企業檔案管理外包的動因及可行性

朱曉章

中國華電集團資本控股有限公司

現階段，企業管理工作面臨著諸多的挑戰，不僅影響到企業的市場競爭水平，也影響著企業的長遠發展。其中，檔案管理工作是一項成本較高、專業性要求較高的工作。因此，越來越多的企業選擇了外包的管理模式，以此來實現資源有效整合，提升檔案管理的科學性。

一、檔案管理外包的動因分析

（一）有助于降低企業管理成本

檔案管理外包有助于降低企業管理成本，提高利用率[1]。企業將檔案管理工作進行外包的影響因素是多樣的，其中最為關鍵的是運用外包的形式能夠有效地減少企業運行的成本。尤其是大型企業而言，每天擁有大量的業務表單與管理文件、檔案等，應當設置專業的文件及檔案管理的地方，配備專業的管理人員。因此所消耗的成本較大，針對企業來說，這是一件額外邊際成本消耗過多的問題。而檔案外包工作可以將該項業務轉包出去，花費少了的成本來實現有效的資源優化，能夠有效地提升管理的水平，并且能夠節約企業的成本。

（二）有助于提高檔案管理的專業性

隨著市場經濟的不斷發展，企業也面臨著轉型發展與創新發展的機遇與挑戰。企業各個部門的改革較為迅速，但是針對檔案管理工作的改革相對滯后，技術也存在限制。企業檔案管理面臨的最大問題是如何促使企業檔案工作改革與現代企業的發展相匹配。而檔案外包方式能夠充分發揮檔案管理企業的專業性，應用先進的技術，實現與市場發展需求相匹配。

（三）有助于提升企業市場競爭力

檔案管理部門的信息化建設及人才的專業性培養也是提升企業市場競爭力的重要因素。但是企業往往過多的重視生產經營工作的市場競爭力提升，而忽視了檔案管理工作的競爭力提高。而外包企業能夠將企業從瑣碎的業務之中拯救出來，促使企業擁有更多的精力在市場經營等核心競爭力提升方面。現階段，檔案管理工作向著信息化的方向發展，但是所需要投入的時間與精力也是十分巨大的。而企業有限的時間不可能全面集中在此處，因此信息化的投入有所減少，不利用企業的發展。但是檔案管理外包工作能夠通過專業的設備及人才、成熟的技術等，實現檔案信息化管理，實現企業信息化管理的大發展。

二、企業檔案管理外包的可行性分析

（一）外包檔案管理規模化

伴隨著信息技術、市場管理制度的不斷完善及發展，外包也逐漸成為企業各項工作開展的重要方向。外包是有效的利用外包企業的專業性來實現企業非核心業務的輔助工作。幫助企業可以集中精力來提高自身的核心競爭水平及工作水平。外包是新型經濟競爭發展背景下所集聚的經營策略。20世紀90年代中期以后，外包也迎來了新的發展階段[2]。外包依靠IT行業的發展，獲得了迅速的發展，也使得外包成為管理的一種可操作的方式。隨著現階段企業組織結構的發展正在以小型化與扁平化甚至虛擬化的方向發展，而通信與網絡技術等各種信息技術的應用也逐步呈現出進步的形式。新型行業也獲得了迅速的成長與發展，企業正在不斷提高自身核心競爭優勢。檔案管理業務外包已經成規模化的態勢，在大型企業之中逐漸盛行，使得企業檔案管理效率不斷提升，為企業節約更多的資源來開展生產經營。

（二）外包檔案管理技術專業化

伴隨著社會經濟與科學技術的不斷發展，在信息化的推動下，企業在生產經營管理以及科研活動之中，紙質文件也逐漸被電子文件所代替。檔案管理越來越以網絡技術與通信技術作為核心，檔案電子目錄與電子文件形式查閱的優勢也十分明顯。檔案數字化也成為重要的方向。檔案數字化也并不是企業的核心業務，如果每個企業都將其作為重要的業務，開展數字化的而建設，則所需要的人力物力財力也十分巨大。所以，對于企業控制成本等多樣化的因素實施分析能夠看出，通過外部專業化的檔案工作團隊，為其開展檔案管理工作，實施檔案信息化的建設工作等都是十分必要的。現階段檔案外包企業管理的檔案要比單個的企業自身的檔案要多，同時也具備專業的存放庫房、防霉防蛀、防火防盜的設備等，以此來確保檔案管理的專業化。

（三）外包檔案管理規范化

企業對于外包戰略的選擇，其主要的目標是獲得成本低廉且效果顯著的產品及服務，企業運用外包的形式來彌補自身的不足之處。據此能夠更加重視核心業務的情況[3]。市場化的競爭態勢下，需要檔案管理人員的專業性，配置專門的設施，科學地進行管理，并且自主開展業務，以此來滿足文件形成過程中節約成本與方便利用的優勢。20世紀70年代開始，商業文件中心能夠展現出對于技術的高度重視及依賴性。除此之外，商業文件中心的管理效率及服務質量等也呈現逐漸完善的態勢。檔案外包企業作為一家商業性文件中心，已經具備了較大的規模，且業務相對成熟，是一種全球性的行業，起源于20世紀40年代，發展至今已經有70余年的歷史。現階段，隨著文件管理實踐的深化實施，商業性文件中心仍然使用高效的管理形式，同時融入了新的手段，以此為客戶提供優質化與專業性的服務。與此同時，商業文件中心的高效運轉也使得檔案外包企業實現了高質量的提升。

三、企業檔案管理外包存在的問題分析

（一）管理人員專業性有待提升

1.檔案管理人員外包意識不足。人員的意識不足會為檔案管理業務的外包工作形成制約因素，也對于檔案業務的開展起到了消極的作用。近年來，我國提高了檔案管理工作的重視，對檔案管理的法律法規等開展宣傳，這也在一定程度上提高了企業對檔案管理重視。一些企業組件了專業的檔案管理部門，有效地提升了檔案管理的領導水平。但是現階段這一方式并沒有在具體的實施過程中實現落實。檔案管理過程中可能出現部分管理人員意識不足的問題，無法與企業檔案管理的市場要求相匹配[4]。除此之外，在企業檔案管理體系建設的過程中，并沒有足夠重視激勵機制，使得激勵機制缺乏完善性。在構建檔案管理系統的過程中，企業檔案管理人員的積極性并未實現真正的調動，導致企業檔案整理出現遺漏，檔案內容缺乏針對性及有效性。使得企業檔案外包管理工作面臨多種問題。

2.檔案管理人員專業技能缺乏。市場經濟體制下，企業呈現出迅速發展的態勢，檔案管理外包工作也進一步獲得了有效的發展。這對于檔案管理人員而言，面臨著專業能力的考驗。近年來，伴隨著我國企業檔案管理工作的有效開展，一些傳統手工管理模式無法適應時代的要求。尤其是檔案外包管理工作量大、技術性要求不高[5]。但是部分企業檔案管理人員對于電腦應用的技能不夠熟練。目前電子檔案越來越占據重要地位。如果僅僅應用錄入功能，則會影響整個數字化檔案管理系統的建設，導致其建設速度較慢。企業檔案管理業務工作實施的過程中，不能夠起到良好的網絡信息技術優勢。計算機網絡技術在企業檔案電子化的發展進程中形成了良好的促進作用，能夠有效地促進企業檔案外包業務的數字化發展趨勢。

（二）企業檔案真實性有待改善

1.檔案造假問題頻出。為了獲取利益，人們會對檔案信息進行修改與完善，以此實現晉升、推遲退休以及獲得資格的目標。而偽造的檔案信息使得偽造者的真實情況無法被得知，面對上述不良社會風氣，使得企業在員工信息的真實性方面無法有效的保障。企業員工或許由于自身偽造的檔案與工作實際需求不相符，失去工作積極性，對于企業整體員工隊伍的穩定性及經濟效益發展等都形成不良的影響。因此，應當重點解決偽造檔案的情況。

2.企業檔案內容質量不高。檔案就像是一個人的名片或者身份證，信息的真實性直接影響到個人與企業的利益，這也是最基本的要求[6]。一些企業在保留著的檔案之中信息大量的缺乏時效性，導致使用的效率低，甚至不能夠有效的辨別信息。企業檔案管理的相關工作部門針對檔案管理工作還缺乏明確的態度，不能夠及時的補充檔案管理的內容。檔案只是記錄了員工的個人信息情況，不能夠真實地反映出員工的性格特征等。不能夠根據檔案來分析員工，也無法達到檔案管理的真正要求。諸多的外包企業在進行檔案交接的過程中，規則意識不強，導致檔案遺失或者被更改。企業檔案管理人員的責任意識不足等，使得檔案缺乏真實性。

四、企業檔案管理外包的優化建議

（一）提高企業檔案管理人員的素質

1.強化檔案管理人員的意識。企業檔案管理的工作是十分繁重的[7]。所以，企業檔案管理工作者應當培養良好的管理意識，以此來認真對待檔案工作，不斷提高自身管理水平。檔案管理工作者需要意識到自身檔案管理所承擔的責任，并產生職業感，最大限度地提升檔案管理的水平。企業高層管理者也應當提高檔案保護意識，重視檔案管理宣傳工作的重要性。除此之外，也應當提高員工檔案保護意識。企業層面需要規劃長遠的管理戰略目標，將相關的檔案管理規章制度落到實處，同時應當不斷完善檔案管理相關工作的制度建設，有效地推動企業檔案外包管理工作的有序進行。

2.避免檔案管理人員出現頻繁流動。由于企業檔案管理工作多數處于封閉性的環境之中[8]。伴隨著檔案管理業務的不斷更新與發展，檔案管理人員需要不斷地提升自身的綜合協調水平，幫助檔案管理人員盡快地融入社會之中。建立完善的檔案外包管理工作環境。與此同時，也應當健全人才選拔機制，科學地擇選優質的檔案管理人才，進一步促進檔案管理外包水平的提高。另外，企業也應當定期開展檔案管理者的專業知識及技能的培訓，尤其注意數字化電子檔案管理方面的功能，深化培養內容的深度。上述新生人才能夠為企業的發展形成源源不斷的活力，也能夠幫助企業創新局面，以此為檔案管理工作水平的提升提供源源不斷的動力。

（二）提升檔案信息的質量

1.企業重視檔案管理工作。企業在開展檔案管理外包的過程中，也需要關注高層領導與檔案管理部門的思想水平提升，提高對企業檔案外包管理的中實行，同時擬建優化對策及相關建議，避免企業檔案管理問題的產生。企業管理人員也需要根據現有的法律法規，配置完善的人員及設備。制定科學的機制，改善工作環境等，以此來激發員工工作積極性[9]。

2.更新與補充檔案內容。在檔案外包管理過程中，應當在確保檔案內容真實性的基礎上，定期對檔案的內容及時更新。企業之中包含多種多樣的檔案類型，因此，也應當針對性地選擇相應的保存標準。企業在開展檔案管理的過程中，應當不斷豐富檔案管理的內容。應當對員工的個人信息、性格特征、專業特長以及經驗等進行全面記錄，方便企業追蹤員工的真實情況，為其制定針對性的培訓方案及合理的崗位等。

3.促進企業檔案信息化建設。檔案信息化構建是檔案管理外包企業需要關注的重要的內容[10]。信息化時代，傳統的檔案管理工作需要投入大量的成本，通過外包的方式實現檔案信息化的建設，可以解決人力問題及企業成本問題。另外，檔案管理信息化建設的過程中，應當培養相關人員的創新理念，創新工作模式，高效開展檔案管理工作。

五、結語

檔案管理外包現如今已經成為企業管理的重要方式，其動因主要是節約成本、優化資源以及提升專業化水平。因此，基于外包檔案管理規模化、技術專業化以及管理規范化的優勢，為檔案管理工作的外包提供了強有力的可行性。目前，企業檔案管理外包存在的問題，主要有檔案管理人員素質有待提升、企業檔案真實性有待改善。基于此，文章提出認為企業應當提高相關工作人員的素質，提高檔案信息的真實性與及時性，以期能夠為檔案管理外包工作的有效實施提供一定的參考。