內部控制視角的合同全生命周期管理

齊力

北京垂楊柳醫院

醫院屬于是公益性事業單位，不僅具有政府采購的特點，還有政府的資金支持，且經濟活動中政策要求非常嚴格。在醫院經濟活動的過程中，合同除了是最重要的內容之外，還作為經濟事項動議和立項論證以及決策、達成合意的載體。醫院合同業務涵蓋多個多方面，且合同管理涉及多個環節，尤其是合同前置流程和發起與審批、簽訂與蓋章、履約執行等，其中合同管理實施的水平直接影響到醫院管理目標的實現。所以從醫院的角度上來看，為更好地發展，應高度的重視合同管理，并分事前和事中以及事后進行，加強對合作對象的選擇，讓其經濟行為變得更加的規范化，并科學合理的安排資金，使得資金得到合理的應用，實現運行成本就控制，促使醫院更好運行。文本在內部控制視角下，加強對醫院合同全生命周期管理的研究，并采取有效的措施加大執行，進而確保醫院合同全生命周期管理工作順利的實施。

一、合同全生命周期管理的重要意義

不管是科學合理地建立合同全生命周期管理體系，還是充分地應用管理系統，不僅能不斷地提升風險管控水平，還能促進傳統模式的改革，推動傳統管理的轉變，將信息化和精細化作為轉變的方向，且經過合理配置資源并加以優化，一定程度上有助于醫院實現管理，為醫院創造出更多的價值，還能促進醫院管理的創新。經過構建合同全生命周期管理體系，為醫院能更好地梳理合同風險管理思路提供幫助，且通過合同全生命周期管理系統風險管理運作，一定程度上便于更好地整合相關的業務內容，而且還是以合同為主線，且不僅能實現全面分析，還能實現風險識別，在相應節點上實現控制點的設置，進而針對各個節點控制要求的合同流轉，還能夠更好地控制，并達到風險管控的目標。通過合同生命周期管理系統并加以使用，能幫助醫院在厘清思路的基礎之上，明確好實施的重點，避免存在過度消耗資源的現象，且在醫院進行合同管理的過程中，其把各級責任機制落到實處這方面，合同全生命周期管理會成為最主要的載體。

就當前的情況來看，一些醫院逐步加強信息化建設，而且在醫院內部管理這方面逐漸地應用信息化系統。但信息之間還沒有實現關聯，相互之間存在制約，這種情況信息會發生孤島。經過合理的應用合同全生命周期管理，一定程度上針對信息孤島這一問題能有機聯合，進而在數據這方面實現共享，還能實現信息間多維度，達到相互制約的作用。針對醫院經營活動風險關鍵點，在注重風險控制的基礎之上加強相關制度和要求的制定，并充分地應用相關系統按照制度和要求進行業務流程的運作，不僅能實現風險管控還能達成目標。

二、醫院合同管理存在的一些問題

隨著醫院行業不斷發展，進一步擴大其規模，同時還出現各種類型醫院經濟活動，使得對外簽訂合同變得越來越多，而且合同變得更具有復雜性，還增加管理的難度，這種情況很有可能發生風險。就當前醫院的情況來看，即便高度的認識合同管理工作，但在有些方面還存在不足之處，如現有合同管理制度不夠完善、部門工作流程不規范等；只加強對經濟條款審核，在審核業務這方面重視的程度還不夠；合同由于有著各種各樣的種類；文本沒有實現相統一；沒有加快信息建設進程、管理手段單一化，紙質合同以線下形式為主傳遞審批時間長，各個環節不僅需要投入大量的成本還需要消耗大量時間，還無法做到實時跟蹤，合同簽署缺少連貫性，會議簽署把關的力度不夠，這種情況不管是合同簽署情況還是執行的實際情況，難以實現動態化掌握；少數事后補簽合同，如果沒有約定好很容易存在糾紛的現象。

在逐步加大醫院行業監管下，發現醫院有時還存在一些問題，且這很有可能出現醫院利益受損風險事件，尤其是合同不夠完整和不具備簽署權限以及沒有履行好合同等問題。還有的醫院合同全過程管理落實程度不夠，沒有聯系其他環節將其全面打通，且不管是會計核算付款還是合同執行，這兩者關聯性不大；合同和資產沒有實現結合，存在分離的這一情況，設備維修養護工作做得不到位，在這一背景下，雖然能促進醫院運營，很有可能增加運營成本；很容易出現增加的現象；即便對合同執行跟蹤但沒有實現實施跟蹤，且還不利于實現對合同履約情況追溯，會致使醫院存在浪費的現象。所以在內部控制視角下，非常的有必要加強醫院合同全生命周期管理，并進一步的規范這項管理工作。

三、內部控制視角的我院合同全生命周期管理的有效措施

由于合同簽署具有法律效力，所以從醫院的角度上來看，非常有必要采取有效的措施對合同各個環節做好內部控制工作，進一步提升內部控制水平，促使醫院經濟活動有效開展。醫院還應意識到合同管理工作的重要性，并有效地實施這項工作，將這項工作落到實處，并把控制目標明確下來，完善合同管理的流程，明確管理最重要的環節，加強合同管理控制方案的制定。對于合同管理這項工作進行分析，所涉及工作環節相對而言比較多，除了有合同前置流程和發起、審批之外，還有歸檔管理等[1]。醫院在實際工作的過程中，應高度地重視風險問題，并多關注關注其風險點；比如，合同簽訂、對外合同授權、合同條款內容是否更加的完整等等。所以，醫院在內部控制視角下，為確保合同管理工作的順利的實施，不僅要明確好主體還需要加強對多層級合同治理結構的建立，并在現有的合同管理體系基礎之上，加以優化不斷完善，進而確保更加的健全[2]。

（一）加強對合同管理系統研發，推進智慧財務建設

為確保合同管理工作有效的實施，促進管理效率的提高，不僅要摒棄掉以往紙質合同線下審核和傳遞模式，我院加快了HRP信息系統合同審核模塊的建設，不斷提升模塊的功能，對于醫院而言在注重合同管理基礎之上，應注重標準化的實現，并加強對線上合同管理流程完善優化，與此同時實現對合同管理系統研發[2]。當前一眼就能夠看出合同管理系統操作界面上內容，還比較簡單，且從相關科室的角度上來看，不管是合同線上的呈報，還是審核以及用印申請，主要登錄電腦端即可，而且做到隨時隨地進行，不受時間和地點限制，一定程度上還能不斷地提高合同管理水平。從業務承板科室合同呈報人的角度上來看，為實現合同管理，使其能獲得良好管理效果，在實際管理的過程中，有必要加強對合同管理系統的使用，并注重對該系統的使用，將合同模板尋找到，再選擇各種類型，同時還應正確地填寫合同的相關信息，且從某種程度上來看，提交完合同管理系統能依次的按照審批節點進行流轉，這時對于業務科室負責人而言應可進行相應的審查，而且當呈報人明確后按照合同金額除了要向分管院領導提交之外，還需要交給院長審批，這樣便于合同呈報人對審批進度查詢[3]。由于是HRP系統的一部分，我院注重各項系統的數據交互和業務協同，尤其是合同管理系統與招采、全面預算和資產管理合同等，進而在合同執行期間，避免產生一定風險。招采系統還非常的重要，其中這主要在中標結果中體現，因為能自動推送給合同管理系統，還有就是全面分析合同管理系統就能夠得到一些重要的信息，之后將其合理的導入在合同表單中，且業務承辦科室合同模板合同管理系統也非常的關鍵，因為能自動生成合同正文。同時，加強對合同管理系統的應用，一定程度上能促進醫院資源規劃平臺各業務系統和財務系統之間聯動，還有這在財務系統這方面起著重要的作用，能為其自動推動收款條件，主要目的就是提醒首付款；付完款后，財務系統把一些信息向相關系統進行反饋，尤其是合同管理系統和資產信息系統，且不管是合同編號還是付款單號都應注意，應做到相對應，進而便于對合同查詢，還能實現實時跟蹤[4]。

（二）做好事前和事中以及事后控制，實現合同全生命周期管理體系構建

合同管理所涉及的環節比較多，不僅有合同起草還有審核、訂立、履行和監督以及控制以及終止等，但不僅要提高對前期合同談判以及起草工作的重視，在事中，還應全面的審核合同的各項條款，到了后期還應加大審核力度，圍繞著合同各項條款全面的實施。醫院合同管理必須要將重點環節體現出來，在資質信用這方面，將簽約這一關合理的把控好，并加強對合同履行情況的監督，且在具體監督時不僅要按照相應的條款，還應按照單據，并加強對臺賬形式的應用，這樣實現對合同日常登記管理，逐步的實現動態化，最重要的一點就是能夠更好地保管編號存檔[5]。此外，為避免發生合同經濟活動風險，使其能更好地防控，對于醫院而言在注重合同全過程管理的基礎之上，有必要從現有的合同全過程管理制度入手，結合實際情況不斷完善加以優化，進而確保醫院合同全過程管理工作順利的實施，還能提升合同管理水平。對于醫院而言，在注重合同歸口管理基礎之上，可把國有資產辦公室作為其部門，在以多類型經濟活動業務流程為立足點，加以優化不斷梳理，將各項業務環節明確下來，系統的實現對經濟活動風險分析，再把風險點合理明確風險點，牽頭實現合同管理方案的制定，且不管是合同訂立范圍還是條件都應合理確定下來，還需要明確合同管理部門崗位職責，并將責任落實到個人。與此同時在注重合同全過程管理的基礎之上，把內部控制方法全面滲透在其中，并注重合同審計，不斷地提升審計水平，降低出現醫院經濟糾紛的概率，保護好醫院的利益。

（三）把合同管理與全面預算以及收支、采購管理結合在一起

我院一些工作具有綜合性，如采購藥品和耗材以及設備、服務等工作，且還涉及各項環節，不僅有采購計劃還有預算、供應商管理以及招標、驗收、結算。合同管理通常所涉及的部門比較多，其中主要有歸口管理部門和招標部門、審計部門和財務部門以及醫院業務承辦科室。而且在合同條款這方面，主要是由業務承辦科室充分地利用網絡發出申請，財務部門按照相關規定下加以審核并付款。對于醫院而言，可加強對合同管理系統的應用，從合同管理的流程入手將其在信息系統中固化，在線上來約束業務的流程，進而不斷地提高合同全過程管理，使其做到更加標準化和信息化，實現實時監控，做到合同全生命周期管控；還有就是在注重部門和業務協同管理的基礎之上，加以強化，并按照合同編碼規則加強對電子合同文檔的構建，從而使其能為各部門會審提供便捷，與此同時，還需要為合同審核過程可追溯性提供重要的保障。除此之外，在合同簽訂這方面，預算作為最重要的一個條件，且經濟合同簽訂和醫院預算管理具有一定的聯系，還具有密切性。所以，我院針對合同履行和預算、付款以及固定資產卡片，應嚴格的依據合同編號，在財務軟件中構建這幾者之間的聯系。點擊合同編號能將合同信息調出來，而且這對業務承辦科室還能起到督促的作用，督促加強對合同的執行，在結算款項，以不定期的方式為主對合同履行的實際情況進行報告。且針對各類合同執行中過程記錄，匹配監控合同關鍵條款，這樣如果存在偏差的話能做到提醒及時化[6]。當合同履行完之后還應加大評價力度，圍繞著重要的合同全面的實施，并把合同履行情況作為績效考核的一部分，進而便于后期管理完善。

（四）按照運營風險防控的相關要求，實施合同分類管理

由于經濟合同的種類比較多，在把關合同草案這方面如果只有某個部門進行顯然力量是不夠的。所以我院應按照業務類型進行分類，并實現對合同文本統一設計，對于授權職能管理部門而言應意識到業務范圍合同協同歸口管理的重要性，并有效的實施。院長既要加強公章管理，還應進行法人簽章管理，并將其管理好，醫務部門應提高對醫療合作項目合同的重要性，且基建部門需要實施工程項目合同管理工作，其中針對軟件采購和維護合同等由信息部門負責，物業合同由總務部門負責。除此之外，不管是在簽訂醫院合同還是執行期間從某種程度上還離不開一些管理部門流轉，所以這就需要各個部門之間保持密切聯系，并積極溝通配合，做到各司其職，而且對于專門管理部門而言還應促進其協調。與此同時不同類型合同內涵是不一樣的，這就需要醫院加強對重點合同分類管理，不斷提高合同管理水平。并結合各種業務類型，采取有效的措施建立相應的模板，把其在合同管理系統中預置，進而使其能為業務部門的選擇運用帶來便利[7]。同時醫院還應做好線上合同管理工作。

四、結語

總而言之，對于醫院而言為更好地發展，促進經濟活動的運行，使其更加的規范化，避免出現運營的風險，在內部控制視角下，采取有效的措施加強合同管理，并做好合同管理工作，不斷提高標準化水平。