機構(gòu)改革過程中的檔案管理工作

肖靜

湖南省核地質(zhì)調(diào)查所

機關(guān)檔案是我國的機關(guān)事業(yè)單位留存文檔的一種記錄方式，將機關(guān)主要職能活動的歷史沿革生動呈現(xiàn)出來。正是因為它的真實記錄，所以我們在具體研究時才有了可靠的歷史依據(jù)，因而，必須要對其引起高度的重視和進行密切的關(guān)注。當(dāng)進行機構(gòu)改革時，撤銷以及合并單位的檔案管理是一項必須要嚴肅對待的工作。文章從作者所在單位機構(gòu)改革期間的檔案管理工作出發(fā)，探討機構(gòu)改革過程中加強檔案管理工作的重要意義，這一期間檔案管理應(yīng)當(dāng)包含的主要工作、存在的問題及原因，機構(gòu)改革期間的檔案管理工作應(yīng)該堅守的幾個原則，進而提出改進的建議。

一、機構(gòu)改革過程中加強檔案管理工作的重要意義

1.是確保檔案完整安全的現(xiàn)實需求。機構(gòu)改革過程中，往往牽涉到數(shù)個單位的撤并、重組和人員的調(diào)整，涉及單位多，涉及面廣。在這個過程中，往往因各項工作千頭萬緒，而忽視了檔案工作。如果不加強檔案管理，那很有可能造成該歸檔的文件資料沒有歸檔，以及產(chǎn)生檔案流失和失泄密的風(fēng)險。因此，在這種承上啟下、新舊交替的關(guān)鍵時期，加強檔案管理工作是維護檔案完整和安全的必然要求。

2.是實現(xiàn)檔案規(guī)范管理的必然要求。對于機關(guān)撤并后的檔案管理工作，《機關(guān)檔案工作條例》第二十六條作出了明確規(guī)定：機關(guān)撤銷或合并必須將本機關(guān)的全部檔案進行認真整理，妥善保管，不得分散。國家以及各省市檔案管理部門也就加強機構(gòu)改革期間的檔案管理工作下發(fā)了通知，提出了要求。機構(gòu)改革期間的檔案管理工作必須以這些規(guī)則和要求作為依據(jù)和準繩，以實現(xiàn)檔案的規(guī)范管理。

3.是推動事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展一項重要的基礎(chǔ)性、支撐性工作，一個單位的事業(yè)發(fā)展必須有完整、準確、系統(tǒng)的檔案為依據(jù)。每一個單位的檔案部門都可以本單位獲得一些較為重要的資產(chǎn)和一些價值較大的信息資源。這是生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的真實記錄。

二、機構(gòu)改革期間的檔案管理工作的主要內(nèi)容

（一）檔案收集

檔案收集一方面是檔案工作的出發(fā)點和落腳點，另一方面可以在其他環(huán)節(jié)中提供一些物質(zhì)基礎(chǔ)，使得其他業(yè)務(wù)正常有序進行。雖然檔案收集工作從來沒有停歇，但是檔案收集不及時、不規(guī)范的問題也長期存在。機構(gòu)改革期間，由于單位撤并和人員調(diào)整，如果不及時開展檔案收集工作，那么，很可能在單位撤并和部門、人員調(diào)整以及辦公場所搬遷過程中，造成許多應(yīng)當(dāng)歸檔的文件和資料遺失。

（二）檔案整理

檔案整理就是實現(xiàn)檔案資料管理有序化的過程。機構(gòu)改革期間，各部門在查漏補缺或在清理物品和資料過程中，移交過來的檔案資料或?qū)嵨铮芏喽际且郧暗墓ぷ鏖_展而留存的，但未及時歸檔，與以往歸檔的檔案資料不成體系。這就需要對后面歸檔的這些檔案資料進行整理、分類，并建立與之前歸檔的文件的有機聯(lián)系，使整個檔案資料更成體系。

（三）檔案清點

開展館藏檔案資料清點和質(zhì)量情況檢查，是規(guī)范檔案管理、確保檔案實體安全的一項重要措施。在機構(gòu)改革的特殊時期，開展檔案清點工作，準確摸清家底，對于后期的檔案管理工作十分重要且必要。在清點中摸清檔案資料的具體數(shù)量、保存期限、密級情況等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，以及全面了解檔案資料的質(zhì)量情況，有利于更好地規(guī)劃庫房的規(guī)模，為日后開展檔案資料修復(fù)、數(shù)字化等工作以及提供利用服務(wù)提供依據(jù)和支撐。

（四）檔案鑒定

機構(gòu)改革期間，撤并單位的檔案資料按照要求，必須向檔案館移交或交由新組建的機關(guān)統(tǒng)一管理。因此，無論是移交到檔案館，還是交由新組件的機關(guān)統(tǒng)一管理，為了避免造成人力物力財力等資源的浪費，也是從便于檔案管理和利用的角度而言，都應(yīng)當(dāng)對庫房的現(xiàn)有檔案的保存價值通過嚴格的程序和方法進行一次鑒定，要非常細心地吸納具有重要價值的檔案，還要處理那些本來就沒有保存價值的檔案。

（五）檔案搬遷

按照《機關(guān)檔案工作條例》要求，除移交有關(guān)檔案館的檔案資料外，其余未移交的檔案資料，應(yīng)移交給合并后的機關(guān)代管。因此，在機構(gòu)改革過程中，不少單位都將面臨檔案搬遷的問題。檔案搬遷工作是個系統(tǒng)的工程，包括整理、打包、出庫、入庫、上架等一系列環(huán)節(jié)，必須制定科學(xué)的方案，確保檔案搬遷工作的安全有序。

（六）建章立制

為避免新組建單位的檔案工作處于無序狀態(tài)，新組建的單位必須及時開展檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)工作，這樣才能為后續(xù)的檔案工作持續(xù)健康發(fā)展，帶來較為充足的組織保障以及制度保障。同時，既要在實踐中明確檔案的分管領(lǐng)導(dǎo)，也需要在實踐中直接找到檔案管理人員。通過優(yōu)化完善對應(yīng)工作制度后，對于本單位的一些材料進行科學(xué)實際歸檔范圍和保管期限表的編制，同時將相關(guān)情況匯報給上級領(lǐng)導(dǎo)部門。

三、機構(gòu)改革期間檔案管理工作存在的問題

1.檔案工作開展不夠主動。以作者所在的單位而言，新組建的單位由五家單位重組而成，從籌建到現(xiàn)在已有將近一年時間。但到目前為止，檔案工作尚未步入正軌，在單位辦公場所規(guī)劃中，也沒有規(guī)劃檔案庫房，重組后的各成員單位的檔案暫時無法集中統(tǒng)一管理。檔案工作的推進是由于各成員單位在實際工作開展中發(fā)現(xiàn)了問題、遇到了困難，或者是由于上級的要求而被動推進，缺少主動超前的謀劃。

2.檔案工作開展不夠規(guī)范。改革過程中雖然對加強檔案管理工作下發(fā)了有關(guān)文件，提出了相關(guān)要求，但是對檔案移交與處置要求不夠細化和規(guī)范。比如，在檔案收集的過程中，依賴于各部門兼職檔案員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任感，缺乏檢查與指導(dǎo)。有些拿不準需不需要歸檔的，沒有認真地進行甄別，因此導(dǎo)致有些應(yīng)當(dāng)歸檔的沒有歸檔，有些不該歸檔的卻被歸檔。

3.檔案工作開展不夠精細。機構(gòu)改革期間，工作比較繁雜，檔案工作開展往往圖簡單省事,只要按時完成工作就算了事，沒有從有利于長遠檔案管理的角度出發(fā)考慮問題。以作者參與的檔案搬遷工作而言，僅以實現(xiàn)檔案保管場所變更為目的，簡單地把原庫房的東西原封不動搬到新庫房，不可避免地造成了一定程度上的資源浪費。例如，一些“先進處室”的獎牌，上面只有榮譽名稱，以及授予單位和時間，但并沒有顯示獲獎部門。作者認為，這樣的獎牌并不能看出是哪個部門的榮譽，而且是本系統(tǒng)內(nèi)獲得的榮譽，并非上級榮譽。因此，只要保存相關(guān)的表彰文件即可，這樣的獎牌即使作為實物檔案保存也沒有意義。再比如，有些幾十年前的檔案，當(dāng)時定的保管期限為短期，這樣的檔案資料不在少數(shù)，也并未在搬遷之前組織開展鑒定按照程序處置，而是簡單地就搬遷而搬遷。

四、機構(gòu)改革期間檔案管理工作存在以上問題的原因

1.頂層設(shè)計缺乏。由于檔案工作長期以來在單位各項工作中處于邊緣和弱化的狀態(tài)，雖然近年來檔案工作的地位有所提高，但未得到根本改變，檔案工作仍然處在“用的時候重要，不用的時候不重要”的尷尬地位。加之機構(gòu)改革過程中各種工作千頭萬緒，各種關(guān)系有待理順，無論是單位領(lǐng)導(dǎo)還是各部門工作人員都十分繁忙。決策者們考慮得更多是單位融合、業(yè)務(wù)整合、人心聚合的“大事要事”，往往沒有把檔案工作列入整體工作規(guī)劃中，檔案工作一直處在被遺忘的角落。

2.專業(yè)部門缺位。主要體現(xiàn)在兩個方面：一是檔案管理部門（一般為檔案室或小型檔案館）在機構(gòu)改革期間對其他部門的檔案工作指導(dǎo)、監(jiān)督作用發(fā)揮不夠，缺乏深入的指導(dǎo)，缺乏必要的監(jiān)督；二是對領(lǐng)導(dǎo)的建言獻策做得不夠。單位的決策者一般都是非檔案專業(yè)出身，而且也大多沒有檔案崗位工作和管理經(jīng)驗，因此，對于機構(gòu)改革期間的檔案工作如何未雨綢繆，超前規(guī)劃，如何加強過程管理，如何實現(xiàn)長遠發(fā)展，這都需要檔案管理專業(yè)部門及時建言獻策，并且對檔案工作未引起重視的時候，要一而再，再而三地鼓與呼。

3.初心使命缺失。檔案工作者的使命和責(zé)任是：自己所保管的檔案其實是為黨所保管的檔案；自己守住的歷史其實是為國家守住的歷史；同時這份職責(zé)是神圣且偉大的，因而唯有實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展才能彰顯出自身的使命承擔(dān)和責(zé)任履行。許多檔案工作者覺得只要完成基本的工作任務(wù)就可以了，而沒有從作為一名檔案工作者，帶著對檔案工作的責(zé)任和感情，帶著初心和使命，從有利于檔案工作長遠發(fā)展和高質(zhì)量發(fā)展的角度出發(fā)來做好機構(gòu)改革期間的檔案管理工作。

五、機構(gòu)改革期間的檔案管理工作應(yīng)該堅持的幾個原則

1.主動性。機構(gòu)改革期間的檔案工作，必須堅持主動性的原則，做到自覺主動地思考、謀劃、推動檔案工作開展，加強前瞻性思考、全局性謀劃、戰(zhàn)略性布局、整體性推進，而不是被動、滯后地開展工作。

2.完整性。檔案管理工作必須要以維護單位歷史的真實性和完整性為原則。機構(gòu)改革期間的檔案管理工作必須本著對歷史負責(zé)的工作態(tài)度，確保原單位應(yīng)歸檔檔案的齊全、完整，已歸檔文件資料要做到整理規(guī)范、目錄齊全，便于日后檔案利用。

3.安全性。安全是檔案的生命線。機構(gòu)改革過程中，各單位、本部門忙于人員轉(zhuǎn)隸、資產(chǎn)移交、工作交接等，檔案非常容易出現(xiàn)散失或者丟失，如果有一絲一毫的麻痹大意就有可能無法彌補。想要實現(xiàn)檔案保管的更加安全，那么要設(shè)置專門的機構(gòu)和配備專業(yè)的人員，仔仔細細對照有關(guān)規(guī)定，做好檔案的整理以及移交等工作。同時妥善辦理好交接手續(xù)，任何人不得以任意的方式進行檔案私自帶走或者銷毀的等。在檔案的搬遷過程中，要嚴格做好保密工作，所有參與搬遷工作人員需簽訂保密承諾書，并確保運輸途中和交接過程中檔案資料出現(xiàn)損壞和丟失、失泄密現(xiàn)象。

4.長遠性。考慮任何問題都應(yīng)當(dāng)具備長遠的眼光，發(fā)展的眼光，而在機構(gòu)改革過程當(dāng)中的檔案管理工作，也有著異曲同工之妙。如果只從機構(gòu)改革當(dāng)前的工作出發(fā)，僅以完成當(dāng)前的工作任務(wù)為目標，就難以實現(xiàn)檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展。例如檔案搬遷工作，看似是一件由于機構(gòu)改革而不得不完成的短期任務(wù)，但是，如果能以此為契機，對檔案資料開展一次全面鑒定，對于機構(gòu)改革后新的檔案管理部門開展檔案管理工作將具有十分深遠的意義。

六、加強機構(gòu)改革期間檔案管理工作的對策

1.提高站位，轉(zhuǎn)變觀念，真正從思想上、行動上重視檔案工作。想要在機構(gòu)改革過程當(dāng)中實現(xiàn)檔案管理工作的提早謀劃和率先安排，要知曉這不是一時之功，而是需要在平常的工作中樹立“檔案工作十分重要”的理念，使得每一個檔案工作人員都能對這一理念引起高度重視，單位的領(lǐng)導(dǎo)干部要起到率先垂范的作用。不能將檔案工作看作是走過場或者是做樣子就可以了，而是要全身心撲到檔案工作中，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)人員配備以及經(jīng)費投入等相關(guān)問題，將發(fā)現(xiàn)的問題采取及時有效的措施加以解決，使得檔案工作實現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展。機構(gòu)改革的前期，就應(yīng)當(dāng)自覺主動把檔案工作納入機構(gòu)改革的工作整體規(guī)劃，納入單位重要議事日程，列為撤并單位的一項重要工作內(nèi)容，使得檔案處置和機構(gòu)改革能夠在一條水平線上同時部署和安排，并且對其實施嚴格的監(jiān)督和有效的檢查，而不是在機構(gòu)改革過程中，匆忙被動地推動檔案工作開展。這不僅需要領(lǐng)導(dǎo)干部思想的自覺轉(zhuǎn)變，同時也需要我們的檔案工作人員，在日常的工作中，不僅要干好檔案工作，同時要大力傳播與檔案相關(guān)的故事，使得更大的范圍知曉檔案工作的重要性，讓社會公眾對檔案工作人員留下好印象。

2.建章立制，確保機構(gòu)改革期間檔案管理工作有章可循。健全完善檔案工作機制，既要制定檔案管理方案，也要制定檔案處理工作方案。同時，要建立專門的檔案工作負責(zé)機構(gòu)，配備專業(yè)人員進行檔案管理。要全面監(jiān)督檔案收集以及整理等多個步驟和環(huán)節(jié)，而像實物等特種載體類檔案更是要小心細致[1]。

3.壓實責(zé)任，強化考核問責(zé)。機構(gòu)改革期間，需要通過安排專人方式將本單位的文件材料劃定具體的歸檔范圍，從宏觀上系統(tǒng)清點歷年歸檔文件材料，從微觀上全面檢查現(xiàn)階段檔案整理情況。接著，針對留存部門或個人的應(yīng)歸檔文件資料，要進行仔仔細細的收集以及鑒定等各項工作，嚴防檔案流失和失泄密。必須進一步發(fā)揮績效考核的“風(fēng)向標”“指揮棒”作用，深入細致開展責(zé)任考核，并在部門目標考核中積極吸納檔案工作相關(guān)內(nèi)容，如果發(fā)現(xiàn)沒有按照具體時間和相關(guān)要求進行歸檔，那么要扣取相應(yīng)的分數(shù)。此外，要讓每個部門的兼職管理員都知曉自身的職責(zé)和任務(wù)，在檢查時發(fā)現(xiàn)沒有認真細致完成工作的，直接取消年度內(nèi)評先評優(yōu)的資格。

4.切實發(fā)揮檔案專業(yè)部門的指導(dǎo)監(jiān)督作用。檔案部門要切實發(fā)揮作用，積極介入，加強對機構(gòu)改革期間對于檔案管理工作的悉心指導(dǎo)和有效監(jiān)督。既需要悉心指導(dǎo)和有效監(jiān)督在機構(gòu)改革檔案之前的工作，也需要悉心指導(dǎo)和有效監(jiān)督機構(gòu)改革檔案過程中和過程后。同時，在緊密結(jié)合實際情況之后，再制定有針對性的計劃；要十分明確整體的工作內(nèi)容；對于具體的監(jiān)督和指導(dǎo)要一直秉持嚴之又嚴、實之又實的原則；對于發(fā)現(xiàn)的問題，要及時提出整改時限和整改措施，并且實時跟蹤其整改效果，從而做到及時反饋。此外，要將具體情況告知部門檔案工作，從而起到典型樹立和榜樣引領(lǐng)作用。

5.加強檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)。做好一切工作，關(guān)鍵在人。做好機構(gòu)改革期間的檔案管理工作，十分具有挑戰(zhàn)性，關(guān)鍵在于有一支能力素質(zhì)強的檔案工作人員隊伍，這就需要加強對檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)。一方面，要加強專業(yè)能力素質(zhì)的培養(yǎng)。沒有過硬的專業(yè)能力素質(zhì)，就不能很好地處理在機構(gòu)改革期間檔案工作出現(xiàn)的復(fù)雜的問題，就不能很好地組織實施這一過渡期的檔案工作，確保工作實現(xiàn)安全穩(wěn)定交接。另一方面，要加強培養(yǎng)檔案工作人員的職業(yè)道德。要想方設(shè)法提高檔案工作人員的獲得感、榮譽感、成就感、幸福感，弘揚正能量，倡導(dǎo)檔案工作人員帶著感情、帶著責(zé)任、帶著使命投入檔案工作中去。