔案管理，仍然以傳統的手動管理方式為主。電子檔案的管理體系還沒有構建完善，很多紙質檔案沒有及時轉化為電子存儲，資料原始性、完整性存在問題，水文電子檔案數據庫不全，降低了水文電子檔案利用的便捷性，無法充分發揮檔案的綜合價值。還有一些單位，水文電子檔案只是對紙質檔案的電子化存儲，保持固定不變，很少進行更新[4]。隨著水文工作的發展，水文檔案工作人員沒有將檔案內容進行調整、跟進和完善，資料搜集、信息核對、數據校驗等大量的工作沒有做到位，直接影響了水文電子檔案數據庫的完整性。

4.3 檔案管理缺乏標準化流程

標準化是水文檔案管理信息化建設的技術前提和實踐基礎。沒有標準化，則電子檔案只可能是紙質檔案的簡單模仿，無法對檔案信息進行共享和深度應用。目前一些單位在開展檔案管理信息化的過程中，受人力資源、資金設備、技術應用等約束，檔案標準化建設滯后，信息編碼缺乏統一標識，檔案分類、處理、存儲等工作的隨意性大。由于沒有統一的運作平臺，很多水文單位的信息系統存在重復建設、標準化程度不高、工作規范性不足的弊病。

4.4 電子檔案的深度利用效率偏低

一方面，水文檔案管理人員對電子檔案的認識存在局限性。傳統檔案管理遵循保密的原則，嚴重妨礙了新時期檔案信息向社會公開并提供公眾服務的模式發展。一些水文單位的電子檔案沒有劃分檔案公開的等級，給水文檔案利用的內部人員和外部人員形成困擾，無法實現水文電子檔案的社會效益和經濟效益；另一方面，由于大型檔案業務管理對于計算機軟硬件設備和人力資源要求較高，且很多水文單位的人力財力有限，對水文檔案管理人員的信息操作水平沒有進行系統的培訓，再加上紙質與電子檔案共存，電子檔案技術標準不統一，信息存儲和調取不方便，內部運行數據資料不能及時全面匯總，導致水文電子檔案的應用程度不深。

4.5 電子檔案的信息安全問題

由于水文電子檔案所具有的開放性特點，實施水文電子檔案管理需要先進的網絡安全技術來提供保障。這樣才能保證水文電子檔案的信息安全。但是目前，水文電子檔案的信息安全仍然存在一些風險。電子檔案信息的保密等級劃分、保密措施應對沒有統一。部分檔案資料信息應該利用網絡技術實現電子檔案在網絡中的公開發布與信息傳輸，使信息資源發揮更大的價值。部分關系到機密性的檔案資料信息，則需要采取相對應的安全防護，確保信息不泄露[5]。一些水文單位由于計算機軟硬件的問題、信息安全防護意識的問題、人為操作方面的問題，都會引發一些電子檔案的信息安全事故，包括機密檔案被惡意竊取，網絡黑客對檔案信息惡意篡改與非法偽造，對水文單位的穩定運行形成威脅。

5.水文電子檔案管理的改進建議

5.1 建立規范的電子檔案工作制度

研究制定一套切實可行的水文電子檔案工作制度：（1）完善水文電子檔案工作業務流程和技術操作規范，細化工作的各個環節和管理步驟。（2）制定必要的安全管理措施，以保障水文電子檔案的信息安全性與完整性。（3）制定水文電子檔案管理的標準。標準化和規范化是水文電子檔案管理發展的重要技術基礎。要認真規范水文電子檔案信息形成、積累、歸檔管理的全過程，落實歸檔管理責任、檢查鑒定等一系列工作環節，做到有章可循[6]。制定水文電子檔案管理制度時，還應特別注意劃清歸檔管理過程中各級工作人員的主體責任，做好水文電子檔案的實時動態管理。

5.2 做好水文電子檔案的收集整理工作

針對水文電子檔案連續性、時間性、統一性的特點，要按照時間的維度將水文資料進行收集整理，包括對于降水、蒸發、泥沙、流量、水環境監測等多項內容的整理。不僅如此，還要對地表水、地下水以及水質這三大類別進行詳細的整理、繪制成冊。在具體操作上，要以檔案室、各部門的檔案員為中心，建立全方位的檔案管理網絡體系，并將各類型的檔案資料及時整理分類和加密。對于一些已經損壞的電子信息檔案，可以讓專業技術人員嘗試對其進行修復，并將原始資料進行清點，從而保證水文檔案的完整性、準確性以及真實性[7]。

5.3 提高工作人員技術水平

隨著水文檔案信息化體系建設的進程推進，現代水文檔案管理向專業化和現代化的方向發展。水文檔案管理工作人員必須提高計算機技術水平，增強信息專業知識。水文單位可以定期組織開展水文電子檔案管理的培訓，對水文檔案管理人員進行水文檔案業務和管理技術的再教育，幫助他們及時更新檔案的軟硬件操作技能，使其能夠熟練操作和嚴格管理。隨著水文電子檔案的格式越來越復雜，檔案管理部門可定期對部門人員進行工作指導，使其熟練使用數字化設備，具備良好的文字功底和科學技術水平，在日常的水文檔案管理工作中及時發現不足，分析問題并提出解決對策。

5.4 加強水文電子檔案的安全防護

針對當前網絡系統的安全隱患，水文單位的檔案管理部門也要提高警惕，盡快完善網絡數據備份和信息恢復管理系統。在計算機或者其他網絡系統發生安全事故時，能夠對關鍵信息和重要信息及時有效恢復。切實加強電信網絡的安全管理。通過密碼驗證獲取用戶注冊信息、輸入密碼調閱用戶口令和密碼限制用戶訪問權限。安裝先進的網絡防毒軟件，建立安全防火墻來有效防止勒索病毒和惡意黑客對檔案信息的攻擊破壞和非法篡改。及時發現并修補系統管理軟件的安全漏洞，對系統防火墻和防病毒管理軟件進行全天候自動維護升級，提高系統檔案實時上傳、下載時的安全級別和檔案訪問安全權限。在網絡硬件安全管理中，及時更新升級網絡服務器、云主機和網絡數據庫的相關硬件設施，加強自我安全保護和對設施的定期改善與日常維護。

5.5 依據紙質檔案做好電子檔案的管理

目前，水文單位在將水文電子檔案歸檔時仍然無法徹底脫離紙質檔案。所以，在今后一段時間內，水文單位仍然會使用雙套管理方式，為水文檔案的真實性提供保障。因此，在當前對水文檔案進行管理時，要依據紙質檔案進行立卷，與專業技術人員合作建立完善的電子檔案歸檔制度，對工作人員進行培訓，使其熟悉檔案歸檔工作，并且對于檔案信息系統熟練操作。然而，電子文件歸檔工作并不是由一個部門獨立完成的，而是多個部門共同努力的結果。并且，文書人員、網絡技術人員以及水文檔案管理人員要協調配合，以此來提升水文檔案管理的質量。

6.結語

水文電子檔案管理是水文工作者根據水文活動的真實情況，對水文數據進行真實的采樣記錄，其不僅保證了準確性，而且更具有真實性。因此，為了更好地實現水文電子檔案的利用，一定要實事求是，根據水文電子檔案管理的特點制定可行的優化措施，提升檔案的管理水平，使其繼續為我國戰勝水文自然災害中發揮巨大作用。