職工住房檔案及房屋管理信息化系統

伍琴 和增表 穆楠 孟欣 趙宏偉

摘要：如今信息化時代的來臨，為職工住房檔案和房產資料綜合管理方式也提出了更高的要求。如何高效管理職工住房檔案和房產資料成為重要研究方向。職工住房檔案和房產資料綜合管理平臺歷經十多年單機版系統的實踐磨合終改造升級成為網絡化、系統化、模塊化新系統，職工住房檔案管理信息系統，為央產房上市交易提供數據支持，任一信息的不準確或不完整都會使房屋上市交易的無法進行。因此，一個高效、綜合、系統、相互關聯的信息系統亟待研究開發。

關鍵詞：信息關聯；住房檔案；房屋管理；信息化系統

一、引言

職工的已購公房、職工周轉房、公寓、集資房等多種住房的出現，使得職工住房管理更加復雜化，住房檔案及房屋信息管理成為職工目前關注的焦點問題[1-3]。職工住房檔案作為對住房信息保存和管理的一種特殊介質憑證，是無法替代的。隨著信息化及住房形式的發展，傳統紙質檔案管理方式已無法提高住房管理工作的服務水平，同時，也阻礙了長久的保存和管理住房信息。因此，要解決職工住房管理問題，需對住房檔案和住房管理工作進行改進完善。隨著互聯網的發展，許多高校、企業單位為提高管理效率，都建立自己的電子信息檔案。許多具有數據中心的企事業單位將電子檔案放在云端，檔案管理員可隨時隨地管理檔案。住房檔案屬于眾多信息檔案中的一種，主要采用紙質檔案和電子檔案結合的方式進行管理。目前，對住房檔案信息化管理探索過程中，各企事業單位雖實現方式不同，但實現的功能上相差無幾[4]。華中科技大學基于B/S結構，開發了檔案管理信息系統。清華大學根據其住房檔案的特點，設計了住房檔案管理信息系統，實現了卷內目錄和紙質檔案的電子化目標。同時，清華大學的住房檔案信息管理系統將樓房和使用者的信息進行結合，實現對檔案的多維度、多線索的綜合檢索和使用，極大提高了檔案管理效率和服務水平。武漢理工大學以樓房和教職工檔案為基礎，實現對住房檔案的網絡信息化管理、攻防維修管理以及周轉房租賃等信息化操作。

計量院住房檔案的管理體系目前而言并不完善，城市之間住房檔案的管理體系也并不統一。同時，無法實時準確的查找到檔案信息，這導致住房檔案管理連通性差，增加查詢成本。 檔案信息整合不完整、不同部門缺乏統一的管理方式、檔案信息存在冗余、存在實時更新的差異等，都對計量院的住房管理造成了巨大困難。因此，住房檔案及房屋管理信息化系統是計量院亟待解決的問題。

二、住房檔案管理存在的主要問題

（一）住房檔案歸檔不完整

住房檔案管理人員在工作交接、管理過程中可能存在疏漏，造成住房檔案信息不完整，存在檔案文件修補凌亂、丟失、冗余和信息不統一等現象，住房歷史檔案的完備性和統一性受到破壞[5-7]。同時，部分住房檔案信息的丟失，對房屋日后分配及調整造成一定困難，檔案再使用的參考價值也受到一定的質疑。

（二）住房檔案管理機制不完善

截至目前，國家頒布了多項房地產調控政策，以遏制房地產商哄抬房價的行為。 相應地，各級政府出臺了多項對應的政策[8-10]，但管理員往往會忽略住房檔案這一重要的住房信息憑證，很多住房信息都未妥善保存管理，導致檔案信息不全甚至缺失，待查找時才發現信息疏漏，進而造成一些不必要的糾紛。 檔案管理者應提高對檔案管理重要性的意識，住房檔案是管理職工住房信息的重要憑證，切實關系到企業職工的根本利益。 住房檔案資料一旦損壞或丟失，造成的困難時無法預想的。因此，檔案管理員應意識到住房檔案管理的重要性，認真仔細地管理職工提交的檔案，并及時進行整合、整理及歸類。 為提高檔案管理效率，管理員應樹立科學的管理理念，精簡檔案管理流程靈活運用頒布的政策，及時管理檔案。

（三）住房檔案數字化程度不完備

隨著互聯網的快速發展，社會逐漸走向人工智能時代。傳統的人工管理機制、運行模式、操作方式已不適應時代發展。智能化逐漸替代人工化、機械化，住房的管理制度也需在不斷被更新，相應地，住房檔案管理也應進入信息化管理時代。這需要管理人員運用信息化手段提升業務能力，將復雜煩瑣的業務變得簡單智能，同時需實時對檔案內容進行更新。但目前檔案數據化程度不深，這是因為管理人員對數字化信息不敏感、缺乏相關信息化知識，并沒有將網絡信息與工作運用真正結合起來。檔案管理不完善，沒有合理有效的運用數字化管理，隨著信息量的急劇增大，檔案信息的管理難度也隨之增大，導致工作效率低下[11-12]。

三、住房檔案及房屋管理信息化的意義

（一）實現檔案有序管理

計量院在長期對各種檔案管理工作中發現，存在信息遺漏、冗余等諸多問題，對單位內檔案管理工作的開展產生了極大影響。因此，住房檔案的管理模式需進行全面的調整和革新，于是在住房檔案管理模式中引入了信息化管理方式。通過信息化管理方式在各領域的滲透與推廣，該方式可有效節省管理工作中的物力、人力等資源，提高工作效率。同時，單位內的檔案管理人員通過運用智能化信息管理設備，在提升住房檔案信息化管理工作的基礎上還能提高自身知識儲備，對實現住房檔案的有序管理是有益的。

（二）為職工提供便捷

一般情況下，住房檔案信息都會放到檔案館統一地進行保管，檔案館內儲存的檔案資源隨職工人數和住房信息的增加也隨之增多，造成檔案查找效率低下。對于院內職工而言，在館內海量的檔案資料庫中想要即時找出所需資料也是十分不便的，費時費力，如果將信息管理技術引入住房檔案管理中，管理系統將自動根據查詢需求快速精確地篩選出相應檔案信息，既提高查詢速度又能一定程度上保證查詢結果的準確與完善性。

四、住房檔案及房屋管理信息化系統設計

職工住房檔案和房產資料綜合管理平臺本著一人一檔，一房一檔，人房關聯，業務驅動，數據共享的原則。將人員、房源分開單獨管理，分設房源庫和職工庫，我單位只需維護“我”數據即可，避免了重復性管理，消除了重復性操作，從而減輕不必要的工作量。

（一）系統描述

單位職工住房檔案和房產資料綜合管理平臺最基本的兩個基礎設置管理是：職工檔案管理和房屋信息管理。本系統管理平臺形成的六大主要功能模塊，分別是“檔案管理”、“宿舍管理”、“補貼管理”、“資料管理”、“系統管理”和“綜合分析”，使得整個系統的使用和操作更加便利，節省了不少的時間成本，保證了信息的全面性。1.檔案管理模塊包含：職工檔案管理、房屋檔案管理兩個子功能。2.宿舍管理模塊包含：信息維護、空房管理、排隊管理、住房核對、歷史住房信息查詢五個子功能。3.補貼管理模塊包含：補貼管理、歷史補貼查詢兩個子功能。4.綜合分析模塊包含：補貼分析、住宿分析兩個子功能。5.系統管理模塊包含：用戶管理、角色管理、單位管理、字典維護、日志查詢五個子功能。6.知識庫管理模塊主要完成知識存儲管理功能。

（二）系統結構分析

職工住房檔案和房產資料綜合管理平臺主要實現目標包括：1.職工檔案信息以及歷史信息的自動化信息建設；2.房屋檔案信息以及歷史信息的自動化信息建設；3.宿舍房屋信息的個性化管理以及宿舍房屋歷史信息的智能化管理；4.職工補貼和房屋補貼的信息化建設；5.歷史補貼信息及資金信息的智能化管理；6.補貼和住宿情況的個性化數據分析統計；7.系統用戶、部門信息的智能化管理。為實現上述功能，從結構上分為數據層、應用層和統計層。職工信息、房屋信息、宿舍信息和資金信息屬于數據層；應用層主要完成綜合管理、實時維護；補貼分析和住宿情況分析屬于統計層，平臺整體結構如圖1所示。

（三）系統功能分析

職工住房檔案和房產資料信息化管理平臺按照管理功能進行業務劃分、模塊化設計。遵循獨立性、簡潔性及完善性原則構建整體系統功能架構，具體如圖2所示。

檔案管理：對人員和房屋基礎信息的維護，平臺的運行前提是以檔案信息為基礎的，在職工和房屋為主線，進行其他功能的擴展，檔案管理分為兩部分：職工檔案管理和房屋檔案管理，該功能同時支持交叉查詢，職工可查詢關聯的房屋信息和房屋可查詢關聯的人員信息。

宿舍管理：對單位集體宿舍房間使用進行管理。它包括宿舍信息維護、空房管理、排隊管理、住房核對、歷史住房信息查詢五部分，該功能預留CS實現接口，后期可以添加CS端住房預約和申請功能。

資金管理：分為補貼管理和歷史信息，補貼管理是根據字典管理補貼分類字典區分補貼種類，補貼管理又分為房屋補貼和職工補貼，支持多維度查詢職工、房屋補貼信息，支持補貼金信息日常維護，同時該功能支持歷史年度中的補貼金錄入或導入，將歷史補貼金納入資金管理，達到信息明朗化的效果。

綜合分析管理：對日常職工信息、房屋信息、補貼信息以直觀圖的形式分析、匯總統計，支持歷史信息的分析、匯總統計，該功能支持手動配置分析緯度，平臺可按年、按月、按季度、按單位類型、按部門分類等緯度分析統計數據，同時支持數據導出、打印報表等功能。

系統管理：整個項目運行的基礎，其中用戶密碼采用MD5與AES相結合的不可逆加密方式，確保用戶信息絕對安全，該功能主要分為用戶管理、單位管理、角色管理、字典維護、日志查詢等功能。單位管理：單位下詳設部門信息，管理員可按照職工的職位不同分配部門，確保職工信息對號入座，解決了平臺用戶胡亂現象；角色管理：管理員可根據不同用戶的不同權限建立不同角色，確保用戶數據的獨立性和保密性；字典維護：該功能解決了平臺中所有的分類問題，確保部分固定數據采用下拉、多選等方式填寫，保證了數據的正確性，例如：職工性別、補貼類型、房屋類型等信息；日志查詢：該功能記錄了用戶從登錄開始的每一步軌跡，確保平臺可以追責到人、追蹤到具體時間、追蹤到具體操作。

知識庫管理：解決單位再往年中所生成的紙質文件、圖片文件、視頻文件的消息混亂和遺失保管等問題，確保歷史文件的安全和綜合管理，該功能支持圖片、視頻、文件的上傳、掃描保存，支持已上傳文件數據的查詢。

五、結束語

職工住房檔案和房產資料信息化管理系統是一個信息管理軟件，強化了職工檔案管理的工作，豐富了住房檔案管理的工作方式，極大提高了檔案信息的查詢速度和準確性。該平臺可移植應用于各大、中、小型企業，不僅提高企業職工查詢效率，還可以取代人工勞動，降低勞務開支。此外，該系統可進一步開發手機APP，利用移動互聯網優勢，實現職工信息的隨時隨地查詢，即節約了平臺管理人員的查詢時間，也增強了檔案管理工作的效果。

作者單位：伍琴? ? 和增表? ? 穆楠? ? 孟欣? ? 中國計量科學研究院

趙宏偉? ? 北京交通大學

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