淺析非生產型企業采購計劃管理優化策略

于萍 隋航 傅凱 劉鳳陽

（中汽研汽車檢驗中心（天津）有限公司，天津 300300）

0.引言

隨著市場經濟需求不斷擴大以及新冠肺炎疫情對經濟形勢的不斷沖擊，企業采購管理的過程中出現的不確定性日益增強，企業要在經營活動中實現采購管理的精益化和流程的標準化。因此，作為采購管理流程中的重要組成部分，采購計劃管理的優化和提升能夠有效地提高企業采購管理效率，降低采購成本，促進企業精益化管理水平提升。目前，國內外已有大量對于采購計劃管理的研究。霍敏艷（2022）等針對項目采購計劃管理和項目采購過程管理多個環節作出了多維度、多層次的研究，以數據實現對采購項目全流程分析，企業對采購項目全流程管控，為提高企業采購管理水平提供價值參考[1]。趙智方（2020）指出企業想要制作出較優的采購計劃，就應該具體問題具體分析，針對不同的企業，應該認識到其所應用的物資采購計劃的優勢與缺點，以便于能夠在實行日常的采購工作時，不斷優化物資采購的效率及質量，實現物資采購成本支出最小化[2]。徐巧萌（2019）分析了企業物資采購計劃管理的重要性并提出了采購計劃管理的改進措施[3]。董云飛（2020）從煤炭企業角度出發分析了物資計劃管理在集中采購中發揮著重要作用，它不僅能夠推動企業管理的規范化，還能實現企業的商業化與法制化，為企業的發展提供前提和基礎[4]。富海燕（2021）分析了完善政府采購預算管理的必要性及存在的問題，并給出了改進措施[5]。但是對于采購品類繁雜，產品計劃不明確，管理難度較大的非生產型企業的采購計劃管理優化策略，沒有學者進行深入的研究。而隨著第三產業規模的不斷壯大，非生產型企業的采購管理優化模式也顯得尤為突出。本文將分析采購計劃管理的重要性，解析非生產型企業在采購計劃管理中存在的問題，并對非生產型企業的采購計劃管理優化策略進行研究，從而可以為降低采購成本，提升企業精益化管理水平，促進企業經營水平高質量發展提供重要保障。

1.采購計劃管理重要性

企業采購的過程中往往需要占用大量的成本資金支出，成本的占比影響了企業的利潤率指標，一些企業由于沒有科學的采購計劃管理，導致各需求部門的采購需求沒有集約化，緊急性采購項目數量較多，導致資金使用效率低下，采購成本提高。合理的采購計劃管理有助于提高企業采購的目的性、預見性和集約性，更好地解決企業采購商品的品類、數量、時間節點以及如何進行采購的相關問題，減少采購過程中產生的合規風險，降低庫存積壓風險，避免重復性采購和材料浪費，降低緊急性采購的占比，對提升企業經營管理水平，實現降本增效的經營管理目標提供一定的保障。對于生產型企業，采購物品清單往往與產品銷售計劃、生產計劃等有緊密的關系，而對于非生產型企業，生產材料往往與產品不能進行一個準確的成本-效益核算，采購計劃管理的難度較大，但是采購商品的品類或領域存在一定的相似度，采購行為的發生節點往往與公司的經營目標和客戶需求節點存在一定的相關性。因此，在非生產型企業推進采購計劃管理有利于將各需求部門的采購項目進行集約化管理，找到采購計劃與公司經營板塊的對應規律，有助于企業精益化管理，能夠大幅度實現降低采購成本的目標。

2.非生產型企業采購計劃管理問題分析

2.1 管理難度較大

對于非生產型企業，以科技創新型企業為例，公司投入成本可能用于科研設備，軟件和無形資產采購中，但產出的成果多為科研成果，如發明專利、創新產品等。投入的成本與效益之間很難通過生產工作計劃進行對應并進行庫存管理，因此在管理過程中，著力點常常難以尋找，購買的商品重復率相對生產型企業較低，對于降本關注點的尋找也比較困難。采購品類的繁雜，在一定程度上影響了對市場狀況的評判和預算的編制，而預算的準確率和采購節資率是反映企業采購管理情況的重要指標。假設項目預算金額為B，項目最終中選金額為H，那么項目預算準確率β可以通過以下公式來計算：

β=T/B×100%

采購預算準確率可用來衡量和判斷企業采購項目編制預算的能力和水平，采購準確率越高，說明在進行預算編制前進行的市場調研越充分以及對采購項目的分析深度越深入。通常情況下企業希望預算準確率越高越好，相反，如果采購預算準確率偏低那么可以初步得出采購預算編制不合理的結論。

衡量采購項目情況的另一個重要指標就是項目采購節資率。假設項目預算金額為B，項目最終中選金額為T，那么項目的節資率θ可以通過以下公式來計算：

θ=（B-T）/B×100%

采購節資率越高，說明采購實施部門的工作成果較好，因此采購節資率越高越好，如果采購節資率偏低甚至為負數，即中選金額低于預算這都說明項目采購成果不夠好，供應商未能形成有效的充分競爭。采購預算準確率β和采購節資率θ相互制約，在不運用和變換采購談判技巧時，采購預算準確率β越高，采購節資率θ就會越低。鑒于企業衡量采購成果時把采購節資率θ指標要求得比較高，一般希望5%＜＜θ＜＜35%[1]，但提高采購節資率的同時，預算準確率就很可能降低了。所以為了平衡指標的關系，使采購計劃的編制更能反映企業的成本和經營組成情況并且在節資率方面仍有較大提升，因此采購預算的金額和市場調研的價格就是非常重要的先決條件。然而，非生產型企業采購商品的市場價格調研和成本核算常常是不夠專業的，很難按照領域來劃分，因此預算的準確率波動較大，節資率也常因為項目的不同有較大的浮動，不便于總結計劃管理規律，提升了計劃管理難度。

2.2 重視程度不夠

在開展采購計劃管理、采購預算編制的過程中，存在著相關人員對該項管理工作的重要性認識不足的情況，在非生產型企業中此現象顯得尤為突出，需求部門認為采購的商品與產出的結果之間沒有緊密的聯系，且利潤核算方法與生產型企業有較大差異，因此需求部門存在認為采購計劃管理沒有意義的思想，嚴重影響了采購計劃的順利實施，無形中提升了采購成本。在實際工作中，主要存在兩種情況：（1）部分需求人員的思想觀念淡薄，對采購計劃及預算的作用缺乏合理認知，沒有明確部門的日常收支情況，在上報采購計劃時，缺乏明確的目標和重點，存在敷衍應付的情況，常常遺漏重要的采購項目，使重要不緊急的事情被拖沓成重要緊急的事項，給管理過程增加了難度。（2）采購預算的申報與市場情況存在較大的偏差，部分人員沒有進行充分的市場調研，預算編制不準確，在實際采購的過程中，無法發揮資金的效用，甚至出現無法獲得滿足需求的商品的現象。

2.3 信息化程度不夠

企業信息化已經成為企業發展的必然趨勢，企業管理軟件不僅僅是技術的應用，更多的是管理上的更新，它是企業管理實施過程中的信息化工具，是企業適應市場環境變化、增強竟爭力的關鍵所在。信息帶動管理的轉變對企業成長有著全方位影響，它將徹底改變企業原有經營思想、經營方法、經營模式，通過業務模式創新、產品技術創新，或對各種資源加大投入，借助信息化提供強有力的方法和手段加以實現。但是目前部分企業在采購計劃管理方面的“無紙化”水平還不夠高。ERP管理系統的應用在一定程度上實現了企業經營管理的高效化、無紙化、便捷化，但該系統的部分管理手段在非生產型企業中并不適用。因此，許多非生產型企業的管理人員仍采用傳統的手工管理方式進行管理，通過收發通知收集計劃，編制采購預算，管理常存在疏漏的問題。通過“人”來把控計劃管理的環節，對崗位員工的素質要求較高，對人員的依賴度過大，因此管理效率低。采購管理人員需要根據計劃手工核對需求，調整預算池，產生的問題不單單是工作量的激增，更增大了跟蹤執行的難度，在統計、核銷、執行的過程中浪費了大量的紙張資源，大大浪費了需求部門和管理部門的工作時間。另外，人員的管理能力和專業程度良莠不齊會導致企業采購計劃管理難度升級，甚至會影響外部供應商對企業的看法，影響企業形象。

3.非生產型企業采購計劃優化策略

3.1 規范采購計劃管理流程

要想實現企業經營成本的準確核算，實現利潤率的穩步提升，預估成本-收益的回饋情況，就要規范采購計劃流程，實現高效的采購計劃管理需要制度先行。梳理采購計劃管理流程，形成制度文件或者操作管理手冊，能夠使企業員工更準確地掌握如何編制預算，如何申報采購計劃，按何節點進行計劃梳理以及采購計劃的實施等，使員工辦事均能有章可循。制度建設工作中不光要參照國家相關法律法規完善管理辦法，更要梳理招標流程節點、加強實操培訓，從根源上解決招標采購管理體系松散，員工對招標采購工作不重視的問題。另外，對于非生產型產業的招標采購項目要制訂針對性的采購計劃，區別生產物料的采購計劃，從公司經營和管理建設的季度、年度計劃中提煉招標采購項目計劃，避免時間安排過于緊湊，影響公司經營的問題。對于不同品類的需求應該劃分歸類，進行流程梳理和節點管控。

3.2 提升人員素質

非生產型企業員工之所以對采購計劃管理和采購預算編制不夠重視，主要是因為采購計劃的提報存在著一定的難度，采購需求部門常常對采購的商品不夠了解，且由于品類繁雜，很難做好市場調研，因此存在著預算剛性不強，需求不夠明確，計劃編制不合理的問題。對此，應該提高工作人員的思想認識，強化理論知識的學習，確保其能夠從思想層面真正認識到采購計劃管理的必要性和重要性。在工作中，首先，應該加強對于采購計劃管理相關的規章制度的宣貫以及有關法律法規的宣傳工作，使得公司的相關員工都能夠認識到采購計劃管理的作用，為采購計劃管理工作的順利實施提供良好支撐。其次，通過加強需求部門人員對項目需求的理解深度和詳細度以及提高項目前期市場調研能力，及時了解和掌握相關市場動態信息，根據了解到的有效信息及時做出預算調整方案，確保項目采購計劃的準確性和合理性。再次，企業應該主動為采購需求部門組織專業培訓，提升采購需求人員對于計劃申報、預算編制的專業能力。最后，企業需要完善人才培養機制，依照采購計劃管理崗位的要求進行選人用人，根據培訓考核結果搭建合理的激勵和獎懲機制，此外還應在崗位設置過程中，堅持管辦分離的基本原則，在采購需求、采購管理、采購實施以及驗收環節均安排設置不同的工作人員，避免出現一人多崗的問題導致產生一定的廉潔風險。

3.3 搭建信息化采購計劃管理平臺

部分企業對于采購計劃管理依賴的主要方式主要為郵件、OA辦公系統等，沒有專業的采購計劃管理系統或者采購計劃管理模塊。即使是有ERP管理系統的企業，但是對于非生產型企業，ERP系統的管理方式也與非生產型企業的采購計劃管理匹配程度不高。人工的方式交流采購計劃會造成信息溝通不對等的現象，影響采購計劃的執行、實施。采購計劃的申報、需求的申請、采購的實施等環節過于依賴人的作用，容易影響采購經營管理的進程。因此非生產型企業需要搭建適配的采購管理系統，為了集約化管理，降低企業運營管理成本，采購計劃管理系統可以不作為一個單獨的系統出現，但需要作為采購管理的一個模塊上線，采購需求人員可以在采購計劃管理模塊中編制采購預算，申報采購計劃，采購管理人員可以在收到計劃信息后進行審批、核銷和匯總并生成和導出報表，采購實施人員可以根據系統中的預算和審批信息等進行采買和報銷，最后可以在系統中實現反饋。對于非生產型企業，搭建該平臺不僅可以實現上述功能，更能通過大數據分析，生成報表達到支持公司經營發展的目的，更能通過計算實現分類和分區，梳理出非生產型企業采購項目需求規律，在繁雜的品類中找到公司采購管理的優化途徑，降低企業采購成本，提升企業管理水平。

4.結語

本文從采購計劃管理的重要性出發，找出非生產型企業在采購計劃管理中存在的問題，繼而對企業提升采購計劃管理水平的策略進行分析。通過規范采購計劃管理流程、提升人員素質、搭建信息化采購計劃管理平臺，促進采購計劃管理水平的提升。通過本文所進行的非生產型企業采購計劃管理優化策略研究可以提升采購管理團隊的能力，更為企業降低采購成本、提升管理效率，為企業的經營管理能力提升提供戰略保障。