文/陳瑤(四川大西洋焊接材料股份有限公司)
“互聯(lián)網(wǎng)+”是一種經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新形態(tài),在信息技術(shù)支持下,將互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)進(jìn)行深度融合,促進(jìn)傳統(tǒng)行業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí),并創(chuàng)造新的發(fā)展機(jī)會(huì)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下,電子商務(wù)蓬勃興起,數(shù)字經(jīng)濟(jì)飛速增長(zhǎng),并逐漸成為經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的新動(dòng)能。為順應(yīng)電子商務(wù)發(fā)展,推動(dòng)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,越來(lái)越多的企業(yè)選擇在交易中開具電子發(fā)票,以互聯(lián)網(wǎng)為平臺(tái)傳遞交易信息。
并存的雙軌制發(fā)展思路與政策建議。2012年,國(guó)家確定推進(jìn)電子發(fā)票。2013年,電子發(fā)票試點(diǎn)工作正式啟動(dòng)。2015年,國(guó)家稅務(wù)總局出臺(tái)《關(guān)于推行通過(guò)增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》,在全國(guó)范圍內(nèi)推廣電子發(fā)票[1]。2016年,電子發(fā)票進(jìn)入實(shí)質(zhì)實(shí)施階段。2018年,基本實(shí)現(xiàn)了電子發(fā)票的全國(guó)全覆蓋。2020年,增值稅電子專用發(fā)票開始試點(diǎn)工作,同年財(cái)政部發(fā)布有關(guān)電子發(fā)票報(bào)銷入賬歸檔的通知,促進(jìn)了電子發(fā)票管理的規(guī)范化發(fā)展。2021年,增值稅電子發(fā)票全面推廣。
2011年,中國(guó)物流與采購(gòu)聯(lián)合會(huì)發(fā)布《中國(guó)電子發(fā)票藍(lán)皮書》,對(duì)電子商務(wù)稅收與電子發(fā)票應(yīng)用作出了戰(zhàn)略規(guī)劃,提出了電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票
財(cái)政部、國(guó)家檔案局相繼發(fā)布有關(guān)政策條例,對(duì)電子發(fā)票檔案管理給出了明確規(guī)定。其中,《財(cái)會(huì)[2020]6號(hào)文》第3條、第5條規(guī)定:“僅使用電子發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷入賬歸檔的,可不再另以紙質(zhì)形式保存”;第4條規(guī)定:“單位以電子發(fā)票的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的,必須同時(shí)保存電子發(fā)票原件”;國(guó)家檔案局第79號(hào)令第8條規(guī)定:“單位在歸檔電子發(fā)票時(shí),需建立電子發(fā)票與其相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系。”
1.電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票混用
2021年12月,國(guó)家稅務(wù)總局在廣東省部分地區(qū)開展全電發(fā)票試點(diǎn)工作,2022年4月上線升級(jí)版電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái),將電子發(fā)票的應(yīng)用向稀土、卷煙、建筑服務(wù)、旅客運(yùn)輸、貨物運(yùn)輸、不動(dòng)產(chǎn)銷售、農(nóng)產(chǎn)品收購(gòu)、車船代收、差額征稅等行業(yè)領(lǐng)域延伸,推動(dòng)了電子發(fā)票類型的多元化發(fā)展。然而,電子發(fā)票的全面數(shù)字化程度較低。從現(xiàn)階段企業(yè)的電子發(fā)票應(yīng)用情況來(lái)看,可開具的電子發(fā)票類型較少,主要表現(xiàn)為除了增值稅發(fā)票外,其他類型的電子發(fā)票均不可開具[2]。在此情況下,企業(yè)電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票混用的情況較為嚴(yán)重。一方面,根據(jù)上述電子發(fā)票檔案規(guī)定,紙質(zhì)發(fā)票必須保存電子發(fā)票原件,前者的掃描、保存問題嚴(yán)重阻礙了電子發(fā)票的推行。另一方面,電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票樣式不同,部分企業(yè)仍然按照紙質(zhì)發(fā)票對(duì)打印后的電子發(fā)票進(jìn)行處理。
2.電子發(fā)票偽造、重復(fù)報(bào)銷現(xiàn)象嚴(yán)重
虛開發(fā)票是一種在電子發(fā)票名稱、商品數(shù)量及單價(jià)、總額等方面弄虛作假的一種發(fā)票舞弊行為,電子發(fā)票易偽造的特點(diǎn)讓虛開發(fā)票成為不法分子獲得高額利益的主要手段之一。當(dāng)前,全國(guó)各地嚴(yán)厲打擊以虛開電子發(fā)票為主的經(jīng)濟(jì)犯罪活動(dòng),并取得了顯著成效。同時(shí),持續(xù)完善電子發(fā)票相關(guān)法律及政策,力求從法律及政策層面實(shí)現(xiàn)對(duì)虛開電子發(fā)票這一發(fā)票舞弊行為的有效管理。2020年,財(cái)務(wù)部、國(guó)家檔案總局發(fā)布《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》,強(qiáng)調(diào)電子發(fā)票作為會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)發(fā)票有同等法律效力。
電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票的明顯區(qū)別在于,前者可重復(fù)打印,這就增加了重復(fù)報(bào)銷現(xiàn)象的發(fā)生概率。部分企業(yè)沒有建立規(guī)范化的電子發(fā)票管理制度,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員容易出現(xiàn)操作失誤,導(dǎo)致重復(fù)報(bào)賬現(xiàn)象嚴(yán)重,從而提高企業(yè)管理成本。也有部分企業(yè)利用EXCEL對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行管控,一方面是業(yè)務(wù)量較大,增加了財(cái)務(wù)人員的工作量,另一方面是手工統(tǒng)計(jì)容易出現(xiàn)差錯(cuò),難以避免重復(fù)報(bào)銷的情況。
3.電子發(fā)票流轉(zhuǎn)安全性差
現(xiàn)階段,企業(yè)大多以郵箱發(fā)送的形式進(jìn)行電子發(fā)票流轉(zhuǎn)。承載電子發(fā)票的郵件處于開放性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,流轉(zhuǎn)安全性較差,容易被不法分子或同行獲取,嚴(yán)重時(shí)還會(huì)引起信息泄密事件的發(fā)生。而且,在可重復(fù)打印的條件下,管理人員難免會(huì)放松對(duì)電子發(fā)票的管理,進(jìn)而造成發(fā)票丟失。
4.對(duì)人工認(rèn)證依賴性較強(qiáng)
企業(yè)在電子發(fā)票的應(yīng)用過(guò)程中,主要采取人工手段進(jìn)行發(fā)票認(rèn)證。上文提到,目前企業(yè)僅可開具增值稅電子發(fā)票,而電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票的樣式存在明顯差異。人工認(rèn)證時(shí),管理人員不僅要對(duì)紙質(zhì)發(fā)票的電子版文件進(jìn)行審核,還要審核電子發(fā)票的合規(guī)性與真實(shí)性,實(shí)際工作量并沒有減少。此外,受人為因素影響,電子發(fā)票的認(rèn)證效率并不高。
1.軟件公司選擇
“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子發(fā)票的應(yīng)用,以互聯(lián)網(wǎng)及信息化系統(tǒng)平臺(tái)為依托,企業(yè)通過(guò)建立、引入信息化系統(tǒng)平臺(tái)打造電子發(fā)票的應(yīng)用軟件環(huán)境。自主研發(fā)、建立電子發(fā)票系統(tǒng)平臺(tái),盡管能滿足企業(yè)的個(gè)性化電子發(fā)票管理需求,但是需要投入巨額資金。資金實(shí)力雄厚、已形成系統(tǒng)化信息安全管理體系的大型、超大型企業(yè),才會(huì)選擇自主研發(fā)、建立電子發(fā)票系統(tǒng)平臺(tái)。對(duì)于其他大多數(shù)企業(yè)而言,第三方軟件公司所研發(fā)的電子發(fā)票系統(tǒng)平臺(tái)才是首選。如何選擇需要的軟件公司,就是企業(yè)應(yīng)當(dāng)考慮的重點(diǎn)問題。電子發(fā)票以數(shù)據(jù)的形式的呈現(xiàn),關(guān)系到企業(yè)的核心業(yè)務(wù)與商業(yè)機(jī)密,因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性作綜合考量。不同稅控服務(wù)器及稅控設(shè)備差異明顯,如果企業(yè)業(yè)務(wù)范圍廣、日常發(fā)票量大,就要重視稅控服務(wù)器及稅控設(shè)備的開票效率及負(fù)載能力。一般大型軟件公司均通過(guò)稅務(wù)局備案,企業(yè)應(yīng)當(dāng)優(yōu)選大型軟件公司。
筆者所在單位為高新技術(shù)企業(yè),以焊接材料的開發(fā)、生產(chǎn)、銷售及相關(guān)技術(shù)服務(wù)為主營(yíng)業(yè)務(wù),同時(shí)開通了進(jìn)出口業(yè)務(wù),且下屬分子公司較多,發(fā)票數(shù)量巨大。在構(gòu)建電子發(fā)票應(yīng)用體系的過(guò)程中,本單位選擇與用友進(jìn)行合作。用友擁有國(guó)內(nèi)最大的企業(yè)應(yīng)用軟件及企業(yè)云服務(wù)研發(fā)體系團(tuán)隊(duì),其軟件服務(wù)全球領(lǐng)先。IDC-2020年中國(guó)企業(yè)級(jí)應(yīng)用軟件(EA)SaaS市場(chǎng)跟蹤研究報(bào)告顯示,用友的企業(yè)應(yīng)用SaaS及應(yīng)用平臺(tái)APaaS市場(chǎng)占有率第一。出于對(duì)技術(shù)的考慮,企業(yè)可優(yōu)先選擇用友。
2.解決方案制定
用友代理商從本單位實(shí)際需求出發(fā),給出了FSSC一站式“端到端”的全業(yè)務(wù)解決方案。在該解決方案中,發(fā)票報(bào)銷與業(yè)務(wù)進(jìn)行聯(lián)動(dòng),并和內(nèi)部控制相關(guān)聯(lián),對(duì)接ERP系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)。報(bào)銷時(shí),報(bào)銷人手動(dòng)打開報(bào)賬APP并上傳發(fā)票圖片,系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行發(fā)票識(shí)別填報(bào),調(diào)用稅務(wù)接口進(jìn)行驗(yàn)真查重,降低了重復(fù)報(bào)銷、偽造發(fā)票等違規(guī)問題的發(fā)生率。查重完成后,系統(tǒng)自動(dòng)生成報(bào)銷單,財(cái)務(wù)人員掃碼打開代辦,復(fù)核紙質(zhì)票據(jù)與電子發(fā)票。復(fù)核通過(guò)后,系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行發(fā)票認(rèn)證,完成資金支付。由于系統(tǒng)具備事前業(yè)務(wù)預(yù)審功能,在費(fèi)用超出預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)的情況下,自動(dòng)檢查合規(guī)情況,給出預(yù)警提示,這就防止了超標(biāo)超預(yù)算問題的發(fā)生,做到了對(duì)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的有效控制。此外,系統(tǒng)內(nèi)置發(fā)票有效期管理、關(guān)鍵字預(yù)警、報(bào)銷日期管理、連號(hào)管理等功能,滿足本單位多元化發(fā)票管理需要。
3.一體化管理平臺(tái)搭建
從當(dāng)前企業(yè)信息化發(fā)展情況來(lái)看,多數(shù)企業(yè)建立了ERP系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)信息化管理。電子發(fā)票的應(yīng)用讓相應(yīng)系統(tǒng)平臺(tái)的建立成為企業(yè)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。倘若ERP系統(tǒng)和電子發(fā)票系統(tǒng)各自獨(dú)立運(yùn)行,企業(yè)的電子發(fā)票應(yīng)用效率不僅得不到提升,企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員的工作量也會(huì)大大增加,僅前端業(yè)務(wù)票據(jù)信息的收集與處理就會(huì)給電子發(fā)票管理帶來(lái)巨大困難。因此,企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視一體化管理平臺(tái)的搭建,對(duì)接好ERP系統(tǒng)與電子發(fā)票系統(tǒng)。
兩系統(tǒng)對(duì)接的主要技術(shù)障礙,在于系統(tǒng)的協(xié)同運(yùn)行、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一以及數(shù)據(jù)安全的保障。要突破這些技術(shù)障礙,首先,企業(yè)應(yīng)建立系統(tǒng)協(xié)同機(jī)制[3]。以國(guó)網(wǎng)某省電力公司發(fā)票業(yè)務(wù)為例,該公司將電子發(fā)票自動(dòng)預(yù)驗(yàn)審、紙質(zhì)發(fā)票驗(yàn)審、發(fā)票校驗(yàn)等功能嵌入到了ERP系統(tǒng)中,就紙質(zhì)發(fā)票驗(yàn)審而言,供應(yīng)商登錄OCR(增值稅發(fā)票智能掃描)系統(tǒng)進(jìn)行自助發(fā)票掃描,該系統(tǒng)平臺(tái)自動(dòng)采集發(fā)票票面信息后與ERP系統(tǒng)交互,自動(dòng)對(duì)比驗(yàn)審紙質(zhì)發(fā)票與ERP系統(tǒng)電子發(fā)票,驗(yàn)審人員現(xiàn)場(chǎng)交接、認(rèn)證紙質(zhì)發(fā)票,業(yè)務(wù)人員進(jìn)行發(fā)票人工認(rèn)證,以國(guó)稅系統(tǒng)為依托完成稅務(wù)抵扣[4]。其次,企業(yè)應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家稅務(wù)總局對(duì)電子發(fā)票數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)給出了明確指示,要求企業(yè)以XML(可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言)作為發(fā)票數(shù)據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)要嚴(yán)格遵循國(guó)家稅務(wù)總局規(guī)定。最后,在區(qū)塊鏈技術(shù)支持下加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全保障。區(qū)塊鏈電子發(fā)票具有全流程完整追蹤、信息不可篡改的特點(diǎn),企業(yè)可獲取區(qū)塊鏈電子發(fā)票的開具資格,有效追溯發(fā)票真?zhèn)蔚刃畔ⅲ鉀Q發(fā)票偽造、重復(fù)報(bào)銷的難點(diǎn)問題。
電子發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)多數(shù)來(lái)源于業(yè)務(wù)管理,業(yè)務(wù)真實(shí)性、實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生金額正確性、發(fā)票獲取渠道正規(guī)性的質(zhì)量高低與否,對(duì)電子發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生有直接影響[5]。倘若業(yè)務(wù)人員在發(fā)票報(bào)銷的過(guò)程提供虛假發(fā)票,財(cái)務(wù)人員無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)核驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)巍R虼耍髽I(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理,從業(yè)務(wù)源頭規(guī)避虛假票據(jù)信息。在此過(guò)程中,根據(jù)電子發(fā)票管理需要重構(gòu)業(yè)務(wù)流程,細(xì)化各崗位職責(zé),并建立財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)人員的法律意識(shí)與電子發(fā)票正確應(yīng)用意識(shí),同時(shí)將電子發(fā)票管理與業(yè)務(wù)部門績(jī)效考核相關(guān)聯(lián),結(jié)合電子發(fā)票管理情況進(jìn)行員工績(jī)效考核,以考核結(jié)果作為激勵(lì)獎(jiǎng)懲的重要依據(jù),促進(jìn)業(yè)務(wù)人員及時(shí)匯報(bào)電子發(fā)票報(bào)銷情況、舉報(bào)偽造或重復(fù)報(bào)銷行為相關(guān)責(zé)任人。
電子發(fā)票在企業(yè)中應(yīng)用起步較晚,當(dāng)前國(guó)內(nèi)企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度中的電子發(fā)票相關(guān)內(nèi)容并不完善,難以為電子發(fā)票應(yīng)用提供有力的制度保障,也無(wú)法通過(guò)制度約束人員的發(fā)票舞弊行為。所以,企業(yè)應(yīng)當(dāng)健全財(cái)務(wù)管理制度,在制度指導(dǎo)下充分落實(shí)發(fā)票真?zhèn)螌徍耍瑥亩鴮?shí)現(xiàn)對(duì)發(fā)票舞弊行為的有效規(guī)避。以電子發(fā)票報(bào)賬為例,企業(yè)根據(jù)電子發(fā)票的使用、查驗(yàn)需求,制定電子發(fā)票報(bào)賬查驗(yàn)規(guī)則,要求財(cái)務(wù)人員定期評(píng)估已完成記錄的電子發(fā)票,并開展電子發(fā)票報(bào)賬審核工作[6]。
電子發(fā)票的應(yīng)用讓企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率得到了大大提升,與此同時(shí),對(duì)人員專業(yè)素質(zhì)提出了更高要求。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員不僅要充分了解國(guó)家電子發(fā)票相關(guān)政策規(guī)定,明確電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票的差異以及常見的電子發(fā)票風(fēng)險(xiǎn),也要熟悉信息化環(huán)境下電子發(fā)票的各個(gè)管理流程,掌握電子發(fā)票開具、報(bào)銷、歸檔等規(guī)則以及基本信息技能。不少企業(yè)的相關(guān)人員并不完全滿足電子發(fā)票應(yīng)用的人才需求,對(duì)此企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大專業(yè)人才培養(yǎng),深化人員對(duì)電子發(fā)票的應(yīng)用認(rèn)知,提升人員信息素養(yǎng),促進(jìn)人員專業(yè)化發(fā)展。
“信息孤島”“系統(tǒng)壁壘”是當(dāng)前企業(yè)電子發(fā)票應(yīng)用要解決的關(guān)鍵問題,在企業(yè)內(nèi)外、上下層及各部門信息不對(duì)稱的情況下,電子發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法被及時(shí)發(fā)現(xiàn)與處理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)完善一體化管理平臺(tái)建設(shè),加快落實(shí)各管理系統(tǒng)間對(duì)接工作,并建立系統(tǒng)化的信息溝通機(jī)制,逐步解決“信息孤島”“系統(tǒng)壁壘”問題,從而滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子發(fā)票的動(dòng)態(tài)管理需要。
綜上所述,我國(guó)電子發(fā)票應(yīng)用起步于2011年,為深入推進(jìn)電子發(fā)票在企業(yè)中的應(yīng)用,國(guó)家相關(guān)部門及組織機(jī)構(gòu)相繼出臺(tái)多個(gè)政策規(guī)定,以規(guī)范企業(yè)電子發(fā)票管理。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下,企業(yè)電子發(fā)票應(yīng)用問題突出,具體存在于發(fā)票開具、報(bào)銷、流轉(zhuǎn)與認(rèn)證等多個(gè)環(huán)節(jié)。大型企業(yè)及上市公司在電子發(fā)票應(yīng)用方面提供了可參考的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際應(yīng)用需要,合理選擇可提供電子發(fā)票系統(tǒng)解決方案的軟件公司,科學(xué)制定解決方案,建設(shè)一體化管理系統(tǒng)平臺(tái),以支持電子發(fā)票的應(yīng)用。同時(shí),企業(yè)也要做好業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)制度建設(shè)、人才培養(yǎng)、信息化建設(shè)等多方面的保障措施,以促進(jìn)電子發(fā)票的有效應(yīng)用。
相關(guān)鏈接
電子發(fā)票是信息時(shí)代的產(chǎn)物,同普通發(fā)票一樣,采用稅務(wù)局統(tǒng)一發(fā)放的形式給商家使用,發(fā)票號(hào)碼采用全國(guó)統(tǒng)一編碼,采用統(tǒng)一防偽技術(shù),分配給商家,在電子發(fā)票上附有電子稅務(wù)局的簽名機(jī)制。
電子發(fā)票則可以通過(guò)財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化、消除紙質(zhì)交易和加快付款的方式使公共部門達(dá)到節(jié)省大量資金的目的。公共部門使用電子發(fā)票在商品和服務(wù)采購(gòu)方面平均節(jié)省0.5%至2%的費(fèi)用。
電子發(fā)票的發(fā)行和實(shí)施其積極意義不言而喻。對(duì)消費(fèi)者而言,發(fā)票是消費(fèi)者的購(gòu)物憑證,也是維權(quán)的重要依據(jù)。而對(duì)整個(gè)電子商務(wù)行業(yè)來(lái)說(shuō),電子發(fā)票能使所有電商都規(guī)范化運(yùn)營(yíng),減少偷稅漏稅后的惡性競(jìng)爭(zhēng),同時(shí)也能降低更多企業(yè)成本。面對(duì)電子發(fā)票實(shí)施后電商的趨于規(guī)范和網(wǎng)購(gòu)商品價(jià)格的可能提升,需要一定的智慧來(lái)平衡。網(wǎng)絡(luò)發(fā)票在網(wǎng)購(gòu)中的全面推行,對(duì)電子商務(wù)的交易額也會(huì)有積極的作用。