新形勢(shì)下提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的策略

于萍

哈爾濱鍋爐廠有限責(zé)任公司技術(shù)管理部 黑龍江 哈爾濱 150040

1 新形勢(shì)下加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的必要性

企業(yè)結(jié)構(gòu)具有一定的復(fù)雜性和邏輯性，企業(yè)是一個(gè)系統(tǒng)的組織，部門之間都有著自己的責(zé)任和義務(wù)，分別負(fù)責(zé)不同的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，也履行著不同的管理運(yùn)營(yíng)責(zé)任。想要對(duì)這些部門的工作進(jìn)度和工作質(zhì)量進(jìn)行充分的了解和掌握，檔案管理工作就顯得尤為重要。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，檔案管理工作是將企業(yè)的所有信息進(jìn)行總結(jié)和歸納整理，以便于企業(yè)管理人員進(jìn)行有效的管理和科學(xué)的決策。因此，檔案管理工作的重要性不言而喻，這一工作不僅影響企業(yè)的發(fā)展，還關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。所以，企業(yè)務(wù)必要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在日常的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，檔案管理人員也要認(rèn)識(shí)到自身的重大責(zé)任，要認(rèn)真完成對(duì)于各種信息的記錄和分類管理工作，要努力保證工作信息的完整性和準(zhǔn)確性[1]。在進(jìn)行檔案記錄和補(bǔ)充的過(guò)程中，要遵循實(shí)事求是的原則，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的具體情況和企業(yè)發(fā)展方向，務(wù)必保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，科學(xué)技術(shù)水平發(fā)展的速度逐漸加快，國(guó)外企業(yè)如雨后春筍般出現(xiàn)在市場(chǎng)中，給傳統(tǒng)企業(yè)帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。但是企業(yè)要認(rèn)識(shí)到自身的重要性，積極尋求企業(yè)改革創(chuàng)新的方式。不僅僅要在技術(shù)上進(jìn)行研發(fā)和創(chuàng)新，在管理上也要加大創(chuàng)新力度，尤其是對(duì)關(guān)系到企業(yè)命脈的檔案管理工作更要引起重視。

2 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 思想觀念落后，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度不足

傳統(tǒng)型企業(yè)很多管理人員年齡較大，雖然實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)比較豐富，但思想觀念和工作方式相對(duì)落后。一些從事檔案管理工作的人員還沿用傳統(tǒng)的管理方法，企業(yè)的管理者對(duì)于檔案管理工作也不夠重視。沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，在日常的管理和經(jīng)營(yíng)過(guò)程當(dāng)中，更加注重提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)于檔案管理工作采用形式化的工作態(tài)度。

2.2 管理人員素質(zhì)和工作能力水平參差不齊

由于一些企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠，造成檔案管理工作沒(méi)有規(guī)范的流程，工作人員的素質(zhì)和能力水平參差不齊[2]。個(gè)別從事檔案管理工作的工作人員不具備良好的檔案管理技能，甚至在理論知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)上都嚴(yán)重得不足，綜合素質(zhì)較差的工作人員難以承擔(dān)其檔案管理工作的責(zé)任，極大程度地影響了檔案管理工作效率的提升。此外，一些工作人員雖然具備檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，但是受傳統(tǒng)工作方式的影響較深，難以適應(yīng)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，甚至對(duì)于信息化的檔案管理方式有抵觸情緒，在一定程度阻礙了企業(yè)檔案管理的信息化進(jìn)程。

2.3 檔案管理信息化建設(shè)力度不夠

現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展不斷朝著信息化的方向邁進(jìn)，各行各業(yè)的持續(xù)都離不開(kāi)信息化技術(shù)的支持。新《檔案法》也對(duì)檔案信息化建設(shè)做出了相應(yīng)的倡導(dǎo)，并提出了檔案工作的規(guī)范制度。企業(yè)要積極響應(yīng)新《檔案法》的要求，將檔案管理工作信息化建設(shè)提上日程[3]。雖然一些企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始采用的信息化管理方式，但是在這一方面建設(shè)的力度明顯不足，企業(yè)的信息化多流于形式，沒(méi)有深入到整個(gè)檔案管理工作的各個(gè)方面，人工化的管理還占據(jù)著主要的位置，這樣的管理方式難以適應(yīng)企業(yè)時(shí)代發(fā)展的需求。

2.4 檔案管理及信息化建設(shè)資金投入不足

企業(yè)檔案管理部門對(duì)信息化建設(shè)投入資金的力度不夠，難以保障信息化設(shè)備的優(yōu)化和升級(jí)，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案管理的信息化進(jìn)程，難以實(shí)現(xiàn)信息化設(shè)備的普及和有效使用。檔案管理信息化建設(shè)需要技術(shù)的支持，無(wú)論是向其他企業(yè)購(gòu)買技術(shù)還是進(jìn)行技術(shù)的研發(fā)，都離不開(kāi)資金的支持。當(dāng)下，多數(shù)企業(yè)更加注重對(duì)其他方面的投入，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)投入嚴(yán)重不足。

3 新形勢(shì)下提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量和水平的策略

3.1 加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)

要從新《檔案法》宣傳入手，企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部要通過(guò)報(bào)紙、電視、網(wǎng)絡(luò)等媒體，加大對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)，了解檔案的法律地位。企業(yè)檔案管理部門負(fù)責(zé)人了解檔案基本知識(shí)，認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，提高檔案管理者的檔案意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)對(duì)檔案人、財(cái)、物的投入。

企業(yè)各級(jí)檔案管理部門要通過(guò)座談、走訪等形式了解企業(yè)檔案管理情況，征求意見(jiàn)，直面宣傳，增強(qiáng)企業(yè)的檔案意識(shí)。

3.2 加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，建立健全組織體系

加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，要強(qiáng)化對(duì)做好檔案工作的認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的前提。在企業(yè)的檔案管理中，首先，要健全檔案工作責(zé)任制，明確檔案工作由誰(shuí)領(lǐng)導(dǎo)由誰(shuí)分管，歸屬哪個(gè)管理部門。其次，在工作中建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各工作人員和主管領(lǐng)導(dǎo)的有效溝通，建立多方參與的機(jī)制，形成以檔案為中心、各部門共同參與的網(wǎng)絡(luò)[4]。再次，各單位檔案工作管理者和主要主管領(lǐng)導(dǎo)要不定期地對(duì)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問(wèn)題，以提高工作效率。最后，把檔案管理工作納入企業(yè)工作管理和日常管理中，為檔案工作提供人力、財(cái)力、物力。

3.3 優(yōu)化檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)，加強(qiáng)檔案人員專業(yè)技能的培訓(xùn)

第一，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置要與本企業(yè)檔案工作發(fā)展相適應(yīng)。企業(yè)檔案管理部門要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要利用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和系統(tǒng)軟件管理和維護(hù)電子檔案庫(kù)，為各檔案分室和有關(guān)用戶提供利用服務(wù)。檔案人員要保持相對(duì)的穩(wěn)定。人員較少的單位可以沒(méi)有專職檔案人員，但不能沒(méi)有兼職檔案人員，不能出現(xiàn)檔案無(wú)人管的現(xiàn)象。第二，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案人員培訓(xùn)的支持力度。采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)和走出去”的學(xué)習(xí)方式對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)。一方面支持檔案人員接受省部級(jí)檔案上崗培訓(xùn)，并定期參加檔案專業(yè)繼續(xù)教育。另一方面企業(yè)可聘請(qǐng)一些外部的檔案專家或邀請(qǐng)企業(yè)內(nèi)部的資深檔案管理人員有針對(duì)性地開(kāi)展培訓(xùn)。此外可以依托項(xiàng)目培養(yǎng)人、鍛煉人，提高檔案人員項(xiàng)目管理能力和綜合素質(zhì)。鼓勵(lì)檔案人員積極參加檔案系列職稱評(píng)審，以提高企業(yè)檔案人員隊(duì)伍整體素質(zhì)。

3.4 積極推進(jìn)檔案信息開(kāi)發(fā)工作，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

將檔案信息化工作納入企業(yè)信息化總體規(guī)劃，與企業(yè)信息化工作同步開(kāi)展，與企業(yè)信息化建設(shè)協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。統(tǒng)籌開(kāi)展館藏紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理等工作。穩(wěn)步、有序地推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化。同時(shí)，推進(jìn)檔案信息化工作，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源的共享和有效利用，提高檔案的利用率。

3.5 完善設(shè)施，加大軟硬件建設(shè)，建立“人防”“物防”“技防”三位一體的檔案安全防范體系

將分散的文件材料進(jìn)行收集、整理，形成符合要求的檔案以后，需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)。檔案的保護(hù)工作，涉及保存檔案的條件、配備工作人員、建立規(guī)章制度等事項(xiàng)。如傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管，要求庫(kù)房必須堅(jiān)固適用并具有抗震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等設(shè)施，即需要建立完善的“人防”“物防”“技防”三位一體的檔案安全防范體系，實(shí)行有效保護(hù)。為此，硬件方面，應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的密閉五節(jié)柜（密集架）、光盤柜、底圖柜等檔案裝具；配備檔案整理臺(tái)、檔案梯、移動(dòng)置物架、裝訂用品等；檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控系統(tǒng)、漏水報(bào)警設(shè)備；安裝防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施；配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警設(shè)備等消防系統(tǒng)。軟件方面，要加強(qiáng)檔案信息化工作。添置檔案信息化建設(shè)所需大型掃描儀、書刊掃描儀等設(shè)備和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、局域網(wǎng)站等。使檔案管理更加簡(jiǎn)捷、規(guī)范、科學(xué)，檔案的利用更加高效快捷。

3.6 設(shè)立檔案信息化安全體系

首先，在企業(yè)信息數(shù)據(jù)資料采集過(guò)程中，因?yàn)樾枰幚淼男畔①Y料數(shù)量較為龐大，需要把部分紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子形式，部分企業(yè)由于檔案室空間有限，會(huì)選擇在就近企業(yè)存放，在此過(guò)程中，一定要區(qū)別存放非密檔案數(shù)據(jù)資料與涉密檔案數(shù)據(jù)資料。外包工作人員杜絕接觸涉密檔案數(shù)據(jù)資料，需要由本企業(yè)檔案管理者親自執(zhí)行，做好對(duì)外包企業(yè)的保密資格審查工作，選擇可靠的、專業(yè)的外包企業(yè)。

其次，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)、管理工作中，要設(shè)立涉密載體臺(tái)賬，重視賬物相符工作，無(wú)論是檔案的使用、銷毀、保存、復(fù)制與制作，還是檔案的傳遞、管理，都要符合企業(yè)的保密規(guī)定。在檔案信息化建設(shè)初期階段，對(duì)于電子設(shè)備的需求量比較大，相關(guān)的檔案管理人員一定要及時(shí)維護(hù)電子設(shè)備，保證計(jì)算機(jī)主機(jī)封條的嚴(yán)密性、完整性，安裝專業(yè)的計(jì)算機(jī)信號(hào)干擾器。檔案管理人員不可以利用公共網(wǎng)絡(luò)、家庭網(wǎng)絡(luò)來(lái)處理涉密檔案信息，如需攜帶外出的涉密檔案信息，一定要得到相關(guān)保密部門審查批準(zhǔn)，在帶回企業(yè)之后，也要做好保密檢查工作，以確保外帶的涉密檔案不被丟失，完整歸還。

最后，一定要強(qiáng)化對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)信息的備份工作，由專門人員來(lái)對(duì)電子目錄、電子文獻(xiàn)展開(kāi)數(shù)據(jù)備份工作，不僅要打包存儲(chǔ)備份數(shù)據(jù)，還需要定期開(kāi)展數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，盡力保證數(shù)據(jù)信息的完整性、完全性。

3.7 建立檔案資源服務(wù)導(dǎo)航系統(tǒng)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)提升自身對(duì)于高新技術(shù)工具的重視程度和使用能力，通過(guò)建設(shè)相應(yīng)的資源索引系統(tǒng)和幫助系統(tǒng)，更好地發(fā)揮資源數(shù)據(jù)庫(kù)的作用，提升利用效率。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)全面、準(zhǔn)確地在服務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行全部資源的定位，設(shè)置相應(yīng)的篩選和分類，通過(guò)標(biāo)簽的形式更好地對(duì)資源進(jìn)行備注，進(jìn)而幫助用戶篩選自身所需求的資源。檔案資源服務(wù)導(dǎo)航系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)選擇一個(gè)適當(dāng)?shù)闹飨到y(tǒng)，在其中融入相應(yīng)的計(jì)算機(jī)語(yǔ)言以便展開(kāi)更好的控制和調(diào)節(jié)，應(yīng)當(dāng)圍繞實(shí)際的需求進(jìn)行建立，進(jìn)而更好地幫助用戶進(jìn)行資源的運(yùn)用，提升資源的運(yùn)用效率的同時(shí)更好地為用戶提供相應(yīng)的服務(wù)。

3.8 遵循檔案管理原則

3.8.1 全面統(tǒng)籌原則。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)、管理工作中，一定要遵循全面統(tǒng)籌的原則，基于統(tǒng)領(lǐng)結(jié)構(gòu)層面做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)移，以往出現(xiàn)重復(fù)性的檔案信息化建設(shè)工作，盡可能減少人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，圍繞不同類型檔案信息展開(kāi)管理，重視舊檔案管理模式向新檔案管理模式的過(guò)渡，完善和健全組織制度，展現(xiàn)出檔案信息化建設(shè)、管理的優(yōu)勢(shì)。

3.8.2 技術(shù)適用原則。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)、管理工作中，一定要遵循技術(shù)適用原則，讓檔案信息化建設(shè)順利開(kāi)展下去。檔案信息化建設(shè)、管理需要以信息技術(shù)作為重要支撐，企業(yè)一定要選擇適合本企業(yè)實(shí)際情況的系統(tǒng)軟件平臺(tái)，使用兼容性比較強(qiáng)的拓展接口，以此來(lái)全面拓展系統(tǒng)平臺(tái)中的各項(xiàng)功能。同時(shí)，在檔案的管理與建設(shè)過(guò)程中，一定要設(shè)定兼容性強(qiáng)的體系架構(gòu)，這樣方便日后新技術(shù)、新架構(gòu)和新內(nèi)容的融入，展現(xiàn)出檔案信息化建設(shè)、管理的作用和優(yōu)勢(shì)。

3.8.3 安全、保密原則。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)、管理工作中，一定要遵循安全、保密原則，遵守《中華人民共和國(guó)憲法》相關(guān)條例，落實(shí)公民保密義務(wù)，明確涉密人員的權(quán)利與義務(wù)，最大程度保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全性與完整性[5]。同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)與管理工作之中，一定要圍繞“用戶需求”來(lái)提供檔案資料，保證原始資料的全面性、準(zhǔn)確性，讓全體員工適應(yīng)檔案信息化管理模式，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)形式相對(duì)復(fù)雜，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈。在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)和企業(yè)的需求進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，企業(yè)在檔案管理的過(guò)程中要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。通過(guò)不斷完善企業(yè)檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)硬件設(shè)施的優(yōu)化升級(jí)，增強(qiáng)對(duì)檔案管理專業(yè)人才的聘用和培訓(xùn)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的信息化進(jìn)程，提高企業(yè)檔案管理的綜合水平。