財務共享服務中心在高校財務管理中的應用

文/張嫻（長沙職業技術學院）

當前，高校的數量、類型表現出多元化特點，已從原有的規模化擴張朝著內涵式的方向發展，為了提升辦學質量，各個高校增加了科研、教學經費投入，這對高校的財務管理工作提出了全新要求，高校需優化財務管理模式，讓現有資金最大限度發揮作用[1]。財務共享模式已經在各個高校中普及，其本質是依托大數據、云計算，將各個業務單元財務職能匯總起來，繼而提升財務管理水平，解放財務勞動力。在2017年，我國召開“中國財務共享服務中心高峰會”，公布《2017中國財務共享服務調研報告》，明確了財務共享服務的價值，此后，財務共享服務開始進入企事業單位，在高校中也逐步普及。

一、高校建立財務共享服務中心的可行性

目前，高校在資金的使用上普遍采用國庫集中支付制度，在這一制度下，政府提供的財政性資金是歸入國庫單一賬戶中集中管理，在該種模式下，財政資金的支出包括“直接支付”“授權支付”兩類，由財政部門先對高校的用款額度計劃進行審核，對于不合規的，嚴禁進行財政資金撥付，在合規情況下，不管是直接支付還是授權支付，都需進行全程監控[2]。高校既是財政資金的接收者，也是使用者，連接著財政部門與資金使用者，因此，高校與財政部門的溝通就十分關鍵。在傳統財務模式中，財務運行過程十分復雜，一個代理銀行可能同時管理多所高校，會出現資金短缺的問題，影響高校的正常運行。加之高校的資金使用流程繁多，影響了高校的資金管理能力和資金協調能力，資金涉及部門較多，且高校本身有著公益性、非營利性的特點，整體的資金管理能力較弱，對財務管理工作的重視度不夠，未能充分發揮出財務管理工作的優勢。

進入大數據時代后，高校各類經費持續增長，隨著高校經濟業務活動、辦學規模的擴大，傳統財務管理模式的弊端逐漸暴露出來，提升各項業務的處理質量、處理效率變得更為重要。當前，高校財務管理工作初步實現了信息化，在收支規模的擴張下，高校之間各個部門的溝通日益頻繁，一項經濟業務往往需要業務人員奔走在財政部門、教育部門、財務處，流程煩瑣，各個高校的經濟業務也有顯著差異。借助財務共享服務中心，能夠突破時空限制，提升工作效率，也有助于上級部門的監管，讓資金的使用更加規范、便捷。

二、財務共享服務中心在高校財務管理中的應用

（一）優化財務組織與人員結構

在推行財務共享服務中心前，高校采用的是從上到下的管理體系，由上級政府部門對高校財務處進行管控，教育廳、財務廳負責對高校的執行情況做出監督。高校內部財務處的職能主要為核算，財務處的工作量大、效率不高。在推行財務共享服務中心之后，可打造出相互支撐的管理體系，各項重復性、數據性工作均可由財務共享服務中心負責，財務處不再負責核算工作，工作職能發生了明顯變化。

為了滿足財務管理要求，需建立高效能的組織機構，優化財務人員的配備，推行扁平化組織機構，科學劃分各個部門的管理職權，對管理層次進行精簡，將高校的各個職能部門都納入管理范圍，重塑業務流程，降低管理成本[3]。

在人員結構上，建立創新性的財務人員隊伍，在高校內部有多個分支機構，財務人員的個人能力、性格特征、職業經驗、職業偏好都具有明顯差異，鑒于此，高校方面要做到對癥下藥，提升財務人員隊伍的適應性，夯實其信息化財務工作技能，培育財務人員的大局觀念，幫助財務人員規劃職業生涯，盡快建立一支信息化程度高、具有適應性、素質較高的財務人員隊伍。對于財務人員的分工，需明確當前財務人員的工作范圍、工作能力，考慮到各個崗位對財務人員的具體能力要求，根據工作能力來劃分崗位，確保人員能力與崗位之間相匹配。崗位包括兩種類型，第一類是業務處理崗，第二類是運營管理崗，相較而言，運營管理崗的工作更加復雜，既要求財務人員掌握財務知識，還要具備一定的管理能力，業務處理崗重復性工作更多，在具體分配原則上，需盡可能減少財務人員的工作內容變動，若財務管理信息化平臺運行過程中存在各崗位工作量不均衡的問題，可根據具體情況進行分析，然后調整員工崗位和員工人數，以適應財務工作需要。

（二）建立共享信息化平臺

現代科技的發展對于高校財務工作效率、財務管理水平而言，是一個全新挑戰，這要求高校盡快建立共享信息平臺。首先，優化基礎設施。強大的物質設施保障是確保高校財務信息系統安全運行的基礎，在高校朝著數字化校園轉型的今天，部分技術和設備還存在一定的滯后性，特別是在跨區域高校中，新校區的硬件設備先進，老校區的設施普遍比較陳舊，且新舊校區的財務管理軟件也不同，財務信息共享化程度不高，數據處理能力不同，這就很容易出現信息孤島。對此，需從電子財務管理技術、網絡技術、信息技術等多個方面著手，更新陳舊設備，對學校的網絡、服務器、路由器、電腦進行升級，平衡不同校區的設施差異，讓共享信息平臺的建設可順利推進。其次，應用“云共享”財務管理信息系統。結合學校內部的財務工作狀態，引進符合高校實際情況的財務管理信息系統，其處理內容需涵蓋財務業務的各個流程，可對海量數據信息來提取、分類、計算，滿足不同人員、不同部門的需求，實現財務信息的“云共享”。最后，對信息系統進行模塊化升級。傳統以ERP系統為主的業務系統是單向操作的方式，整體流程煩瑣，高校除了要對原有系統進行升級之外，還要設置“單據影像系統”，借助這一系統，能夠迅速上傳憑證和單據，實現業務流程的升級。同時，對財務工作進行模塊化管理，讓每筆業務都能夠在短時間內迅速到達財務人員手中，并實現財務系統與學生管理系統、教學管理系統、人力資源系統之間的無縫對接。

（三）改進財務管理流程

1.預算業務流程的改進

在預算業務流程上，針對財務管理中預算管理的現存問題，在財務共享服務視角下對業務流程進行梳理，通過科學的統計、計算，將預算項目結合預算應用部門的情況做出細致劃分，為各個應用部門提供電子預算科目表，各個部門可憑借賬號進入到預算系統模塊，錄入預算數據。在錄入之后，由部門人員對數據進行審核，審核完畢后即可提交數據，申報人員可隨時登錄平臺來查看結果與進度。在預算編制環節，建立了財務共享服務平臺之后，可對預算計算工作進行標準化、智能化的管理，克服傳統預算方法隨意、不統一的問題。預算的編制由財務部門、預算管理委員會、職能機構負責，必要情況下，可對高校近幾年的預算歷史數據進行編制、匯總[4]。在預算下達與執行環節，由學校黨委會對預算方案進行研究，利用財務共享服務平臺下達預算，再由預算應用部門根據預算任務書來錄入本部門，在經由學校預算管理委員會審批后，由預算應用部門按照方案來實施。在預算控制與監督環節，平臺可對數據進行提取、整合、對比、分析，對實際數、預算數進行動態對比，如果超過警戒線就會發出預警，以實現全程監督的目的。在預算調整環節，由財務共享服務中心對預算數、實際數進行對比，尋找兩者之間的差異，將責任落實到人，讓各項工作都能夠找到責任人。高校可對財務狀況進行調整，使之貼近高校的財務管理現狀。

2.費用報銷業務流程的改進

費用報銷業務屬于會計核算變化的重點，這項業務會直接影響教職工滿意度與全校師生滿意度，在財務共享服務中心業務中，費用報銷業務流程的改造是其核心工作，具體流程包括：

一是填寫電子報銷申請單據。報銷人員可提前登錄共享服務平臺，按照規定填寫、錄入詳細信息，平臺可生成電子單據，單據中會標注出具體的報銷方法、報銷限額、付款渠道等內容，上傳至共享服務平臺后，由相關負責人審批。期間，報銷人員可隨時查看流程，審批通過，平臺可關聯電子報銷申請單，若審批未通過，系統會給出整改意見，報銷人員整改后進行二次申報。二是上傳原始憑證。在出差結束后，報銷人員對原始單據拍照、上傳，將原始票據交由財務人員，這可克服地域限制，節約了報銷時間，平臺可對資料進行智能分析，若資料無誤，即可進入下一環節。三是權限人審批簽字。系統可對審批流程智能排序，將資料按照順序發送至負責人來簽字。四是費用支付。在報銷業務完成后，共享中心可與銀企系統直聯，報銷費用可直接通過網銀轉至報銷人賬戶。

3.貨幣資金管理業務流程的改進

在高校的流動資產中，貨幣資金是一個重點，結合高校的辦學性質，流動資金會貫穿高校的整個財務管理活動中，其管理質量是評估高校財務管理模式質量的憑證。在線上提交付款申請方面，要求各個職能部門根據操作要求登錄財務共享服務平臺，填寫電子支付申請單，填寫無誤后，由本部門權限審批人初審，核實無誤后即可上傳至平臺，等待下一步的審批。在上級負責人通過核驗后，平臺可做出智能分類，按照既定流程來傳送至業務處理單元，由中心審批人員負責核驗；在付款記賬環節，審核完畢后，平臺可自動生成記賬憑證，系統自動觸發電子支付系統，合作銀行在收到指令后，即可完成貨幣資金的支付。

（四）優化內部審計體系

內部審計內容囊括財務審計、經營管理審計，是一種單獨的監督、檢查和評價活動。部分高校還沒有設置單獨的審計部門，基于財務共享的要求，高校需結合自身財務情況設置獨立的內部審計機構，直接負責高校內部的審計業務，打造涵蓋內部審計委員會、基層審計人員與審計部門于一體的內部審計架構[5]。審計部門通過對平臺中資料、財務數據的審計，對財務管理活動做出監督、評價。高校還要強化對審計人員的培訓，當前，高校財務人員技能單一的問題普遍存在，從事審計工作的人員不僅要具備扎實的專業技能和業務素養，還要能夠滿足共享模式下內部審計工作要求，因此，高校要強化培訓，確保審計人員對現行的內部審計方法和規定有全盤把控。

另外，高校需基于財務共享服務視角創新內部審計辦法，結合自身辦學情況引入先進技術，在“互聯網+”時代下，數字化審計將會成為審計工作的發展趨勢，高校需充分發揮出財務共享服務平臺的優勢，借助數字化審計軟件，將審計軟件、財務共享服務平臺之間融合起來，對數據進行審計、測試與分析。同時，構建完善的內審評價體系，以風險作為導向，建立體系化的評價標準，確保審計工作可做到有章可循，強化內部審計的作用。

（五）改革高校財務考核體系

為了確保財務監控體系順利運轉，需在高校內部配備完備的績效評價與考核體系，明確具體考核標準，確保各項監控手段可順利落到實處。隨著高校辦學規模的擴大，紛紛出臺了一系列的管理制度，為了讓財務共享可得到順利實施，需明確各個人員、部門的權利義務，讓考核制度做到權責分明，結合各個學院、部門的崗位性質將責任細化。同時，制定科學的獎懲制度，做到賞罰分明，確保責任能夠與懲罰、獎勵之間匹配，在具體的建立和懲罰上，需根據員工的工作效益來實施，以相關的條文、紙質單據作為支撐，遵循客觀、公正原則，嚴禁夾雜個人情緒。

三、結語

共享服務模式經歷了多年發展，在理論、實踐上均取得了巨大成果，以物聯網、區塊鏈、AI、云計算、大數據、5G為代表的科技均對財務理論和實踐產生了巨大影響，財務共享服務中心的應用范圍也更廣。財務共享服務中心在高校財務管理中的應用，讓財務數據的分析變得更加精準，在實施過程中，可能會出現一系列難題，高校需從制度、管理、人員等多方面創新，發揮出政策性導向作用，讓高校的財務管理工作能夠走向良性發展道路。